淺談SAP期末清帳和重分類

1、精品資料推薦11淺談SAP期末清帳和重分類通常企業(yè)都會(huì)制定完善的應(yīng)收應(yīng)付管理制度，ERP應(yīng)該能提供及時(shí)登記往來款項(xiàng)和準(zhǔn)確反映應(yīng)收應(yīng)付帳款的形成、回收、支付及增減變化情況并按月進(jìn)行核對與清理的功能。SAP提供了強(qiáng)大的應(yīng)收應(yīng)付管理，簡單列舉幾個(gè)其應(yīng)收應(yīng)付功能：(1) .購銷合同中明確各項(xiàng)條款應(yīng)收應(yīng)付從購銷單據(jù)開始就可明確各種條款，通常，顧問們會(huì)傾向于使用采購/銷售文本(請參考相關(guān)篇幅)功能來定義各種條款，這些條款被寫入采購訂單或銷售訂單主數(shù)據(jù)，主要包括付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況、包裝方式、送貨期限甚至違約違約責(zé)任，這些條款將隨采購訂單或銷售單據(jù)被打印或被傳真并形成法律效應(yīng)，SAP提供了Outpu

2、tMessage來完成打印或傳真功能，可以將來發(fā)生爭端時(shí)根據(jù)尋求訴訟保全。(2) .雙方往來對帳一個(gè)公平競爭的市場環(huán)境下整個(gè)企業(yè)鏈應(yīng)該是雙盈的，在SAP財(cái)務(wù)模塊提供了階梯式的往來通信功能，包才:a.信函功能(Correspondence)典型的信函有支付通知(Paymentnotifications)、對帳單(Accountstatements)、余額確定單(Balanceconfirmations)等，支付通知實(shí)際上也包括到期需要付給人家的款項(xiàng)，應(yīng)收過大容易形成壞帳，應(yīng)付過大也容易造成資不抵債高負(fù)債運(yùn)營。b.自動(dòng)支付(Tcode：F110)SAP提供了自動(dòng)支付功能，可以自動(dòng)找到到期的應(yīng)付形成

3、付款,當(dāng)然企業(yè)可以根據(jù)其支付計(jì)劃進(jìn)行一定調(diào)整，按照國外習(xí)慣，到期即需付款，延期的應(yīng)收和應(yīng)付需要計(jì)息，而按國內(nèi)實(shí)情，顯然自動(dòng)付款實(shí)現(xiàn)不大現(xiàn)實(shí)。c.催款(Dunning,Tcode:F150)相對普通信函而言，催款更加正式,SAP提供了多級催款，甚至在催款時(shí)可以計(jì)算利息，當(dāng)然催款也包括企業(yè)的應(yīng)付帳款的催款(自催)。(3) .制定激勵(lì)政策SAP對商業(yè)折扣，現(xiàn)金折扣，銷售返利等業(yè)務(wù)提供了相應(yīng)處理方案。(4) .評估和信用機(jī)制SAP有供應(yīng)商評估和完善客戶信用控制功能。SAP管這些業(yè)務(wù)叫結(jié)帳/清帳,國內(nèi)ERP管象預(yù)付沖應(yīng)付、預(yù)收沖應(yīng)收等業(yè)務(wù)處理叫核銷,清帳一般包括平時(shí)手工清帳和月末自動(dòng)清帳兩種方式。手工清

4、帳相關(guān)Tcode:.F-03/FB1S:手工清G/Laccount未清項(xiàng)(針對使用了未清項(xiàng)管理的一般總帳科目)(2) .F-44/FB1K:手工清Vendor未清項(xiàng)(各供應(yīng)商的應(yīng)付未清項(xiàng)清帳)(3) .F-32/FB1D:手工清Customer未清項(xiàng)(各客戶應(yīng)收未清項(xiàng)清帳)(4) .F-04:G/Laccount的帶清帳的過帳(5) .F-51:Vendor的帶清帳的過帳(6) .F-30:Customer的帶清帳的過帳F-04,F-51,F-30這些Tcode初始屏幕顯示的默認(rèn)憑證類型不同而已，可以使用OBU1設(shè)置，使用這些Tcode在平時(shí)記帳時(shí)就可清帳。SAP中的應(yīng)收應(yīng)付模塊和總帳集成設(shè)計(jì)

5、簡潔，如下：第一步：應(yīng)收應(yīng)付/預(yù)收預(yù)付/其它應(yīng)收其他應(yīng)付被設(shè)置成為統(tǒng)馭科目，這些科目或被設(shè)置到供應(yīng)商/客戶主數(shù)據(jù)或被設(shè)置為特殊總帳標(biāo)志，在記帳時(shí)是直接輸入供應(yīng)商/客戶(或+特殊總帳標(biāo)志)自動(dòng)帶出的，而國內(nèi)傳統(tǒng)做法是記帳時(shí)輸入應(yīng)收應(yīng)付/預(yù)收預(yù)付/其它應(yīng)收其他應(yīng)付這些科目再將供應(yīng)商/客戶作為輔助核算字段。顯然，SAP不大可能會(huì)出現(xiàn)應(yīng)收應(yīng)付和GL不匹配的業(yè)務(wù)場景。第二步：SAP提供了一套表來記錄供應(yīng)商/客戶已清項(xiàng)(ClearedItems)和未清項(xiàng)(OpenItems),典型的Table：BSIS/BSAS|BSIK/BSAK|BSID/BSAD。平時(shí)實(shí)際上就可使用F-44或F-32及時(shí)清帳，比如將

6、某供應(yīng)商的一筆預(yù)付去清某筆應(yīng)付，而不需等到月底湊熱鬧統(tǒng)一去做。在本書的相關(guān)章節(jié)，曾論證了SAP應(yīng)付帳款未清行項(xiàng)中為什么沒有帶采購訂單號(hào)+利潤中心，實(shí)際上供應(yīng)商的一筆預(yù)付可能是針對某采購訂單的應(yīng)付未清項(xiàng)，此時(shí)SAP沒有提供默認(rèn)解決方案，原因是SAP供應(yīng)商發(fā)票校驗(yàn)時(shí)可能根據(jù)多個(gè)采購訂單集中校驗(yàn)，這些采購訂單可能采購了多個(gè)利潤中心的多個(gè)物料，匯總的一筆應(yīng)付無法鉤稽到采購訂單+利潤中心，而在有些企業(yè)的實(shí)務(wù)中可能應(yīng)付是唯一對應(yīng)到一采購訂單和利潤中心的，在這種情況下，如果需要加強(qiáng)清帳功能，可以考慮使用SAP的憑證增強(qiáng)功能寫入采購訂單和利潤中心。除了手工清帳，SAP還提供了自動(dòng)清帳功能。自動(dòng)清帳相關(guān)Tcod

7、e:(1)F.13:不帶清帳貨幣(針對未清項(xiàng)管理的總帳應(yīng)收應(yīng)付和GR/IR科目自動(dòng)清帳)(2)F13E:帶清帳貨幣的自動(dòng)清帳手工/自帳清帳規(guī)則A.無論手工清帳還是自動(dòng)清帳，相關(guān)科目一定要需設(shè)置未清項(xiàng)管理。B.使用手工清帳，科目主數(shù)據(jù)“創(chuàng)建/銀行/利息”屏的的自動(dòng)過帳標(biāo)致不能選上。C.自動(dòng)清帳可以針對應(yīng)收應(yīng)付和特殊總帳標(biāo)置的預(yù)收預(yù)付其它應(yīng)收其它應(yīng)付間進(jìn)行，注意：A和W默認(rèn)的特殊總帳標(biāo)志不能進(jìn)行自動(dòng)清賬處理。自動(dòng)清帳還包括進(jìn)行未清項(xiàng)管理的一般總帳科目，特別強(qiáng)調(diào)一下GR/IR科目的自動(dòng)清帳。D.自動(dòng)清賬通常根據(jù)借方貸方金額相同，和輔助條件字段如采購訂單+采購行項(xiàng)目或分配字段相同項(xiàng)目歸類清帳，典型的如

8、GR/IR科目，清帳字段是可配置的。E.自動(dòng)清帳也可在滿足清帳條件的多個(gè)借貸項(xiàng)進(jìn)行處理。F.自動(dòng)清賬適用于銀行待清賬戶的處理(比如實(shí)施了電子銀行的的電子對帳單)，由于手動(dòng)清賬的靈活性，多數(shù)情況下，企業(yè)還是愿意采用這種方式，特別是清帳時(shí)需要人為職業(yè)判斷的情況下，不準(zhǔn)確自動(dòng)清帳有時(shí)還會(huì)造成帳齡分析問題。下圖為清帳的配置路徑，清帳配置包括定義清帳過帳碼、清帳規(guī)則和自動(dòng)清帳的附加規(guī)則。自動(dòng)清帳規(guī)則(Tcode：OB74)自動(dòng)清帳規(guī)則默認(rèn)可以根據(jù)分配號(hào)進(jìn)行(BSEGZUONR,這個(gè)分配號(hào)對應(yīng)到Tcode:OB16定義所謂的排序碼。如圖-5的GR/IR科目2121970000的自動(dòng)清帳規(guī)則是采購訂單和采購

9、訂單行項(xiàng)目，實(shí)際上,在運(yùn)行F.13自動(dòng)清帳時(shí)則會(huì)將收貨時(shí)產(chǎn)生的GR/IR貸方和發(fā)票校3時(shí)產(chǎn)生的GR/IR借方自動(dòng)根據(jù)采購單和行項(xiàng)目清帳。BQ昌財(cái)會(huì)計(jì)時(shí)勢合計(jì)的至曷建量息施會(huì)計(jì)譽(yù)改餐河豆金結(jié)你敢用加規(guī)則:成城口至科目ejir1嬴睢2標(biāo)愜耳同t47ZZ73ZZ7ZZZUONd4JSCS1DO?0300DD20QNFLPREKOSH耶2121爐口IMEBELNE8SLP酎新褰目9品吟尿國口總怖日目業(yè)多荏梟總除科目過麟現(xiàn)金日記幃嚏叁探公司代碼變易未給洛n目的鰭符定義轉(zhuǎn)酒迫騎螞1力匯變量異定義合評科目定義酒幡規(guī)則2|向科目荏分配酒置郴U道力St起前般目的的收.呼推事自確港3GR/IR科目的自動(dòng)清帳SAP

10、默認(rèn)設(shè)置使用ZUONR分配字段做清帳條件，意思是說如果一群openitems碰在一起，只要assignment字段相同，且滿足TotaldebitAmout=TotalCreditAmount,他們就兩清了?，F(xiàn)在來說說GR/IR,舉一個(gè)BT點(diǎn)的例子，假設(shè)某采購訂單的一行項(xiàng)目對應(yīng)的物料采購數(shù)量為100PC,MIGO收貨3次，數(shù)量為30/30/40,則GR/IR記錄在貸方3次，而假設(shè)供應(yīng)商送了兩次發(fā)票，發(fā)票校驗(yàn)MIRO時(shí)為50/50,GR/IR記錄在借方2次，假設(shè)分配字段ZUONR字段記錄PO+POitem,運(yùn)行自動(dòng)清帳F.13時(shí)3個(gè)貸方和2個(gè)借方就自動(dòng)對清。排序碼（Tcode：OB16）排序碼可

11、以分配到會(huì)計(jì)科目主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商和客戶的主數(shù)據(jù)中，排序碼最多可由4個(gè)字段組成，比如排序碼010則對應(yīng)采購訂單+采購行項(xiàng)目，這樣在記帳時(shí)如果科目使用了該排序碼，分配字段將被寫入采購憑證+采購行項(xiàng)目。從某種意義上來講，除了用清帳外，分配字段還類似一個(gè)可由用戶靈活自定義的保存輔助信息的字段。排字網(wǎng)1n設(shè)駒也由酢日orderro.分配字段的布局格直詢字段2某窗=K4護(hù)摩10應(yīng)收應(yīng)付自動(dòng)清帳困惑GR/IR和采購訂單+行項(xiàng)目是一一對應(yīng)的，即其每個(gè)行項(xiàng)目必定能帶上采購訂單和行項(xiàng)目，這是SAP的設(shè)計(jì)特點(diǎn)，GR/IR作為中間科目，在收貨和發(fā)票環(huán)節(jié)實(shí)際上余額（包括憑證貨幣、本位幣和附加本位幣）必定平衡?？蓱?yīng)收應(yīng)付就

12、不那么容易了，以應(yīng)付為例，和GR/IR不同白是，因?yàn)楹笄诎l(fā)票校驗(yàn)時(shí)是多個(gè)采購訂單或一個(gè)采購訂單多個(gè)行項(xiàng)目，所以它不大可對應(yīng)到采購訂單+行項(xiàng)目，應(yīng)收也同樣，所以，應(yīng)收應(yīng)付使用好自動(dòng)清帳是不容易的，不過,財(cái)務(wù)如果連付錢和收錢都懶的去做好而等著系統(tǒng)自動(dòng)做的話，你老板又怎么可能放心呢？什么科目需使用未清項(xiàng)管理？需要清帳的會(huì)計(jì)科目在建立時(shí)（Tcode：FS00）需在“控制數(shù)據(jù)Tab頁必須選上“未清項(xiàng)管理”標(biāo)志，首先進(jìn)行未清項(xiàng)管理的科目必須是BS科目，通常包括有銀行清帳科目|現(xiàn)金折扣清帳科目|GR/IR和類GR/IR即應(yīng)計(jì)的運(yùn)輸費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)，報(bào)關(guān)費(fèi)等應(yīng)計(jì)的采購附加費(fèi)用科目等，而象應(yīng)收應(yīng)付預(yù)收預(yù)付等各種統(tǒng)馭科

13、目默認(rèn)必須進(jìn)行未清項(xiàng)管理，因此這些統(tǒng)馭科目本身不能打上“未清項(xiàng)管理”標(biāo)志。使用未清項(xiàng)管理的相關(guān)科目的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將被分成為已清項(xiàng)和未清項(xiàng)兩類。清帳圖例實(shí)解可以使用TcodeFBL3N/FBL1N/FBL5N來查看各種未清項(xiàng)。如圖1,展示的是FBL3N查看某供應(yīng)商應(yīng)付帳款未清項(xiàng)的一個(gè)截圖。3s3宅UB。n日n&PatKed0cie&tea圖1Kia2*O%Mot中；VenderCode5100NaaeIBZIIT*?EJJrE?PFIEC0BftTO二i中stDocuBencNoryr*docr.mateNetaticisNetdueat3acaidAnountinaoc.curt*curr*cim

14、ira1500000DO：i 150Q0D0D04 1500000DL3 iQnnnniu 1900000DL7 1900000DLB 5LOOOOODD5 5LOOOOODEO 1000000X1 sioooooDia 3100000D13 5100000D32 5100000D3D 9B3aDQ05&4 9890000ESS9B3DDDDSE4 983QQQ0557 38301000555 9330000565 90301000573 9B3DODD571 9930000572 9830000573aU四0 8291 111.0Q H-Ii睥 LaouU SUndard S3 ojnerc

15、y01/L3/ZQG6BL/13/200fi111.30IIIltp 1Line 7 Lin0 3JjJurnn wrulentPU5.山U海chared/open Kerrs symbol1m_nient M_irntiEr10Ltdmsnt t/p38ccunnent 匚胃to410電 蘆忙3r5 after net cue da*e310dNet due date6IdECBTiFi 印_ rjl71R 際on coup坐t. Ou 電 9怎g2Epmourt in izte. curr.0力口cumenrt QjrencYE-33E Docjnenl空J(rèn)O- .Hddon冷口城Col.

16、 cnhtEhtLncdnCurrent cadn cfcc. amourt20-二ff eichangp 濘12:olkA/-cn doc.tvpe3GongraModgBf curGncy5IGener ali lede amount20j JL .DOLTt10meqtmr pcistnu10FfTprl7 JPort 匚5rd ln& itemJSettlerrErit run10口edit cjitpol areaTLBferaijs k剪 32Q”一一一, 圖1-1-2:兩個(gè)重要的行項(xiàng)目Status標(biāo)志和DueDate（注：GR/IR只有未清項(xiàng)標(biāo)志,GR/IR科目本身無所謂的到期概

17、念）。DueDate是表示該應(yīng)收應(yīng)付是否已經(jīng)到期，它是根據(jù)未清行項(xiàng)目的基限日期（Baselinedate）和OME2定義的付款條件的日期計(jì)算而來。圖1-4:你必須在Layout選上“Cleared/openitemssymbol和Netduedatesymbol”兩個(gè)字段，才會(huì)出現(xiàn)圖1-1-2的兩個(gè)標(biāo)志，你還可選擇Netduedate和Arrearsafternetduedate”對未清行項(xiàng)目分析，這樣對該單個(gè)供應(yīng)商所有未清項(xiàng)的帳齡直接就有非常清晰的了解。借貸方金額相同的清帳實(shí)例圖2顯示的一個(gè)F-44清Vendor未清項(xiàng)的一個(gè)實(shí)例，選擇DocumentNumber5100000052和5100

18、000051的未清項(xiàng)對清，金額是8.33HKD,因?yàn)榍鍘さ腄r/Cr金額完全相同，于是產(chǎn)生了只有憑證頭沒有行項(xiàng)目的清帳憑證0100000228。/roarerDartCnaMn咖AmounrLnLocalcut.LCUtAmtJon.curt,2CLrnadoc.ICge；dtdt02/13/2ODG1500030C14KFlgCAHEO12.90-1500000024瞬03/15/200612711/2ODJ5LOOOOOOE2PlHKD1.00-LOOOOD223答01/13/2(1062/14；2O0i5LOOOOOOS1Kt小3MKDLOO10000D22B*SU12/W2Q0507/

19、04/SODS15UOO30CODEZ1566.463.04HKD205.001500000000U3D07/04/2C0506703720D55100016165KE31011.47-HKD2ifDOO.00-1500000000USD0SZ09/2C058山|七|止gullWlIu更tHipEk.En豈ciipur。也1口&西qe0哂口尚電的益加|國國胞嗎/白DocumentOverview-Display圖2H4M&生切畫苗園II注：剩余付款產(chǎn)生的新的未清項(xiàng)的基準(zhǔn)日期（該日期將計(jì)算出到期日，與帳齡分析和催款密切相關(guān)），一般是默認(rèn)從原行項(xiàng)中Copy過來，當(dāng)然可按實(shí)際需求更改baseline

20、date,比如你和供應(yīng)商或客戶和你約定部分付款后剩余部分到期日往后延遲一段時(shí)間。如果在收付款時(shí)剩余部分不能從原行項(xiàng)目帶出支付條件和基線日期，則需要檢查配置Tcode：OBA3。收付款的部分和剩余清帳無論是部分還是剩余收付款（收款:F-28,付款:F-53）,以付款為例，當(dāng)本次付款金額恰好等于選擇的行項(xiàng)目金額和，當(dāng)然行項(xiàng)目自動(dòng)變成已清項(xiàng).假設(shè)某Vendor的一筆10000RMB的未清項(xiàng)（憑證號(hào)假設(shè)是5100000063，類型一般是RE/KR,RE由LIVMIRO而來,KR通常是手工記帳，本次付9000.如果采用部分付款時(shí)通常會(huì)產(chǎn)生一KZ的付款憑證，原來的5100000063依舊是未清項(xiàng).本次付款

21、產(chǎn)生的付款憑證如下：Dr:應(yīng)付（某vendor）9000HKDCr:銀行存款9000HKD其中產(chǎn)生的應(yīng)付借項(xiàng)也是未清項(xiàng)（注意該付款憑證的貸方行項(xiàng)目是銀行存款沒有所謂的未清項(xiàng)）,金額是9000HKD.如果采用剩余付款，則5100000063會(huì)變成已清項(xiàng)，同時(shí)產(chǎn)生一新的未清項(xiàng)憑證如下：Dr:應(yīng)付（某vendor）10000HKD（5100000063成已清項(xiàng)清帳憑證為該次付款憑證）Cr:應(yīng)付（某vendor）1000HKD（未清）車艮行存款9000HKD最后剩下的是貸方1000HKD成為新的未清項(xiàng)，原來的憑證5100000063則成已清項(xiàng)，新的未清項(xiàng)的baselinedate自動(dòng)為51000000

22、63的baselinedate,除非你手工更改它，這也很合理.注意清帳日期和部分內(nèi)清帳帶來的麻煩。使用不同貨幣的清帳圖3是一個(gè)實(shí)際付款的例子，憑證5100000045是MIRO進(jìn)彳TLIV產(chǎn)生的憑證（類型RE）.companycode5100的本位幣是HKD,POcurrency是USD,MIRO時(shí)的Exch.Rate是1HKD=0.12000USD,確定應(yīng)付80USD,折合666.67HKD,假設(shè)F-53使用剩余付款方法付出500HKD.圖3-3顯示的憑證5100000045的兩個(gè)行項(xiàng)目（AP和GR/IR科目都使用未清項(xiàng)管理）對應(yīng)的清帳憑證（1500000026是F-53剩余付款500HKD

23、產(chǎn)生的，如圖4,憑證100000121則是F.13自動(dòng)清帳產(chǎn)生的，如圖5）.iDoc*typetRE|Dwoldo-罪?？冢㎞ocuqIdocuaant口口4口口口il口134sCcqipRnjin*SjnnFlSC41/育T口口jlateL2/092OT5Poaticwdate12709/2005Peciod06Ddc.currencyUSEG/LsectB/lacreshortwwtAAomirercyAlfiOUTitinLELCur2LC2SMUn：Jriiijdoc.123130020010JdD5OD1DVmdQEJ-iLPRec-sn.nacd.3Rrvfl/Tm!njP1|8D

24、1acctshoreteKtAxaunt。匚.AiLDuntinLClCu2LC2amawitC二工ginc.L501002DC10ccjnc-HancgiJDOB00ino50D.0D-USDMb5D-2OG3002DOI0VcaidlDEa-kt恥sn.120.16-inoL3D.1G-USDL55&-33002DOI0Vendsrv-htPecon.HID3j$&8.e?USDMQQHOOQODOQ645097100010fxfrAiK-Realised-二oBonHO46.51-USDOvQQiHKDD.ffJ圖5顯示的是使用F.13(SE38:SAPF124)自動(dòng)清GR/IR的結(jié)果，

25、實(shí)際上一般會(huì)將MIGO收貨產(chǎn)生的貸方GR/IR和MIROGR/IR借方金額根據(jù)一定規(guī)則(詳細(xì)請參考接下來的自動(dòng)清帳處理)自動(dòng)抵消.Dog.type;AB(Acccruntinvdacunent)CL.eaEin(jDocunentDo肌血betLOODOD121Companycode5100Fiscalyear2006Doc*date12/13/2005Postingdate12/13/2005Period06DacicurrerucvDoc,head.textHKDAutom.clearingSAPF124圖5|iflPRG/LacctAssignuentPuxIi.Dm.IteaCostC

26、tEQuantityMaterialListcontainsnodata同為供應(yīng)商和客戶的應(yīng)收應(yīng)付對清有時(shí)候，企業(yè)可能向某家Vendor采購原材料同時(shí)又銷售商品給這家Vendor,或反之，此時(shí)產(chǎn)生的應(yīng)收應(yīng)付就可相互清帳，當(dāng)然是進(jìn)項(xiàng)和銷項(xiàng)增值稅是必須繳納的。設(shè)置供應(yīng)商/客戶主數(shù)據(jù)圖7-2：在vendor的control頁的Accountcontrol的Customer填上Customername80005803。表示供應(yīng)商1000389將對應(yīng)客戶80005803。圖8-2：在paymenttransactionaccountings頁選上ClngwithCust.標(biāo)志。圖9和圖10,在Customer80005803設(shè)置對應(yīng)供應(yīng)商1000389和“ClearningwithVendor標(biāo)去心、O呼回Ch&ngeCwtom9r:CofnpanyCade口atm圖彳口GenerData_uipdtcui_曰EdLdSafesAreaDelta陽西CI