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文檔簡介
1、如何使用郵件有效溝通?使用電子郵件(E-mail)是職場重要的溝通方式,在工作中處于難以替代的地位。但就我的了解,目前我們有很多同事不太習(xí)慣使用郵件,和是很方便,但并非適用于所有溝通,尤其是比較重要的工作溝通,作為一名卓越的職場人,一定要培養(yǎng)起使用企業(yè)郵箱的好習(xí)慣哦!現(xiàn)在從網(wǎng)上扒了一些東西,結(jié)合自己的認(rèn)識,整理了這份文檔,希望能給鳥人們提供參考。時(shí)間倉促,錯(cuò)漏難免,請大家指出。用工作郵件溝通有哪些好處?1、 郵件信息不會像在群里隨時(shí)都被淹沒。重要信息發(fā)在群里,后面跟聊的信息過多,很難越過層層閑聊話題找到或看到應(yīng)該看到的內(nèi)容。2、 內(nèi)容可保存、好查詢,微信里的附件無法長時(shí)間保存,QQ可能在不同的
2、手機(jī)或電腦上登錄,記錄與文件無法完整保留,而郵件能克服這個(gè)不足。3、 針對特定人或人群,主題清楚,指向性強(qiáng)。郵件群發(fā)、抄送都比較方便,無須像QQ、微信需要重復(fù)建群。4、 便于管理與移交。一個(gè)賬號對應(yīng)一個(gè)崗位,交接與管理方便。5、 是你努力工作的重要證明呵。翻翻你的郵件,回顧工作的每一個(gè)過程,是不是能學(xué)到很多東西,也小有成就感呢!是的,郵件是很好,可是,可是 可混了職場這多年,我依然寫不好一封郵件寫給誰? 準(zhǔn)確理解To,Cc,Bcc,F(xiàn)wd主送TO:即收件人,就是你的郵件要發(fā)給誰,需要他對你所發(fā)內(nèi)容負(fù)責(zé)和回應(yīng)的對象??梢允且粋€(gè)人,也可是多個(gè)人。如果是非告知性內(nèi)容,建議主送不要太多人,導(dǎo)致責(zé)任分散
3、。抄送CC:除了主送對象外,還有哪些與本郵件相關(guān)的人員需要知道你發(fā)的內(nèi)容,請抄送給他,一般抄送的對象不需要對方回復(fù)。原則上對外(或越級)發(fā)送的重要郵件請抄送給直接上司??绮块T發(fā)送的郵件可抄送給對方上司。密送BCC:這個(gè)一般沒有必要。轉(zhuǎn)發(fā)FWD: 為了簡便,我們經(jīng)常直接轉(zhuǎn)發(fā)出我們收到的郵件,轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)請注意在正文中寫上轉(zhuǎn)發(fā)說明,而不是直接一發(fā)了事。同時(shí)要考慮收到的郵件、內(nèi)容是否適合全文轉(zhuǎn)發(fā),如不適宜,則按來件另擬郵件。如何用主題? 1、 主題一定不能留空白,空白主題不禮貌,讀信人無法通過主題了解郵件內(nèi)容及重要性,不便于收件歸檔;2、 主題要簡明扼要,不要冗長,方便收件人通過任何收件軟件提醒就能概
4、略了解郵件內(nèi)容;3、 最好在主題中明確郵件來源,即是誰發(fā)的。4、 主題要清晰,高度概括郵件內(nèi)容,最好是一封郵件只有一個(gè)主題5、 主題中不要有夸張的注釋,比如感嘆號,加急,特別重要 等,如確實(shí)重要或加急,可用電話強(qiáng)調(diào)說明。如何寫正文? 1、 所有郵件必須要有正文內(nèi)容,我們很多人,尤其是公司內(nèi)部之間傳遞文件,經(jīng)常只加附件,沒有正文內(nèi)容。這是不符合行文規(guī)范,也是不利于溝通的。2、 正文稱呼要恰當(dāng),通常稱姓+職務(wù),或姓+先生/女士;當(dāng)然公司內(nèi)部另有規(guī)定的遵從內(nèi)部規(guī)定。對外注意不要弄錯(cuò)性別;正文開始前盡量要有問候語,以示友好。3、 正文要簡明扼要的說明背景,即為什么寫這份郵件。如果郵件有附附件,需要在正
5、文中說明(說明附件的主題、主要內(nèi)容、由誰提供等,如果附件有多份,最好在正文中說明)4、 正文必須要說明對對方的要求。即你需要對方收到郵件后如何做。一份有效的工作郵件必須至少有一句祈使句,明確對方所要做的動作。如請知悉,請回復(fù),請批準(zhǔn)等等,盡可能在這些動詞前加上你所期望(或要求)的時(shí)限。5、 郵件正文盡量使用正式規(guī)范、精準(zhǔn)的語句,以減少歧義,盡量少用口頭語。6、 正文版面規(guī)范整潔,要用常見的字體和字號,不要用奇異的字體,以防止對方閱讀時(shí)字體變形影響閱讀,對部分要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容可以通過加粗、下劃線等來突出,或用圖表來說明。忌用背景信紙。如何用附件? 1、 為避免閱讀障礙,附件要使用或轉(zhuǎn)換成常用的文檔格
6、式(WORDEXCELPDFPPTJPG等)2、 附件名稱要精準(zhǔn)規(guī)范,針對郵件要表達(dá)的意思命名或改名,并保持附件名稱與正文中說明的附件名稱一致。如何用簽名? 使用郵件的簽名檔,會使郵件顯得更加規(guī)范,也會提高擬寫郵件的效率,使用簽名檔應(yīng)注意以下幾點(diǎn):1、 信息要盡量簡潔,不要把冗長的公司簡介、廣告語無節(jié)制地羅列,也不要過多地透露個(gè)人信息。信息應(yīng)以實(shí)用、規(guī)范、簡單為準(zhǔn)。2、 字體字號恰當(dāng),使用常規(guī)字體和字號。電話號碼使用小寫3、 簽名檔中除單位LOGO外,盡量不要使用其他圖片。4、 如果單位沒有統(tǒng)一規(guī)范的簽名檔,自己盡量設(shè)置兩個(gè)或三個(gè)模板,以適用不同的發(fā)送對象使用。如何回復(fù)郵件? 1、 確保每個(gè)郵
7、件都能及時(shí)回復(fù)。養(yǎng)成定時(shí)查看郵件的習(xí)慣,通過電腦桌面提醒或手機(jī)郵箱軟件來管理郵件,所有郵件收到后第一時(shí)間回復(fù),即便事項(xiàng)當(dāng)時(shí)沒有處理,也應(yīng)回復(fù)對方郵件已收到,什么時(shí)候可以給對方回復(fù)或結(jié)果。2、 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通,不要當(dāng)著所有人的面,不停的RE來RE去,回復(fù)對方郵件時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題,不要Re Re一大串。面對這樣的標(biāo)題。我是不是有些抓狂? 3、 要區(qū)分Reply和Reply All,大部分的問題都可以全部回復(fù),以盡量達(dá)到信息共享,但如果共享信息對其他人沒有幫助,則直接單獨(dú)回復(fù)即可。以減少干擾。應(yīng)注意哪些郵件的禮儀 ? 良好的職業(yè)
8、形象體現(xiàn)在工作的方方面面,郵件傳輸也是公司形象和個(gè)人素養(yǎng)的重要展現(xiàn)通道!1 再次強(qiáng)調(diào)一定不要空白標(biāo)題,這是很失禮的。2 不要隨便用“緊急”“!”之類的字眼,前面已說到過。3 不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”,顯得很熟絡(luò),或者帥哥美女之類的那么地輕佻,或是用“親”“童鞋”等過于網(wǎng)絡(luò)化的稱呼4 若對方不認(rèn)識你,第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份5 注意Email的論述語氣 尊重對方,請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。哪怕你與收件人很熟悉,但你要知道電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人的,轉(zhuǎn)發(fā)的時(shí)候,可能沒人會幫你修改表述語句 6 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚,說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件,這會讓人很反感。 7 不要?jiǎng)硬粍泳陀么髮懽帜?、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。弄得整個(gè)篇幅花花綠綠。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn),影響閱度。也會顯得你過于自我8 不要?jiǎng)硬粍邮褂?:) 之類的笑臉字符,在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻9 只在必要的時(shí)候使用英文郵件,英文郵件只是交流的工具,
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