XX職業(yè)學(xué)院關(guān)于XX級(jí)新入學(xué)學(xué)生檔案材料立卷歸檔工作的通知.docx

1、XX職業(yè)學(xué)院關(guān)于XX級(jí)新入學(xué)學(xué)生檔案材料立卷歸檔工作的通知各學(xué)院：根據(jù)XX職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法，為保證XX級(jí)學(xué)生檔案材料的立卷歸檔工作順利進(jìn)行，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、新生檔案材料立卷歸檔范圍1、中學(xué)、中職學(xué)籍材料；2、高考體檢表；3、高考報(bào)名登記表；4、中學(xué)（中職）階段團(tuán)組織材料；5、新生入學(xué)體檢表；6、XX職業(yè)學(xué)院學(xué)生登記表；7、其它原中學(xué)或招生等部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的歸檔材料。二、新生檔案材料的采集方法1、第14項(xiàng)和第7項(xiàng)材料從學(xué)生入學(xué)自帶檔案中采集。2、第5項(xiàng)材料由校醫(yī)院提供給各學(xué)院采集。3、第6項(xiàng)材料由各學(xué)院根據(jù)學(xué)生處印發(fā)的表格組織學(xué)生填寫(xiě)后采集。4、各學(xué)院以班級(jí)為單位，將上述材料逐一審核

2、登記和采集完畢后，裝入由學(xué)生處統(tǒng)一印發(fā)的學(xué)生檔案袋內(nèi)（每生一袋）；填好檔案袋封面;按專業(yè)班級(jí)填寫(xiě)XX職業(yè)學(xué)院新生檔案材料收集表。5、各學(xué)院將檔案袋按年級(jí)、專業(yè)排列整理后歸檔，同時(shí)提交所對(duì)應(yīng)的材料收集表（紙質(zhì)檔和電子檔兩種）。三、有關(guān)問(wèn)題的處理1、新生檔案中如缺以上第14項(xiàng)材料中的某一項(xiàng)，各學(xué)院學(xué)生科要及時(shí)告知學(xué)生在畢業(yè)前補(bǔ)齊，并明確告知其日后若因以上四項(xiàng)檔案不齊全所引發(fā)的問(wèn)題由學(xué)生自負(fù)責(zé)任。此類檔案各學(xué)院學(xué)生科在報(bào)送的材料收集表相應(yīng)欄須注明并在備注欄要求學(xué)生簽名，確認(rèn)其檔案材料不齊全。2、收集學(xué)生上交的檔案未密封者，各學(xué)院學(xué)生科須交給學(xué)生本人，由其自行回生源地招生辦或所畢業(yè)中學(xué)密封后，學(xué)院學(xué)生科再予以接收立卷歸檔。3、對(duì)于有專業(yè)按學(xué)號(hào)打亂分班者，請(qǐng)以專業(yè)為單位，按學(xué)號(hào)從小到大的相應(yīng)順序排列。四、有關(guān)要求1、各學(xué)院須對(duì)歸檔材料的內(nèi)容認(rèn)真進(jìn)行審查，要求準(zhǔn)確、清楚、完整。2、凡應(yīng)由個(gè)人填寫(xiě)的歸檔材料，須由本人如實(shí)填寫(xiě)；署名時(shí)須署本人身份證姓名且須與入學(xué)錄取名冊(cè)中的姓名完全一致。3、歸檔材料的內(nèi)容須認(rèn)真書(shū)寫(xiě)，字跡要清楚、工整，使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍(lán)色墨水以及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。4、凡注明加蓋公章處需印章齊全，移交時(shí)須有經(jīng)辦人簽字，并辦理移交手續(xù)。5、凡屬新生入學(xué)前已入檔材料，任何人不得擅自剔除。6、在檔案材料收集過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題請(qǐng)各學(xué)院與學(xué)