論現(xiàn)代秘書的信息素養(yǎng)及培養(yǎng)

1、論現(xiàn)代秘書的信息素養(yǎng)及培養(yǎng)21世紀(jì)，不僅給我們帶來了新的千年紀(jì)元，而且也帶來了人類歷史上一個(gè)新的 經(jīng)濟(jì)時(shí)代-知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，也稱為信息時(shí)代。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代是以知識為導(dǎo)向，為基 礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)。其基本點(diǎn)是經(jīng)濟(jì)政策和管理的知識化、信息化，信息智能科學(xué)在產(chǎn)業(yè)經(jīng) 濟(jì)發(fā)展中正發(fā)揮著越來越大的作用?？茖W(xué)決策對信息的依賴乃至依存呈現(xiàn)著日益激 烈的緊迫性。信息、知識、智能已同經(jīng)濟(jì)緊密結(jié)合在一起，構(gòu)成一種新的前所未有 的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，成為社會發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。信息是決策的依據(jù)，全面、準(zhǔn)確、及時(shí) 的信息是科學(xué)決策的基礎(chǔ)，信息工作是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是圍繞信息收 集、加工處理、傳輸、反饋等方面所做的工作，是其地位、性質(zhì)、

2、作用所決定的。 辦公室是單位的工作樞紐，其位置決定了它勢必成為聯(lián)系上下左右，溝通四面八方 的信息集散地，這就為辦公室承擔(dān)信息工作，做好信息工作創(chuàng)造了條件，從辦公室 的工作性質(zhì)和所承擔(dān)的任務(wù)看，辦公室工作具有輔助、服務(wù)的性質(zhì)，要完成領(lǐng)導(dǎo)交 給的“參謀助手”的職責(zé)，必須認(rèn)真抓好信息工作。因?yàn)樾畔①Y料對秘書工作有重 要意義。首先，信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。決策是領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，秘書部門在領(lǐng)導(dǎo)決策中的 首要任務(wù)是提供各種有效信息，秘書部門要想在決策的準(zhǔn)備階段、決策階段、檢驗(yàn) 階段起參謀作用，一步也離不開信息。其次，信息是辦文辦事的參考依據(jù)，是起草文件的基礎(chǔ)，秘書部門是綜合辦事 機(jī)構(gòu)，每天要辦理來自各方面的文書

3、，應(yīng)接答復(fù)各方面的請示、詢問，天天都在代 表領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號施令，依據(jù)的不僅是領(lǐng)導(dǎo)人的意旨，更主要的是對客觀情況的綜合判 斷。信息越豐富，辦文辦事越靈活。任何秘書人員起草各種文件都離不開方針政 策、上級指示、存在問題、典型事例和對策實(shí)施等，這些東西不是頭腦的產(chǎn)物，而 是對各種信息資料的搜集、整理、1加工和利用的結(jié)果，頭腦只是信息資料的加工廠。一般地說，秘書起草文件， 特別是內(nèi)容較為復(fù)雜的，總是要從熟悉情況入手，或者借助于平時(shí)記憶，或是利用 信息資料，所以，秘書擬文的質(zhì)量和效率很大程度上取決于信息資料。再次，信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，信息的價(jià)值將不斷 颼升，信息時(shí)代的到來，給我國秘書

4、工作既帶來了難得的發(fā)展機(jī)遇，乂遇到了嚴(yán)峻 的挑戰(zhàn)。因此，迫切要求現(xiàn)代秘書提高信息素養(yǎng)，學(xué)會用信息技術(shù)開展工作，以提 高為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的效率和質(zhì)量。一、我國秘書人員信息工作現(xiàn)狀：從現(xiàn)實(shí)情況來看，我國秘書隊(duì)伍信息素養(yǎng)的整體水平仍然不高。（一）觀念陳舊，思想不夠開放，一些秘書人員對信息的價(jià)值認(rèn)識不足，特別是 年齡較大的工作者，接受新事物比較慢，不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，對信息網(wǎng)絡(luò) 表現(xiàn)冷淡，習(xí)慣于“文房四寶”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳的洞察信息 的意識。（二）一些單位機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低，使秘書人員沒有機(jī)會學(xué)習(xí)信息新技 術(shù)。使秘書人員的信息網(wǎng)絡(luò)意識較差，不能夠在J2作中較好地為領(lǐng)導(dǎo)者提供有利

5、信 息，不利于領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策。（三）秘書人員缺乏良好的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識和相應(yīng)的培訓(xùn)。沒有一定的科技知 識、文化基礎(chǔ)知識、計(jì)算機(jī)知識，沒有一定的外語水平，信息工作難以得到真正的 提高。有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備就發(fā)怵，一看見英文就頭疼。這些都不利 于秘書信息工作的展開。（四）知識的匱乏導(dǎo)致了思想和行動(dòng)上的障礙，從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。 這說明，我國秘書隊(duì)伍的信息素養(yǎng)，與信息時(shí)代的領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書素質(zhì)的要求很不 適應(yīng)，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養(yǎng)。（五）秘書人員收集信息的能力較差，獲取信息的渠道較狹窄，秘書人員的信 息反饋能力不夠，不能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反饋信息，使信息質(zhì)量的

6、提高受到嚴(yán) 重阻礙。2二、現(xiàn)代秘書信息素養(yǎng)的內(nèi)容（一）現(xiàn)代秘書的信息觀念。信息觀念關(guān)系到秘書人員對信息工作的接受和理 解?，F(xiàn)代秘書的信息觀念，是指秘書人員對信息的初步認(rèn)識以及在秘書工作實(shí)踐活 動(dòng)中形成的對信息價(jià)值的總體印象。比如，對待信息技術(shù)和信息工具的觀念，秘書 人員如何看待信息技術(shù)，如何認(rèn)識信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這就是衡量信息觀念先進(jìn)與否 的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)了解，大多數(shù)秘書人員認(rèn)為互聯(lián)網(wǎng)和各種局域網(wǎng)既是一種新的 認(rèn)識工具，乂是一種新的交流工具，還是一種新的生產(chǎn)力。秘書工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié) 合起來，才能產(chǎn)生新的生機(jī)和活力。但也有部分秘書人員對信息技術(shù)有一種神秘 感，對信息網(wǎng)絡(luò)不感興趣，甚至“老死不想網(wǎng)

7、'來"。這就是信息觀念上的差 異。目前，大中型企業(yè)已建立了自己的信息網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)上秘書工作信息已達(dá)海量規(guī) 模，多種媒體構(gòu)成的信息資源均可以作為開展秘書工作的參考資料。如果秘書人員 具備先進(jìn)的信息觀念，積極地了解網(wǎng)絡(luò)，熟悉和使用網(wǎng)絡(luò)，就可能主動(dòng)地利用，從 而減少許多不必要的重復(fù)工作;反之，就會因?yàn)檫h(yuǎn)離網(wǎng)絡(luò)面對做好秘書工作一籌莫 展。秘書人員良好的信息觀念本質(zhì)上是在尊重知識，崇尚科學(xué)，終身學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng) 新的基礎(chǔ)上樹立起來的“信息就是資源”、“信息就是財(cái)富”、“信息是領(lǐng)導(dǎo)決策 的基礎(chǔ)和依據(jù)”的信息價(jià)值觀。（二）現(xiàn)代秘書的信息意識。自覺利用信息進(jìn)行科學(xué)決策。秘書人員的信息意識 是指秘書人

8、員對信息的感覺、知覺、情感、意志等心理品質(zhì)。它具體表現(xiàn)為對信息 是否具有特殊的，敏銳的感受力和持久的注意力，簡言之，就是秘書人員對秘書信 息工作的敏感程度。秘書人員強(qiáng)烈的信息意識首先表現(xiàn)為能夠敏銳地感受社會信息 的變化對秘書工作帶來的有利和不利影響。無論現(xiàn)在或未來，秘書工作和他（她）的 服務(wù)對象-領(lǐng)導(dǎo)者，都生活在被信息包圍的社會里。電話、文件、圖書、報(bào)刊、廣 播、影視以及各種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò),每天都有成千上萬比特的信息向我們傾瀉而來。秘書 人員具有強(qiáng)烈的信息意識就會積極主動(dòng)地挖掘、搜集、利用有利于領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書 工作開展的各種信息，敏銳地發(fā)現(xiàn)別人尚未注意到的信息，迅速而準(zhǔn)確地找3到事物的本質(zhì)，問題的癥

9、結(jié)。善于從司空見慣的信息中看到差異，并能迅速選 擇和捕捉，達(dá)到發(fā)現(xiàn)早、挖掘深、效果高的境界，其次表現(xiàn)為對領(lǐng)導(dǎo)決策信息和秘 書工作信息的關(guān)注。秘書要像吃飯穿衣一樣，每天都要讀一讀文件，看一看新聞， 聽一聽廣播，瀏覽一下網(wǎng)絡(luò)，查找一下所需要的資料，并形成一種習(xí)慣性傾向：無 論是對涉及領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作哪個(gè)方面的信息，都能自覺敏銳地察覺，并能主動(dòng) 與自己所關(guān)心的問題，需要解決的問題聯(lián)系起來思考，從而更好地開展工作。（三）現(xiàn)代秘書的信息能力。現(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作 實(shí)踐活動(dòng)中所具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力，它主要 包括五個(gè)方面的內(nèi)容：（1）信息獲取能力。秘

10、書工作除了充分利用好組織建立的內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外， 還應(yīng)建立并掌握自己常規(guī)的信息渠道，善于開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時(shí)、 準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信息。比如，秘書人員要了解信息網(wǎng)絡(luò)上有哪些秘書工 作的站點(diǎn)、網(wǎng)頁、欄目，通過哪些方法和渠道（包括工具軟件）才能迅速進(jìn)行查找與 瀏覽，如何下教和保存這些信息等等。（2）信息選擇能力。信息時(shí)代，人們每時(shí)每刻都面對著滾滾而來的信息，信息 垃圾，信息干擾，信息焦慮實(shí)難避免?，F(xiàn)代秘書必須學(xué)會對其進(jìn)行篩選和分類，以 達(dá)到去粗取精，去偽存真，為我所用的目的;學(xué)會準(zhǔn)確無誤地識別，理解所遇到的信息的含義，正確判斷所搜集到信息的價(jià)值與意義，全面把握所獲信息對領(lǐng)導(dǎo)決策

11、和秘書工作產(chǎn)生的影響等。(3)信息預(yù)測能力。這是一種較高層次的信息能力，它是指秘書人員在現(xiàn)有信 息的基礎(chǔ)上，對未來的一種推斷和預(yù)見。信息預(yù)測能力其實(shí)是對信息理解程度的一 種能力反映，是在獲取信息的基礎(chǔ)上，對事物發(fā)展的理性判斷，它對秘書輔助領(lǐng)導(dǎo) 科學(xué)決策具有重大意義。(4)信息處理能力。狹義的信息處理主要是指對信息的加工，開發(fā)，傳輸，存 貯，調(diào)閱和吸收等能力。即對所感知、獲取和選擇的信息加工深、開發(fā)新、傳輸 快、貯存厚、吸收廣和調(diào)閱方面。具體來講就是能對信息進(jìn)4行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實(shí)秘書工作數(shù)據(jù)庫，能對這些信息的意 義與可靠性有進(jìn)一步的認(rèn)識。指出有針對性的對策和建議，提供給領(lǐng)導(dǎo)者參

12、考。(5)信息運(yùn)用能力。秘書獲取、選擇和處理信息的目的是為了運(yùn)用。信息運(yùn)用 能力是指各種具體信息能力的綜合體現(xiàn)，是指秘書人員在獲取和處理信息的基礎(chǔ) 上，把自己的思想與見解融入其中，并通過恰當(dāng)渠道將這些信息傳遞給他人，與他 人進(jìn)行交流，共享的能力。集中表現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完 整性、連續(xù)性、針對性和有效性上。(四)現(xiàn)代秘書的信息知識。信息知識是指關(guān)于信息的理論，常識和方法?，F(xiàn)代 秘書的信息知識，是指秘書人員對信息基本常識的了解，對各種秘書工作信息源以 及信息檢索工具，檢索方法等方面知識的掌握。信息知識是信息工作的重要組成部 分，信息知識的掌握程度，關(guān)系著秘書人員信息意識和信息

13、能力的強(qiáng)弱。一般來 說，秘書人員的信息知識，應(yīng)該包括三個(gè)部分：(1)信息文化知識。即具有基本的科學(xué)文化常識，對信息概念能正確地理解和 應(yīng)用，對信息技術(shù)的發(fā)展和變化有一定的了解，對信息文化的影響與走向有所把 握，特別是對信息網(wǎng)絡(luò)文化要能正確地理解。(2)計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)常識?，F(xiàn)代秘書的計(jì)算機(jī)知識應(yīng)通過考試達(dá)到國家 二級以上水平。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識主要包括信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基本名詞術(shù)語，技術(shù)功 能，特點(diǎn)以及構(gòu)成，應(yīng)用等等。比如，信息系統(tǒng)數(shù)字化的基本原理，信息系統(tǒng)軟硬 件的內(nèi)容，各自的功能特點(diǎn)等。(3) 一定的外語和法規(guī)常識。因特網(wǎng)上90%的信息是用英語來傳遞的。我們計(jì)算 機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，大多數(shù)都是

14、用英文編寫的。Windows操作平臺的基礎(chǔ)也是英 語。因此，需要更好地表達(dá)思想，接受和了解新技術(shù)和新信息，就必須掌握一定的 外語知識。另外，由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的一些法律問題，也應(yīng)引起 秘書人員的關(guān)注。比如，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)要遵循我國已出臺的法律條文;使用各種 數(shù)據(jù)與信息，要合乎國家的有5關(guān)法規(guī)。尤其應(yīng)嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，防止丟失泄密問題的發(fā)生。(五)現(xiàn)代秘書的信息道德。信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息過程中， 應(yīng)遵循一定的倫理規(guī)范，不得危害社會或侵犯他人的合法權(quán)益，能自覺地保護(hù)他人 的知識產(chǎn)權(quán)，隱私權(quán)等，也不得向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)用戶傳遞各種不良信息。當(dāng)前，信息 傳播媒體多種多樣，有廣播

15、，電視，也有自由度較大的各種互聯(lián)網(wǎng)絡(luò);有政府主辦 的各種媒體，也有民間自辦發(fā)行的書報(bào)雜志。媒體的多樣性使信息傳播過程中不可 避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一定的無政府狀 態(tài)，如果沒有一定的道德約束，就很容易使人們在享受信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同 時(shí)，產(chǎn)生一些與先進(jìn)的倫理道德相悖的現(xiàn)象，這就對秘書人員的文明程度，道德責(zé)任感等提出了更高的要求，高尚的信息道德是保證現(xiàn)代秘書信息行為正確性的重要 保證。三.、現(xiàn)代秘書信息素養(yǎng)的培養(yǎng)現(xiàn)代秘書人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)除了不斷強(qiáng)化自己的信息觀念，信息意識，創(chuàng)造 主觀的環(huán)境外，同時(shí)秘書工作的信息素養(yǎng)也受外在環(huán)境的制約，秘書人員是為領(lǐng)導(dǎo) 服務(wù)

16、的，秘書人員信息工作水平的高低直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策的效率。因此，要想提高 秘書人員的信息素養(yǎng)，還需要領(lǐng)導(dǎo)者為其創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境。努力培養(yǎng)現(xiàn)代 秘書人才的信息素養(yǎng)。信息素養(yǎng)的培養(yǎng)教育已受到世界各國的重視，“提高秘書人 員的信息素養(yǎng)，關(guān)鍵在于培養(yǎng)教育。秘書人員培養(yǎng)信息素養(yǎng)的內(nèi)容主要包括兩個(gè)方 面的內(nèi)容：(一)自我培養(yǎng)：(1)制定明確的培養(yǎng)目標(biāo)。培養(yǎng)目標(biāo)既是培養(yǎng)現(xiàn)代秘書信息素養(yǎng)的出發(fā)點(diǎn)，也 是秘書人才信息素養(yǎng)的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，它不僅能規(guī)范培訓(xùn)的內(nèi)容和方法，而且能夠引導(dǎo) 培訓(xùn)對象按照標(biāo)準(zhǔn)自覺地去努力和追求。目前，一些機(jī)關(guān)和院校已經(jīng)開始進(jìn)行這方 面的探索和嘗試。比如，有的院校要求教師人人有計(jì)算機(jī)并掌握基本的

17、操作要領(lǐng)， 要求碩士研究生必須達(dá)到國家計(jì)算機(jī)等級二級水平，否則不授予學(xué)位;有的秘書部 門要求秘書必須“換筆”，學(xué)會用6計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理等。這些硬要求硬指標(biāo)，對提高信息素養(yǎng)產(chǎn)生了極大推動(dòng) 的作用。雖然它還不是完整意義上的信息素養(yǎng)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，但是，它給了我們一個(gè)重 要啟示-這就是明確的培養(yǎng)目標(biāo)是信息素養(yǎng)的重要推動(dòng)力量。信息素養(yǎng)作為一種高 級認(rèn)訓(xùn)技能，具有很強(qiáng)的實(shí)踐應(yīng)用性。秘書人才信息素養(yǎng)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的確定也充分體 現(xiàn)秘書工作的實(shí)踐特性，培養(yǎng)目標(biāo)至少包括以下五個(gè)方面：1 .是高效獲取秘書工作信息。即獲取秘書J2作信息時(shí)效性強(qiáng)，表述準(zhǔn)確，形式 完整，方法便捷，真實(shí)可靠，把握這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，主要是看秘書人員能否按

18、照系統(tǒng)性， 目的性，及時(shí)性，可靠性以及相關(guān)要求，全面主動(dòng)地收集信息，依靠機(jī)關(guān)內(nèi)部渠道 和社會外部渠道，采取靈活多樣的方法，多種途徑廣泛獲取信息。2 .是正確處理秘書工作信息。主要包括在海量的信息的包圍之中，對秘書工作 信息的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確評價(jià)，合理吸收，有效存儲。把握此標(biāo)準(zhǔn)，主要是評價(jià)秘書人 員能否根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的實(shí)際需要，對獲取的信息內(nèi)容分辨優(yōu)劣，剔除冗余信息和不 良信息，吸取有益信息，進(jìn)行有效整合。3 .是創(chuàng)造性使用秘書工作信息，具體可從三個(gè)方面進(jìn)行評價(jià)：（1）能否跟進(jìn)時(shí)代 發(fā)展，善于在變化中發(fā)掘和捕捉隱性的，潛在的新信息，不斷豐富和更新秘書工作 信息源；（2）能否隨時(shí)隨地觀察周圍環(huán)境和社會生

19、活變化，在同外部世界聯(lián)系的過程 中借鑒、校正和使用秘書工作信息；（3）能否對已知的秘書工作信息，在分析綜合的 基礎(chǔ)上，加_E制作在生出符合事物發(fā)展規(guī)律的新信息，使領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書匚作更具 有科學(xué)性。4 .是自主創(chuàng)新式學(xué)習(xí)信息科技知識。信息時(shí)代是知識爆炸時(shí)代，知識更新的速 度越來越快，如果秘書人員不懂得如何學(xué)習(xí)，不能堅(jiān)持自主創(chuàng)新式學(xué)習(xí)，就會很快 成為時(shí)代的落伍者。5 .是信息行為高尚規(guī)范。信息社會需要一定的道德來規(guī)范人們的信息行為。從 首先角度評價(jià)秘書人員的信息行為，一要看其是否遵守國家和待業(yè)信息領(lǐng)域的各項(xiàng) 規(guī)章制度和基本道德要求。二是看其在使用信息過程中，7是否遵守秘書職業(yè)道德規(guī)范和社會角色規(guī)范

20、。三要看其是否將自身的職業(yè)道德 和社會角色道德內(nèi)化為信息時(shí)代的自覺義務(wù)。8(2)秘書人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，關(guān)鍵在于提高信息技能。從現(xiàn)實(shí)情況看，信息 技能是制約秘書人員信息素養(yǎng)提高的一個(gè)關(guān)節(jié)點(diǎn)。信息技能因其發(fā)展變化快、知識 含量和技術(shù)含量比較高，學(xué)習(xí)掌握起來頗有難度而成為部分秘書人員“頭疼”的問 題。當(dāng)前，秘書人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，至少需要達(dá)到以下兩個(gè)目標(biāo):一是進(jìn)一步掌 握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。全國黨政機(jī)關(guān)信息網(wǎng)絡(luò)的開通，為領(lǐng)導(dǎo)者和秘書人員提供了施展才 華，各顯身手的舞臺。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)引導(dǎo)，使秘書人員樹立強(qiáng)烈的網(wǎng)絡(luò)意識，切 實(shí)使用好網(wǎng)絡(luò)這個(gè)現(xiàn)代化的秘書工作工具。善于借助網(wǎng)絡(luò)掌握秘書工作的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài) 信息，利用網(wǎng)

21、絡(luò)數(shù)據(jù)庫的寶貴資源，提高秘書工作效率，并在網(wǎng)絡(luò)使用中潛移默 化地培養(yǎng)和提高信息素養(yǎng)。二是掌握基本的軟件操作。軟件是信息系統(tǒng)的重要組成 部分，目前普遍使用的軟件大致可以分為三類:第一類是數(shù)據(jù)庫軟件，這主要是為 了管理秘書工作等信息資源。笫二類是通用的辦公自動(dòng)化軟件，這主要包括以 WPS、Word、Acrobat、為代表的文字處理工具，以 Photoshop、CordDraw Powerpoint、Authorware、超級解箭等為代表的多媒體工具，以Frontpage、 Firework、Flash、Freehand> Dreamwaver等為代表的網(wǎng)頁制作工具以及操作系 統(tǒng)、Web服務(wù)器

22、軟件等，這是秘書工作信息系統(tǒng)使用最多的常用軟件。第三類是通 訊軟件，這主要是用于在網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)之間傳遞信息的軟件工具，它的功能一般包括 E-mail傳送管理、遠(yuǎn)程信息查詢、上傳與下載等。盡管這些軟件隨著科技的進(jìn)步 將不斷更新?lián)Q代，但其基本結(jié)構(gòu)和原理短期內(nèi)不會有根本改變。秘書人員要努力掌 握每一類軟件中的1-2種，并爭取在工作實(shí)踐中能夠發(fā)揮其最大效能。(二)組織培養(yǎng)(1)創(chuàng)建良好的培養(yǎng)環(huán)境。秘書人才信息素養(yǎng)的培養(yǎng)是一項(xiàng)創(chuàng)新性很強(qiáng)的工 作，它不是簡單地由某個(gè)部門組織用“小霸王”練練打字，或講上幾次基礎(chǔ)課就能 解決問題，而需要單位領(lǐng)導(dǎo)下定決定，實(shí)施強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)。1 .要營造先進(jìn)的思想認(rèn)識環(huán)境，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充

23、分認(rèn)識信息工作和提高秘書人員信 息素養(yǎng)的重大意義。自覺站在時(shí)代前列，帶頭學(xué)習(xí)信息知識，了解信息科技的發(fā)展 動(dòng)態(tài)，掌握必需的信息技能，提高駕馭依靠的本領(lǐng)。大力倡導(dǎo)和支持秘書人員學(xué)電 腦，用電腦，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，營造濃厚的提高信息素養(yǎng)氛圍。2 .要?jiǎng)?chuàng)造良好的軟硬件環(huán)境。信息素養(yǎng)離不開一定的軟硬件基本建設(shè)。各級領(lǐng) 導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，為秘書人員信息素養(yǎng)提供必需的物資，器具和場地，逐步改善秘書 部門辦公自動(dòng)化水平。硬件環(huán)境建設(shè)包括提高信息技術(shù)設(shè)備的使用效率。軟件環(huán)境 包括人才和技術(shù)支持。3 .要完善和落實(shí)規(guī)章制度。良好的制度環(huán)境是秘書人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)的有效保 證。從當(dāng)前我國秘書隊(duì)伍培訓(xùn)實(shí)踐來看，除了繼續(xù)搞好

24、在職培訓(xùn)，堅(jiān)持自學(xué)制度 外，還應(yīng)建立和健全兩項(xiàng)制度:一是網(wǎng)絡(luò)使用和管理制度。要引導(dǎo)秘書人員充分認(rèn) 識網(wǎng)絡(luò)資源的價(jià)值，明確使用規(guī)定，鼓勵(lì)他們踴躍運(yùn)用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)開展秘書工作，要 組織秘書人員篩選、更新網(wǎng)絡(luò)信息，不斷充實(shí)新內(nèi)容，要建立崗位責(zé)任制，加強(qiáng)信 息網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，保證網(wǎng)絡(luò)暢通和安全。二是信息設(shè)備更新制度。由于信息設(shè)備的更 新?lián)Q代非常快，這就對一些舊設(shè)備的使用維護(hù)帶來了比較大的難度；另外，新技術(shù) 往往隨著新設(shè)備的生產(chǎn)而開始進(jìn)入社會生活，如不及時(shí)更新設(shè)備，就會落后于時(shí)代 發(fā)展。因此，要對秘書工作信息設(shè)備更新?lián)Q代制定一套規(guī)定，既不追趕潮流，也不 至于落后太多，在不斷使用和學(xué)習(xí)新的設(shè)備中增強(qiáng)信息素養(yǎng)。(2)要?jiǎng)?chuàng)造必要的信息反饋條件。強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)的反饋機(jī)制，不僅受人為因素 的影響，而且受物質(zhì)條件的制約，一個(gè)秘書信息網(wǎng)絡(luò)的反饋是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工 程，它必須保持上下渠道暢通，如果在某一環(huán)節(jié)受阻，將會影響整個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)的反 饋機(jī)制。各個(gè)部門必須為信息工作創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件，給信息工作者以工作方 便，為其創(chuàng)造一個(gè)主觀努力與客觀條件相配套的工作環(huán)境。首先給秘書人員以了解情況的機(jī)會，秘書工作人員承擔(dān)著收集，整理，傳遞，貯存的任務(wù)，是強(qiáng)化信息網(wǎng) 絡(luò)建設(shè)反饋機(jī)制的主要執(zhí)9行者。信息反饋的工作性質(zhì)要求其必須了解上情，知曉下情，否則秘書