采購管理用例

1、采購管理§1.1 功能需求從采購計劃 出庫配套 產(chǎn)成品入庫 發(fā)貨或銷售 退貨報損等。一、采購管理工作的具體內(nèi)容1. 采購計劃 ·請購單對于臨時的或追加的采購任務(wù)可以通過填寫請購單來直接確定對某種物料的需求量和需求時間。2.選擇一個供應(yīng)商根據(jù)以往與供應(yīng)商的交易歷史以及對供應(yīng)商信譽和物料報價的調(diào)查，分別從質(zhì)量、價格和交貨期等方面來考察供應(yīng)商，為每種物料選定長期的供應(yīng)商或本次訂貨的供應(yīng)商并建立供應(yīng)商檔案。3.采購訂單（合同）采購單的來源有以下兩個途徑：·通過采購計劃制定采購單 ·直接填寫 采購單 4.按采購訂單跟蹤、監(jiān)督、協(xié)調(diào)供應(yīng)商的供貨過程采購訂單發(fā)出后采購

2、管理人員要定期向供應(yīng)商了解采購訂單的落實情況，隨時發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施。在供應(yīng)商未及時供貨的情況下，一方面積極催貨，另一方面應(yīng)分析情況，通知有關(guān)部門采取應(yīng)急措施。采購人員還應(yīng)對訂單的每一次到貨情況進行記錄（如：到貨數(shù)量、實收數(shù)量、退貨數(shù)量等），向有關(guān)管理人員提供信息報告，便于管理人員作出分析決策。5.采購物料到貨后組織有關(guān)部門的人員檢驗、接收采購物料到貨后，應(yīng)按訂單要求（如交貨地點、時間、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等）組織對物料的接收。接收過程比較復(fù)雜，有的物料要求證100%檢驗后方能入庫，有的要求100%復(fù)檢入庫，有的則要求抽檢入庫，有的直接進入車間（不入倉庫），有的需要退貨。對于每次收貨要作好必要

3、的記錄，建立完善的收貨檔案。6.結(jié)算采購帳款在收到供應(yīng)商提供的符合條件的物料后，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定結(jié)清帳務(wù)，兌付貨款。結(jié)帳付款工作應(yīng)由采購部門配合財務(wù)部門完成。根據(jù)物料的采購結(jié)算單據(jù)和對采購各種費用的分攤，計算出采購成本。企業(yè)采購管理業(yè)務(wù)的流程圖如圖：圖4.1.11 企業(yè)采購管理業(yè)務(wù)流程圖§4.2 采購管理系統(tǒng)分析與設(shè)計一、采購管理業(yè)務(wù)分析1.采購管理業(yè)務(wù)分析企業(yè)的采購管理工作主要由采購部門和倉庫部門完成。這兩個部門與財務(wù)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門和銷售部門有業(yè)務(wù)上的緊密聯(lián)系。這幾個部門在采購管理工作中的關(guān)系如下：采購部門按需求與供應(yīng)商簽訂供貨合同，貨到后由質(zhì)量部門對物料進行檢驗，合格物料進

4、入倉庫，倉庫部門將入庫數(shù)量報給財務(wù)部門和采購部門；采購物料的應(yīng)付款由采購部門配合財務(wù)部門兌付，物料采購成本由財務(wù)部門核算；銷售部門按銷售合同的交貨期從倉庫中發(fā)出商品給客戶；庫存部門將物料和產(chǎn)品的出入庫憑證及倉庫內(nèi)部的盤點憑證轉(zhuǎn)交財務(wù)部門作帳，進行存貨成本核算。2.采購管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流圖二、ER關(guān)系圖根據(jù)企業(yè)采購管理各層的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流圖的詳盡描述，經(jīng)過加工處理，設(shè)計出采購管理系統(tǒng)的ER關(guān)系圖，如圖4.2.21。圖 企業(yè)采購管理ER關(guān)系圖對ER關(guān)系圖中的每一個實體的屬性定義如下：·采購計劃 任務(wù)號，物品，車間，任務(wù)類型，任務(wù)數(shù)量，計劃開工日期，計劃完工日期，實際完成數(shù)，計劃員·采購

5、訂單 采購訂單號，供應(yīng)商，采購員，錄入日期，建議訂貨日期，訂單發(fā)出日期，貨幣，匯率，訂單總金額，折合本幣金額，付款期限，結(jié)算方式，訂單說明，錄入員，最近交貨日期·采購訂單明細 采購訂單號，采購單序號，物品，計量單位，采購數(shù)量，采購金額，單價，需求日期，交貨日期，交貨地點，運輸方式，采購方式，訂單到貨情況·到貨通知單 到貨通知單號，供應(yīng)商，收貨日期，錄入員，采購訂單號，采購單行號，貨幣，原幣金額，匯率，折合本幣，備注，確認日期，物品，發(fā)票號，計量單位，到貨數(shù)量，收貨情況，單價，批號，供應(yīng)商批號 ·購進質(zhì)量驗收單 購進質(zhì)量驗收單號，供應(yīng)商，驗收日期，錄入員，采購訂單號

6、，采購單行號，是否通過，備注，確認日期，物品，發(fā)票號，計量單位，到貨數(shù)量，收貨情況，單價，批號，供應(yīng)商批號 ·入庫單 入庫單單號，供應(yīng)商，入庫日期，錄入員，采購訂單號，采購單行號，貨幣，原幣金額，匯率，折合本幣，備注，確認日期，物品，發(fā)票號，計量單位，到貨數(shù)量，收貨情況，單價，批號，供應(yīng)商批號基礎(chǔ)資料供應(yīng)商 供應(yīng)商代碼，供應(yīng)商名稱，聯(lián)系人名，地址，郵政編碼，電話號碼，傳真號碼，電報掛號，開戶銀行，開戶帳號，信譽級別，付款情況，納稅登記號，交貨情況三、 財務(wù)系統(tǒng)，成本核算功能改進1財務(wù)可以新建供貨商應(yīng)收賬款表，方便添加功能，不會影響現(xiàn)有功能。2.成本關(guān)系表3.成本E-R模型表四、模塊功

7、能詳細設(shè)計1、采購計劃管理a)增刪改查，打印。b)權(quán)限控制c)有草稿狀態(tài)，提交后進入審核流程。d)審核通過后，根據(jù)采購設(shè)置是否自動生成下一步單據(jù)，自動的話，下一步不用提交審核，直接通過，不自動的話，只生成下步的草稿。 4、采購合同a)增刪改查，打印。b)權(quán)限控制c)有草稿狀態(tài)，提交后進入審核流程。d)審核通過后，這里的采購設(shè)置無效，只是通過后生成下一步草稿，因為有需要填寫的項。5、到貨通知單a)增刪改查，打印。b)權(quán)限控制c)有草稿狀態(tài)，提交后進入審核流程。d)可以直接新增，但必須與采購合同勾兌，也可以從成功的合同引入，生成草稿。e)審核通過后，根據(jù)采購設(shè)置是否自動生成下一步單據(jù)，自動的話，下

8、一步不用提交審核，直接通過，不自動的話，只生成下步的草稿。 6、質(zhì)量驗收a)刪改查，打印。b)權(quán)限控制c)有草稿狀態(tài)，提交后進入審核流程。d)不能直接新增，只能從成功的到貨通知引入，生成草稿。e)審核通過后，根據(jù)采購設(shè)置是否自動生成下一步單據(jù)，自動的話，下一步不用提交審核，直接通過，不自動的話，只生成下步的草稿。7、入庫通知a)增刪改查，打印。b)權(quán)限控制c)有草稿狀態(tài)，提交后進入審核流程。d)審核通過后，根據(jù)采購設(shè)置是否自動生成下一步單據(jù)，自動的話，下一步不用提交審核，直接通過，不自動的話，只生成下步的草稿。e)通過時，添加公司應(yīng)付款。8、支付貨款a)添加支付貨款確認單.b）確認時，新增公司

9、應(yīng)付款明細。9、采購?fù)素泦危ㄒ延?，更改）a)通過時，添加公司應(yīng)付款明細。b)修改入庫記錄。c)添加出庫記錄。10、采購調(diào)價單a)增刪改查，新增時需要和入庫單勾兌，b)通過時，添加公司應(yīng)付款明細。c)添加出庫記錄。 （一） 采購待收明細表采購單號： 供應(yīng)商代號：下單日期（起）下單日期（止）供應(yīng)商名稱采購單號物料編碼品名規(guī)格預(yù)定交貨日待收數(shù)量采購數(shù)量接收數(shù)量拒收數(shù)量退還數(shù)量采購數(shù)量單價付款數(shù)量（二） 供應(yīng)商交貨明細表采購單號： 供應(yīng)商代號：交貨單號：交貨日期（起）交貨日期（止）供應(yīng)商名稱交貨單號采購單號物料編碼品名規(guī)格交貨日期待收數(shù)量采購數(shù)量接收數(shù)量拒收數(shù)量退還數(shù)量采購數(shù)量付款數(shù)量（三） 交貨退還

10、明細表采購單號： 供應(yīng)商代號：交貨單號：交貨日期（起）交貨日期（止）供應(yīng)商名稱交貨單號采購單號交貨日期物料編碼品名規(guī)格單位待收數(shù)量接收數(shù)量拒收數(shù)量退還數(shù)量采購數(shù)量檢驗單號（四） 供應(yīng)商評估標(biāo)廠商代號： 評估日期（起）評估日期（止）供應(yīng)商名稱采購批數(shù)交貨批數(shù)按期率逾期率采購數(shù)量交貨數(shù)量接收數(shù)量拒收數(shù)量退還數(shù)量合格率一、采購單據(jù)設(shè)計采購單據(jù)：采購訂單（可以不啟用）、收貨單和收貨退回單（包含倉位，不再生成倉庫單）、發(fā)票、付款單、憑證（放到“存貨核算”中）1、采購訂單采購訂單表頭欄目帳套ID業(yè)務(wù)類型：對應(yīng)單據(jù)類型的采購收貨單、采購?fù)素泦?、受托代銷商品入庫單、受托代銷退回入庫單、代管物資入庫單、盤盈單、

11、其他入庫單、組合入庫單等。選擇，非必填。便于按照業(yè)務(wù)類型統(tǒng)計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。默認為普通采購，可選普通采購、直運、受托代銷。選擇直運采購時，只能參照直運銷售訂單；選擇受托代銷時只能錄入外購且受托屬性的商品。受托代銷、直運業(yè)務(wù)只有設(shè)置相關(guān)業(yè)務(wù)時，才可以選擇。單據(jù)日期：錄入或參照，必填。默認值為進入系統(tǒng)時輸入的業(yè)務(wù)日期，即系統(tǒng)登錄日期，可修改。參照日歷；錄入必須符合日期格式，即“yyyy-mm-dd”。單據(jù)日期必須輸入大于等于當(dāng)前會計月第一天的日期，可以錄入本月及以后各時間段日期。單據(jù)號：錄入或自動生成。用戶可以設(shè)定單據(jù)生成規(guī)則，同一類型的單據(jù)號保證唯一性。供應(yīng)商：指產(chǎn)品或商品的供應(yīng)單位。供應(yīng)商確定后，在

12、該單據(jù)的部門及業(yè)務(wù)員未錄入的情況下，將分管部門及專營業(yè)務(wù)員自動帶入部門和業(yè)務(wù)員欄，可修改。部門：指某使用單位下轄的具有分別進行財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理要求的單元體，不一定是實際中的部門機構(gòu)。業(yè)務(wù)員：經(jīng)辦此項業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)員，如未輸入業(yè)務(wù)員，則不能進行業(yè)務(wù)員方面的統(tǒng)計。稅率：表頭稅率是表體稅率的默認值，必填，不可以為負。訂單、到貨單、專用發(fā)票的表頭稅率，根據(jù)專用發(fā)票默認稅率帶入，可修改。普通采購發(fā)票的表頭稅率默認為0，可修改。運費發(fā)票的表頭稅率默認為7，可修改。付款條件：錄入或參照，默認為供應(yīng)商檔案中的設(shè)置，可修改，可為空。付款條件的信用天數(shù)從發(fā)票日期起算而不是從受訂日期起算。備注：錄入或參照，備注要求簡

13、潔明了，參照的內(nèi)容為常用摘要。對于一些常用的備注，如“采購入庫”等，可在【常用摘要】里預(yù)先定義好這些常用摘要，以便加快錄入速度。制單人：新增或修改單據(jù)保存時，系統(tǒng)自動帶入當(dāng)前操作員。審核人：審核時，自動帶入當(dāng)前操作員。變更人：變更時，自動帶入當(dāng)前操作員。關(guān)閉人：關(guān)閉時，自動帶入當(dāng)前操作員。單據(jù)表體欄目商品編號：錄入或參照，必填，參照的內(nèi)容為商品檔案，根據(jù)商品檔案進行合法性校驗。參照單據(jù)時，根據(jù)參照單據(jù)自動帶入。根據(jù)商品編號，系統(tǒng)帶入商品名稱、規(guī)格型號、主計量等欄目。商品名稱、規(guī)格型號、主計量：數(shù)量：指按主計量單位統(tǒng)計的貨物的個數(shù)，數(shù)量必須輸入。含稅單價：含稅單價指每一主計量單位貨物的含稅的原幣

14、價格。普通發(fā)票、運費發(fā)票中的“單價”欄目為含稅單價。無稅單價：無稅單價指每一主計量單位貨物的不含稅的原幣價格。根據(jù)取價方式取值，可修改，不能為負數(shù)。無稅金額：貨物的無稅原幣金額。無稅金額無稅單價*數(shù)量。如果數(shù)量和無稅單價已經(jīng)輸入，則系統(tǒng)自動計算，可修改。稅額：根據(jù)稅率自動計算，可修改。采購訂單、到貨單、專用發(fā)票的稅額無稅金額*稅率%。普通發(fā)票、運費發(fā)票的稅額含稅金額*稅率%含稅金額：含稅金額，即貨物的含稅原幣金額。含稅金額含稅單價*數(shù)量。若含稅單價、數(shù)量已輸入，則系統(tǒng)自動計算。金額：錄入金額。公式：金額單價*數(shù)量。如果用戶輸入了數(shù)量、單價、金額三項其中的兩項，系統(tǒng)自動計算第三項。輸入數(shù)量和單價

15、，則自動計算金額。輸入數(shù)量和金額，則自動計算單價。單價改變，系統(tǒng)自動反算金額，數(shù)量不變。金額改變，系統(tǒng)自動反算單價，數(shù)量不變。數(shù)量改變，系統(tǒng)自動反算金額，單價不變。調(diào)撥單上的商品的金額必須大于等于零。稅率：必填，不可以為負。一張單據(jù)中允許有不同的稅率；同一種商品在同一張單據(jù)中也允許有不同的稅率。2、采購收貨單采購收貨單表頭欄目帳套ID單據(jù)類型：采購收貨單、采購?fù)素泦?、受托代銷商品入庫單、受托代銷退回入庫單、代管物資入庫單、盤盈單、其他入庫單、組合入庫單等。供應(yīng)商：指產(chǎn)品或商品的供應(yīng)單位。供應(yīng)商確定后，在該單據(jù)的部門及業(yè)務(wù)員未錄入的情況下，將分管部門及專營業(yè)務(wù)員自動帶入部門和業(yè)務(wù)員欄，可修改。日

16、期：制單的日期業(yè)務(wù)日期：采購業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，可手工錄入，必錄項目單據(jù)編號：系統(tǒng)按單據(jù)編碼規(guī)則自動生成，允許手工修改，必填項目訂單號：當(dāng)收貨單與訂單或發(fā)票關(guān)聯(lián)時，由系統(tǒng)自動生成，如無關(guān)聯(lián)，也可手工錄入，系統(tǒng)根據(jù)訂單號碼跟蹤訂單的采購及入庫情況通知單號：當(dāng)采購收貨單與收貨通知單管理時，由系統(tǒng)自動取收貨通知單號，如無關(guān)聯(lián)，也可手工錄入采購部門：指某使用單位下轄的具有分別進行財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理要求的單元體，不一定是實際中的部門機構(gòu)。業(yè)務(wù)員：經(jīng)辦此項業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)員，如未輸入業(yè)務(wù)員，則不能進行業(yè)務(wù)員方面的統(tǒng)計。交貨地點：經(jīng)辦人：倉管： 負責(zé)人：審核：審核時，自動帶入當(dāng)前操作員。制單：制單時，自動帶入當(dāng)前操作

17、員。單據(jù)表體欄目商品編號：錄入或參照，必填，參照的內(nèi)容為商品檔案，根據(jù)商品檔案進行合法性校驗。參照單據(jù)時，根據(jù)參照單據(jù)自動帶入。根據(jù)商品編號，系統(tǒng)帶入商品名稱、規(guī)格型號、主計量等欄目。商品名稱、規(guī)格型號、主計量：實收數(shù)量：手工錄入，必填項目，其等于應(yīng)收數(shù)量加上溢缺數(shù)量溢缺數(shù)量：手工錄入，溢余數(shù)量以正數(shù)表示，短缺數(shù)量以負數(shù)表示，非必填項目單位成本：成本：溢缺成本：系統(tǒng)根據(jù)溢缺數(shù)量和單價計算得出收入倉位：可直接錄入代碼，也可查詢獲取，必填項目。系統(tǒng)缺省取商品設(shè)置時選取的默認倉位批號：可直接錄入，商品計價方法為分批認定法或采用批次管理時必填項目；到期日：手工錄入，商品進行保質(zhì)期管理時填入，必填項目3

18、、采購發(fā)票采購發(fā)票表頭欄目帳套ID業(yè)務(wù)類型：對應(yīng)單據(jù)類型的采購收貨單、采購?fù)素泦巍⑹芡写N商品入庫單、受托代銷退回入庫單、代管物資入庫單、盤盈單、其他入庫單、組合入庫單等。確定采購的方式，系統(tǒng)預(yù)設(shè)一般采購、直運采購、受托入庫，必錄項目；發(fā)票類型：普通發(fā)票、采購增值稅發(fā)票、農(nóng)林計稅發(fā)票。供應(yīng)商：指產(chǎn)品或商品的供應(yīng)單位。供應(yīng)商確定后，在該單據(jù)的部門及業(yè)務(wù)員未錄入的情況下，將分管部門及專營業(yè)務(wù)員自動帶入部門和業(yè)務(wù)員欄，可修改。日期：制單的日期業(yè)務(wù)日期：采購業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，可手工錄入，必錄項目單據(jù)編號：系統(tǒng)按單據(jù)編碼規(guī)則自動生成，允許手工修改，必填項目直運單號：處理直運采購業(yè)務(wù)，可通過錄入的直運單號與

19、相應(yīng)的直運銷售聯(lián)接，非必錄項目付款方式：采購付款方式，可手工錄入運費：處理商品采購過程中的運輸費用，其不計入商品成本，手工錄入，非必填項目其它費用：處理商品采購過程中除運費以外的其它費用，其不計入商品成本，手工錄入，非必填項目單據(jù)表體欄目商品編號：錄入或參照，必填，參照的內(nèi)容為商品檔案，根據(jù)商品檔案進行合法性校驗。參照單據(jù)時，根據(jù)參照單據(jù)自動帶入。根據(jù)商品編號，系統(tǒng)帶入商品名稱、規(guī)格型號、主計量等欄目。商品名稱、規(guī)格型號、主計量：數(shù)量：指按主計量單位統(tǒng)計的貨物的個數(shù)，數(shù)量必須輸入。含稅單價：含稅單價指每一主計量單位貨物的含稅的原幣價格。普通發(fā)票、運費發(fā)票中的“單價”欄目為含稅單價。無稅單價：無

20、稅單價指每一主計量單位貨物的不含稅的原幣價格。根據(jù)取價方式取值，可修改，不能為負數(shù)。無稅金額：貨物的無稅原幣金額。無稅金額無稅單價*數(shù)量。如果數(shù)量和無稅單價已經(jīng)輸入，則系統(tǒng)自動計算，可修改。稅額：根據(jù)稅率自動計算，可修改。采購訂單、到貨單、專用發(fā)票的稅額無稅金額*稅率%。普通發(fā)票、運費發(fā)票的稅額含稅金額*稅率%含稅金額：含稅金額，即貨物的含稅原幣金額。含稅金額含稅單價*數(shù)量。若含稅單價、數(shù)量已輸入，則系統(tǒng)自動計算。可修改。金額：錄入金額。公式：金額單價*數(shù)量。如果用戶輸入了數(shù)量、單價、金額三項其中的兩項，系統(tǒng)自動計算第三項。輸入數(shù)量和單價，則自動計算金額。輸入數(shù)量和金額，則自動計算單價。單價改

21、變，系統(tǒng)自動反算金額，數(shù)量不變。金額改變，系統(tǒng)自動反算單價，數(shù)量不變。數(shù)量改變，系統(tǒng)自動反算金額，單價不變。調(diào)撥單上的商品的金額必須大于等于零。稅率：必填，不可以為負。一張單據(jù)中允許有不同的稅率；同一種商品在同一張單據(jù)中也允許有不同的稅率。4、付款單帳套ID預(yù)付款余額：即時顯示前期已經(jīng)預(yù)付的帳款余額，以提示用戶謹慎付款。這給用戶進行往來款項的管理提供了一個控制功能，以避免用戶重復(fù)付款。根據(jù)窗口的供應(yīng)商名稱，即時顯示前期已經(jīng)預(yù)付給該供應(yīng)商的末核銷預(yù)付款余額。由于顯示的是即時余額，故只在新增時顯示，修改、查看界面不顯示預(yù)付款余額。同時考慮到付款時可能存在多種幣別的情況，為對整個預(yù)付款進行控制，預(yù)付款余額欄顯示的是所有幣別預(yù)付款折合為綜合本位幣后的合計數(shù)。其次預(yù)付款余額欄統(tǒng)計的是該核算項目當(dāng)前末核銷的預(yù)付款余額，不包括已核銷的預(yù)付款，也不包括已核銷或末核銷的付款單。付款類型：根據(jù)類型維護付款單類型中的