企語系統(tǒng)使用教程系列pb

1、企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)目錄1付款統(tǒng)計(jì)與預(yù)算7已付款項(xiàng)分析7已申請未來付款預(yù)計(jì)12未申請合同款項(xiàng)預(yù)計(jì)151.11.21.31.41.5合同已付款匯總分析16預(yù)算制度合理嗎？16一些特殊情況的處理182.1 關(guān)于已付款項(xiàng)作廢1822.1.12.1.22.1.3已付款項(xiàng)作廢18怎樣查看“作廢的已付款項(xiàng)”20已付款項(xiàng)作廢后，怎樣再次申請232.2 關(guān)于合同終止232.2.12.2.22.2.3合同終止操作舉例24特別說明29已終止合同. 303高級(jí)功能353.1 移動(dòng)辦公：企業(yè)號(hào)353.2 怎樣實(shí)現(xiàn)郵件、及自定義提醒353.2.13.2.23.2.3主控系統(tǒng)中的設(shè)置36申請前的設(shè)置40說

2、明413.3 怎樣進(jìn)行流程規(guī)則管理423.3.13.3.23.3.33.3.4直接流程規(guī)則管理43借款流程規(guī)則管理49采購合同流程規(guī)則管理49合同流程規(guī)則管理493.4 關(guān)于多語言、多幣種及付款單格式503.4.13.4.23.4.33.4.4關(guān)于多語言50關(guān)于多幣種52關(guān)于付款單格式52應(yīng)用舉例543.5 主控系統(tǒng)做主603.5.1 在主控系統(tǒng)中根據(jù)需要新增. 613.5.2 練習(xí)643.5.3 注意事項(xiàng)67總結(jié)：怎樣把 PB 系統(tǒng)使用好694關(guān)于主控系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)置69簡潔強(qiáng)大的權(quán)限管理69建議分階段實(shí)施70細(xì)化管理制度70多系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，創(chuàng)造完美協(xié)同效應(yīng)714.14.24.34.44.5附：

3、F15.8_ad0 對PB 系統(tǒng)的更新內(nèi)容7252 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)5.1 新增功能概要725.1.15.1.25.1.35.1.45.1.55.1.6新建流程操作方式的修改72合同增加了“部分付款”功能74關(guān)于“應(yīng)付款項(xiàng)”的關(guān)閉75關(guān)于合同修改77關(guān)于已付款項(xiàng)的分析78關(guān)于菜單的修改785.2 關(guān)于部分付款795.2.1 合同查看頁面的修改795.2.2 合同審批新建事項(xiàng)825.2.3 相關(guān)功能的修改855.3 關(guān)于合同應(yīng)付款項(xiàng)的關(guān)閉865.3.15.3.25.3.35.3.4合同應(yīng)付款項(xiàng)關(guān)閉86合同應(yīng)付款項(xiàng)取消關(guān)閉90已關(guān)閉的合同應(yīng)付款項(xiàng)一些相關(guān)的檢查和. 92. 9

4、25.4 合同修改925.4.15.4.25.4.35.4.45.4.55.4.65.4.7合同修改申請92待辦事項(xiàng)合同修改申請的處理97已發(fā)事項(xiàng)103已辦事項(xiàng)105待發(fā)事項(xiàng)105合同修改. 106關(guān)于合同的查看1085.5 相關(guān)功能及一些. 1105.5.1 合同申請及審批、付款1105.5.2 已付款項(xiàng)作廢1115.5.3 關(guān)于“合同終止”1135.5.4 其他1135.6 付款統(tǒng)計(jì)與預(yù)算1135.6.15.6.25.6.35.6.45.6.55.6.6改：已付款項(xiàng). 114改：已申請未來付款預(yù)計(jì)114改：未申請合同款項(xiàng)預(yù)計(jì)114改：付款單綜合115直接合同已付款匯總分析115已付款匯總分

5、析1225.7 其他1255.7.1 “新建合同”時(shí)提供了批量增加應(yīng)付款項(xiàng)的功能1255.7.2 “出納審核、出納付款、還款管理”功能的規(guī)則1285.7.3 其他新增或修改內(nèi)容129附：F17.2_ad0 對PB 系統(tǒng)的更新內(nèi)容1306付款1306.1 直接6.2 直接和借款時(shí)，在系統(tǒng)中和借款申請發(fā)出后，在付款前可由審批人及出納修改1316.2.1 審批時(shí)（包括付款管理員、出納審批時(shí)）1323 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)6.2.26.2.36.2.46.2.56.2.66.2.76.2.8出納付款時(shí)134發(fā)出后有修改的直接. 136發(fā)出后有修改的借款申請137關(guān)于審批時(shí)退回的處理方

6、式138關(guān)于提示消息140示例 1：直接. 142示例 2：借款1696.3 批量付款173批量付款要求的文件格式173付款信息設(shè)置179個(gè)人設(shè)置182收款人信息管理187付款管理員在對“付款申請”進(jìn)行審核時(shí)的相關(guān)處理195出納付款195說明208實(shí)際工作中的一些做法和注意事項(xiàng)2096.3.16.3.26.3.36.3.46.3.56.3.66.3.76.3.86.3.9關(guān)于行全稱和支付聯(lián)行號(hào)（行號(hào)）2106.4 供應(yīng)商數(shù)據(jù)權(quán)限2156.4.1 主控系統(tǒng)中的設(shè)置2156.4.2 PB 系統(tǒng)中的相關(guān)功能2166.5企業(yè)號(hào)2196.6 其他修改233附：F18.2_ad0 對PB 系統(tǒng)的更新內(nèi)容2

7、357.1 可選擇的付款管理員和出納23577.1.1. 2357.1.2 PB 系統(tǒng)的參數(shù)2367.2 支持多付款、多賬號(hào)2377.2.1 主控系統(tǒng)中的修改2377.2.2 PB：在 PC 上的修改2457.2.3 PB：在上的修改2517.3 付款統(tǒng)計(jì)與預(yù)算251已付款項(xiàng)2517.3.17.3.27.3.37.3.47.3.57.3.67.3.77.3.87.3.9已申請未來付款. 252已借款項(xiàng)253作廢的已付款項(xiàng)發(fā)出后有修改的直接. 253. 254發(fā)出后有修改的借款申請254付款單綜合. 255已付款匯總分析255已付款匯總分析256直接合同7.3.10 增：已付款項(xiàng)匯總分析2577

8、.3.11 增：已付款項(xiàng)按期間分析2587.3.12 增：已申請未來付款按期間分析264修改合同的結(jié)算方式2697.4 改為4 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)7.4.17.4.27.4.3. 269修改過的合同. 270說明2717.5 其他2728附：F19.2_ad0 的更新內(nèi)容企業(yè)支付2738.18.1.18.1.2企業(yè)支付簡介273簡介273附：關(guān)于零錢的使用2738.2 相關(guān)的基礎(chǔ)功能2748.2.18.2.28.2.38.2.4證件類別管理274CC 中的“員工信息管理、虛擬用戶管理”功能275CC 中的“員工信息導(dǎo)入”功能276HR 系統(tǒng)的“員工信息補(bǔ)充導(dǎo)入”功能2778

9、.3 相關(guān)的配置2778.3.18.3.28.3.38.3.48.48.4.18.4.28.4.38.4.48.4.58.4.6開通企業(yè)支付277主控系統(tǒng)中的參數(shù)設(shè)置280支付商戶資金充值方法284其他相關(guān)配置285企業(yè)支付管理285企業(yè)支付收款人管理286企業(yè)支付291可付款項(xiàng). 297. 297企業(yè)支付已刪除的應(yīng)付款項(xiàng)303說明3049附：F19.2_ad0 的更新內(nèi)容收款人分類3059.1 概述3059.1.1 收款人類別3059.1.2 結(jié)算方式管理3069.1.3 個(gè)人設(shè)置3089.2 付款單錄入和審核時(shí)的規(guī)則310直接和借款的單據(jù)格式及操作方式3109.2.19.2.29.2.3審

10、核人及出納對直接、借款申請進(jìn)行修改時(shí)的規(guī)則314合同申請及審核3189.3 其他修改3199.3.1 采購合同申請、采購合同修改申請3199.3.2 付款管理員在對“付款申請”進(jìn)行審核時(shí)的相關(guān)處理3199.4 出納審核3209.5 出納付款確認(rèn)3229.5.19.5.29.5.39.5.49.6關(guān)于實(shí)際付款時(shí)間、付款確認(rèn)時(shí)間322修改 1324修改 2：一些特殊處理331說明333企業(yè)支付與PB 付款單的聯(lián)查3345 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)9.7上的修改3359.8 其他337附：F19.8_ad0 對 PB 系統(tǒng)的更新內(nèi)容338106 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)1

11、 付款統(tǒng)計(jì)與預(yù)算已付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)和未來付款的預(yù)算，是企業(yè)資金管理工作中最重要的內(nèi)容。在“付款統(tǒng)計(jì)與預(yù)算”菜單下，有一系列統(tǒng)計(jì)功能。其中：“已付款項(xiàng)分析”功能可以用于對已經(jīng)付出的款項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，“已申請未來付款預(yù)計(jì)、未申請合同款項(xiàng)預(yù)計(jì)”功能可以用于對未來可能發(fā)生的付款做出預(yù)計(jì)。在前面的“直接、借款”部分，已經(jīng)對這些功能做過介紹。合同也是“付款”的一種，而且金額往往較大。在“付款統(tǒng)計(jì)與預(yù)算”中，當(dāng)然也要考慮在內(nèi)。在上面這些功能中，都包含了合同的數(shù)據(jù)。付款分為直接、合同、借款，當(dāng)把這些工作在 PB 系統(tǒng)中進(jìn)行了全面管理之后，可以發(fā)現(xiàn)，我們不僅能夠?qū)σ寻l(fā)生的付款數(shù)據(jù)進(jìn)行非常便捷的統(tǒng)計(jì)分析，而且可以對將來可

12、能發(fā)生的付款實(shí)現(xiàn)全面的預(yù)計(jì)，從而全面掌握企業(yè)的資金需求，做好資金。在上面各章的實(shí)例中，已經(jīng)把直接、合同、借款管理的工作全面開展起來。下面看一下怎樣利用這些功能，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)付款的全面統(tǒng)計(jì)和預(yù)計(jì)。1.1 已付款項(xiàng)分析本功能用于對已經(jīng)付出的款項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。執(zhí)行本功能時(shí)，系統(tǒng)顯示出本人“付款單數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)、在指定的期間內(nèi)已完成“出納付款”的付款單。缺省期間是近一，可以修改，修改后點(diǎn)擊“”即可。例如：2011 年 11 月 23 日：1.董事長邢加軍、總經(jīng)理蘇鵬或主管財(cái)務(wù)工作的副總經(jīng)理馬玉新（他們的付款單數(shù)據(jù)權(quán)限都是“全部”）執(zhí)行本功能時(shí)，可以看到：2011-10-23 至 2011-11-23 期間發(fā)生

13、過以下付款：7 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)下面顯示了這些已付出款項(xiàng)的金額總計(jì)。這樣就可以全面了解近期的付款情況。如果想詳細(xì)查看某一筆付款的情況，可以點(diǎn)擊按鈕。對于合同，點(diǎn)擊按鈕、顯示合同審批單后，還可以進(jìn)一步點(diǎn)擊“查看合同”按鈕，以便了解與這筆付款相關(guān)的合同信息。例如，點(diǎn)擊第一筆合同后面的按鈕，顯示了合同審批單：8 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)再點(diǎn)擊“查看合同”，則顯示：9 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)此時(shí)可以在上面的“合同摘要”部分看到這個(gè)合同的概況，包括合同中的其它各筆款項(xiàng)及其支付情況。對于已申請的（包括已支付的）款項(xiàng)，可以點(diǎn)擊查看。比如：可以看到第一筆“已

14、付款”，可以點(diǎn)擊查看這筆款項(xiàng)的合同審批單，以了解當(dāng)時(shí)的審批情況；第二筆顯示“可付款”，表示所有審批人和出納都已審批通過，但還沒有付款；還有可能是“申請中”，表示已發(fā)出申請但還沒有完成“出納審核”，可以點(diǎn)擊查看這筆款項(xiàng)目前的審批情況。還可以點(diǎn)擊“合同文件”，查看合同全文，以便了解完整的合同內(nèi)容，確認(rèn)付款情況與合同進(jìn)展是否相符。如果需要得到某些有性的付款數(shù)據(jù)，可以在右上角選擇“自定義”、利用下列條件進(jìn)行組合：例如：10 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)發(fā)起部門：可以用于某個(gè)部門或某些部門申請的付款。付款單號(hào)：可以指定付款單號(hào)，某個(gè)特定的付款單。發(fā)起人：可以用于某個(gè)人申請的付款。付款金額：可以

15、付款金額在某個(gè)范圍的付款單（如 1 萬元以下、1 萬元到 10 萬元）。付款類別：可以指定直接、合同或借款。結(jié)算方式：可以某種結(jié)算方式的付款。比如：用現(xiàn)金方式的付款有哪些。幣種：可以使用某個(gè)幣種的付款。比如，想只查看一下金額在 10000 元以上的付款，可以指定條件為：然后點(diǎn)擊，可以查看到有以下各筆：因此，在數(shù)據(jù)較多時(shí)，可以利用自定義的方式，查出需要的數(shù)據(jù)。可以看到，利用本功能不僅可以綜合了解任何一段期間內(nèi)的付款狀況，而且可以深入了解每一筆付款的詳細(xì)信息。還可以利用自定義方式，得到更有性的數(shù)據(jù)。11 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)2.形惠門經(jīng)理孫原執(zhí)行本功能時(shí)，查不到數(shù)據(jù)，因?yàn)檫@些付款

16、單不在他的數(shù)據(jù)權(quán)限內(nèi)。3.信息部經(jīng)理胡仲偉執(zhí)行本功能時(shí)，可以看到以下數(shù)據(jù)：因?yàn)檫@些付款單都在他的“付款單數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)。1.2 已申請未來付款預(yù)計(jì)現(xiàn)在，所有付款（直接、借款、合同）都會(huì)在 PB 系統(tǒng)中提前申請，所以，系統(tǒng)只要統(tǒng)計(jì)已發(fā)出申請、但還沒有完成付款的所有付款申請，就可以預(yù)計(jì)將來可能發(fā)生的付款有多少。執(zhí)行本功能時(shí)，系統(tǒng)對本人“付款單數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)、在將來指定的天數(shù)中可能發(fā)生的付款進(jìn)行預(yù)計(jì)。缺省期間是 90 天內(nèi)，即“預(yù)計(jì)付款日期”減今天的日期“小于或等于”90 天的付款申請（包括預(yù)計(jì)付款日期在今天之前但還沒有執(zhí)行“出納付款”的款項(xiàng)）?？梢孕薷倪@個(gè)天數(shù)（如可以改為 3 天），修改后點(diǎn)“”即可。

17、例如：2011 年 11 月 23 日：1.董事長邢加軍執(zhí)行本功能時(shí)，可以看到，“計(jì)劃付款日期”在 90 天內(nèi)而且還沒有完成“出納付款”的付款單：12 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)這就是“有可能”在以后 90 天內(nèi)要付出的款項(xiàng)。其中包含了所有可能的付款，可能是直接、借款、合同?？梢钥吹剑A(yù)計(jì)近期“可能”會(huì)有“總計(jì) 1449905.00 元”的付款。【說明】：上面提到：預(yù)計(jì)近期“可能”會(huì)有總計(jì) 1449905.00 元的付款，是因?yàn)橛械纳暾堊詈蟛灰欢〞?huì)付款，比如可能被退回或自行撤銷，但是這里列出的是所有可能。這樣可以保證這個(gè)數(shù)據(jù)是最大可能數(shù)，而且少于實(shí)際發(fā)生數(shù)，這樣就遵守了資金“安全性

18、”原則。在上面列表顯示的內(nèi)容中，有一個(gè)項(xiàng)目是“付款狀態(tài)”：在出納審核通過前，“付款狀態(tài)”是“審批中”；在出納審核通過后，“付款狀態(tài)”是“可付款”。這樣便于快速了解這筆款項(xiàng)的當(dāng)前狀態(tài)。如果想詳細(xì)查看某一筆付款申請的情況，可以點(diǎn)擊按鈕（與上面的“已付款項(xiàng)分析”功能類似）。也可以修改的時(shí)間范圍。比如將 90 天修改為 3 天，然后點(diǎn)擊“”按鈕，就可以看到以后 3 天內(nèi)（即 11 月 26 日之前）可能要付出的款項(xiàng)：13 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)2.形惠門經(jīng)理孫原執(zhí)行本功能時(shí)，可以看到有可能在以后 90 天內(nèi)要付出的款項(xiàng)：這就是孫原數(shù)據(jù)權(quán)限內(nèi)、有可能在以后 90 天內(nèi)要付出的款項(xiàng)。上面是

19、直接本人“付款單數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)的“全部”數(shù)據(jù)。還可以在右上角選擇“自定義”，得到更詳細(xì)的數(shù)據(jù)。14 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)1.3 未申請合同款項(xiàng)預(yù)計(jì)上面的“已申請未來付款預(yù)計(jì)”功能可以用于統(tǒng)計(jì)已發(fā)出申請、但沒有完成付款的所有付款申請，這樣就可以今后某一段期間內(nèi)可能發(fā)生的付款有多少。但是這樣還不夠全面，因?yàn)檫€可能有一些款項(xiàng)在采購合同中已經(jīng)確定了，只是還沒有發(fā)出合同申請，這些款項(xiàng)也是今后很“可能”要支付的。要對付款進(jìn)行全面的預(yù)算，還必須統(tǒng)計(jì)這些款項(xiàng)。本功能就是用于統(tǒng)計(jì)在合同中已確定要在近期支付、但還沒有發(fā)出合同申請的款項(xiàng)。例如：在 11 月 23 日，董事長邢加軍執(zhí)行本功能時(shí)，可以看

20、到，“合同應(yīng)付日期”在 90 天內(nèi)、但還沒有發(fā)出合同申請的款項(xiàng)包括：下面顯示有金額合計(jì)。如果想詳細(xì)查看某一筆合同應(yīng)付款的情況，可以點(diǎn)擊按鈕。如果需要，可以修改上面的時(shí)間范圍，如：可以改為 365 天，點(diǎn)擊“”，查看一年內(nèi)可能需要支付的款項(xiàng)，如下所示：15 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)還可以利用自定義的方式，進(jìn)行更有性的?！咀⒁狻浚罕竟δ艿慕Y(jié)果受“合同數(shù)據(jù)權(quán)限”約束，即只能查看到本人“合同數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)的合同中的應(yīng)付款項(xiàng)。【說明】：利用“已申請未來付款預(yù)計(jì)”和“未申請合同款項(xiàng)預(yù)計(jì)”這二個(gè)功能，就可以完整地進(jìn)行付款預(yù)算：“已申請未來付款預(yù)計(jì)”功能可以統(tǒng)計(jì)出已發(fā)申請的未付款項(xiàng)，“未申請合同款

21、項(xiàng)預(yù)計(jì)”功能可以統(tǒng)計(jì)出未發(fā)申請的合同應(yīng)付款項(xiàng)，這二個(gè)數(shù)據(jù)的合計(jì)就是將來可能發(fā)生的所有付款。1.4 合同已付款匯總分析本功能用于對某段時(shí)間內(nèi)發(fā)生的合同的已付款項(xiàng)進(jìn)行匯總分析。本功能的使用方法詳見本冊最后一章的說明。1.5 預(yù)算制度合理嗎？很多企業(yè)經(jīng)常要求做各種預(yù)算。比如在年末要求財(cái)務(wù)部做下一年度的費(fèi)用預(yù)算，然后定期檢查預(yù)算是否超標(biāo)，甚至連很多基層員工都時(shí)刻體現(xiàn)著這樣的“管理素質(zhì)”，經(jīng)常掛在嘴邊的就是：“現(xiàn)在已經(jīng)沒有預(yù)算了，所以這個(gè)事情就不能做了”。16 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)2010 年我們發(fā)布了“付款審批及預(yù)算系統(tǒng)（PB）”，可以全面管理企業(yè)的付款，深受歡迎。系統(tǒng)名稱中的“預(yù)算

22、”本意是指對未來可能發(fā)生的付款進(jìn)行的，這是個(gè)非常有價(jià)值的功能，因?yàn)橐郧霸谌斯す芾頃r(shí)，是根本不可能實(shí)現(xiàn)這種要求的。但這個(gè)名稱使很多人聯(lián)想到傳統(tǒng)的“預(yù)算”制度，因此這幾年以來，經(jīng)常有人問能否支持先錄入預(yù)算指標(biāo)、然后在付款申請和審批時(shí)進(jìn)行。但是，我們認(rèn)為這種管理方式是不正確也不需要的，因此系統(tǒng)中沒有提供這樣的功能。關(guān)于這個(gè)問題，請點(diǎn)擊查看“預(yù)算制度合理嗎”。17 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)2 一些特殊情況的處理下面介紹一些實(shí)際工作中可能遇到的特殊情況的處理方法。2.1 關(guān)于已付款項(xiàng)作廢2.1.1 已付款項(xiàng)作廢申請人發(fā)出付款申請后，在出納審核通過前，如果有問題，可以由審批人或出納在處理時(shí)選

23、擇“退回申請”，或者可以由申請人自行撤銷申請；如果在出納審核通過后，又發(fā)現(xiàn)有問題，此時(shí)申請人就不能自行撤銷了，但仍可以由出納在執(zhí)行“出納付款”時(shí)選擇“退回申請”。但是，如果出納已經(jīng)在 PB 系統(tǒng)中執(zhí)行了“出納付款”操作，這時(shí)發(fā)現(xiàn)存在問題、不應(yīng)當(dāng)付款，并且把已付的款項(xiàng)追回了。這時(shí)系統(tǒng)中這個(gè)付款單的狀態(tài)已經(jīng)變成了“已付款”，這樣以后再進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析就會(huì)有問題。系統(tǒng)提供了“已付款項(xiàng)作廢”功能，用于處理這種異常情況。只有付款管理員使用這個(gè)功能?？梢詧?zhí)行本功能，查出這筆“已付款”的付款單，然后執(zhí)行“作廢”?！耙迅犊睢钡闹苯印⒑贤?、借款均可以利用本功能作廢。例如：11 月 21 日已經(jīng)為“【合同】信息設(shè)備采

24、購合同”開出了支票，胡仲偉從財(cái)務(wù)部領(lǐng)到支票后，還沒有交給乙方。但 11 月 23 日胡仲偉接到乙方通知，乙方庫房突然發(fā)生火災(zāi)，一內(nèi)肯定不能按時(shí)發(fā)貨，具體怎樣處理還需雙方另外。但支票有效期只有 10 天，所以胡仲偉把支票還給了出納周莉。由于周莉已經(jīng)執(zhí)行了“出納付款”，所以需要在系統(tǒng)中把這筆已付款項(xiàng)作廢掉。她找到付款管理員于秀中，于秀中執(zhí)行“已付款項(xiàng)作廢”功能，顯示：如果要作廢某個(gè)付款單，必須先在右上角輸入這個(gè)付款單的單號(hào)，并點(diǎn)擊“”。于秀中輸入這個(gè)付款單的單號(hào)“20111121000001”，點(diǎn)擊“”，顯示：于秀中先點(diǎn)擊按鈕，查看這個(gè)付款單：18 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)確認(rèn)就是要

25、作廢這筆付款之后，于秀中點(diǎn)擊這一行后面的按鈕，系統(tǒng)提示：點(diǎn)擊“確認(rèn)”，系統(tǒng)要求輸入本人的再次確認(rèn)（以免誤操作）：于秀中輸入后，點(diǎn)擊“確認(rèn)”，系統(tǒng)提示：19 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)同時(shí)這筆款項(xiàng)的申請人胡仲偉會(huì)收到系統(tǒng)提示消息（這樣可以起到告知申請人的作用）：【說明】：付款管理員只能查到本人“付款單數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)的付款單，因此只能對這些付款單執(zhí)行“作廢”。由于本功能的操作要求非常嚴(yán)格，所以數(shù)據(jù)權(quán)限的是非常重要的。2.1.2 怎樣查看“作廢的已付款項(xiàng)”由于“已付款項(xiàng)作廢”只有在極特殊的情況下才可以做，而且這種操作的很嚴(yán)，所以在企業(yè)管理中，必須認(rèn)真這種操作。可以在系統(tǒng)中執(zhí)行“作廢的已付款

26、項(xiàng)”功能，查看本人“付款單數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)的、作廢的已付款項(xiàng)。執(zhí)行本功能時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)列出本人“付款單數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)所有被作廢的已付款項(xiàng)。例如：邢加軍執(zhí)行本功能，可以看到：20 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)點(diǎn)擊按鈕，顯示：21 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)可以看到上面的紅章顯示“此單已作廢”，并顯示有作廢時(shí)間。查看下面的“處理意見”部分，可以看到“于秀中 已作廢此合同審批單 2011-11-23 10:28:33”：【說明】：由于已付款項(xiàng)作廢是很異常的操作，所以企業(yè)中具有“全部”“付款單數(shù)據(jù)權(quán)限”的管理（如總經(jīng)務(wù)）必須定期執(zhí)行本功能，查看存在哪些作廢的已付款項(xiàng)，并詳細(xì)掌握。只有本功

27、能可以查看作廢的已付款項(xiàng)，其它功能（如：已付款項(xiàng)分析、付款單綜合）的結(jié)果中均不顯示作廢的已付款項(xiàng)。當(dāng)這個(gè)付款單的申請人查看“已發(fā)事項(xiàng)”或?qū)徟瞬榭础耙艳k事項(xiàng)”時(shí)，仍可以看到這個(gè)款項(xiàng)的申請，這是因?yàn)檫@筆已付款項(xiàng)雖然作廢了，但當(dāng)時(shí)的申請、審批還是必須能查看到的，只不過點(diǎn)擊查看時(shí)，會(huì)看到審批單上有“此單已作廢” 的紅章。22 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)2.1.3 已付款項(xiàng)作廢后，怎樣再次申請已付款項(xiàng)被付款管理員“作廢”后，如果需要重新申請，可以按照以下說明：1)已付款的“直接”或“借款”被作廢后，如果需要，可以重新發(fā)起申請，相當(dāng)于發(fā)起一個(gè)新的直接申請或借款申請。2)已付款的“合同”被作廢

28、后，如果需要再次申請付款，也類似于發(fā)起一個(gè)新的申請：可以執(zhí)行“合同審批新建事項(xiàng)”功能，此時(shí)被作廢的這筆合同應(yīng)付款項(xiàng)又會(huì)顯示在本功能中（因?yàn)榍懊娴母犊钜呀?jīng)被作廢，相當(dāng)于合同中的這筆款項(xiàng)沒有進(jìn)行付款）?？梢灾匦掳l(fā)起“合同”申請。假如 30 天后胡仲偉接到乙方通知，能夠發(fā)貨了，就執(zhí)行“合同審批新建事項(xiàng)”功能，可以看到這筆被作廢的已付款項(xiàng)又顯示了出來，胡仲偉就可以這筆應(yīng)付款項(xiàng)，再次申請合同。2.2 關(guān)于合同終止在前面已經(jīng)介紹過，合同終止包括兩種情況：因履行終止和因解除終止。合同終止只能由合同管理員執(zhí)行，并且合同管理員只能終止本人具有“合同數(shù)據(jù)權(quán)限”的合同（不在本人“合同數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)的合同在執(zhí)行本功能時(shí)

29、，不出來，所以也就不能執(zhí)行終止）。下面舉例說明一下合同終止的操作方法以及相關(guān)的內(nèi)容。23 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)2.2.1 合同終止操作舉例11 月 23 日，用有形惠門公司經(jīng)理孫原接到北京西園農(nóng)工商總公司，因拆遷，雙方簽訂的“廠房及土地租賃合同”（合同號(hào)：20111120000006）將于 2011 年 12 月 5 日提前終止（該合同原來確定的“有效期至”2019 年 11 月 24 日），交到 2011 年 11 月 24 日為止，11 月 25 日至 12 月 5 日作為甲方的免搬遷期。孫原接到通知后，以 OA 形式通知了各主管和稽核部經(jīng)理、合同管理員。合同管理員盧芊芊

30、在與孫原及本部門經(jīng)理后，確定現(xiàn)在應(yīng)當(dāng)終止這個(gè)合同。注意：不要到 12 月 5 日再執(zhí)行終止，而是現(xiàn)在就要將合同終止，以免后面再申請支付本合同中的款項(xiàng)。盧芊芊執(zhí)行“合同終止”功能，系統(tǒng)自動(dòng)列出所有“未終止”的合同：可以看到最下面一行就是這個(gè)合同（如果合同較多，也可以采用自定義的方式，指定乙方或合同編號(hào)等條件，查出要找的合同）。點(diǎn)擊按鈕，先查看合同內(nèi)容，確認(rèn)是這份合同后，可以點(diǎn)擊選擇這個(gè)合同，然后點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)要求指定“合同終止”：24 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)本合同沒有正常履行完，屬于“因解除終止”，所以點(diǎn)擊“因解除終止”。此時(shí)還要求指定解除，本例是因?yàn)椴疬w，屬于不可抗力，所以選擇

31、“因不可抗力”：然后填寫“說明”：因拆遷，需要提前終止。點(diǎn)擊“確定”，此時(shí)系統(tǒng)提示：25 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)這個(gè)在前面已經(jīng)介紹過，就是說：如果合同中存在已發(fā)出申請、但沒有完成“出納付款”的合同申請，那么這個(gè)合同不可以終止。說明：如果合同中存在已完成“出納付款”的款項(xiàng)，或者未申請的款項(xiàng)（包括待發(fā)的合同申請），都是可以執(zhí)行合同終止的。但是如果存在已發(fā)出申請、但沒有完成付款的合同申請，系統(tǒng)會(huì)在這個(gè)合同申請的處理途中終止合同，這樣可以由有關(guān)決定是先完成付款、再終止合同，還是先取消付款申請、再終止合同（即這筆款項(xiàng)不再支付）。本例中，點(diǎn)擊該合同后面的“查看”按鈕，可以看到合同里有一筆已

32、發(fā)出申請、但沒有完成付款的款項(xiàng)：盧芊芊可以點(diǎn)擊查看這個(gè)合同申請（可以看到是孫原在 11 月 21 日發(fā)出的申請）：26 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)于是盧芊芊通知孫原。由于這是本來要支付的下個(gè)年度的，但現(xiàn)在能確定不可以再支付了，所以孫原決定撤銷這個(gè)申請，他執(zhí)行“合同審批已發(fā)事項(xiàng)”功能：對這個(gè)申，系統(tǒng)提示：點(diǎn)擊“確認(rèn)”后，撤銷了這個(gè)合同申請。此時(shí)，這個(gè)申請會(huì)從本頁面消失。孫原還可以在首頁數(shù)據(jù)區(qū)的“待發(fā)事項(xiàng)”區(qū)域中看到這個(gè)申請會(huì)，如下所示：27 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)孫原又點(diǎn)擊按鈕執(zhí)行了刪除。然后孫原通知盧芊芊終止這個(gè)合同。盧芊芊再次執(zhí)行“合同終止”功能，點(diǎn)擊按鈕，可以看

33、到這個(gè)合同中的這一筆款項(xiàng)的狀態(tài)已不再是“申請中”（因?yàn)閷O原撤銷了申請）。盧芊芊再次選擇這個(gè)合同、點(diǎn)擊按鈕，指定為因解除終止、并選擇解除。確認(rèn)后，系統(tǒng)提示：說明：如果合同較多，可以利用本功能右上角的條件，查找需要終止的合同，然后再執(zhí)行終止：如果條件較復(fù)雜，還可以采用“自定義”的方式，自定義條件包括：28 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)其中，常用條件如：發(fā)起部門：可以根據(jù)發(fā)起部門需要的合同；乙方：可以只查指定乙方的合同；合同編號(hào)：可以查出指定編號(hào)的合同，然后終止。這種情況在“因解除終止”時(shí)比較常見；是否過期：可以查出所有已過期但未終止的合同，檢查確認(rèn)后，可以選擇多個(gè)（或全選），然后批量終止

34、。這個(gè)條件經(jīng)常用于對過期的合同進(jìn)行終止，非常方便。2.2.2 特別說明1.關(guān)于“因履行終止”：上面是一個(gè)“因解除終止”的例子。實(shí)際工作中，正常履行完成的合同如果需要改為已終止?fàn)顟B(tài)，也需要執(zhí)行“合同終止”功能，在指定合同終止時(shí)指定為“因履行終止”即可。注意：1)PB 系統(tǒng)中的合同并不是超過有效期就自動(dòng)終止，而是需要合同管理員確認(rèn)要終止后，再執(zhí)行本功能將其終止。這是因?yàn)楹贤膬?nèi)容往往非常重要，因此系統(tǒng)要求人工處理一下：這樣處理的工作量很小，但可以把合同最后檢查一遍，因此這個(gè)工作是很有必要的。2)選擇“因履行終止”時(shí)，系統(tǒng)并不當(dāng)前日期有沒有超過“有效期至”，即：對于沒有超過“有效期至”的合同，也可以

35、選擇“因履行終止”（比如提前履行完畢）。3)對款項(xiàng)已付完的合同執(zhí)行“終止”時(shí)，并不一定是“因履行終止”，而是也有可能選擇“因解除終止”，因?yàn)楹贤锌赡艽嬖谄渌鼦l款未執(zhí)行。29 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)2.合同終止后的影響：1)合同終止后，這個(gè)合同只可以在“已終止合同”功能中查到，在“未終止合同”等功能中，不再顯示這份合同。2)合同終止后，其中包含的尚未申請支付的款項(xiàng)將同時(shí)作廢，以后不能再發(fā)起合同申請。因此執(zhí)行“合同審批新建事項(xiàng)”功能時(shí)，將不再顯示這個(gè)合同中的各筆款項(xiàng)，也不能再對這個(gè)合同中的款項(xiàng)申請付款。3)合同終止后，該合同中已支付款項(xiàng)的數(shù)據(jù)不受影響。4)“已終止”的合同不能再轉(zhuǎn)

36、回“未終止”狀態(tài)，如因誤操作而執(zhí)行了“合同終止”，則只能重新申請一份合同。3.關(guān)于“合同終止”的相關(guān)：1)對采購合同執(zhí)行終止時(shí)，如果合同中存在某一筆應(yīng)付款項(xiàng)已經(jīng)發(fā)出了“合同”申請、但沒有完成“出納付款”，則本合同不可以執(zhí)行“終止”。如果這個(gè)合同申請可以支付，則應(yīng)當(dāng)在完成“出納付款”后，再終止這個(gè)合同；如果這個(gè)合同申請不可以支付，則應(yīng)當(dāng)由申請人“撤銷”這個(gè)申請，或?qū)徟嗽趯徟鷷r(shí)“退回申請”，或出納在執(zhí)行“出納審核”或“出納付款”時(shí)退回，然后再由合同管理員對這個(gè)合同執(zhí)行終止。2)如果合同中存在未完成支付的款項(xiàng)（無論是否發(fā)出申請），則不指定為“因履行終止”。否則系統(tǒng)提示：2.2.3 已終止合同執(zhí)行本

37、功能時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)列出本人“合同數(shù)據(jù)權(quán)限”內(nèi)所有已執(zhí)行終止的采購合同。如：2011 年 11 月 23日，邢加軍執(zhí)行本功能時(shí)，可以看到：30 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)其中顯示了終止時(shí)間和終止?？梢渣c(diǎn)擊按鈕，查看合同的具體內(nèi)容（如下所示）。可以在最下面看到這個(gè)合同由誰終止、終止、終止操作時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容：31 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)如果出的已終止合同較多，可以利用本功能右上角的條件，查出符合要求的合同：如果條件較復(fù)雜，還可以采用“自定義”的方式，自定義條件包括：32 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)可以自行指定條件進(jìn)行，比如：1.可以指定“合同狀態(tài)”：“合同狀態(tài)”

38、可以選“因履行終止”或“因解除終止”，這樣可以分別查詢因不同終止的合同。如下圖：2.對于“因解除終止”的合同，還可以指定解除進(jìn)行：3.如果要某段時(shí)間內(nèi)執(zhí)行終止的合同，可以在自定義中指定“終止日期”，比如要2011 年11 月 1 日至 11 月 30 日終止的合同，可以指定以下條件：33 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)說明：企業(yè)管理應(yīng)當(dāng)重視“合同終止”工作：應(yīng)當(dāng)定期執(zhí)行“臨期合同”功能（前面已介紹），查看即將過期的合同。本功能中也會(huì)列出已過期但未執(zhí)行終止的合同。對于已過期的合同，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的管理規(guī)范，由相關(guān)確認(rèn)后，及時(shí)執(zhí)行終止（這種情況一般屬于“因履行終止”）；對于因異常情況需要執(zhí)行

39、終止的合同（一般屬于因解除終止），應(yīng)當(dāng)先了解合同中各筆款項(xiàng)的支付情況，并經(jīng)過專人審批后，才可以執(zhí)行合同終止；應(yīng)當(dāng)定期執(zhí)行“已終止合同”功能，查看已終止的合同，特別是“因解除終止”的合同，確保了解相關(guān)。34 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)3 高級(jí)功能下面介紹一些 PB 系統(tǒng)中的高級(jí)功能。3.1 移動(dòng)辦公：企業(yè)號(hào)企業(yè)號(hào)是推出的，是企業(yè)進(jìn)行管理的平臺(tái)，企業(yè)號(hào)可以在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)上為企業(yè)提供對內(nèi)部員工的管理、與服務(wù)。企業(yè)號(hào)給移動(dòng)辦公帶來了極大的便利。比如：不僅可以支持在中收看系統(tǒng)消息，還包括了 PB 系統(tǒng)中非常全面的功能，例如：1.查看各種已發(fā)、已辦、待辦事項(xiàng)的功能。2.各種付款申請（包括直接申請

40、、借款申請、合同申請）的處理功能。3.新建各種付款申請的功能，包括直接申請、借款申請、合同申請。由于企業(yè)號(hào)的接口仍在不斷豐富和完善，同時(shí)有一些規(guī)則經(jīng)常有變化，為了讓用戶看到企業(yè)號(hào)中的新功能、則，我們把相關(guān)的配置方法和使用說明整理在以下中（而不是放在本手冊中），這樣便于隨時(shí)更新： 企業(yè)號(hào)的配置方法和使用方法3.2 怎樣實(shí)現(xiàn)郵件、及自定義提醒在 PB 系統(tǒng)發(fā)出各種申請后，會(huì)自動(dòng)發(fā)出“系統(tǒng)消息”，以便有關(guān)及時(shí)進(jìn)行處理。但如果審批人因?yàn)槟承]有登錄 PB，就不收到系統(tǒng)消息、不處理。所以，有時(shí)希望能夠再有其它方式進(jìn)行提醒，比如在發(fā)出申請時(shí)，同時(shí)給審批人自動(dòng)發(fā)一個(gè)郵件、或、或用其它方式（如飛信、等），這種

41、方式稱為“外部提醒”。PB 系統(tǒng)提供了這種功能，設(shè)置和使用方法與 OA 中幾乎完全一致，下面簡要介紹一下（更詳細(xì)的說明可以參照協(xié)同辦公系統(tǒng)使用中的內(nèi)容）：35 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)3.2.1 主控系統(tǒng)中的設(shè)置3.2.1.1 外部提醒方式設(shè)置如果要使用各種外部提醒，首先需要在主控系統(tǒng)中執(zhí)行“外部提醒方式設(shè)置”功能，設(shè)置需要使用的提醒方式。執(zhí)行本功能，顯示如下：可以采用郵件方式，或各種自定義方式（如、飛信等）。1.郵箱方式本功能上面的區(qū)域用于設(shè)置提醒郵件所用的郵箱?？梢栽O(shè)置多個(gè)郵箱，這樣就可以不同的系統(tǒng)（甚至同一系統(tǒng)的多種業(yè)務(wù)）采用不同的郵箱提醒郵件。36 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語

42、言，一套管理系統(tǒng)例如：用有門業(yè)準(zhǔn)備在 PB 中使用郵件提醒（即發(fā)出付款申請或采購合同申請后，在某些情況下給接收人提醒郵件）。付聰點(diǎn)擊按鈕，設(shè)置所用的郵箱信息。如下所示：確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“保存”，這樣就設(shè)置好了這個(gè)郵箱。完成上述設(shè)置后，本功能顯示如下（其中第一個(gè)郵箱是用有門業(yè)在 OA 系統(tǒng)中使用的）：說明：已設(shè)置的郵箱如果有變化，可以點(diǎn)擊“修改”按鈕進(jìn)行修改。如果有的郵箱不再使用，可以修改為“停用”狀態(tài)。2.自定義方式除了采用郵箱方式，系統(tǒng)中還提供了自定義消息實(shí)現(xiàn)方式，用戶可以使用的平臺(tái)或其他消息提醒方式（如飛信、貓、等，只要具備接口即可）。當(dāng)然，這種方式需要用戶有 Java 編程的能力。37

43、/企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)付聰設(shè)置為：確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“保存”，這樣就設(shè)置好了這個(gè)自定義提醒方式。如下所示：如果還需要其它自定義方式，可以繼續(xù)新增。關(guān)于“自定義提醒實(shí)現(xiàn)類”的詳細(xì)說明，查看“如何自定義提醒實(shí)現(xiàn)類”。說明：已設(shè)置的自定義方式如果有變化，可以點(diǎn)擊“修改”按鈕進(jìn)行修改。如果有的自定義方式不再使用，可以修改為“停用”狀態(tài)。3.2.1.2 PB 系統(tǒng)的“外部提醒設(shè)置”前面設(shè)置的各種“外部提醒方式”可以在多個(gè)系統(tǒng)（如 OA、PB、CRM、HR）中使用。各個(gè)關(guān)統(tǒng)可以采用不同的提醒方式，因此非常方便。在 PB 系統(tǒng)中使用前，需要指定 PB 系統(tǒng)要使用前面設(shè)置的哪一個(gè)郵箱或哪一種自定

44、義方式，下面介紹 PB系統(tǒng)中的設(shè)置方式。在主控系統(tǒng)的“關(guān)統(tǒng)管理付款審批及預(yù)算系統(tǒng)”菜單下，有一個(gè)“外部提醒設(shè)置”功能：38 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)本功能可以設(shè)置在 PB 中需要使用哪種提醒方式、缺省對哪些人發(fā)出“外部提醒”。執(zhí)行本功能，顯示如下：缺省情況下，不采用任何外部提醒，因此上面這二項(xiàng)都沒有勾選。如果工作需要，可以選擇需要的方式，可以選擇一種，也可以選擇二種。付聰指定為：這些參數(shù)指定了 PB 系統(tǒng)“外部提醒”時(shí)所使用的郵箱和自定義方式，以及缺省情況下給哪些人外39 /企語系統(tǒng)：一種企業(yè)語言，一套管理系統(tǒng)部提醒（缺省可以是“不”，也可以設(shè)置為“只給不的”，或“給所有”）。這些選項(xiàng)的意義與 OA 系統(tǒng)完全相同。下面看一下 PB 中怎樣使用外部提醒。3.2.2申請前的設(shè)置如果選擇了使用任何一種“外部提醒”方式，那么在 PB 中執(zhí)行直接申請、借款申請、采購合同申請、合同申請時(shí)，將會(huì)顯示一個(gè)“高級(jí)”按鈕。比如：現(xiàn)在胡仲偉執(zhí)行“直接審批新建事項(xiàng)”功能，可以看到：點(diǎn)擊“高級(jí)”按鈕，顯示如下：1)如果不做修改，那么在這個(gè)直接申請時(shí)，將不郵件提醒和提醒。比如：如果認(rèn)次申請不急需處理，就可以不必修改