職場電子郵件禮儀

1、職場電子郵件禮儀職場電子郵件禮儀為何要學(xué)習(xí)電子郵件禮儀？為何要學(xué)習(xí)電子郵件禮儀？郵件郵件主題主題反映文章的內(nèi)容和重要性反映文章的內(nèi)容和重要性一定不要空白標(biāo)題一定不要空白標(biāo)題巧用特殊字符突出標(biāo)題巧用特殊字符突出標(biāo)題一封郵件只針對一個主題一封郵件只針對一個主題標(biāo)題要簡短，不宜冗長標(biāo)題要簡短，不宜冗長回復(fù)郵件時適當(dāng)更改標(biāo)題回復(fù)郵件時適當(dāng)更改標(biāo)題1 1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“X經(jīng)理”不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常稱“X先生”、“X小姐” ，但要所性別搞清楚不熟悉或級別高于自己的人不宜直接稱呼英文名；稱呼全名也是不禮貌的；不要逮誰都用“Dea

2、r XXX”.收件人多的情況下可稱呼：大家、ALL以上總結(jié)：以上總結(jié)： A A：稱謂稱謂+ +禮貌用語禮貌用語 如：如：xxxxxx（名字），您好?。郑?，您好！ B: B: 姓氏（或姓名）姓氏（或姓名）+ +職位職位 + +禮貌用語禮貌用語 如：如：X X經(jīng)理經(jīng)理/XXX/XXX經(jīng)理經(jīng)理（姓氏（姓氏/ /姓名姓名+ +職位），您好！職位），您好！ C: XXX C: XXX先生（女士），您好先生（女士），您好！ 2 2、EmailEmail結(jié)尾最結(jié)尾最好要有客套語好要有客套語例如：Best Regards !、順祝商祺、 祝您工作順利！ Email Email 正文要簡明扼要，行文通順正文

3、要簡明扼要，行文通順 注意注意Email Email 的論述語氣的論述語氣 Email Email正文多，可用正文多，可用12341234之類列表，清晰明確之類列表，清晰明確 一次郵件交待完整信息一次郵件交待完整信息 盡可能辟免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查盡可能辟免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 合理提示重要信息合理提示重要信息 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 不要動不動使用不要動不動使用 （笑臉）之類字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻（笑臉）之類字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻 字體：字體大小一般選擇字體：字體大小一般選擇10121012號字，宋

4、體，黑色。號字，宋體，黑色。 正文內(nèi)容編排 原則：要事第一，結(jié)論在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容原則：要事第一，結(jié)論在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容. .張經(jīng)理，您好！ 邀請您參加2009年3月26日在公司1號會議室舉行的“第二季度銷售指標(biāo)確定會議第二季度銷售指標(biāo)確定會議”。 會議的具體安排如下： 時間主題9:30-10:00第一季度銷售指標(biāo)完成總結(jié)王總10:00-11:30討論各個銷售部門第二季度銷售指標(biāo)設(shè)定11:30-12:00確定各個部門的第二季度的銷售指標(biāo) 會議前請您準(zhǔn)備以下資料： 1.第一季度銷售指標(biāo)完成中碰到的難點； 2.第二季度銷售二部的指標(biāo)設(shè)定； 3

5、.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對于會議安排有任何疑問請隨時聯(lián)系XXX。謝謝！大家現(xiàn)在可以思考一下，此封郵件它的優(yōu)點在哪里呢？1 12 24 45 56 6如果郵件帶附件，如果郵件帶附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題，不可用只有外星人才看得懂的文件名附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題，不可用只有外星人才看得懂的文件名正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明（特別注意是帶多個附件時）正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明（特別注意是帶多個附件時）附件數(shù)目不宜超過附件數(shù)目不宜超過4個個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件如果附件

6、是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用如果附件過大，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送如果附件過大，應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送9 91只在必要的時候才使用英文郵件2尊重對方習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件只在必要的時候才使用英文郵件13信息量豐富或重要郵件建議使用中文 4選擇便于閱讀的字號或字體10101只在必要的時候才使用英文郵件2尊重對方習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件尊重對方習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件23信息量豐富或重要郵件建議使用中文 4選擇便于閱讀的字號或字體11113信息量豐富或重要郵件建議使用中文 1只在必要的時候才使用英文郵件2尊

7、重對方習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件信息量豐富或重要郵件建議使用中文 34選擇便于閱讀的字號或字體12121只在必要的時候才使用英文郵件2尊重對方習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件3信息量豐富或重要郵件建議使用中文 4選擇便于閱讀的字號或字體 選擇便于閱讀的 字號或字體4簽名包含：姓名、公司、電話、傳真、地址等信息對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體應(yīng)該簡化簽名。設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼；字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。簽名信息內(nèi)容（范本）簽名設(shè)置點擊點擊“選項選項”收件箱頁面收件箱頁面點擊點擊“工具工具”點擊點擊“郵件格式郵件格式”點擊點擊“簽名簽名”，新建簽名信息新建簽名信息*

8、人事行政處(PA)/人力資源部(PN)/XXX冠捷科技集團(tuán) TPV Technology Group冠捷電子（福建）有限公司 Top Victory Electronics (Fujian)Co.,Ltd. 地址(Add)：中國福建省福清市元洪路上鄭 Shangzheng,Yuanhong Road,Fuqing City,Fujian Province,PRC 郵編(Postcode)：350301電話(Tel)：+86-591-85285555-2510傳真(Fax)：+86-27-68849906手機(jī)(Mobile)郵(E-mail)：MSN：dion_網(wǎng)址：h

9、ttp:/www.tpv-*內(nèi)容依實際內(nèi)容依實際情況填寫情況填寫簽名，可以讓收件人了解您的信息！ 及時回復(fù)及時回復(fù)EmailEmail 進(jìn)行針對性回復(fù)進(jìn)行針對性回復(fù) 回復(fù)不少于回復(fù)不少于1010個字個字 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 要區(qū)分要區(qū)分ReplyReply和和Reply AllReply All（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體） 主動控制郵件的來往主動控制郵件的來往正確使用發(fā)送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并響應(yīng)是要受理并響應(yīng)郵件郵件知會郵件事項知會郵件事項, ,沒沒義務(wù)回復(fù)義務(wù)回復(fù), ,可以發(fā)可以發(fā)表意見表意見。

10、在在ToTo的人不知道的人不知道的情況下的情況下, ,收到郵收到郵件的人件的人注意事項： 第一、TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則 (如：按部門排列,按職位等級從高到低或從低到高) 第二、只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源第三、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息無任何內(nèi)容提要只有一個附件不可一句話講述完畢不可一句話講述完畢無論多長的內(nèi)容；無論多長的內(nèi)容；應(yīng)將其分點陳述應(yīng)將其分點陳述署名過于簡單署名過于簡單無須將此附件發(fā)送全公司無須將此附件發(fā)送全公司郵件無標(biāo)題郵件無標(biāo)題詳見附件卻無附件詳見附件卻無附件外出助理程序設(shè)置點擊點擊“外出時助理外出時助理程序程序”收件箱頁面收件箱頁面點擊點擊“工具工具”點擊點擊“發(fā)送外出時發(fā)送外出時自動答復(fù)自動答復(fù)”設(shè)置外出時間點及設(shè)置外出時間點及代理人信息代理人信息圖片說明如下：在此信息欄中寫明外出原因，并說明在外出/請假期間代理是誰，并說明代理人的具體聯(lián)系方式添加提醒功能點擊點擊“后續(xù)標(biāo)志后續(xù)標(biāo)志”新建一封郵件新建一封郵件點擊點擊“添加提醒添加提醒”或或“收件人標(biāo)記收件人標(biāo)記”設(shè)置具體提醒日期設(shè)置具體提醒日期及時間及時間圖片說明如下：建立通訊組員圖片說