電子文件整理規(guī)范

1、電子文件整理規(guī)范 為了進(jìn)一步做好電子文件的歸檔與管理，保障電子文件的安全和有效利用，根據(jù)公司電子文件管理辦法的要求，結(jié)合公司實際情況，特制訂本規(guī)范。 一、歸檔責(zé)任 各部門負(fù)責(zé)電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集，確保其真實性、完整性、可靠性、有效性和安全性，并向檔案部門按時移交。二、歸檔范圍反映本單位主要工作活動的、具有查考利用價值的電子文件及相關(guān)軟件均屬收集、整理范圍，具體可參考附件1檔案歸檔范圍及綜合保管期限表。三、歸檔時間電子文件的歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。實時歸檔：各部門（項目）綜合主管每季度收集本部門（項目）形成的電子文件（含紙版文件），并集中統(tǒng)一保管；定期歸檔：各部門（項目）每

2、年三月份將上年度歸檔電子文件向檔案部門移交。四、電子文件的整理（一）電子文件的分類、存儲格式及鑒定1、按照電子文件的信息類型，主要分為： 文本文件：指用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。 圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。 圖形文件：指采用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。 影像文件：指用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機(jī)處理的文件。 聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機(jī)處理的文件。 多媒體文件：指用計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。 計算機(jī)程序：指計算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)的資源、支撐軟

3、件等。 數(shù)據(jù)文件：指用計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。2、電子文件的存儲格式 文本電子文件以Word、Excel為通用格式（應(yīng)不低于Word 2007版本）； 圖像電子文件以JPEG、TIFF、PDF為通用格式（包含CAD工程圖紙的存儲光盤）； 視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式； 音頻文件以WAV、MP3為通用格式。在"無紙化"辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時備份，存儲在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。3、電子文件的鑒定電子文件收集前，要對收集的電子文件進(jìn)行鑒定，確認(rèn)文件是否齊全、完整，是否為定

4、稿，是否能打開使用。（二）電子文件整理要求1、文件整理原則將電子文件以件為單位收集進(jìn)行分類、排列、編號、編目，使之排列有序，并遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2、整理要求（1）分類電子文件可以采用年度、部門/項目、類別、問題的組合方法進(jìn)行分類，同一部門內(nèi)應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。即：年度部門/項目類別-問題件號（文件編號）例如：2015辦公室文本文件-例會紀(jì)要08（文件編碼）2015人事部圖像文件活動名稱-12（文件編碼）2015工程部影像文件會議03（文件編碼）（2）整理不同類型、問題的電子文件需建立不同的文件夾，文件夾內(nèi)的文件須按事由結(jié)合時間、重要程度

5、等進(jìn)行排列，同時編制文件序號（01、02），對會議文件、例會紀(jì)要等成套性文件可集中排列。（3）文件目錄每一類型文件夾內(nèi)需建立相對應(yīng)的電子文件目錄（附表1），電子文件目錄設(shè)置編號、提名、形成部門、形成日期、頁數(shù)、存儲格式、備注等項目，且電子目錄中的編號與文件編號相對應(yīng)。附表1： 電子文件目錄 文件類別：編號題 名形成部門日期頁數(shù)存儲格式備注具體要求如下： 文件類別：文件類型（如：文本文件、圖像文件、影像文件等） 編號：編號以兩位數(shù)字進(jìn)行編制（如：01、02），編號應(yīng)與文件編號一致； 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可根據(jù)文件自擬標(biāo)題，外加“ ”號； 形成部門：制發(fā)文件的部門或個人，即發(fā)文

6、機(jī)關(guān)或署名者； 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日（如19990909）； 存儲格式：文件的存儲格式，如Word、Wps、Excel、PDF等； 備注：注釋文件需說明的情況。三、電子文件的移交電子文件移交前，必須符合以下規(guī)范操作：1、文件形成部門在移交電子文件前，檔案部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對歸檔文件及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，合格率達(dá)到100%時方可進(jìn)行交接。2、檔案部門驗收合格，辦理交接手續(xù)，填寫電子文件移交清單（附表2）。移交清單一式兩份，一份電子文件形成部門，一份由檔案部門自存。附表2： 電子文件移交清單序號文件名稱 文件數(shù)量文件格式支持環(huán)境備注 移交部門：移交人：年 月

7、日接受部門：接收人： 年 月 日附件1：文件材料歸檔范圍及綜合保管期限表序號材料所屬部門歸 檔 范 圍保管期限1辦公室、質(zhì)量管理部設(shè)立、變更過程文件材料籌辦和設(shè)立的申請文件材料、政府相關(guān)部門批準(zhǔn)設(shè)立的相關(guān)文件材料永久設(shè)立登記相關(guān)證照、證照變更登記文件材料永久章程送審稿、批準(zhǔn)稿及正式文本永久變更公司形式等過程中形成的文件材料永久2辦公室董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成、變更及組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并等方面的文件材料董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更文件材料，發(fā)起人協(xié)議 永久董事會、監(jiān)事會、股東代表大會會議形成的文件材料永久組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、印信啟用和作廢等文件材料永久3辦公室、技術(shù)部資產(chǎn)管理文件材

8、料土地、房屋、基礎(chǔ)設(shè)施等不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記文件材料，重要的技術(shù)裝備、設(shè)備等固定資產(chǎn)登記文件材料永久擁有的商標(biāo)權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、申請、審批、登記、運(yùn)用、保護(hù)和管理中產(chǎn)生的文件材料永久其他固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)權(quán)屬文件材料永久資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、清算、評估、處置、注銷等資產(chǎn)變動文件材料，因產(chǎn)權(quán)變動所致職工身份變化的材料永久4辦公室總經(jīng)理辦公會、工作會議、專題會等會議文件材料永久5質(zhì)量管理部有關(guān)機(jī)關(guān)和上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)、社會知名人士檢查、視察、調(diào)研工作時形成的文件、工作匯報、錄音錄像等文件材料重要的永久一般的30年6辦公室向有關(guān)機(jī)關(guān)、上級主管單位的請示、報告與有關(guān)機(jī)關(guān)、上級主管單位批

9、復(fù)、批示重要事項永久一般事項、無批復(fù)重要事項30年無批復(fù)的一般事項10年7辦公室收到的有關(guān)單位、上級主管單位等相關(guān)機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件材料涉及經(jīng)營管理重要事項和其他重要事項的文件材料永久與經(jīng)營管理等工作有關(guān)的一般性文件材料10年8辦公室、財務(wù)部與金融機(jī)構(gòu)、中介機(jī)構(gòu)及其他組織和個人來往文件材料簽署的戰(zhàn)略合作協(xié)議、重要談判的合同協(xié)議永久簽署的長期合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件30年簽署的短期合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件10年對外發(fā)布的公告、公示等文件材料永久9質(zhì)量管理部經(jīng)營決策文件材料中長期規(guī)劃、綱要、經(jīng)營工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、條例、制度、辦法、規(guī)定、決定等重要的經(jīng)營決策文件材料永久年度計劃、任務(wù)目標(biāo)、總結(jié)、統(tǒng)計文件材料

10、永久半年、季度、月份等計劃、總結(jié)、統(tǒng)計文件材料10年所屬分公司的經(jīng)營目標(biāo)責(zé)任書、業(yè)績考核評價文件材料30年項目前期立項、規(guī)劃、論證、設(shè)計、招投標(biāo)、協(xié)議、合同、申請、審批等文件材料永久項目檢查、竣工驗收、重要的專項報告、審批意見永久公司管理規(guī)劃、計劃、總結(jié)、實施方案、制度、規(guī)定、辦法等永久公司管理方案實施、檢查驗收文件材料30年10辦公室、技術(shù)部物資管理文件材料物資管理工作制度、規(guī)定、辦法永久物資臺賬、統(tǒng)計報表30年物資分配計劃、記錄10年物資采購審批手續(xù)、招投標(biāo)文件材料、合同、協(xié)議、來往函件，物資保管臺賬、出入庫記錄等重要物資的30年一般物資的10年11信息中心信息化管理工作文件材料信息化管理

11、工作文件材料公司信息化管理制度、總結(jié)等文件材料永久信息化發(fā)展規(guī)劃、計劃、辦法等30年公司信息化總體設(shè)計方案，信息系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、實施過程評審文件材料30年信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)管理、安全保密等的方案、記錄、報告30年12辦公室黨、工會等黨群工作文件材料請示、批復(fù)、通知、議程、報告、決議、決定、公報聲明、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)要、討論通過的文件、參加人員名單永久討論未通過的文件材料10年各項條例、規(guī)章制度、辦法，工作計劃、總結(jié)，“三重一大”等重要專項活動工作通知、報告，重要調(diào)研文件材料、黨務(wù)工作大事記等永久情況反映、工作簡報及一般文件材料30年黨員干部考察、考核、任免、政審決定等永久入黨、轉(zhuǎn)

12、正、退黨、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等決定及黨員名冊，黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根永久黨委(黨組)組織工作規(guī)章制度永久黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方面決定及通知永久黨費收支文件材料30年黨員學(xué)習(xí)教育等活動形成的文件材料永久紀(jì)檢與監(jiān)察工作永久違紀(jì)案件立案報告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等文件材料永久13辦公室機(jī)要、檔案、保密工作文件材料檔案、保密工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)等文件材料永久檔案開發(fā)、編研成果，檔案移交清單、銷毀清冊永久大事記、組織沿革等編研成果，編輯出版的書、報、刊等出版物永久編制的簡報、工作信息30年編制的通報、情況反映、參考資料等10年14辦公室社會責(zé)任工作文件材料（社會公益、慈善、捐贈事業(yè)、

13、扶貧等）永久15財務(wù)部財務(wù)管理文件材料財務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)永久財務(wù)管理工作計劃、報告、通知30年固定資產(chǎn)新增、報廢、調(diào)撥文件材料30年成本核算文件材料永久資金管理、會計管理文件材料永久稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料永久重要的經(jīng)營盈虧情況報告、報表永久一般的經(jīng)營盈虧情況報告、報表30年財務(wù)預(yù)、決算報告、審計報告永久16質(zhì)量管理部質(zhì)量管理、調(diào)查研究、服務(wù)決策、法律、風(fēng)險管理、內(nèi)控等工作文件材料質(zhì)量工作條例、制度、規(guī)定、總結(jié)，質(zhì)量體系建設(shè)、運(yùn)行及管理文件材料，產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)獲獎證書永久質(zhì)量工作規(guī)劃、計劃、措施30年全面質(zhì)量管理工作形成的文件材料30年質(zhì)量異議處理、事故分析及處理文件材料

14、、質(zhì)量認(rèn)證、檢查、評比文件材料永久市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察、預(yù)測報告、調(diào)研綜合報告10年經(jīng)濟(jì)可行性研究報告，市場需求分析報告、收益預(yù)測分析報告30年公司認(rèn)證、達(dá)標(biāo)等活動的呈報、審批文件材料，公司獲得的資質(zhì)、信譽(yù)證書方面的文件材料永久案件、糾紛、行政處罰、復(fù)議文件材料及公證事務(wù)中結(jié)論性材料永久案件、糾紛、行政處罰、復(fù)議文件材料及公證事務(wù)中調(diào)查、協(xié)調(diào)過程形成的文件材料30年風(fēng)險管理、內(nèi)控、審計工作制度、總結(jié)，審計意見、審計報告、專項審計通知、報告、批復(fù)、結(jié)論、調(diào)查與證明等文件材料永久風(fēng)險管理、內(nèi)控與審計工作方案、計劃、報告、紀(jì)要等30年17質(zhì)量管理部環(huán)保、能源管理工作文件材料能源管理工作規(guī)定、總結(jié)

15、永久能源管理計劃、統(tǒng)計報表，能源消耗定額管理文件材料30年節(jié)能工作文件材料30年18質(zhì)量管理部安全生產(chǎn)工作文件材料安全管理制度、辦法、總結(jié)，自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料永久安全技術(shù)管理規(guī)劃、計劃、通報、會議記錄、安全體系建設(shè)文件材料等30年安全、消防教育、應(yīng)急演練活動文件材料10年19質(zhì)量管理部標(biāo)準(zhǔn)管理工作文件材料標(biāo)準(zhǔn)工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)，公司基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范編寫、評審、發(fā)布文件材料永久標(biāo)準(zhǔn)工作規(guī)劃、計劃等30年20技術(shù)部設(shè)備儀器管理工作文件材料設(shè)備儀器管理工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)等永久設(shè)備儀器管理工作規(guī)劃、計劃等30年設(shè)施設(shè)備管理21人力資源部人力資源管理工作文件材料崗位職責(zé)設(shè)計、人員編制等文件材料永久人力資源規(guī)劃、工作計劃、制度、辦法、決定、報告等永久公司人員錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職等文件材料永久干部和職工的任免、升降、獎懲、考核、職稱評聘等方面文件材料永久公司人員薪酬、待遇等勞動人事管理文件材料永久公司簽訂的勞動合同永久公司獎懲的文件材料省部級（含）以上表彰、獎勵的永久其他表彰、獎勵的