會計電算化下完善內(nèi)部控制制度的途徑

1、會計電算化下完善內(nèi)部控制制度的途徑 【摘要】文章在分析會計電算化給企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來新影響的基礎(chǔ)上，指出了完善企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效途徑?！娟P(guān)鍵詞】會計電算化；內(nèi)部控制；企業(yè)管理 所謂內(nèi)部控制制度是一個單位為了完成單位的經(jīng)濟活動，保護市場物資的安全性，會計信息的真實性和完整性以及財務(wù)活動的合法性等而制定的一系列具有控制職能的方法、措施、程序并予以規(guī)范化、系統(tǒng)化，使之成為一個嚴密的較之為完整的體系。其最基本目標是確保單位經(jīng)濟活動的效率性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)濟信息和財務(wù)報告的可靠性。會計電算化大大提高了會計信息的及時性、準確性、安全性、完整性，為會計人員參與經(jīng)營決策創(chuàng)造了有利條件。但在充分發(fā)揮優(yōu)勢

2、的同時，也給企業(yè)的內(nèi)部控制制度帶來了一定的影響。 一、會計電算化給內(nèi)部控制制度提出了新的要求 (一)控制操作人員的職能 授權(quán)、批準、控制是一種常見的基礎(chǔ)的內(nèi)部控制制度。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限的人員的核算和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化，因為業(yè)務(wù)處理全部都以電算化系統(tǒng)為主，因而電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中，特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)變。某些人既可以從事數(shù)據(jù)的輸入，也可以負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強內(nèi)部控制制度，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進行修改，操縱處理結(jié)果，從而加大了計算

3、機出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。 (二)確保原始數(shù)據(jù)操作的準確度 在電算化會計中，電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的數(shù)據(jù)源自動進行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬，分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)輸入必須由人工事先進行審核并輸入計算機。一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤，計算機將無法識別，只能將錯就錯地進行各種計算機工作，而且核算自身的復核機制蕩然無存，加之有些企業(yè)人員少，人工審核機制不完善、不規(guī)范等原因，內(nèi)部校核大大削弱，甚至消失。正因為會計電算化的這一固有弱點，所以對內(nèi)部控制提出了新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法核過程都必須規(guī)范化并保持準確

4、性和相對的穩(wěn)定性。這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準確性。 (三)避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險 在手工方式下信息以賬、證等表現(xiàn)形式儲存在不同紙質(zhì)上，增刪、修改都可以從筆記和印章上分清責任。但實行了電算化會計后有形記錄較傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)大大減少。憑證給經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說明和賬薄等大多要依賴計算機等可錄入閱讀或查詢，數(shù)據(jù)的載體也有了很大的改善和改變，信息來源于數(shù)據(jù)和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)中，有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來，只有依賴電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當?shù)膬?nèi)部控制那么未經(jīng)批準的擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就會明顯增大，而且數(shù)據(jù)改變之后不留任何痕跡

5、。電磁介質(zhì)也容易受損壞。且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案的形成提出了更高的要求，不僅要保持介質(zhì)會計核算資料，而且要保存保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序，以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他 會計資料。 (四)避免軟件缺陷及硬件設(shè)備的可靠性與穩(wěn)定性 會計電算化是借助于計算機軟件和硬件進行數(shù)據(jù)處理的，而計算機是一個非常復雜的系統(tǒng)，組成計算機的各個構(gòu)件，操作系統(tǒng)，應(yīng)用軟件，其中任何一個部分都有可能出現(xiàn)問題，加之隨時可能出現(xiàn)的病毒入侵等。這些都會使手工會計工作陷入癱瘓，數(shù)據(jù)消失，不可修復。給財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性、連續(xù)性構(gòu)成威脅?？赡芙o國家造成難以挽回的經(jīng)濟損失。而且。會計

6、數(shù)據(jù)的處理是在一個封閉的、人們無法看到的系統(tǒng)中由計算機自動完成的，對于會計人員來說它是一個“黑箱”，難以判定會計數(shù)據(jù)處理的準確性。因而，與電算化會計信息系統(tǒng)相適應(yīng)必須建立起一套獨特的內(nèi)部控制措施體系。 因此嚴格的內(nèi)部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系，又要相互制約。而且，嚴格的內(nèi)部控制制度有利于違法行為的發(fā)生。國內(nèi)外會計電算化的實踐表明，計算機本身出錯的幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大，因此強化內(nèi)部控制管理提高電算化的科學管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)部要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。 二、會計

7、電算化下完善內(nèi)部控制制度的途徑 (一)加強程序操作控制 為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生的差錯和事故的概率，應(yīng)制定操作規(guī)程，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理方法等。具體內(nèi)容方法可從以下幾點來實施： 1無關(guān)人員不能進入機房操作； 2各種錄入的數(shù)據(jù)均須經(jīng)過嚴格的審批并具有完整真實的原始憑證； 3數(shù)據(jù)錄入人員對輸入數(shù)據(jù)有疑問時，應(yīng)及時核對，不能擅自修改； 4機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)； 5輸入內(nèi)容有誤時，必須按系統(tǒng)提供的功能加以改正； 6開機后操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場； 7要做好數(shù)據(jù)的日備份，同時還要有周備份，月備份。 (二)加強人員控制職能 由于會計電算

8、化知識與功能的相對集中，我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確分工，加強組織控制，一項完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，必須分配給具有相互制約關(guān)系的兩個或兩個以上的職位，分別完成。即在橫向關(guān)系上，至少要由彼此獨立的兩個部門或人員辦理以便該部門或人員的工作接受另一個部門的檢查和制約；在縱向關(guān)系上，至少要經(jīng)過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環(huán)節(jié)，以便使下級受上級監(jiān)督，上級受下級牽制。授權(quán)、執(zhí)行、記錄、保管、核對是需要分離的職責，如果不能很好的解決操作人員的身份類別以及分工授權(quán)控制等問題，有可能為不法分子提供犯罪的機會。但是，在保證職責分開的同時，各部門或人員相互配合，各崗位和環(huán)節(jié)都應(yīng)協(xié)調(diào)同步，各項業(yè)務(wù)程序和

9、辦理手續(xù)需要緊密銜接，從而避免扯皮和脫節(jié)現(xiàn)象，減少矛盾和內(nèi)耗，以保證經(jīng)營管理活動的聯(lián)系性和有效性。 (三)加強系統(tǒng)的安全控制 這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行，避免由于外部環(huán)境因素導致了系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。這主要從三個方面： 1接觸控制：這是為了防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項資源的正確性，計算機的數(shù)據(jù)和程序的修改在沒有控制的情況下，完全可以不留任何痕跡的進行，這將對數(shù)據(jù)的真實性構(gòu)成嚴重的威脅，而且計算機容易受到黑客的入侵和病毒的侵蝕，特別是利于計算機犯罪的條例眾多，說明它不僅是信息處理的有效工具，而且也是犯罪舞弊的絕妙手段。 2環(huán)境保護：這是為了盡量減少外界因素所導

10、致的計算機故障。以保證機器正常運行。 3安全控制；加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標，開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)以保護系統(tǒng)。一個會計計算機系統(tǒng)的優(yōu)劣。內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效與否，關(guān)鍵在于系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)過程。因此，為了保護系統(tǒng)的內(nèi)部控制的有效和審查線索的清晰，防止系統(tǒng)開發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯誤和偏差，必須對系統(tǒng)開發(fā)過程進行控制，以避免因軟件缺陷而造成財務(wù)核算錯誤的發(fā)生。 (四)加強內(nèi)部控制稽核 內(nèi)部稽核既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由”人機”對話的特殊形態(tài)，而對內(nèi)部稽核提出了更高，更嚴格的要求。具體可從以下幾個方面進行稽核： 1對會計資料定期進行稽核。 2審計

11、機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的報表處理后應(yīng)及時調(diào)整。 3監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全，合法性。防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。 4對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。 5提高會計人員，內(nèi)審人員的素質(zhì)。 (五)會計電算化的應(yīng)用控制 眾所周知，同步使用的會計電算化軟件在整個核算過程中，真正由計算機完成的工作，是從憑證錄入開始到財務(wù)報表的輸出結(jié)束的，整個過程也可分為輸入、處理和輸出三個部分。與之相應(yīng)的控制可以分為輸入、處理、輸出控制。 1輸入的控制：主要是對錄入數(shù)據(jù)的真實性、合法性、準確性進行控制，主要靠人工進行，如有關(guān)如責任人員簽章、憑證復核及修改數(shù)據(jù)的控制。 2處理的控制：數(shù)據(jù)處理的計

12、算正確與否，主要取決于軟件本身是否有問題，此部分的控制工作，大部分在軟件開發(fā)后期及正式使用前進行，主要包括數(shù)據(jù)有效性、完整性測試、斷電技術(shù)控制、設(shè)置、工作日志等，而硬件的控制只能依賴于計算機的制造廠家。 3輸出的控制：主要是對輸出的結(jié)果要進行的控制，以保輸出數(shù)據(jù)準確、及時、實用主要依靠人工對其進行效驗。 (六)認真貫徹實施會計法，規(guī)范會計基礎(chǔ)工作 會計法為建立規(guī)范的會計工作秩序，提高會計信息質(zhì)量，為促進社會主義市場經(jīng)濟健康發(fā)展提供了保證。會計法同時也明確了單位負責人在內(nèi)部控制中的職責。會計法突出強調(diào)了負責人對財務(wù)報告的真實性，完整性負責，并規(guī)定：單位負責人應(yīng)當通過加強內(nèi)部管理，指導監(jiān)督有關(guān)部門

13、建立健全內(nèi)部控制制度，督促有關(guān)人員做好工作，以減少違規(guī)，違法行為的發(fā)生，同時要求單位負責人不得授意、指使、強令會計機構(gòu)、會計人員違法辦理會計事項。 貫徹實施會計法是一項長期性的任務(wù)，加強和完善內(nèi)部控制制度，是會計法賦予單位領(lǐng)導人和會計工作者的一項職責，只有會計工作規(guī)范了，會計信息才不會失真，企業(yè)的內(nèi)部控制制度政策的制訂就有了堅實可靠的基礎(chǔ)。 總之，隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運行。會計制度中的新問題和新課題還會不斷出現(xiàn)，我們應(yīng)按“內(nèi)部控制”的原則，建立健全內(nèi)部控制制度，防患于未然。然而，在完善內(nèi)部控制制度的同時，它的實施也與其他的會計制度環(huán)節(jié)有很大的聯(lián)系，我們應(yīng)該正確處理好其中

14、的各種關(guān)系，發(fā)揮內(nèi)部控制制度的最大效應(yīng)。 三、完善內(nèi)部制度的同時必須正確處理好的關(guān)系 (一)正確處理好控制成本與控制效益的關(guān)系 每一個控制環(huán)節(jié)都是有益的，然而每一個控制環(huán)節(jié)必然會發(fā)生控制成本。在建立內(nèi)部控制制度時必須充分衡量控制的成本與效益關(guān)系。內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的效益表現(xiàn)在：由于某一控制而直接帶來的效益和某一控制看上去似乎沒有多大作用，但它能夠使整個控制系統(tǒng)加強，或者更好的發(fā)揮作用而帶來間接效益。內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的成本表現(xiàn)在：增加某一控制環(huán)節(jié)必然會消耗人力、物力等直接控制成本和過多的控制環(huán)節(jié)影響單位處理業(yè)務(wù)速度會到來不利影響的見解控制成本。加強與完善內(nèi)部控制，必須充分權(quán)衡這種成本效益關(guān)系。 （二）正確

15、處理好傳統(tǒng)內(nèi)部控制方式與新型內(nèi)部控制方式的關(guān)系。 隨著電算會計的普及，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式如會計處理中的核對、計算、存儲等手段都已經(jīng)被這個新型的內(nèi)部控制方式所代替，但這并不是說傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式不發(fā)揮作用。正因為傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式源遠流長，如植物分離、授權(quán)批準、業(yè)務(wù)程序控制等手段仍有其自身生存發(fā)展的土壤，計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入并不能完全倒替它們所發(fā)生的積極作用，關(guān)鍵是各單位要結(jié)合自身實際情況，采用新型控制方式時，使傳統(tǒng)內(nèi)部控制方式仍能最大的發(fā)揮作用，不但能防止與發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的錯誤和舞弊，而且能防止與發(fā)現(xiàn)利用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新型舞弊與犯罪。 (三)正確處理好內(nèi)部控制制度與職業(yè)道德自律的關(guān)系 內(nèi)部控制

16、制度與職業(yè)道德自律在評價要求，評價標準方面是不同的，內(nèi)部控制制度是硬性規(guī)定，各職能人中都必須做到。而職業(yè)道德自律則是軟性的約束，是各職能人員必須做到的，但做到的程度如何則完全靠傳統(tǒng)觀念與個人素質(zhì)決定。落實強化內(nèi)部控制制度，不能僅依靠外部的強制力量，而要盡可能發(fā)揮個人的主觀能動性，使每個職員都能遵循職業(yè)道德，去主動落實內(nèi)部控制制度。 綜上所述，完善健全內(nèi)部控制制度對企業(yè)來講是非常重要的，對現(xiàn)在企業(yè)有著深刻的意義。保證會計信息質(zhì)量是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，是鞏固改革成果，提高企業(yè)效益的需要，也是制止經(jīng)濟犯罪，遏制腐敗現(xiàn)象的需要。同時，加強和完善電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，建設(shè)對推動和普及會計電算化工作的進程，逐步建立以會計電算化為核心的計算機管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)