excel中數(shù)據(jù)的有效性的應(yīng)用

1、excel 中數(shù)據(jù)的有效性的應(yīng)用3、 防止數(shù)據(jù)輸入錯誤典型應(yīng)用如下：（1） 防止日期錯誤：只準輸入日期或某個日期之后的特定日期：點擊EXCEL菜單“數(shù)據(jù)-有效性-”， 在“設(shè)置-允許”對話框中選擇“日期”、并在相應(yīng)位置輸入起始日期。（2） 只準輸入整數(shù)：在“設(shè)置-允許”對話框中選擇“整數(shù)”（3） 防止輸入重復(fù)值：首先要選定整行/列或單元格區(qū)域（比如選中B列），然后再點擊EXCEL菜單“數(shù)據(jù)-有效性-”， 在“設(shè)置”對話框中選擇“自定義”、在“公式”中輸入“=COUNTIF(B:B,B1)<2”檢驗一下：在B3單元格中輸入“A”，看看會出現(xiàn)什么結(jié)果？（4） 只能輸入大于上一行的數(shù)值（或日期

2、）：注意引用區(qū)域的最后一行行標(biāo)為相對引用。A4的有效性公式為：=MAX($B$3:$B4)4、 條件輸入只準輸入符合一定條件的數(shù)據(jù)：（1） 只能輸入大于左側(cè)的數(shù)字（2） 按條件輸入_根據(jù)左側(cè)條件來決定右側(cè)單元格如何輸入：下圖中，如果單據(jù)類型選擇了“入庫單”，則只能在“入庫數(shù)量”所在列即C列輸入數(shù)據(jù)，而不能在“出庫數(shù)量”所在列即D列輸入數(shù)據(jù)；反之亦然。C列公式為：=IF(B5="入庫單",ISNUMBER(C5),FALSE)D列公式為：=IF(B5="出庫單",ISNUMBER(D5),FALSE)應(yīng)用一下拉菜單輸入的實現(xiàn)例1：直接自定義序列有時候我們在

3、各列各行中都輸入同樣的幾個值，比如說，輸入學(xué)生的等級時我們只輸入四個值：優(yōu)秀，良好，合格，不合格。我們希望Excel2000單元格能夠象下拉框一樣，讓輸入者在下拉菜單中選擇就可以實現(xiàn)輸入。操作步驟：先選擇要實現(xiàn)效果的行或列；再點擊"數(shù)據(jù)有效性"，打開"數(shù)據(jù)有效性"對話框；選擇"設(shè)置"選項卡，在"允許"下拉菜單中選擇"序列"；在"數(shù)據(jù)來源"中輸入"優(yōu)秀，良好，合格，不合格"（注意要用英文輸入狀態(tài)下的逗號分隔！）；選上"忽略空值"和&quo

4、t;提供下拉菜單"兩個復(fù)選框。點擊"輸入信息"選項卡，選上"選定單元格顯示輸入信息"，在"輸入信息"中輸入"請在這里選擇"。例2：利用表內(nèi)數(shù)據(jù)作為序列源。有時候序列值較多，直接在表內(nèi)打印區(qū)域外把序列定義好，然后引用。操作步驟：先在同一工作表內(nèi)的打印區(qū)域外要定義序列填好(假設(shè)在在Z1：Z8），如“單親家庭，殘疾家庭，殘疾學(xué)生，特困，低收人，突發(fā)事件，孤兒，軍烈屬”等，然后選擇要實現(xiàn)效果的列（資助原因）；再點擊"數(shù)據(jù)有效性"，打開"數(shù)據(jù)有效性"對話框；選擇"設(shè)

5、置"選項卡，在"允許"下拉菜單中選擇"序列"；“來源”欄點擊右側(cè)的展開按鈕（有一個紅箭頭），用鼠標(biāo)拖動滾動條，選中序列區(qū)域Z1：Z8（如果記得，可以直接輸入=$Z$1:$Z$8；選上"忽略空值"和"提供下拉菜單"兩個復(fù)選框。點擊"輸入信息"選項卡，選上"選定單元格顯示輸入信息"，在"輸入信息"中輸入"請在這里選擇"。例3：橫跨兩個工作表來制作下拉菜單用INDIRECT函數(shù)實現(xiàn)跨工作表在例2中，選擇來源一步把輸入=$Z$1:$Z

6、$8換成=INDIRECT("表二!$Z$1:$Z$8"),就可實現(xiàn)橫跨兩個工作表來制作下拉菜單。應(yīng)用二自動實現(xiàn)輸入法中英文轉(zhuǎn)換有時，我們在不同行或不同列之間要分別輸入中文和英文。我們希望Excel能自動實現(xiàn)輸入法在中英文間轉(zhuǎn)換。操作步驟：假設(shè)我們在A列輸入學(xué)生的中文名，B列輸入學(xué)生的英文名。先選定B列，點擊進入"數(shù)據(jù)有效性"，打開"數(shù)據(jù)有效性"對話框；選擇"輸入法"對話框，在"模式"下拉菜單中選擇"關(guān)閉（英文模式）"；然后再"確定"，看看怎么樣。應(yīng)用三數(shù)

7、據(jù)唯一性檢驗員工的身份證號碼應(yīng)該是唯一的，為了防止重復(fù)輸入，我們用“數(shù)據(jù)有效性”來提示大家。操作步驟：選中需要建立輸入身份證號碼的單元格區(qū)域（如B2至B14列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”方框中輸入公式：=COUNTIF(B:B,B2)=1，確定返回。以后在上述單元格中輸入了重復(fù)的身份證號碼時，系統(tǒng)會彈出提示對話框，并拒絕接受輸入的號碼。運用Excel三大條件函數(shù)解決實際問題！秋盡冬至，又到一年年終時。在工作中，數(shù)據(jù)的運算量和匯總的操作一下比平時多了不少。眾所周知，

8、在Excel中可以對數(shù)據(jù)進行各種不同的運算和匯總，今天我向大家介紹與條件相關(guān)的函數(shù)三兄弟，分別是“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函數(shù)。他們有一個共同的特點都姓字符“IF”。大兄弟：COUNTIF函數(shù)（計數(shù)求和）COUNT函數(shù)，顧名思義是用來計數(shù)的，統(tǒng)計所選擇區(qū)域的數(shù)值型單元格個數(shù)。COUNTIF是COUNT函數(shù)的引伸與拓展，在計數(shù)時加上先前條件，只有符合計數(shù)的條件才進行統(tǒng)計計算。比如，從員工信息表中，計算出有多少人的年齡大于35歲。下面我們來看一個典型的分類計數(shù)匯總的例子。這里有一張銷售流水記錄表，每名銷售人員累計做了多少“銷售訂單個數(shù)”呢？大兄弟COUNTIF正常工作需要兩個參數(shù)

9、條件區(qū)域（本例為左側(cè)表中“銷售人員”一列）和計數(shù)條件（本例為右側(cè)表中的人員姓名）。要計算第一位銷售人員的“訂單數(shù)”，很簡單，輸入函數(shù)公式 “=COUNTIF($C$2:$C$16,E2)”即可（見圖1）。二兄弟：SUMIF函數(shù)（條件求和）SUM函數(shù)的作用是對數(shù)據(jù)求和，而SUMIF對它進行了引伸和拓展，比如計算“金額”在1元以上的數(shù)據(jù)總和、按照人員或產(chǎn)品分類計算數(shù)據(jù)總和等等。它有3個參數(shù)，分別是條件區(qū)域、判斷條件、實際的求和區(qū)域（如果它與“條件區(qū)域”是一個區(qū)域，就可省略）。在上例中，計算每位“銷售人員”的訂單總金額，就要使用SUMIF函數(shù)來協(xié)助了。如果要計算每個人的銷售訂單總金額，把左側(cè)表的“銷

10、售人員”一列當(dāng)作“條件區(qū)域”，把右側(cè)表的每個名單當(dāng)作求和“條件”，把左側(cè)表的每筆“訂單金額”當(dāng)作“實際求和區(qū)域”，在G2單元格中輸入數(shù)據(jù)計算公式“=SUMIF($C$2:$C$16,E2,$B$2:$B$16)”（見圖2），第1名銷售人員的“訂單總額”就瞬間產(chǎn)生了。小提示：在本例的COUNTIF函數(shù)和SUMIF函數(shù)中，由于“銷售人員”區(qū)域與“訂單總額”區(qū)域都是固定的，所以在函數(shù)中引用這兩列地址時，要使用“絕對地址”，也就是在地址前添加“$”符號。三兄弟：IF函數(shù)邏輯高手IF函數(shù)是一個條件函數(shù)，它可以通過設(shè)置的條件進行邏輯判斷。如果在剛才的數(shù)據(jù)匯總表中再添加一列“銷售獎金”數(shù)據(jù)，“銷售獎金”發(fā)放

11、的方法是：如果某個人的訂單總額大于￥1500,000，那么“獎金”數(shù)用總額×5%，否則“獎金”就用總額×3%。所以，第1位銷售人員“銷售獎金”的計算公式應(yīng)為“=IF(G2>1500000,G2*0.05,G2*0.03)”，如圖3所示。結(jié)合剛才的知識，推測一下這個公式中3個參數(shù)的涵義吧?！癎2>1500000”是IF函數(shù)的判斷條件，“G2*0.05”是條件成立的操作，“G2*0.03”是條件不成立的操作。名師點睛：*數(shù)據(jù)的分類匯總是Excel最常見的應(yīng)用。分類匯總的方法很多，包括使用函數(shù)和公式。設(shè)置的條件可看作是分類的依據(jù)，用“COUNTIF函數(shù)”進行分類計數(shù)匯

12、總，用“SUMIF函數(shù)”進行分類求和匯總，非常方便。*IF函數(shù)的作用是根據(jù)判斷條件的真假，自動進行分支操作。比如根據(jù)身份證號碼的奇偶來判斷性別，根據(jù)績效數(shù)據(jù)來填寫成績等等。在實際應(yīng)用時，一個非常實用的應(yīng)用是：把IF函數(shù)的“真”或“假”參數(shù)嵌套成另一個IF函數(shù)，實現(xiàn)多種分支操作。如2個IF函數(shù)的嵌套可寫成“=IF（條件，真，IF（條件，真，假）”，這樣一來就可以實現(xiàn)3個分支判斷了（在Excel中，最多是7層函數(shù)嵌套）。*重復(fù)數(shù)據(jù)的篩選問題常常讓我們感到非常棘手。COUNTIF函數(shù)除了可以實現(xiàn)分類計數(shù)匯總外，它和IF函數(shù)配合，還可以實現(xiàn)對重復(fù)數(shù)據(jù)的標(biāo)識與篩選，從而將1列中的重復(fù)數(shù)據(jù)刪除。在如下圖4

13、所示的案例中，使用了公式“=IF(COUNTIF($C$1:C1,C1)>1,”1”,”0”)”為重復(fù)數(shù)據(jù)的后面添加了標(biāo)識“1”，為不重復(fù)數(shù)的后面添加了標(biāo)識“0”。在公式中，COUNTIF是條件計數(shù)，可利用它統(tǒng)計出從這列的第1個數(shù)據(jù)起，某個數(shù)出現(xiàn)了幾次，再用IF函數(shù)判斷，若出現(xiàn)2次以上就添加“1”，若出現(xiàn)1次則就添加“0”。最后用Excel中的自動篩選功能，將所有標(biāo)識為“1”的數(shù)據(jù)行刪除，就能把重復(fù)數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)清理掉了。與“IF”相關(guān)的函數(shù)三兄弟，不但為運算添加了“條件”，而且為我們打通了很多解決問題的道路，只要我們肯用心發(fā)掘，一定還能夠找到更多的問題解決之道很多單位都組建了局域網(wǎng)，雖然有不

14、少能在局域網(wǎng)上聊天的工具，但一來使用不方便，二來不安全(容易被老板發(fā)現(xiàn))。為此，筆者建議大家用Excel來聊天。用Excel來聊天第一步:打開Excel2003，新建一個工作簿文檔，取名保存(如“工作記錄.xls”)。第二步:執(zhí)行“工具共享工作簿”，打開“共享工作簿”對話框(見圖1)，選中“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”選項，確定返回。第三步:將上述工作簿文檔保存在局域網(wǎng)上某臺電腦的一個共享文件夾中。第四步:局域網(wǎng)內(nèi)用戶同時打開上述工作簿，大家約定好輸入的單元格位置(如A用戶在A列輸入內(nèi)容、B列輸入時間；B用戶在C列輸入內(nèi)容、D列輸入時間)。第五步:選定相應(yīng)的單元格(如A1)，將聊天內(nèi)容輸入到其中，再選中B1單元格，按下“Ctrl+Shift+;”組合鍵輸入系統(tǒng)當(dāng)前時間。 第六步:單擊工具欄上的“保存”按鈕，將上述輸入內(nèi)容保存一下，對方只要再按一下“保存”按鈕，即可看到上述輸入的內(nèi)容。第七步:如果老板來了，只要切換到其他工作表(如Sheet2)中(可以事先輸入一些與工作相關(guān)的內(nèi)容)，即可轉(zhuǎn)換到“工作狀態(tài)”。既方便又安全！