解析ERP傳統(tǒng)的物流信息管理模式信息過載的主要原因

1、解析ERP傳統(tǒng)的物流信息管理模式信息過載的主要原因     目前在ERP系統(tǒng)中信息“過載”，已經(jīng)成為了許多企業(yè)的一大結(jié)癥。日復(fù)一日積累的“海量”的、無章無序的信息一方面不斷地消耗企業(yè)的信息資源，另一方面又容易誤導(dǎo)決策。本文以廣東科龍配件公司優(yōu)化ERP物流信息管理模式為案例，解析ERP傳統(tǒng)的物流信息管理模式信息過載的主要原因。 1 物流的分類 站在信息應(yīng)用的角度，可以將物流簡單地分成三類：一類是物理變形式的物流，另一種是地域分布式的物流，還一種是機(jī)械流動式的物流。三種物流在信息管理模式上各有側(cè)重。 11 物理變形式的

2、物流 通常應(yīng)用在以制造為主的企業(yè)中，它的特點是物流在制造期間增值性較強。對此學(xué)者與管理者們長期研究的是如何能最大的創(chuàng)造這個增值空間，其重點對象是制造成本管理。 12 地域分布式的物流 典型的應(yīng)用在以分銷為主的銷售公司，它的特點是價值鏈較廣。公司銷售地域分布有多廣，它的價值鏈就有多廣。例如典型的有國美電器、蘇寧電器等等，他們的商品分布在全國各地，當(dāng)企業(yè)管理者們在研究營銷的時候，一方面關(guān)注如何向每個城市的每個連鎖店，或連鎖柜“鋪貨”（這個被稱之為市場營銷的“毛細(xì)血管”），解決搶占市場的問題；另一方面又不得不為在這些“毛細(xì)血管”中囤積的物料與價值，銷售利潤，及信息采集的

3、及時性、真實性而倍加感嘆。 13 機(jī)械流動式的物流 機(jī)械流動式的物流的應(yīng)用是近兒年來最熱門的第三方物流公司。在它推崇的以客戶為核心的理念下，為客戶提供最佳的物流信息！企圖通過最高端的信息通訊技術(shù)，衛(wèi)星定位系統(tǒng)及配套移動設(shè)備，讓客戶知道自己的物料現(xiàn)在位于何方。本文的物流是指的第一種。 2 傳統(tǒng)的物流信息管理模式 熟悉企業(yè)管理的人仔細(xì)地觀察一下傳統(tǒng)的制造物流信息管理模式，不難發(fā)現(xiàn)它采用的信息源是“物流單據(jù)流”的捆綁形式。 21 傳統(tǒng)的物流信息模式特點 在企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)的物流信息處理通常是：當(dāng)某一物料從供應(yīng)地點，發(fā)往需求地點的時候都要求嚴(yán)格地

4、按照“單據(jù)憑證”進(jìn)行交接，所以在企業(yè)里單據(jù)的種類是十分繁多的。記得作者在一家企業(yè)做信息系統(tǒng)的時候，曾收集到140多種表單，最后經(jīng)過多方討論，還是保留廠40多種。本文以使用最普遍的“領(lǐng)料單”與“發(fā)料單”為例，分析傳統(tǒng)的物流與它原始數(shù)據(jù)的走向。 在企業(yè)里物料的“領(lǐng)料單”與“收料單”通常被設(shè)計為“四聯(lián)單”（財務(wù)一聯(lián)，車間一聯(lián)，倉庫一聯(lián)，班組一聯(lián)），這些單據(jù)是配合著企業(yè)管理規(guī)定使用的。當(dāng)部門需要領(lǐng)用物料時，企業(yè)管理要求先編制“領(lǐng)料單”，然后供應(yīng)部門依據(jù)“領(lǐng)料單”編制“發(fā)料單”。企業(yè)對物料管理是通過“領(lǐng)料單”與“發(fā)料單”來分辨需求方和供應(yīng)方已經(jīng)有過物料交接這一事實。為了保證交接不可抵賴性，要求

5、雙方保存“領(lǐng)料單”與“收料單”的憑證，以備日后稽查。還有，為配合財務(wù)人員對物流的資金管理，在評估物流管理水平時，如果出現(xiàn)了缺口，將提交原始單據(jù)一一“對賬”，直至找出資金的損失之處為止。如有違章，輕者受到處分，重者違法提交法律制裁。 由于物料是國家或企業(yè)的資產(chǎn)，因此企業(yè)在管理方面尤其重視。為了做好物料的管理工作，每個企業(yè)都設(shè)計了自己的物流管理模式，其中包括物流線路、通道和倉庫（在物流信息模式中稱節(jié)點）。倉庫是物料的緩存地點，在企業(yè)里物流的倉庫越多，物流就管理得越清晰，產(chǎn)品的生產(chǎn)成本就會計算越準(zhǔn)確，但是這樣管理的成本會增高，信息的處理量也會加大。當(dāng)物料的倉庫設(shè)置少一點，管理成本會降低，信

6、息的處理量就減少，但是物流的信息“黑洞”就會加大。目前在制造業(yè)利潤空間已經(jīng)很薄的情況下，無論是增加人工成本，還是加大信息“黑洞”都將是給企業(yè)埋下一個顆定時“炸彈”。 為了解決物流管理問題，2003年初廣東科龍配件公司ERP上線，它的物流信息管理模式如圖1，特點如下： （1）管理精細(xì)化。多倉庫管理，多工序管理，產(chǎn)品的制造過程乃至每一道工序能采集、查詢到信息。 （2）按工序管理物料。每道工序貨位之間物料移動都要求嚴(yán)格地按開具“四聯(lián)單”。 （3）管理會計當(dāng)按產(chǎn)品做成本核算。倉庫之間、工序之間要求按交接，并且雙方完整無缺地保存下來，并記日志賬，作為車間產(chǎn)品核算的

7、原始依據(jù)。 （4）按產(chǎn)品做制造成本。要求倉庫之間、工序之間交接憑證的完整無缺，記錄好日志賬，作為財務(wù)計算制造成本的原始依據(jù)，很明顯車間成本核算與財務(wù)計算制造成本都是共用同一個信息源。 22 圖1的應(yīng)用分析 （1）物流節(jié)點過多，倉庫設(shè)置過多，導(dǎo)致物流線路過長，且倉庫之間都用“四聯(lián)單”，單據(jù)量大，交接操作、單據(jù)收集的工作量大，因此記日志賬，對賬的工作量相當(dāng)?shù)卮螅?#160;（2）導(dǎo)致車間成本核算，財務(wù)制造成本記賬信息過載，工作量大； （3）每一道工序都需要有物料編碼，物料品種多，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入的工作量大； （4）工序物料編碼，導(dǎo)致物料清單層次加深，也

8、增加廠加工訂單的輸入量 23 上線效果 廣東科龍配件公司2003年上線后，利用ERP來記賬、算賬、查數(shù)、出報表。能夠得到及時、準(zhǔn)確地查詢到物流數(shù)據(jù)，但是很難達(dá)到管理與控制物流的效果，原因很簡單，傳統(tǒng)的物流信息管理模式本來就是“串一后管理”的方式，僅能看清楚數(shù)據(jù)，做“串一后處理”而已。 3 優(yōu)化的物流信息管理模式 將傳統(tǒng)的信息管理模式硬搬到ERP系統(tǒng)上去，一方面企業(yè)獲取廠大量、及時、準(zhǔn)確的物流數(shù)據(jù)。另一方面，面對這些“海量”的物流數(shù)據(jù)。企業(yè)不禁為之驚嘆：怎么會是這樣的呢?難道我們的員工每大忙著輸入數(shù)據(jù)，各部門都要求增加人員，就是為了報告這些數(shù)據(jù)嗎?

9、0;的確，我們不得不反思“為了信息”企業(yè)所付出的代價！也不得不體會企業(yè)目前在信息系統(tǒng)建設(shè)中的處境。我們能不能做一個限定，在企業(yè)有限的管理目標(biāo)前提下，設(shè)計一個適應(yīng)的信息管理模式，讓物流信息在限定的范圍內(nèi)“跑”，讓企業(yè)有能力管理來分析、控制這些物流信息呢? 我們必須走出傳統(tǒng)的思維模式，用先進(jìn)的管理技術(shù)優(yōu)化企業(yè)的信息管理模式，改變已經(jīng)事在必為。這就是廣東科龍配件公司領(lǐng)導(dǎo)們優(yōu)化ERP系統(tǒng)的初衷。 2006年初，廣東科龍配件公司完成多家配件工廠的重組以后，再次成立ERP推進(jìn)小組。小組總結(jié)廠三年以來的運行經(jīng)驗，決定先對現(xiàn)有的ERP物流信息管理模式進(jìn)行優(yōu)化。 31 優(yōu)化的設(shè)計需

10、求 （1）推行集中式倉庫管理模式，減少倉庫設(shè)置，減少物流節(jié)點。 （2）工作中心不按工序設(shè)置倉庫，采用“在制品貨位”管理技術(shù)。 （3）深化加工訂單的應(yīng)用，采用JIT中拉式管理技術(shù)，用加工訂單驅(qū)動物流。 （4）用加工訂單中拉出領(lǐng)料表替代工序間的“領(lǐng)料單”操作。 （5）利用“工序完工”反沖功能，替代工序間的“發(fā)料單”操作。 （6）利用ERP成本中心自動記錄生產(chǎn)成本。 （7）利用ERP歷史事項處理數(shù)據(jù)庫的功能自動記錄物料交接記錄，甩掉傳統(tǒng)的憑證管理。 32 優(yōu)化物流信息管理模式應(yīng)用分析 圖1物流信息管理模式的關(guān)鍵

11、思想是最大限度地利用ERP系統(tǒng)中的工作中心、成本中心、歷史事務(wù)處理的自動記錄的信息，減少或去掉手工單據(jù)。這樣： （1）圖2與圖1相比，企業(yè)的物流節(jié)點少了三分之二。 （2）采用ERP加工中心和加工訂單功能。結(jié)合推行加工訂單配送物料管理制度，控制領(lǐng)料的數(shù)量、品種和配送時間，取消工序之間的領(lǐng)、發(fā)“四聯(lián)單”操作。 （3）激活成本中心的功能，讓ERP系統(tǒng)自動記錄產(chǎn)品生產(chǎn)成本；取消產(chǎn)品成本的手工記賬操作。 （4）利用ERP自動記錄歷史事項處理的功能存儲單據(jù)憑證，取消人工領(lǐng)、發(fā)“四聯(lián)單”保管。 33 優(yōu)化效果 由于優(yōu)化運行時間不長，初始運行就顯示了

12、以下的效果： （1）ERP系統(tǒng)倉庫設(shè)置減少了四分之三； （2）物料編碼減少60%； （3）上機(jī)操作時間減少廠三分之二； （4）變“事后管理”為“事前管理”。事前，通過對加工訂單的管理形成按加工訂單領(lǐng)料管理模式；事中，按加工訂單發(fā)料，加工，自動記錄生產(chǎn)成本；事后，加工訂單完工以后，由ERP系統(tǒng)自動記賬（歷史事務(wù)處理自動保存（領(lǐng)、發(fā)）憑證），事前，事中，事后按時有序地連動與控制。 （5）并成功地推行了車間“零庫存”的管理。 34 優(yōu)化的難點 優(yōu)化的難點是成本中心管理部分，它將改變傳統(tǒng)的成本管理的工作方式，但是物流、加工中心、歷史事項處理記錄憑證是操作性很強的。 4 結(jié)論 通過優(yōu)化物流的信息管理模式，懂得了ERP信息系統(tǒng)的應(yīng)用好與壞與企業(yè)ERP系統(tǒng)的信息管理模式設(shè)置有關(guān)。如果設(shè)置與企業(yè)的管理相“匹配”就運行得好，見效益快，如果設(shè)置得不好，投入再多的資金，參與再多的人員，也會忙而無效。同時，從本案例中我們也得到一個啟發(fā)，在我國雖然有許多企業(yè)ERP上了線，