收發(fā)文管理制度試行

1、收發(fā)文管理制度（試行）為簡(jiǎn)化辦事程序，規(guī)范醫(yī)院收發(fā)文工作，安全、保密、快捷地傳遞和制發(fā)文件，加快公文流轉(zhuǎn)速度和辦理質(zhì)量，根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和有關(guān)公文處理規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，特制定收發(fā)文管理制度（試行）。  一、收文管理 （一）收文歸口1.凡主送本院的公文，包括郵寄公文、傳真公文、會(huì)議分發(fā)公文等均應(yīng)交由辦公室統(tǒng)一登記、編號(hào)、分發(fā)。辦公室要做到當(dāng)日收文，當(dāng)日登記，當(dāng)日分發(fā)辦理。其它特殊情況簽收的文件，應(yīng)及時(shí)送回醫(yī)院辦公室完成收文手續(xù)。    2.辦公室指定專人負(fù)責(zé)公文、電子公文和郵件的接收發(fā)送工作。每個(gè)工作

2、日上午、下午至少保證2次網(wǎng)上接收，確保電子公文和郵件及時(shí)傳輸和辦理。 （二）收文辦理    1.收文簽收、登記。醫(yī)院辦公室在收到文件后要立即在收文登記本上進(jìn)行記錄并對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，將公文標(biāo)題、密級(jí)、文件字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、收文日期等情況逐項(xiàng)填寫入“收文登記本”后，再填寫“公文批辦單”，分發(fā)簽閱。 2.辦理程序。（1）一般文件的辦理程序：1.收文簽收2.收文登記3.辦公室主任根據(jù)公文內(nèi)容及時(shí)提出擬辦意見或主閱及協(xié)辦、參閱科室4.主要領(lǐng)導(dǎo)批示，根據(jù)文件內(nèi)容由院領(lǐng)導(dǎo)傳閱或由指定分管領(lǐng)導(dǎo)提意辦理5.分管領(lǐng)導(dǎo)批示意見，根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)批示由業(yè)務(wù)科室承辦

3、6.業(yè)務(wù)科室承辦文件，并根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)批示和文件內(nèi)容要求盡快辦理7.文件辦理完畢后填寫辦理結(jié)果8.交醫(yī)院辦公室歸檔9.未按規(guī)定期限辦理和回復(fù)的，辦公室需單獨(dú)登記，并定期催辦。  （2）急辦公文由辦公室隨時(shí)向院主要領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后交有關(guān)業(yè)務(wù)科室立即辦理。所有由辦公室負(fù)責(zé)的會(huì)議通知，必須做好會(huì)議通知記錄。3.文件傳閱及辦理時(shí)限。一般情況下，每位院領(lǐng)導(dǎo)批閱文件不應(yīng)超過半天，每個(gè)科室傳閱文件不應(yīng)超過1天（公文審閱后請(qǐng)及時(shí)送回辦公室或通知辦公室取回）。辦理文件一般不超過3天。凡來文中限定辦理時(shí)間的，應(yīng)在其規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦復(fù)完畢。緊急公文，應(yīng)隨到隨辦。需兩個(gè)或兩個(gè)以上業(yè)務(wù)科室承辦的公文，主辦科室

4、應(yīng)及時(shí)與協(xié)辦科室聯(lián)系。對(duì)于內(nèi)容涉及面廣、問題較復(fù)雜，不能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)作出辦理的，主辦科室應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)或院領(lǐng)導(dǎo)并告知來文單位，講明原因，取得諒解，延期辦理。   4.公文催辦與檢查。醫(yī)院辦公室應(yīng)視公文的輕重緩急，做好公文的催辦、督辦工作。各承辦業(yè)務(wù)科室要密切配合，按時(shí)完成交辦事項(xiàng)。 5.公文安全與保密。公文傳遞與辦理應(yīng)嚴(yán)密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密制度，確保公文安全、完整。醫(yī)院辦公室要跟蹤好公文的傳遞，嚴(yán)防文件失密與丟失。 二、發(fā)文管理 （一）發(fā)文歸口：    凡以醫(yī)院名義發(fā)出的公文，均由辦公室統(tǒng)一

5、歸口管理。具體工作由辦公室和發(fā)文科室共同完成。專業(yè)性文件由相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)擬稿；綜合性文件由辦公室負(fù)責(zé)擬稿。 （二）行文程序：1.業(yè)務(wù)科室擬稿2.到辦公室領(lǐng)取擬文稿紙，填寫擬稿人、科室、標(biāo)題、主送3.業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人初審核稿4.辦公室主任復(fù)審核稿，不符合規(guī)定要求的退擬稿部門修改或重?cái)M5.業(yè)務(wù)科室分管領(lǐng)導(dǎo)審閱6.主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)7.辦公室編發(fā)文號(hào)，確定發(fā)稿日期并對(duì)發(fā)文進(jìn)行登記8.業(yè)務(wù)科室對(duì)發(fā)文進(jìn)行校對(duì)、印制9.辦公室加蓋印章10.業(yè)務(wù)科室封發(fā)11.辦公室歸檔。 （三）行文規(guī)則 ：1.行文書寫規(guī)定。公文起草以計(jì)算機(jī)打印起草，公文審核、簽發(fā)用黑色鋼筆、簽字筆書寫，不得使用圓珠

6、筆、鉛筆、紅筆（修改可用）、純藍(lán)鋼筆書寫，書寫字跡清楚工整。2.行文格式規(guī)定（普通紅頭公文格式）。（1）紙張頁(yè)面：紙張采用A4型公文紙，上下左右頁(yè)邊距分別為3cm、2cm、3cm、2cm。（2）發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)一般應(yīng)位于醫(yī)院發(fā)文標(biāo)志下空兩行，居中排列，字體為3號(hào)仿宋GB2312字體。發(fā)文字號(hào)由醫(yī)院代字、年份、發(fā)文順序號(hào)加“號(hào)”組成。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用圓括號(hào)“（）”括入。如：寶陳婦幼（2015）1號(hào)。（3）標(biāo)題：標(biāo)題是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括。由醫(yī)院名稱、事由和文種組成。一般位于紅色分隔線下空兩行，用2號(hào)方正簡(jiǎn)體小標(biāo)宋字體加粗，可分一行或多行居中排布；標(biāo)題排列應(yīng)

7、當(dāng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用長(zhǎng)方形或沙漏型?；匦袝r(shí)要做到詞義完整。（4）主送單位：是公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。一般位于標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格3號(hào)仿宋GB2312字體編排，回行時(shí)頂格。最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。（5）正文：公文首頁(yè)必須顯示正文。在主送機(jī)關(guān)下一行，每自然段左空二字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。正文以3號(hào)仿宋GB2312字體，一般每面排22行，每行排28字。（6）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層：漢字“一、”，第二層：漢字加括號(hào)“（一）”，第三層：阿拉伯?dāng)?shù)字“1.”，第四層：阿拉伯?dāng)?shù)字加括號(hào)“（1）”。第一層用黑體字加粗、第二層用3號(hào)仿宋GB231

8、2字體加粗、第三層和第四層用楷體字加粗。如層次較少，也可將第三層做第二層使用。（7）附件說明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3號(hào)仿宋GB2312字體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。如有多個(gè)附件，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如：“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。（8）署名：為醫(yī)院規(guī)范化全稱，一般在正文或附件下空二行以成文日期為準(zhǔn)居中編排。（9）成文日期：成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字簡(jiǎn)寫（如：2015年4月27日），一般在正文或附件下空三行右空四字編排。（10）附注：是需要說明的其他事項(xiàng)（如單位信息

9、公開方式、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等）。若有，用3號(hào)仿宋GB2312字體居左空二字加圓括號(hào)編排在成文時(shí)間下一行。（11）抄送：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用3號(hào)仿宋GB2312字體，在每頁(yè)最后一行左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，同一層次抄送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同層次抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。（12）附件：應(yīng)當(dāng)另頁(yè)編排并與正文一起裝訂。“附件”二字及附件號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編寫在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。3.行文核稿規(guī)定。以醫(yī)院名義發(fā)出的各種公文、

10、領(lǐng)導(dǎo)講話、綜合性材料、代業(yè)務(wù)科室起草的文件、院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它公文材料等均需核稿，核稿分為初審核稿和復(fù)審核稿。初審核稿主要由業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人對(duì)行文的政策性、措施和要求的可行性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、觀點(diǎn)的正確性、行文的名義和形式及主送和會(huì)簽部門等進(jìn)行審核。復(fù)審核稿主要由辦公室對(duì)文字表達(dá)、公文種類、公文格式、主題詞、書寫要求等規(guī)范性進(jìn)行審核。對(duì)不符合要求的文稿，復(fù)審時(shí)有權(quán)退回發(fā)文業(yè)務(wù)科室修改或重新擬稿。 4.行文簽發(fā)規(guī)定。醫(yī)院辦公室的文件由分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)同意方可簽發(fā)，對(duì)未經(jīng)核稿及不合規(guī)范的文稿不予簽發(fā)。5.公文繕印及用印規(guī)定。本著節(jié)能減排的原則確定公文印制數(shù)量。公文繕印必須核對(duì)好格式和數(shù)量、紙張、規(guī)格等要求,做到字跡清晰,版面整潔