某煙草公司采購流程案例分析

1、某煙草公司采購流程案例分析一.行業(yè)背景煙草行業(yè)作為嗜好類消費品工業(yè),有著明顯的行業(yè)特殊性。為了加強該行業(yè)的管理,更好的服務于國民經濟發(fā)展,中國政府于1981年決定改革煙草管理體制、實行煙草專賣制度,并分別于1982年1月和1984年1月批準成立中國煙草總公司和國家煙草專賣局。并出臺了中華人民共和國煙草專賣法和中華人民共和國煙草專賣法實施條例。中國煙草行業(yè)實行統(tǒng)一領導、垂直管理和專賣專營的專賣管理體制。國家煙草專賣局(中國煙草總公司主管全國的煙草專賣工作及統(tǒng)一管理和經營全國煙草行業(yè)的產供銷、人財物、內外貿業(yè)務。國家煙草專賣局和中國煙草總公司在全國省、地、縣設有各級煙草專賣局和煙草公司、全系統(tǒng)有5

2、0多萬名員工,分別從事著煙草專賣行政管理工作和煙葉種植的技術指導和收購、煙葉復烤、卷煙、雪茄煙等煙草制品的加工,煙草機械和煙用輔助材料的生產,卷煙批發(fā),煙草行業(yè)對外貿易與合作等等。二.某省煙草公司的簡介某省煙草公司暨某省煙草專賣局隸屬于中國煙草總公司暨國家煙草專賣局,是某省煙草行業(yè)的省級管理機構,具有煙草專賣市場的行政管理職能;同時作為企業(yè),依法承擔煙草產品購進、生產、調撥、營銷及行業(yè)管理工作,具有半行政(計劃半企業(yè)(市場的特點。目前管轄有地市州煙草(分公司、縣公司等獨立核算單位,同時對省內煙廠進行行業(yè)管理和指導。另外各級市縣公司擁有近千家批發(fā)部具體承擔卷煙批發(fā)銷售工作(批發(fā)部不作為獨立核算單

3、位。三.案例的背景某省煙草公司營銷管理信息系統(tǒng)是由某省煙草公司立項,省公司銷售處牽頭,省公司信息中心配合實施的服務于各級煙草公司,尤其是省煙草公司的管理和決策,面向全省商業(yè)環(huán)節(jié)的營銷管理信息系統(tǒng)。本項目分為業(yè)務流程改進、營銷管理信息系統(tǒng)客戶化及實施等幾個階段。本文介紹了業(yè)務流程改進中的采購流程在此營銷管理信息系統(tǒng)基礎上的改進。四.目前的采購業(yè)務流程及存在的問題在各級煙草公司及各相應批發(fā)部調研報告的基礎上,整理出某省煙草行業(yè)目前的基本采購流程。其采購流程圖見圖一,這個采購流程圖含蓋了省公司、分公司和縣公司。其中,大部分公司按此流程開展采購業(yè)務的,有些公司可能只是執(zhí)行了大部分流程。下面描述一下各公

4、司的基本采購流程,這里的供應商分為省內外煙廠、調撥站、煙草公司等。某公司可以向省內外煙廠及調撥站采購卷煙,同時,它也可以向省外煙草公司采購。4.1省外卷煙的采購流程1、簽定合同某公司業(yè)務部門根據市場變動情況、結合歷史銷售業(yè)績和上級公司下達的購銷指標,做出銷售預測,在每年的5月和10月和全國主要供應商進行業(yè)務洽談,形成購銷意向。然后某公司在一年兩次的全國定貨會上和供應商簽定合同。由于運輸中存在專賣檢查問題,一般需要按每次發(fā)貨的實際運輸能力簽定數張合同,每張合同明確到品牌、數量、價格、運輸方式等。在購銷總指標內,某公司經過與省外供應商協(xié)商可以調整合同的執(zhí)行如推遲發(fā)貨時間、取消合同執(zhí)行等。如果需要臨

5、時或追加采購,某公司可以到中國煙草交易中心批發(fā)市場進行交易,重新簽定合同。2、供應商通知發(fā)貨并開出發(fā)票省外供應商在發(fā)貨之前與業(yè)務部門協(xié)商,確定是否執(zhí)行合同,一般是按合同執(zhí)行,但也有不執(zhí)行、變更合同和推遲執(zhí)行等情況。確定執(zhí)行合同后,省外煙廠根據合同安排發(fā)貨。同時該供應商開出銷售發(fā)票遞交到業(yè)務部門。3、驗收入庫貨到達倉庫以后,倉庫保管員根據隨貨同行聯(lián)驗收入庫,填寫卷煙入庫驗收單,一式四聯(lián),其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務部門、第三聯(lián)財務、第四聯(lián)統(tǒng)計。第三聯(lián)送交財務科作帳,第二聯(lián)送交業(yè)務部門,以便業(yè)務員根據庫存情況開展銷售業(yè)務。同時,倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。4、申請付款業(yè)務員收到供應商轉來的

6、發(fā)票,核實無誤后填寫付款申請單,經業(yè)務主管簽字后將發(fā)票和付款申請單一并交財務部門。另外,如供應商要求先付款后發(fā)貨,業(yè)務員填寫預付款申請單,經業(yè)務主管同意簽字后交財務部門。5、財務付款財務部門收到業(yè)務部門轉來的付款申請單、采購發(fā)票以及庫管部門轉來的入庫驗收單,審核無誤后付款,或者根據預付款申請單審核付款。付款方式有匯票和托收承付兩種。4.2省內卷煙的采購流程對省內卷煙的采購業(yè)務流程與省外的情況基本相同。只是在省內的兩次定貨會上簽定的不是合同,而是計劃銜接書。在計劃銜接書中沒有細化到品牌,只明確購進總量。在總量不變的情況下,由省內供應商(中央直屬煙廠為主確定每月安排發(fā)貨的卷煙品牌及數量。4.3現(xiàn)在

7、采購流程存在的問題由于煙草行業(yè)是一個半市場半計劃的行業(yè),其業(yè)務流程不太規(guī)范,管理也有待于加強。目前采購流程主要存在的問題概述如下。1. 存在代簽的情況:有些縣級公司沒有與某些省外煙草公司簽合同的權限,所以由其上一級分公司代它簽合同。2. 縣級公司或分公司向其上級公司購進卷煙:由于市場行情好,縣級公司可能出現(xiàn)某種品牌短缺,這時可以向其上級分公司要貨,如果分公司同意則成交,但沒有正式的采購合同。分公司同樣存在向省公司要煙的情況,但也沒有正式的采購合同。這給以后的營銷信息系統(tǒng)的錄入采購訂單造成麻煩。3. 向省外煙草公司購進卷煙:省公司或分公司可以從省外煙草公司購進卷煙,但必須在國家煙草交易中心簽合同

8、,這勢必造成公司的開支增大。4. 目前,在采購的過程中存在一些違規(guī)行為,上級公司規(guī)定下面不執(zhí)行。如,從平級公司購進。5. 單據不統(tǒng)一,這樣不利于統(tǒng)計和日后此營銷系統(tǒng)的實施。例如:倉庫驗收入庫的單據在有些地方稱為入庫驗收單,有些稱為商品驗收單,這些內部單據建議應在名稱、格式和聯(lián)數上作到統(tǒng)一規(guī)范6. 缺少明確的采購訂單,采購合同嚴肅性差。7. 對地方煙廠缺乏管理,對其限區(qū)銷售執(zhí)行不嚴,這樣,有些公司從不允許購進的地方煙廠購進卷煙。8. 計劃銜接書沒有明確品牌和相應的數量,只有總數控制,給采購工作帶來很大不確定性。同時也給以后的營銷系統(tǒng)的采購訂單的錄入帶來困難。9. 煙廠調撥站給市縣公司開的隨貨同行

9、聯(lián)不是發(fā)票的隨貨同行聯(lián),這樣給財務計帳和處理帶來麻煩。五.對采購流程的改進在某省煙草公司現(xiàn)有流程基礎之上,結合IT技術的最新發(fā)展,提出改進的采購流程。出發(fā)點是依托信息技術,最大程度實現(xiàn)信息的共享。改進后的流程圖見圖二。5.1基本流程1、供應商管理收集整理有關當前市場信息,了解市場上供應商的信息,如規(guī)模、實力、市場分額、產品品種、價格(進價和銷售價、付款條件、供貨能力等等,從中篩選出候選的供應商以便進一步聯(lián)系。如果該供應商已經實現(xiàn)網上信息發(fā)布或電子商務,則業(yè)務員根據系統(tǒng)儲存的供應商主頁地址登錄到供應商的主頁了解其最新信息。2、詢價和交易有了候選的供應商后,業(yè)務員輸入必要的信息如采購數量、品種、批

10、次等,由系統(tǒng)自動生成詢價單。業(yè)務員將詢價單以傳真或電子郵件形式發(fā)往供應商處以了解其供貨意向,進行業(yè)務交易。3、采購計劃管理將詢價結果處理后可以由系統(tǒng)自動生成或手工錄入生成采購計劃。采購計劃通過工作流方式傳遞到本級公司主管做初步審核,并匯總采購計劃報上級公司平衡。然后根據上級公司確定的總量指標調整、確定采購計劃。4、簽定合同業(yè)務員根據批準的采購計劃在每年兩次的全國定貨會或省內銜接會上和供應商簽署合同或計劃銜接書(為簡便起見,本文以后把合同和計劃銜接書統(tǒng)稱為合同。對省外購進業(yè)務來講,由于運輸中存在專賣檢查問題,一般需要根據每批次的運輸能力,簽多張明確到品牌、數量、運輸方式等信息的合同;對省內購進業(yè)

11、務來講,合同只規(guī)定了總量,需要供應商進一步分解。但省內外購進數量之和不能超過采購計劃指標。這步工作在系統(tǒng)外執(zhí)行。5、合同管理對省外購進業(yè)務,簽完合同后,業(yè)務員將一張或多張合同直接輸入到系統(tǒng)中;對省內購進業(yè)務,需要按供應商分解的計劃安排表作為合同輸入到系統(tǒng)中。然后由系統(tǒng)自動匯總所有合同的合計數,判斷是否超過采購計劃指標。如果超過系統(tǒng)給予提示或禁止進一步處理。在合同管理中,可以對合同進行更新、暫掛和終止等處理,如貨物入庫后系統(tǒng)自動根據驗收入庫單上的實收數(應收數-差異數核減合同數量和金額。6、生成采購訂單供應商發(fā)貨前通知業(yè)務員發(fā)貨計劃,業(yè)務員如果同意執(zhí)行,則在系統(tǒng)中根據合同自動生成采購訂單。對于有

12、些購進業(yè)務可以從手工輸入采購訂單開始采購流程處理。7、訂單審核確認采購訂單審核確認后,自動生成入庫通知單和電子發(fā)票。其中,入庫通知單和電子發(fā)票存儲在中央數據庫中,以便倉庫調用入庫通知單和財務部門調用電子發(fā)票。8、匹配發(fā)票業(yè)務員收到供應商轉來的實物發(fā)票后,將該發(fā)票的票號補入到系統(tǒng)生成的電子發(fā)票有關字段中。9、倉庫驗收入庫庫管員根據供應商轉來的隨貨同行聯(lián)的合同號(或訂單號從系統(tǒng)中調入對應的入庫通知單,審核無誤后由系統(tǒng)根據入庫通知單自動生成(也可以手工錄入驗收入庫單。如入庫數量和隨貨同行聯(lián)上的數量有差異,可由庫管部門會同業(yè)務部門判明原因,如果是供應商的責任,則可以由驗收入庫單上“差異”字段反映出來,

13、同時按實收數核減合同數量和金額,由供應商下次補發(fā)或做其它處理。如果是承運方的責任,則按零售價銷售方式銷售給對方,由對方承擔損失,同時按應收數核減合同數量和金額。如果沒有對應的入庫通知單,庫管員應向業(yè)務部門聯(lián)系，明確這批貨物處理意見。 10、 財務做相應處理 財務部門可以在系統(tǒng)內根據合同號調出相應的驗收入庫單、 電子發(fā)票， 結合供應商的實 物發(fā)票 進行財務處理。如根據電子發(fā)票票號字段判斷是做正常財務處理（有票號信息）還 是做暫估處理（無票號信息）。然后經過主管審批后向供應商付款。 六、對采購流程改進的總結 從上述的采購流程及改進后的采購流程中，我們可以看出目前煙草企業(yè)的行業(yè)特殊性， 其中的問題不

14、是一兩個煙草公司所能解決的， 作為煙草行業(yè)本身， 需要國家調整煙草行業(yè)運 作模式及相應的政策法規(guī)。而我們提出的方案是在原有的管理體制下進行改進的解決方案。 1. 在改進的方案中，增加了電子商務的某些模式，如業(yè)務員根據系統(tǒng)儲存的供應商主 頁地址登錄到供應商的主頁了解其最新信息。 2. 在供應商管理模塊中，業(yè)務員可以充分掌握供應商的信息，以及交易的記錄。 3. 合同管理模塊對合同進行有效的管理，如用入庫驗收單核減合同數量等。 4. 增加了入庫通知單和電子發(fā)票，倉庫保管員通過入庫通知單、隨貨同行聯(lián)和實際的 到貨情況填寫入庫驗收單， 在此入庫驗收單中包含了合同信息和采購訂單信息， 電子發(fā)票和 供應商的實物發(fā)票相關聯(lián)， 關聯(lián)后在電子發(fā)票上同樣包含了合同信息和采購訂單信息， 這樣 方便了財務處理