用友財務軟件使用說明書

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上用友財務軟件使用教程（一）第一節(jié) 系統(tǒng)管理企業(yè)級會計信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)有著根本的不同，它由三大系列、十幾個子系統(tǒng)構(gòu)成，各個子系統(tǒng)為同一個主體的不同需要服務，本身具有相對獨立的功能，但彼此之間又具有緊密的聯(lián)系它們共用一個數(shù)據(jù)庫，具有公共的基礎(chǔ)信息，擁有相同的賬套和年度賬。只有這樣，才能達到數(shù)據(jù)共享，最終實現(xiàn)財務、業(yè)務一體化的管理。一、系統(tǒng)管理的主要功能系統(tǒng)管理模塊主要功能是對系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護，具體包括以下幾個方面：1. 賬套管理賬套指的是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。一般來說，可以為企業(yè)中每一個獨立核算的單位建立一個賬套，系統(tǒng)最多可以建立99

2、9套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入、輸出等。2. 年度賬管理在企業(yè)級會計信息系統(tǒng)中，用戶不僅可以建立多個賬套，而且每個賬套中還可以放不同年度的會計數(shù)據(jù)。這樣，對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)只需要設置相應的系統(tǒng)路徑，就可以方便地進行操作。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。3. 操作權(quán)限的集中管理以及安全機制的統(tǒng)一設立為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權(quán)限的集中管理能。通過對系統(tǒng)操作分工和權(quán)限的管理一方面可以避免與業(yè)務無關(guān)的人員進入系統(tǒng)，另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進行協(xié)調(diào)以保證各負其責，流程流暢。操作權(quán)限的集中包括設定系統(tǒng)各模塊

3、的操作管理員以及為操作員分配一定的權(quán)限。設立統(tǒng)一的安全機制包括數(shù)據(jù)庫的備份、功能表及上機日志。二、系統(tǒng)啟用的及基本流程1. 新用戶操作流程三、啟動系統(tǒng)管理啟動系統(tǒng)管理將涉及到具體操作過程，下面以用友財務及企管軟件UFERP-M8.ll為例進行具體說明。首先，選擇桌面上的【開始】【程序】、【用友財務及企管軟件 UFERP-M8.11】、【系統(tǒng)服務】，最后單擊【系統(tǒng)管理】，即可啟動。系統(tǒng)管理一般以后臺方式運行，用戶如果要進行系統(tǒng)設置操作，需單擊任務欄上的“系統(tǒng)管理”按鈕，打開系統(tǒng)管理窗口如圖23所示。1. 注冊：系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理：A、是以系統(tǒng)管理員的身份，B、是以賬套主管的身份。

4、系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和地套主管，設置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。賬套主管負責所選賬套的維護工作，主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年未結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份），以及該賬套操作員權(quán)限的設置。單擊【系統(tǒng)】下的【注冊】，出現(xiàn)安全提示界面，提示“為了保證數(shù)據(jù)安全性，請及時設置系統(tǒng)管理員Admin 的口令！”，確定后，出現(xiàn)系統(tǒng)管理員第一次運行時，系統(tǒng)管理員口令為空，按照前面的提示。為了保證系統(tǒng)的安全性，可以更改系統(tǒng)管理員的密碼。首先

5、在密碼一欄中輸入預想的密碼然后將“改密碼”欄目選中，單擊【確定】，系統(tǒng)要求用戶輸入新的口令，并確認新的口令。如果只用來練習，直接確定即可。2. 配置系統(tǒng)管理可以對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行自動備份，以增強系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。用戶可以通過系統(tǒng)管理中的配置功能，來對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份方式進行設置，使之能夠更好地滿足用戶的使用要求。單擊【系統(tǒng)】菜單下的【配置】，進入系統(tǒng)配置界面。在此，用戶可以決定是否使用自動備份功能，如果使用，還可以指定備份路徑，系統(tǒng)默認的路徑回為:c:windowssystemufsystembacku.此外用戶還可以指定自動卸載時間.所謂自動卸載是指系統(tǒng)管理中沒有任何功能的任務登錄的時間超過一個

6、固定值,系統(tǒng)管理便自動終止服務自動卸載下來。這個固定時間段可以由用戶在界面中自行指定，范圍是5-30分鐘。3. 注銷單擊【系統(tǒng)】菜單下的【注銷】，可以將舊的注冊注銷掉重新進行注冊。四、設置操作員及權(quán)限1. 操作員設置：只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)利設置操作員。因此，定義系統(tǒng)操作員時，必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入【系統(tǒng)管理】，然后單擊【權(quán)限】下的【操作員】進入操作員管理界面，在該界面中，可以進行操作員的維護工作。（1）增加操作員。增加操作員時須指定操作員編號、操作員姓名、定義并確認操作員口令及操作員所屬部門。其中操作員編號在系統(tǒng)中必須唯一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復。此外，設定口令時，為保

7、密起見，口令字以“*”號顯示，特別注意要保證“口令”和“設定口令”欄目中輸入的內(nèi)容完全一致。（2）修改或刪除操作員。所設置的操作員用戶一旦以其身份進入過系統(tǒng)便不能被修改和刪除。（3）刷新。界面上【刷新】按鈕的作用是根據(jù)系統(tǒng)中有關(guān)操作員用戶的變化來適時地刷新系統(tǒng)管理中有關(guān)操作員設置的內(nèi)容，此功能在網(wǎng)絡版時尤其重要。2 權(quán)限設置操作員權(quán)限設置功能是用于對已設置的操作員進行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進行權(quán)限設置，但兩者的權(quán)限又有所區(qū)別。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權(quán)限設置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權(quán)限指定。在設置操作員權(quán)限前，最好先建立

8、系統(tǒng)核算賬套。以系統(tǒng)管理員或賬套管理員身份登錄后，單擊【權(quán)限】下的【權(quán)限】項系統(tǒng)將彈出操作員權(quán)限設置界面。(1)設定或取消賬套主管、只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限進行賬套主管的設定與放棄的操作。用戶首先在左邊窗口選擇欲設定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面最后一行選擇賬套，最后用鼠標單擊旁邊的賬套主管標記，如想將該操作員用戶設定為賬套主管，則標上“"標記；如想放棄該操作員的賬套主管資格，則去掉標記、一個賬套可以定義多個賬套主管。系統(tǒng)默認賬套主管自動擁有該賬套的全部權(quán)限，故對賬套主管操作員來講，就沒有增加和刪除權(quán)限的操作。如果用戶是以賬套主管的身份注冊登錄的，在操作員窗口中只顯示出非賬套主

9、管的操作員。（2）增加操作員權(quán)限。選擇界面左側(cè)操作員顯示區(qū)中的非賬套主管操作員行，然后用鼠標但單擊“增加”按鈕，系統(tǒng)彈出“增加權(quán)限”界面。界面左側(cè)的分類選擇區(qū)中列出了系統(tǒng)中已安裝的子系統(tǒng)，當雙擊某個子系統(tǒng)時，系統(tǒng)則自動將界面右側(cè)明細權(quán)限選擇區(qū)中屬于該系統(tǒng)的明細權(quán)限全部選中，選中標記顯示為藍色。當然，用戶還可以根據(jù)自己的需要添加或刪除按組方式已選中的明細權(quán)限，在明細權(quán)限選擇區(qū)，雙擊某權(quán)限，即可選中或去掉標記。（3）刪除操作員權(quán)限。系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進行刪除，方法是：首先在界面右側(cè)的權(quán)限顯示區(qū)中點取欲被刪除的權(quán)限，然后單擊“刪除”按鈕，此時系統(tǒng)將自動彈出一對話

10、框供用戶對該刪除操作進行確認。另外，系統(tǒng)還提供批量刪除的功能，方法是：用戶按住“Shift”鍵，同時移動鼠標，便可選定一批權(quán)限，然后單擊“刪除”按鈕，便可執(zhí)行批量刪除的功能。注意：所設置的操作員權(quán)限一旦被引用，便不能被修改或刪除。五、賬套管理1建立賬套設定操作員之后，運行系統(tǒng)之前，首先應該為本單位建立一個賬套。以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入【系統(tǒng)管理】?！鹃_始】【程序】、【用友財務及企管軟件 UFERP-M8.11】、【系統(tǒng)服務】，最后單擊【系統(tǒng)管理】，在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【建立】，進入創(chuàng)建賬套界面。創(chuàng)建賬套的過程分為以下四步（1）輸入賬套信息。用于記錄新建賬套的基本信息。界面中的各欄目

11、說明如下：現(xiàn)存賬套：系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套以下拉框的形式在此欄目中表示出來，用戶只能參照，而不能輸入或修改。998和999是系統(tǒng)內(nèi)置的演示賬套。賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位（00l997），用戶必須輸入。賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，用戶必須輸入。賬套路徑：用來輸入新建賬套所要被放置的路徑，系統(tǒng)默認的路徑為c：windowssystemufsystem”，用戶可以根據(jù)自已個人管理習慣進行修改如放入E：盤，也可以利用“”進行參照輸入，但一般都使用系統(tǒng)的缺省路徑。啟用會計期：用來輸入新建賬套將被啟用的時間，用戶必須輸入。系統(tǒng)缺省為計算機的系統(tǒng)日期，可用鼠標單擊“會計期間設置”按鈕，設

12、置賬套的啟用年度和月度。隨后系統(tǒng)會自動將啟用月份以前的日期的背景色設為藍色，標識為不可修改的部分；而將啟用月份以后的日期（僅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期則隨上月截止日期的變動而變動）的背景色設置為白色，標識為可以修改的部分，可以由用戶任意設置。輸入完成后、點擊【下一步】按鈕，進行第二步設置。（2）輸入單位信息。用于記錄本單位的基本信息，包括單位名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、稅號、備注。界面的主要欄目說明如下：單位名稱：用戶單位的全稱，必須輸入。企業(yè)全稱只在發(fā)票打印時使用，其余情況全部使用企業(yè)的簡稱。單位簡稱：用戶單位的簡稱，最好輸入。備注：輸入用

13、戶認為有關(guān)該單位的其他信息，如所有制類型。其他欄目都屬于任選項。（3）輸入核算信息。用于記錄本單位的基本核算信息，包括本位幣代碼。本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預置科目等。界面各主要欄目說明如下：本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱。用戶必須輸入。賬套主管：用來輸入新建賬套主管的姓名，用戶必須從下拉框中選擇輸入。企業(yè)類型：用戶必須從下拉框中選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務；如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。行業(yè)性質(zhì)：用戶必須

14、從下拉框中選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預置科目。是否按行業(yè)預置科目：如果用戶希望預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。（4）輸入基礎(chǔ)信息選項。如果單位的存貨、客戶、供應商相對較多，可以對他們進行分類核算。如果此時不能確定是否進行分類核算，可以待分銷系統(tǒng)啟動時再設置分類核算。如果選擇了存貨要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設置時，必須先設置存貨分類，然后才能設置存貨檔案。如果選擇存貨不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設置時，可以直接設置存貨檔案。如果選擇了客戶要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設置時，必須先設置客戶分類，然后才能設置客戶檔案。如果選擇客戶不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設置時，可以直接設置客戶檔案。如

15、果選擇了供應商要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設置時，必須先設置供應商分類，然后才能設置供應商檔案，如果你選擇供應商不分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設置時，可以直接設置供應商檔案。如果單位有外幣業(yè)務，可以在此選項前打勾；否則可以不進行設置。全部輸入完成后，單擊“完成”按鈕，完成建賬操作。2修改賬套用戶可以通過修改賬套功能，查看或修改賬套信息。以賬套主管的身份注冊，選擇相應的賬套，進入【系統(tǒng)管理】界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【修改】,進入修改賬套功能。系統(tǒng)自動列出所選賬套的賬套信息。單位信息、核算信息、基礎(chǔ)設置信息。賬套主管可根據(jù)自己的實際情況，對允許進行修改的內(nèi)容進行修改。注意：只有賬套主管才有權(quán)

16、限修改相應的賬套。3賬套的引入和輸出（1）賬套的引入。引入賬套功能是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。該功能的增加將有利于集團企業(yè)的操作，子企業(yè)的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。如果企業(yè)需要定期將子企業(yè)的賬套數(shù)據(jù)引入到集團公司系統(tǒng)中，最好預先在建立賬套時就進行規(guī)劃，使各企業(yè)的賬套號不一樣，以避免引入子企業(yè)數(shù)據(jù)時因為賬套號相同而覆蓋其他賬套的數(shù)據(jù)?！鹃_始】【程序】、【用友財務及企管軟件 UFERP-M8.11】、【系統(tǒng)服務】，最后單擊【系統(tǒng)管理】，以系統(tǒng)管理員的身份在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【引入】，進入引入賬套數(shù)據(jù)界面。在界面上選擇所要引入的賬套數(shù)

17、據(jù)備份文件。賬套數(shù)據(jù)備份文件是系統(tǒng)卸出的文件，前綴名統(tǒng)一為uferpact，確認后，即可將賬套備份數(shù)據(jù)引入到系統(tǒng)之中。（2）賬套的輸出。輸出賬套功能是指將所選的賬套數(shù)據(jù)做一個備份。既可以在硬盤上備份，也可以在軟盤上備份?！鹃_始】【程序】、【用友財務及企管軟件 UFERP-M8.11】、【系統(tǒng)服務】，最后單擊【系統(tǒng)管理】，以系統(tǒng)管理員的身份在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【輸出】，進入賬套輸出界面。選擇將要進行輸出的賬套，如想刪除源賬套，則還要將“刪除當前輸出賬套”欄目選中。確定后，系統(tǒng)自動壓縮所選賬套數(shù)據(jù)，并要求用戶選擇備份目標，才能按要求完成賬套輸出。賬套管理的幾項功能中，系統(tǒng)管理員有建立賬套

18、、引入和輸出賬套的權(quán)限，而修改賬套只能由該賬套的主管負責。六、年度賬管理對年度賬的管理只能由賬套主管進行。1建立年度賬以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進入系統(tǒng)管理界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【建立】進入建立年賬界面。界面中有兩個欄目。都是系統(tǒng)默認的，用戶不得進行任操作。其中，解釋一下賬套和會計年度的概念。（1）賬套。自動顯示用戶注冊進入時所選的賬套。（2）會計年度，自動顯示的是所選會計賬套當前會計年度加1的年度。2清空年度數(shù)據(jù)用戶有時會發(fā)現(xiàn)某年度賬中錯誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度這時候，便可使用清空年度數(shù)據(jù)的功能?！罢埧铡辈⒉皇侵笇⒛甓荣~的數(shù)據(jù)全部清空，而

19、還是要保留一些信息的，主要有基礎(chǔ)信息和系統(tǒng)預置的科目報表等等。保留這此信息主要是為了方便用戶使用清空后的年度賬重新做賬。以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進入系統(tǒng)管理界用人在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【清空年度數(shù)據(jù)】。3引入和輸出年度賬年度賬操作中的引入和輸出與賬套操作中的引入和輸出的含義基本一致作用都是對數(shù)據(jù)的備份與恢復。所不同的是年度賬操作中的引入和輸出不是針對整個賬套，而是針對賬套中的某一年度的年度賬進行的。年度賬的引入操作與賬套的引入操作基本一致，不同之處在于引入的是年度數(shù)據(jù)備份文件（由系統(tǒng)卸出的年度賬的備份文件，前綴名統(tǒng)一為uferpyer）。在輸出操作的界面上選擇的是具體的年度而

20、非賬套。4結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)一般情況下，企業(yè)是持續(xù)經(jīng)營的，因此企業(yè)的會計工作是一個連續(xù)性的工作。每到年末，啟用新年度賬時，就需要將上年度中的相關(guān)賬戶的余額及其他信息結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中。以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進入系統(tǒng)管理界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)】。進行結(jié)轉(zhuǎn)的步驟如下：（1）在結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)之前，首先要建立新年度賬。（2）建立新年度賬后，可以執(zhí)行供銷鏈產(chǎn)品、資金管理、固定資產(chǎn)、工資系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)的工作，這幾個系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)不分先后順序，可以根據(jù)需要執(zhí)行。（3）如果同時使用了采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)和應收應付系統(tǒng)，那么只有在供銷鏈產(chǎn)品執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)后，應收應付系統(tǒng)才能執(zhí)行；如

21、果只使用了應收應付系統(tǒng)而沒有使用采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)，則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行應收應付系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。（4）如果在使用成本管理系統(tǒng)時，使用了工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)，那么只有工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、供銷鏈產(chǎn)品執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)工作后，才能執(zhí)行結(jié)轉(zhuǎn)；否則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行成本管理系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。（5）如果在使用總賬系統(tǒng)時，使用了工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)應收應付系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)，那么只在這些系統(tǒng)執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)工作后，才能執(zhí)行總賬系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)；否則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行總賬系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。用友財務軟件使用教程（二）2010-04-06 10:00第二節(jié) 基礎(chǔ)設置在系統(tǒng)

22、管理中，可以建立了一個新賬套。一個賬套由若干個子系統(tǒng)構(gòu)成、這些子系統(tǒng)共享公用的基礎(chǔ)信息。在啟用新賬套之前，應根據(jù)企業(yè)的實際情況及業(yè)務要求，先手工整理出一份基礎(chǔ)資料，這樣可使初始建賬順利進行?；A(chǔ)信息的設置在【系統(tǒng)控制臺】的【基礎(chǔ)設置】中設置，【開始】【程序】、【用友財務及企管軟件 UFERP-M8.11】、最后單擊【系統(tǒng)控制臺】。內(nèi)容包括二十多項。其中除了編碼方案必須在【基礎(chǔ)設置】中定義外，其他項目的設置既可以在【系統(tǒng)控制臺】的【基礎(chǔ)設置】中完成，也可以在其他系統(tǒng)模塊中進行設置。下面仍以用友財務及企管軟件UFERP-M8.11為例進行說明。一、基本信息設置1編碼方案為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)

23、計和管理，系統(tǒng)可以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼進行分級設置，可分級設置的內(nèi)容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應商分類編碼、部門編碼、成本對象編碼、收發(fā)類別編碼和結(jié)算方式編碼。編碼級次和各級編碼長度的設置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號，進而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎(chǔ)。編碼方案中各欄目說明如下；（1）科目編碼級次。系統(tǒng)最大限制為六級十五位，且任何一級的最大長度都不得超過九位編碼。一般單位用32222即可。用戶在此設定的科目編碼級次和長度將決定用戶單位的科目編號如何編制。例如某單位將科目編碼設為32222，則科目編號時一級科目編碼是三位長，二至五級科目編碼均為兩位長。（2）

24、存貨分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為八級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。（3）客戶分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。（4）供應商分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。（5）收發(fā)類別編碼級次。系統(tǒng)將收發(fā)類別編碼級次固定為二級，總長度不得超過五位編碼。（6）部門編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼在度都不得超過九位編碼。（7）結(jié)算方式編碼級次。系統(tǒng)將結(jié)算方式編碼級次固定為二級，總長度不得超過三位編碼。（8）地區(qū)分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為三級十二位，且任何一級的編碼長度都不

25、得超過九位編碼。（9）成本對象編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為三級十二位，且任何一級的編馮長度都不得超過九位編碼。如果建立賬套時設置存貨（客戶、供應商）不需分類，則在此不能進行存貨分類（客戶分類、供應商分類）的編碼方案設置。2，數(shù)據(jù)精度由于各用戶企業(yè)對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應各用戶企業(yè)的不同需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。在系統(tǒng)管理部分需要設置的數(shù)據(jù)精度主要有：存貨數(shù)量小數(shù)位、存貨單價小數(shù)位、開票單價小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位數(shù)和換算率小數(shù)位數(shù)。具體要求是只能輸入06之間的整數(shù)，系統(tǒng)默認值為2。二、機構(gòu)設置1部門檔案按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。部門檔案包含部門

26、編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。2職員檔案主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。三、往來單位設置1客戶分類如果想對客戶進行分類管理，用戶可以通過本功能建立客戶分類體系。用戶可將客戶按行業(yè)、地區(qū)等進行劃分。建立起客戶分類后，用戶可以將客戶設置在最末級的客戶分類之下。2客戶檔案本功能完成對銷售客戶檔案的設置和管理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶的檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調(diào)整。3供應商分類如果想對供應商進行分類管理，用戶可以通過本功能建立供應商分類體系。用戶可將供應商按行業(yè)、地區(qū)等進行劃分。建立起供應商分類后，用戶可以

27、將供應商設置在最末級的供應商分類之下。4供應商檔案建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結(jié)算。應付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案，因此必須應先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。在輸入單據(jù)時，如果單據(jù)上的供貨單位不在供應商檔案中，則必須在此建立該供應商的檔案。5地區(qū)分類使用系統(tǒng)的采購管理、銷售管理、庫存管理和應收應付賬管理系統(tǒng)，都會使用到供應商檔案、客戶檔案。而供應商檔案、客戶檔案表中有所屬地區(qū)欄目要填寫。如果企業(yè)需要對供貨單位或客戶按地區(qū)進行統(tǒng)計，那就應該建立地區(qū)分類體系。地區(qū)分類最多有五級，企業(yè)可以根據(jù)實際需要進

28、行分類，例如可以按區(qū)、省、市進行分類，也可以按省、市、縣進行分類。機構(gòu)設置、往來單位設置中各項具體的內(nèi)容詳見第三章總賬的系統(tǒng)初始化部分。四、存貨設置1存貨分類存貨分類用于設置存貨分類編碼、名稱及所屬經(jīng)濟分類。2存貨檔案本功能完成對存貨目錄的設立和管理，隨同發(fā)貨單或發(fā)票一起開具的應稅勞務等也應設置在存貨檔案中。五、財務設置1科目本功能完成對會計科目的設立和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印會計科目。2憑證類別許多單位為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各單位的分類方法不盡相同，所以本系統(tǒng)提供了【憑證分類】功能，用戶完全可以按照本單位的需要對憑證進行分

29、類。3項目目錄“項目目錄定義”功能用于項目大類的設置及項目目錄及分類的維護。用戶可以在此增加或修改項目大類、項目核算科目、項目分類、項目欄目結(jié)構(gòu)以及項目目錄。七、購銷存設置1倉庫檔案存貨一般是用倉庫來保管的，對存貨進行核算管理，首先應對倉庫進行管理，因此進行倉庫設置是供銷鏈管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)準備工作之一。第一次使用本系統(tǒng)時，應先將本單位使用的倉庫，預先輸入到系統(tǒng)之中，即進行“倉庫檔案設置”。2收發(fā)類別收發(fā)類別設置，是為了用戶對材料的出入庫情況進行分類匯總統(tǒng)計的。表示材料的出入庫類型，用戶可根據(jù)各單位的實際需要自由靈活地講行3采購類型采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設定的項目用戶農(nóng)使用采購管理系

30、統(tǒng)，填制采購入庫等單據(jù)時會涉及采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進行統(tǒng)計，那就應該建立采購類型項目。采購類型不分級次，企業(yè)可以根據(jù)實際需要進行設立。例如，從國外購進、從國內(nèi)購進、從省外購進、從本地購進；從生產(chǎn)廠家購進，從批發(fā)企業(yè)購進；為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。4銷售類型用戶在處理銷售業(yè)務時，可以根據(jù)自身的實際情況自定義銷售類型，以便于按銷售類型對銷售業(yè)務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。本功能完成對銷售類型的設置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印銷售類型。5產(chǎn)品結(jié)構(gòu)川來定義產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，即產(chǎn)品的組成，以便用于配比出庫、消耗定額、產(chǎn)品材料成本、采購計劃、成本核

31、算等引用，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中引用的物料必須首先在存貨檔案中定義，然后才能在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中引用。6成套件定義成套件的組成，以便于對成套件及其明細進行統(tǒng)計管理。主要用于庫存管理和銷售管理，對于沒有成套件管理的企業(yè)，用戶可以不設置。7費用項日用戶在處理銷售業(yè)務中的代墊費用、銷售支出費用時，應先行在本功能中設定這些費用項目。本功能完成對費用項目的設置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加。修改、刪除、查詢、打印運輸方式。8成本對象成本對象是指任何可以獨立計算成本的事物，如果使用成本系統(tǒng)計算產(chǎn)品成本，必須將成本對象與產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表中的產(chǎn)品關(guān)聯(lián)。9發(fā)運方式用戶在處理采購業(yè)務或銷售業(yè)務中的運輸方式時，應先行在本功能中設定

32、這些運輸方式。本功能完成對運輸方式的設置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運輸方式。購銷存中各項的具體內(nèi)容參見采購與銷售部分。八、其他1常用摘要在輸入單據(jù)或憑證的過程中，因為業(yè)務的重復性發(fā)生，經(jīng)常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在輸入單據(jù)或憑證時隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務處理效率。2自定義項在系統(tǒng)中，為各類原始單據(jù)和常用基礎(chǔ)信息設置了自定義項和自由項，這樣可以讓企業(yè)方便地設置一些特殊信息。3期初建賬進入相應的子系統(tǒng)，執(zhí)行期初建賬工作。用友財務軟件使用教程（三）2010-04-06 10:03第一節(jié) 總賬子系統(tǒng)概述一、總賬子系統(tǒng)的主要功

33、能總賬子系統(tǒng)是財務及企業(yè)管理系統(tǒng)中一個核心的子系統(tǒng)，它的主要功能包括基本設置、憑證管理、出納管理、賬簿管理、輔助核算管理和月末處理等。1基本設置由用戶根據(jù)本企業(yè)的需要建立賬務應用環(huán)境，將系統(tǒng)處理變成適合本單位實際需要的專用系統(tǒng)。如設置會計科目、設置外幣及匯率、期初余額的錄入。憑證類別及結(jié)算方式的定義，以及各類輔助核算項目的定義等。2憑證管理通過嚴密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票按制、預算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強對發(fā)生業(yè)務的及時管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。3出納管理為出納人員提供一個集成辦公環(huán)

34、境，加強對現(xiàn)金及銀行存款的管理?？赏瓿摄y行日記賬、現(xiàn)金日記賬，隨時出最新資金日報表、余額調(diào)節(jié)表以及進行銀行對賬。4，賬簿管理強大的查詢功能使整個系統(tǒng)實現(xiàn)總賬、明細賬、憑證聯(lián)查，并可查詢包含未記賬憑證的最新數(shù)據(jù)?？呻S時提供如下標準賬表：（1）總賬、余額表。（2）序時賬、明細賬、多欄賬，以及能夠同時查詢上級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細數(shù)據(jù)的月份綜合明細賬。（3）日記賬、日報表。4輔助核算管理（1）個人往來管理。主要進行個人借款、還款管理工作，及時地控制個人借款，完成清欠工作。提供個人借款明細賬、催款單、余額表、賬齡分析報告及自動清理核銷已清賬等功能。（2）部門核算。主要為了考核部門費用收支的發(fā)生情況

35、，及時地反映控制部門費用的支出，對各部門的收支情況加以比較，便于進行部門考核。提供各級部門總賬、明細賬的查詢，并對部門收人與費用進行部門收支分析等功能。（3）項目管理。用于生產(chǎn)成本、在建工程等業(yè)務的核算，以項目為中心為使用者提供各項目的成本、費用、收人、往來等匯總與明細情況以及項目計劃執(zhí)行報告等，也可用于核算科研課題、專項工程、產(chǎn)成品成本、旅游團隊、合同、訂單等等。提供項目總賬。明細賬及項目統(tǒng)計表的查詢。（4）往來管理。主要進行客戶和供應商往來款項的發(fā)生。清欠管理工作，及時掌握往來款項的最新情況。提供往來款的總賬、明細賬、催款單、往來賬清理、賬齡分析報告等功能。6月末處理自動完成月末分攤、計提

36、、對應轉(zhuǎn)賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務。進行試算平衡、對賬、結(jié)賬、生成月末工作報告。靈活的自定義轉(zhuǎn)賬功能、各種取數(shù)公式可滿足各類業(yè)務的轉(zhuǎn)賬工作。二、總賬子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系總賬子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系。1總賬系統(tǒng)與系統(tǒng)管理總賬系統(tǒng)與系統(tǒng)管理共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。也就是說，總賬系統(tǒng)需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)既可以在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設置，也可以在總賬系統(tǒng)中自行錄入，最終都是由各模塊共享。2總賬系統(tǒng)與應收系統(tǒng)應收系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對傳過來的憑證，可以在總賬系統(tǒng)中審核確認，并記賬。3總賬系統(tǒng)與應付系統(tǒng)應付系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對傳過來的憑證，可以在

37、總賬系統(tǒng)中審核確認，并記賬。4總賬系統(tǒng)與工資系統(tǒng)工資系統(tǒng)將工資分攤結(jié)果自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞給總賬系統(tǒng)，并可以查詢憑證。5總賬系統(tǒng)與固定資產(chǎn)系統(tǒng)總賬系統(tǒng)接收固定資產(chǎn)系統(tǒng)中增加資產(chǎn)、減少資產(chǎn)以及原值和累計折舊的調(diào)整、折舊計提等所產(chǎn)生的記賬憑證，同時通過對賬保持固定資產(chǎn)賬目的平衡，并可查詢憑證。6總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)成本管理系統(tǒng)將各種成本費用結(jié)轉(zhuǎn)后生成的憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)，審核并記 賬。7總賬系統(tǒng)與存貨核算系統(tǒng)存貨核算系統(tǒng)生成的各種單據(jù)、憑證，可用于賬務處理系統(tǒng)生成總賬。并可查詢單據(jù)、憑證。8總賬系統(tǒng)和UFO報表 見圖3-2 和圖3-3總賬系統(tǒng)向UFO報表系統(tǒng)提供相關(guān)科目數(shù)據(jù)，以生成財務系統(tǒng)所

38、需的各種報表。9總賬系統(tǒng)與決策支持系統(tǒng)總賬系統(tǒng)向決策支持系統(tǒng)提供財務數(shù)據(jù)，生成財務報表及其他財務分析表。10總賬系統(tǒng)與財務分析系統(tǒng)總賬系統(tǒng)向財務分析系統(tǒng)提供財務數(shù)據(jù)，生成財務報表及其他財務分析表。第二節(jié) 總賬子系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化就是結(jié)合本企業(yè)的實際情況，將一個通用的賬務核算系統(tǒng)改造為適合本企業(yè)核算要求的“專用賬務核算系統(tǒng)”，即將手工會計核算體系移植到計算機，這是企業(yè)保證會計核算及各種專項輔助核算等工作順利開展的重要環(huán)節(jié)之一。初始化處理分兩部分實現(xiàn)，即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。一、核算體系的建立1操作員設置所謂操作員設置，就是將本單位財務人員設置為系統(tǒng)認可的操作員，以便在計算機系統(tǒng)上

39、進行操作分工及權(quán)限控制。系統(tǒng)管理員和賬套的會計主管通過對系統(tǒng)操作的分工和權(quán)限的管理，一方面可避免與業(yè)務無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作；另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子系統(tǒng)的操作進行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。以系統(tǒng)管理員身份注冊，進入系統(tǒng)管理的具體操作詳見第二章中“設置操作員及權(quán)限”部分。2建立核算賬套當用戶第一次使用系統(tǒng)時，首先需要建立新的核算賬套，以后每個新的會計年度開始時只需建立新年度的核算賬簿即可。新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關(guān)內(nèi)容。賬套中的“會計主管”應該是本單位的財務人員，因此要先進行操作員設置，再建立核算賬套。如果存貨（或客戶、供應商）要分類，那么在進行基礎(chǔ)信息設置時，必須先設置存貨分

40、類，然后才能設置存貨檔案，否則可以直接設置存貨（或客戶、供應商）檔案。賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據(jù)本單位的實際情況，對允許進行修改的內(nèi)容進行修改。3操作員權(quán)限設置設置好操作員并建立核算賬套后，應對每一個操作員賦予一定的權(quán)限。該項操作只能由系統(tǒng)管理員和他所指定的賬套主管來進行操作，其中，以系統(tǒng)管理員的身份進行操作可以放棄或指定賬套主管。操作員權(quán)限設置參見相關(guān)內(nèi)容。4定義編碼方案為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理，可以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進行分級設置。因此，在系統(tǒng)初始時，應對系統(tǒng)將要用到的一些目錄的編碼級次及每級位數(shù)進行定義?？煞旨壴O置的內(nèi)容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼

41、、客戶分類編碼、供應商分類編碼、部門編碼、成本對象編碼、收發(fā)類別編碼和結(jié)算方式編碼。編碼級次和各級編碼長度的設置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號，進而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎(chǔ)。定義編碼級次方案，可以在建立賬套過程，通過建賬向?qū)矶x；也可以在【系統(tǒng)控制臺】界面，通過【基礎(chǔ)設置】中的【編碼方案】 來定義、修改編碼方案；還可以通過修改賬套參數(shù)的方法來修改編碼方案。如圖34所示。5啟用賬套啟用賬套，就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務特點，對總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項進行設置，以便總賬系統(tǒng)配置相應的功能或執(zhí)行相應的控制。當?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動出現(xiàn)圖35所示對話框，可以進行選項設置。在啟用賬套或業(yè)

42、務變更后，也可以通過該對話框查看或調(diào)整賬簿的選項。另外，在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【文件】菜單下的【選項】，也可以得到選項對話框。從圖35可以看到，對話框共有四個頁簽：（1）憑證頁簽。制單控制：主要設置在填制憑證時，系統(tǒng)應對哪些操作進行控制。外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務，則應選擇相應的匯率方式。憑證控制：主要設置處理憑證時，系統(tǒng)應對哪些操作進行控制。往來控制方式：主要設置企業(yè)往來核算控制方式。（2）賬簿頁簽。用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。當希望對查詢和打印權(quán)限作進一步細化時，可選擇“明細賬查詢權(quán)限控制到科目”選項，然后再到系統(tǒng)菜單【設置】下的【明細權(quán)限】中去設置明細賬科目查詢權(quán)限。（3

43、）會計日歷頁簽。可以查看各會計期間的起始日期與結(jié)束日期，以及啟用會計年度和啟用日期。此處僅能查看會計日歷的信息，如需修改請到系統(tǒng)管理中進行。修改時要注意以下限制：總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。已錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期?？傎~中已錄入期初余額（包括輔助期初）則不能修改總賬啟用日期。總賬中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。第二年進入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。（4）其他頁簽。對系統(tǒng)的其他選項進行設置，但賬套信息的修改只能到系統(tǒng)管理中由賬套主管進行。6定義外幣及匯率匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)有外幣業(yè)務，要進行外幣及匯率的設

44、置。這里只能錄入固定匯率與浮動匯率值，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率，在【賬簿選項】中的【匯率方式】的設置決定制單使用固定匯率還是浮動匯率。如果使用固定匯率，則應在每月月初錄入記賬匯率（即期初匯率），月末計算匯兌損益時錄入調(diào)整匯率（即期末匯率）；如果使用浮動匯率，則應每人在此錄入當日匯率。7建立會計科目建立會計科目是會計核算方法之一，財務系統(tǒng)一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目，明細科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：第一，會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設立相應科目。第二，會計科目的設置必須保持科目與科目間的協(xié)

45、調(diào)性和體系完整性。不能只有下級而無上級；既要設置總賬科目，又要設置明細科目，以提供總括和詳細的會計核算資料。第三，會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除；如已經(jīng)使用，不能增設下一級明細科目。一級科目名稱要符合國家標準，明細科目名稱要通俗易懂。第四，設置會計科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。因此，要將各個于系統(tǒng)中的核算科目設置為末級科目。一般來說，為了充分體現(xiàn)計算機管理的優(yōu)勢，在企業(yè)原有的會計科目基礎(chǔ)上，應對以往的一些科目結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化調(diào)整，充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強化企業(yè)的核算和管理工作。當企業(yè)規(guī)模不大，往來

46、業(yè)務較少時，可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法，即將往來單位、個人、部門、項目通過設置明細科目來進行核算管理：而對于一個往來業(yè)務頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴格的企業(yè)來說，應該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進行管理，即將這些明細科目的上級科目設為末級科目并設為輔助核算科目，并將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務將會登記在總賬和輔助明細賬上。例如：當未使用總賬系統(tǒng)的輔助核算功能時，科目設置如表31 科目編碼科目名稱科目編碼科目名稱113應收賬款121材料采購11301北京石化公司12101甲材料11302天津銷售分公司12102乙材料1

47、19其他應收賬款169在建工程11901差旅費應收款A部門王堅B部門李默11902私人借款521管理費用王堅52101辦公費李默A部門B部門（1）增加會計科目。在【總賬系統(tǒng)】中，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會計科目】，進入會計科目界面，單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)會計科目一新增對話框，如圖36所示：科目編碼：科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立?？颇烤幋a只能由數(shù)字、英文字母及減號（）、正斜杠（）表示，其他字符（如" ；空格等）禁止使用?？颇棵Q：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號（）。正斜杠（），但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q最多可輸入10個漢字

48、，科目英文名稱最多可輸入100個英文字母。需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。科目類型：行業(yè)性質(zhì)為企業(yè)時，科目類型分為：資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設成本類；行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時，按新會計制度科目類型設置。賬頁格式：定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。助記碼：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成，例如，管理費用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可

49、自動將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱。輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬，明細賬核算外，并提供部門核算，個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算四種專項核算功能供選用。設置輔助核算要考慮以下幾點：第一，一個科目可同時設置兩種專項核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項目的使用情況，那么可以同時設置部門核算和項目核算。第二，個人往來核算不能與其他專項一同設置，客戶與供應商核算不能一同設置。輔助賬類必須設在未級科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級和上級設賬類。但若只在上級科目設賬類，其末級科目沒有設該賬類，系統(tǒng)將不承認，也就

50、是說當上級科目設有某賬類時，其末級科目中必設有該賬類，否則只上級設賬類，系統(tǒng)將不處理。第三，在設置輔助核算時請盡量慎重，因為如果科目已有數(shù)據(jù)，而要對科目的輔助核算進行修改，那么很可能會造成總賬與輔助賬對賬不平。其他核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設為日記賬；銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬?？颇啃再|(zhì)（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級科目設置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。外幣核算：用于設定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。

51、一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設定外幣幣名。數(shù)量核算：用于設定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。（2）科目修改。當科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補上。已使用的科目不能增加下級。（3）科目查詢。準確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。（4）科目刪除。對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余

52、額的科目不能刪除，不能刪除非未級科目。（5）指定科目。指定會計科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。8建立輔助核算將科目設置了輔助核算還是不夠的，還應將從科目中去掉的明細科目設置為輔助核算的目錄。不同的輔助核算，應設置不同的核算目錄，如部門目錄、個人目錄、項目目錄、客戶目錄。供應商目錄。（1）部門目錄設置。按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。最多可分5級，編碼總長12位，部門檔案包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【部門目錄】，出現(xiàn)【部門檔案】

53、界面。單擊【增加】按鈕，在相應編輯區(qū)域輸入部門檔案的各項信息，然后單擊【保存】工具鈕，所增加的部門即在左側(cè)空白區(qū)中顯示，如圖37所示：注意：部門編號必須符合部門編碼級次原則。（2）個人目錄設置。主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。職員編號必須唯一，職員編號和職員名稱必須輸入。（3）項目目錄設置。一個單位項目核算的種類可能多種多樣，比如說，在建工程、對外投資、技術(shù)改造、融資成本、在產(chǎn)品成本、課題、合同訂單，為此應允許企業(yè)定義多個種類的項目核算。可以將具有相同特性的一類目定義成一個項目大類，一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，還可以對這些項目進行

54、分類管理。例如，可以按以下步驟定義項目：設置科目：為對部分成本費用和收人按項目核算、管理，在會計科目設置功能中先設置相關(guān)的項目核算科目，然后再定義項目目錄。如對生產(chǎn)成本科目設置項目核算的輔助賬類。定義項目大類：即項目核算的分類類別。在項目目錄定義功能中，增加項目大類，如增加生產(chǎn)成本項目大類。項目大類名稱是該類項目的總稱，而不是會計科目名稱。如果使用了存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇存貨中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。指定核算科目：即具體指定需按此類項目核算的科目。一個項目大類可以指定多個科目，一個科目只能指定一個項目大類。在項目目錄定義功能中指定。如將直接材料、直接工資和制造費用指定為生產(chǎn)成本項目

55、大類的科目。定義項目分類：為了便于統(tǒng)計，可將同一項目大類下的項目進一步劃分。如生產(chǎn)成本項目大類進一步劃分明細項目為自行開發(fā)項目和委托開發(fā)項目。定義項目欄目：是將各個項目大類中的具體項目輸入系統(tǒng)。具體輸入的內(nèi)容又取決于項目欄目中所定義的欄目名稱或數(shù)據(jù)。（4）客戶檔案設置。當往來客戶較多時，可以對客戶進行分類，以便對客戶進行分類統(tǒng)計和匯總。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶分類】，屏幕顯示圖38所示【客戶分類】界面?？蛻舴诸惥幋a必須唯一，客戶分類的分類編碼必須與“編碼原則” 中設定的編碼級次結(jié)構(gòu)相同。如果需要進行往來管理，那么，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客

56、戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。設置充客戶分類，就可在最末級客戶分類下增加客戶目錄。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶檔案】，選擇最末級分類，單擊【增加】，屏幕顯示圖39所示【客戶檔案卡片】界面?？蛻魴n案中“基本”信息中客戶編碼、名稱、簡稱必須輸入，其余可輸可不輸；“聯(lián)系”信息包括地址、郵政編碼。E-mail地址。電話、傳真、呼機等；“信用”信息包括應收余額、信用等級、信用額度、付款條件等；“其他”信息包括分管部門、專營業(yè)務員、停用日期、使用頻度等。（5）供應商檔案設置。建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬款管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結(jié)算、應付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案，因此必須先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。系統(tǒng)提供了對供貨客戶檔案的設置和管理功能。若在“賬簿選項”中將供應商往來款項設為由應付系統(tǒng)核算，那么對供應商檔案的設置和管理也可在應付系統(tǒng)中進行，同時應付系統(tǒng)所生成的憑證將自動傳輸給總賬系統(tǒng)，若在“賬簿選項” 中將供應商往來款項設為由總賬系統(tǒng)核算，在總賬系統(tǒng)制作的憑證，應付款的查詢?nèi)钥稍趹断到y(tǒng)中進行。其操作原理與客戶目錄設置相同。9明細權(quán)限設置當需要對操作員的操作權(quán)限做進一步細化，如希望制單權(quán)限控制到科目。憑證審核權(quán)控制