擔(dān)保公司業(yè)務(wù)檔案管理制度

1、業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條:為規(guī)范公司業(yè)務(wù)檔案管理、保證融資擔(dān)保項目資料的安全完整,特指定本制度。第二條:融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案是指公司在辦理融資擔(dān)保業(yè)務(wù)過程中形成的記錄并反映融資擔(dān)保業(yè)務(wù)的重要憑據(jù),包括未完成融資擔(dān)保項目的客戶檔案;已完成融資擔(dān)保項目(含在保后和脫保項目的文書檔案、經(jīng)濟檔案、客戶檔案;反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)利證書。第三條:業(yè)務(wù)檔案管理的目標(biāo)是“在流程中完成,在收集中整理,在補充中完備”。第二章檔案管理第四條:公司檔案管理將根據(jù)各業(yè)務(wù)部門檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等流程執(zhí)行,做到分類科學(xué)、流程收集與補充、方便查閱、及時移交、嚴(yán)防毀損散失,確保有關(guān)法律手續(xù)完

2、備與有效。第五條:業(yè)務(wù)檔案按融資擔(dān)保客戶,做到一戶一檔,分類編序管理。第六條:檔案管理責(zé)任部門。綜合辦公室是公司業(yè)務(wù)檔案管理的責(zé)任部門,但不同性質(zhì)的檔案其保管責(zé)任分別在如下部門:1、未做成融資擔(dān)保項目的客戶檔案擔(dān)保業(yè)務(wù)部;2、已保項目、投資項目、業(yè)務(wù)合作項目等形式的文書檔案、經(jīng)濟檔案、客戶檔案綜合辦公室;3、反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)利證書綜合辦公室,按照已制定并公布實施的“權(quán)證類檔案管理制度”執(zhí)行;4、財務(wù)資料、憑證、報表統(tǒng)一由財務(wù)管理部保管。第三章檔案分類第七條:公司融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案分三類:1、權(quán)證類檔案:主要包括抵(質(zhì)押物的權(quán)屬證書及相關(guān)抵(質(zhì)押反擔(dān)保物的文件、清單、證明、保險單、評估書、入保險柜保

3、管,由綜合辦公室造冊登記后入雙人雙鎖保險柜保管,同時由融資擔(dān)保項目(主審制作清單一式二份,擔(dān)保業(yè)務(wù)部、綜合辦公室各留存清單一份備查,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱(不得帶出;2、要件類檔案:主要包括借款合同、擔(dān)保合同、委托擔(dān)保合同、出具擔(dān)保協(xié)議書、公證書、律師見證書、抵(質(zhì)押保證反擔(dān)保協(xié)議等法律訴訟時需要的檔案,該類檔案經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后才能對外借閱(不得帶出,僅限現(xiàn)場瀏覽;3、備查類檔案:主要包括客戶基本資料、審批過程資料、保后檢查資料等用于查詢的檔案,經(jīng)部門經(jīng)理同意可以借閱;第八條:公司內(nèi)部管理資料列為綜合類,內(nèi)容包括各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計表、登記表、業(yè)務(wù)調(diào)查報告及有關(guān)業(yè)務(wù)處理意見等。第九條:客戶檔案及公司內(nèi)

4、部管理資料除權(quán)證原件由綜合辦公室經(jīng)理入保險柜存房外,其他檔案以客戶為單位,分區(qū)、分類存放在綜合辦公室檔案柜,存放順序按檔案編號排列。第四章歸檔要求第十條:歸檔的業(yè)務(wù)檔案要求必須為原件或與原件核對蓋有“經(jīng)核對與原件相符”章的復(fù)印件,原則上不允許傳真件,與文件有關(guān)的簽報、批示等附屬材料均應(yīng)齊全完整;第十一條:同一筆業(yè)務(wù)原件及附件形成同一檔案,應(yīng)歸檔于同組卷內(nèi);第十二條:卷內(nèi)文件要逐頁編號,使用號碼機在文件正面右上角、背面左上角邊緣按順序打號,有效頁每頁均要編號;第十三條:業(yè)務(wù)部門融資擔(dān)保項目主審歸檔前應(yīng)填制陜西禹龍匯金融資擔(dān)保有限公司檔案資料清單,歸檔責(zé)任人(主審、監(jiān)交人(風(fēng)險內(nèi)審和綜合辦公室各存

5、一份,案卷組卷一份;第十四條:歸檔時間原則上在融資擔(dān)保業(yè)務(wù)合同生效后的一周內(nèi)完成;第十五條:任何部門或個人都不允許保存、銷毀應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)資料原件。第五章流程管理第十六條:檔案移交:業(yè)務(wù)發(fā)生后,擔(dān)保業(yè)務(wù)部(主審應(yīng)在每個業(yè)務(wù)程序完畢一周內(nèi)整理好擔(dān)保業(yè)務(wù)原始資料,登記業(yè)務(wù)資料移交清單,經(jīng)三方簽字確認(rèn)后,將全部資料移交綜合辦公室檔案管理員。擔(dān)保業(yè)務(wù)部客戶經(jīng)理可對有關(guān)業(yè)務(wù)資料復(fù)印保存。第十七條:立卷:檔案管理員對擔(dān)保業(yè)務(wù)部(主審移交的業(yè)務(wù)檔案進行分類整理及立卷。第十八條:歸案:檔案管理員憑被融資擔(dān)保企業(yè)還款憑證復(fù)印件將已解除融資擔(dān)保責(zé)任的客戶檔案從立卷區(qū)抽出,將其轉(zhuǎn)入歸檔區(qū)重新編號保管。第十九條:調(diào)閱:

6、擔(dān)保業(yè)務(wù)部、風(fēng)險管理部員工只能在歸檔現(xiàn)場調(diào)閱檔案,一律不準(zhǔn)外借。公司有關(guān)調(diào)閱擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫檔案借閱登記本,登記調(diào)閱人姓名、調(diào)閱日期、調(diào)閱內(nèi)容,報各系統(tǒng)分管副總批準(zhǔn)同意后方可調(diào)閱。第二十條:提取:因業(yè)務(wù)需要需提取綜合辦公室保管的重要權(quán)證時,要經(jīng)分管風(fēng)險副總批準(zhǔn)后到綜合辦公室簽字領(lǐng)取,收回權(quán)證時,交由風(fēng)險管理部經(jīng)理返還綜合辦公室并注銷登記。第二十一條:保管:檔案管理人員要對業(yè)務(wù)檔案妥善保管,嚴(yán)格遵循保密制度,不得違章借出業(yè)務(wù)檔案。要定期(按季度檢查各類檔案的保管情況,并書面記錄檢查結(jié)果。第二十二條:銷毀:保管期滿的業(yè)務(wù)檔案,要由檔案管理部門提出銷毀意見,并編造業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊,列名檔案的名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門要共同派員監(jiān)銷。并將監(jiān)銷情況報告主管風(fēng)險副總。第六章責(zé)任第二