檔案管理辦法

1、目目 錄錄目 錄.11 目的和依據(jù).21.1 目的.21.2 編制依據(jù).22 檔案文件分類.22.1 前期文件資料類.22.2 設計技術文件類.22.3 施工技術文件類.32.4 聲像文件類.42.5 竣工圖文件類.52.6 竣工驗收文件類.53 相關部門人員職責.53.1 經(jīng)理部內(nèi)部管理構(gòu)架圖.53.2 項目經(jīng)理部技術負責人.63.3 項目經(jīng)理部資料員.63.4 各部門資料員.64 檔案管理的要求.95 文本格式要求.116 檔案資料保密.12竣工文件編制辦法1 目的和依據(jù)1.1 目的按市城建檔案館的要求，編制及報送一套項目檔案；按市檔案局要求，編制項目檔案；按業(yè)主的要求，編制及報送三套項目

2、檔案。1.2 編制依據(jù)國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（檔發(fā)200210 號） ；上海市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規(guī)定（2002 年 5 月） ；軌道交通工程土建（市政）竣工資料歸檔范圍（試行） ；上海軌道交通 9 號線一期工程 R413-九亭站至七寶站區(qū)間盾構(gòu)隧道（含出入段線）合同文件的相關規(guī)定。2 檔案文件分類2.1 前期文件資料類 建設工程項目涉外文件； 有關請示、批復、批準等文件； 重要會議記錄、紀要、調(diào)查報告，專家建議文件； 華新港橋項目建議書及批復； 華新港橋設計（計劃）任務書及批復； 華新港橋城建檔案、水務局等審核文件； 合同、協(xié)議招標、投標等文件。2.2 設計技術

3、文件類 設計基礎資料a 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄；b 水文、氣象、地震等其它設計基礎資料。 設計成果a 方案設計；b 施工圖設計；c 設計計算書；d 設計評價、鑒定及審批。2.3 施工技術文件類 綜合管理性文件a 承包合同、承包預算、驗工計價、變更設計、索賠等文件；b 分包單位的資質(zhì)、經(jīng)營手冊等相關資料；c 施工組織設計及批復；d 圖紙會審記錄及設計交底；e 技術交底；f 施工許可證，開、竣工報告；g 各級部門質(zhì)量檢查意見及消項報告；h 重大工程質(zhì)量責任人登記文件；i 工程質(zhì)量事故報告及處理記錄；j 監(jiān)理備忘錄、監(jiān)理

4、整改通知單及消項報告，竣工資料監(jiān)理審查意見；k 會議紀要，工程洽商記錄，有關工程質(zhì)量其它來往文件；l 施工大事記；m 施工小結(jié)；n 施工總結(jié)、技術總結(jié)。 測量類文件 a 施工前測量資料； b 施工測量資料； c 竣工測量資料； d 工程沉降，位移觀測記錄。 樁基類文件 a 樁施工記錄； b 樁標高的偏差和位移實測記錄； c 樁加固處理記錄； d 樁檢測報告； e 圍護結(jié)構(gòu)及設計說明； f 其它地基、基礎處理記錄； g 樁基竣工報告。 質(zhì)量評定類文件a 單位工程外觀、實測、內(nèi)業(yè)資料綜合評分表；b 分項、分部工程質(zhì)量驗收證明書（樁基、基礎、主體結(jié)構(gòu)等） ；c 地基驗槽記錄；e 隱蔽工程驗收記錄；

5、f 單位工程觀感質(zhì)量評定表。 施工材料質(zhì)量保證文件 a 原材料匯總表及質(zhì)量證明單、試驗報告； b 施工試驗匯總表及試驗報告； c 預制構(gòu)件明細表及合格證、試驗報告。 變更設計的依據(jù)性文件a 變更設計的依據(jù)性文件匯總表； b 變更設計通知單； c 設計聯(lián)系單； d 技術核定單；e 工程師指令；g 工程會議紀要。2.4 聲像文件類 開工前的原址、原貌a 開工前的原址、原貌、原重要地物的照片、錄像；b 重要紀念物的照片。 地基及基礎a 建（構(gòu)）筑物基礎類型及施工技術工藝制作的照片、錄像；b 建（構(gòu)）筑物的位移、沉降、變形及處理的照片、錄像。 主體工程施工a 主體工程設計模型照片；b 施工現(xiàn)場整體工程

6、施工情況照片、錄像；c 隱蔽工程的工藝制作及處理照片；d 鋼筋制作工程的鋼筋布局，型號及節(jié)點焊接等照片；e 反映主體工程的拉結(jié)筋布局，混凝土灌注質(zhì)量等照片；f 管道及設備工程、安裝工程的管溝類型。 工程施工組織及工程質(zhì)量 a 工程開、竣工儀式形成的各種照片、錄像； b 工程施工中主要的質(zhì)量檢查、驗收的照片、錄像。2.5 竣工圖文件類 修改依據(jù)冊 竣工圖2.6 竣工驗收文件類 工程保修書 工程驗收記錄 工程竣工報告及驗收備案文件 工程決算及審價報告（匯總表）3 相關部門人員職責3.1 經(jīng)理部內(nèi)部管理構(gòu)架圖 經(jīng)理部資料員經(jīng)理部技術負責人質(zhì)量、結(jié)構(gòu)、試驗、測量、地質(zhì)管線、設計工程師及各工區(qū)技術負責人

7、工程部物資部合約部財務部辦公室機電部作業(yè)部安全、環(huán)境工程師3.2 項目經(jīng)理部技術負責人 負責領導項目部的竣工檔案文件編制工作，督促、檢查各部門竣工檔案文件的收集、整理、編制完成情況，聯(lián)系解決編制檔案文件中遇到的有關問題； 負責檢查日常施工技術文件資料、安全文明施工資料、質(zhì)量記錄資料、試驗資料的收集、歸檔情況； 負責項目竣工檔案文件的驗收及移交。3.3 項目經(jīng)理部資料員 建立收、發(fā)文記錄，及時進行文件處理、歸檔保存； 負責工程圖紙及相關技術文件、資料的收發(fā)、保管； 編制檔案管理辦法，督促各部門及時編制竣工檔案文件； 按照城建檔案館及業(yè)主的要求， 匯總、編制項目竣工檔案文件。3.4 各部門資料員

8、工程部工程部.1 負責建立本部門的收、發(fā)文記錄；.2 收集、整理本工程項目前期資料。內(nèi)容包括：a 建設工程項目涉外文件；b 有關請示、批復、批準等文件；c 會議紀要、調(diào)查報告等文件；d 華新港橋項目建議書及批復； e 華新港橋設計（計劃）任務書及批復；f 華新港橋城建檔案、水務、市政規(guī)劃部門審核文件。.3 收集、整理、歸檔華新港橋設計技術文件檔案資料。內(nèi)容包括：a 設計基礎資料（工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄；水文、氣象、地震等其它設計基礎資料。 ）b 設計成果：（方案設計；施工圖設計；設計評價、鑒定及審批等。 ）.4 收

9、集、整理、歸檔施工技術文件檔案資料。內(nèi)容包括：a 綜合管理性文件（圖紙會審記錄及設計交底；施工組織設計及批復；技術交底；施工許可證，開、竣工報告；各級部門質(zhì)量檢查意見及消項報告；工程質(zhì)量事故報告及處理記錄；監(jiān)理備忘錄、監(jiān)理整改通知單及消項報告，竣工資料監(jiān)理審查意見；有關工程質(zhì)量其它來往文件；施工日記；施工小結(jié)、施工總結(jié)等資料。 ）b 測量類文件及沉降觀測（施工定位測量；工程沉降，位移觀測記錄；工程測量成果資料等）c 地基處理、樁基類文件（樁施工記錄；樁標高的偏差和位移實測記錄；加固處理記錄；檢測報告；圍護結(jié)構(gòu)及設計說明；其它地基、基礎處理記錄；樁基竣工報告等資料。 ）d 質(zhì)量評定文件（單位工程

10、外觀、實測、內(nèi)業(yè)資料綜合評分表；分項、分部質(zhì)量評定表及各工序評定記錄；地基驗槽記錄；隱蔽工程驗收記錄；單位工程質(zhì)量評定表；結(jié)構(gòu)裂縫、滲漏水點示意圖等。 ）e 變更設計的依據(jù)性文件（變更設計的依據(jù)性文件匯總表；設計變更通知單；工程師指令；工程洽商記錄等。 ）f 施工材料質(zhì)量保證文件類資料（原材料復試報告；施工試驗匯總表及檢驗、試驗報告；制構(gòu)件試驗報告等資料。.5 編制運營手冊及維修手冊等相關資料；.6 編制竣工圖類文件；a 修改依據(jù)冊 b 竣工圖.7 收集、整理、歸檔施工現(xiàn)場聲像文件資料（工程現(xiàn)場原地物、地貌和建成后建（構(gòu)）筑物的照片、錄像；工程建設全過程的照片和錄像。 ）.8 工程竣工驗收備案

11、文件的收集、歸檔；.9 匯總、編制本部門項目竣工檔案文件。 作業(yè)部作業(yè)部.1 安全負責人負責建立本部門收、發(fā)文記錄； .2 安全負責人負責收集、整理、歸檔施工現(xiàn)場安全生產(chǎn)保證體系管理資料。主要內(nèi)容包括： a 安全生產(chǎn)管理職責 b 安全生產(chǎn)保證體系文件 c 采購（安全設施所需的材料、設備及防護用品） d 分包管理 e 安全技術交底及動火審批f 檢查、檢驗g 事故隱患控制h 安全教育和培訓.3 環(huán)境負責人負責收集、整理、歸檔該項目環(huán)境保護相關文件資料。.4 收集、整理、歸檔項目竣工檔案相關文件資料 物資部物資部.1 負責建立本部門的收、發(fā)文記錄；.2 負責施工材料質(zhì)量保證文件資料中的原材料匯總表的

12、填寫、歸檔保存；.3 負責收集施工材料質(zhì)量保證文件資料（原材料質(zhì)量證明單、制構(gòu)件明細表及合格證等） ；.4 收集、整理項目相關檔案文件。 機電部機電部.1 負責建立本部門的收、發(fā)文記錄；.2 收集、整理、歸檔盾構(gòu)推進過程中施工技術文件資料；.3 收集、整理、歸檔臨時用地、用電、用水等相關資料； .4 匯總、編制本部門項目竣工檔案文件。 合約部合約部.1 負責建立本部門的收、發(fā)文記錄；.2 收集、整理、歸檔工程前期合同、協(xié)議招標、投標等文件；.3 收集、整理、歸檔施工過程中的承包合同、承包預算、驗工計價、變更設計、索賠等文件；.4 收集、整理、歸檔各分包單位的資質(zhì)、經(jīng)營手冊等相關資料；.5 編制

13、工程決算及審價報告（匯總表） ；.6 匯總、編制本部門項目竣工檔案文件。 財務部財務部.1 負責建立本部門的收、發(fā)文記錄；.2 收集、整理、歸檔項目竣工檔案相關文件資料。 辦公室辦公室.1 負責建立本部門的收、發(fā)文記錄；.2 收集、整理、歸檔文明施工相關文件資料；.3 收集、整理、歸檔項目竣工檔案相關文件資料。4 4 檔案管理的要求檔案管理的要求4.1 各部門指定一人負責本項目相關竣工檔案資料的收集、整理、歸檔、保管工作。結(jié)構(gòu)工程師負責圖紙的會審及相關技術交底（施組、方案等交底） ，并做好圖紙會審記錄及技術交底記錄。4.2 各部門編制報送工程師審批的文件資料，由各編制人將編制好的資料送相關部門

14、負責人、分管領導審核，修改完善后在部門資料員處統(tǒng)一編號，將其文件按工程師要求打/復印足夠份數(shù)，簽字蓋章后與其電子文檔報送部門資料員，由部門資料員統(tǒng)一報送監(jiān)理工程師審批。4.3 各部門資料員要認真做好本部門相關檔案文件資料的收集、整理、歸檔、保存工作，及時、準確的建立相應的文件資料目錄清單，確保檔案文件資料完整性，供經(jīng)理部資料檢查小組及工程師檢查。經(jīng)理部資料檢查小組將在每季度末月下旬對各部門歸檔的文件資料進行檢查，將檢查結(jié)果在經(jīng)理部內(nèi)通報。4.4 確保本工程竣工檔案編制的及時性、準確性、完整性，各部門必須做到：在工程開工前，根據(jù)單位工程的劃分及國家、市政等相關竣工檔案歸檔辦法，確定各單位工程要收

15、集的竣工檔案文件內(nèi)容。在整個施工過程中，根據(jù)確定的竣工檔案文件內(nèi)容逐一收集、歸檔保存，為竣工檔案文件的整理組卷創(chuàng)造條件。工程竣工檔案文件收集完畢，即按照城檔案館及業(yè)主的要求進行檔案文件的整理組卷，在竣工驗收時，提交出一整套合格的竣工檔案文件。4.5 經(jīng)理部資料員在總工程師的領導下，督促各部門做好其相關文件資料的收集、整理與歸檔。資料（柜）盒上要有醒目的歸檔文件類別的標識，歸檔的文件資料必須及時、準確的建立相應的文件資料目錄清單，以便查找。4.6 竣工檔案文字資料必須按規(guī)定的格式填寫，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備，需手寫部份的資料必須采用簽字筆或碳素墨水鋼筆填寫。竣工圖的編制嚴格按

16、照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 （檔發(fā)200210 號） 、上海市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規(guī)定 （2002 年 5 月）和工程師的編制要求進行編制。4.7 完成整項工程或分項工程的指定竣工日期前三個月，分別提交一份完整的竣工圖紙目錄給工程師，相關部分工程指定竣工日期前 20 日內(nèi)，各部門資料員應將其部分工程的竣工檔案文件按要求整理組卷，以供有關當局及工程師批核歸檔。4.8 竣工檔案文件要求一式四套。文字資料部分必須保證有一套原件，另附 1 套電子文檔，其余三套可以是復印件?？⒐D要求四套原件（四套藍圖）,另附 2 套電子版竣工圖。工程照片及錄像資料一式兩套，另附一套底片。運

17、營及維修手冊嚴格按照業(yè)主最新的編制指導來編制和提交，提交 6 份打/復印件 2 份電子文檔的光盤的最后批準版的運營和維修手冊。4.8 竣工檔案文件的收集、整理、組卷，應符合國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 （檔發(fā)200210 號） 、 上海市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規(guī)定 （2002 年 5 月）和工程師的要求。4.9 各類臺帳的建立 竣工檔案文件編制臺帳：由經(jīng)理部資料員建立，經(jīng)理部技術負責人檢查，統(tǒng)計各部分工程竣工檔案文件的進展情況，隨時掌握編制進度和質(zhì)量。 變更設計臺帳：由工程部結(jié)構(gòu)工程師建立，經(jīng)理部技術負責人檢查，統(tǒng)計變更日期、變更通知單號、變更內(nèi)容、增減工程數(shù)量等，并及時

18、在相應的施工圖紙上加以修正。 工地安全管理臺帳：由安全工程師建立，經(jīng)理部技術負責人檢查。按照上海市建設工程安全監(jiān)督總站編制的施工現(xiàn)場安全生產(chǎn)保證體系管理資料的要求建立， 正確及時的記錄施工現(xiàn)場實行全過程安全管理的痕跡。 試驗臺帳：由試驗負責人建立，經(jīng)理部技術負責人檢查。試驗臺帳主要有：水泥物理性能試驗臺帳；粉煤灰物理性能試驗臺帳；外加劑常規(guī)試驗臺帳；水泥混凝土檢查試件抗壓試驗臺帳；砂漿檢查試件抗壓試驗臺帳；鋼筋力學性能試驗臺帳；焊接鋼筋試驗臺帳；黃砂常規(guī)試驗臺帳；碎石（卵石）常規(guī)試驗臺帳；試驗儀器、設備周檢臺帳等，數(shù)據(jù)填寫要真實、準確、科學，符合規(guī)范要求，不得隨意涂改。 質(zhì)量記錄臺帳：由質(zhì)量工

19、程師建立，經(jīng)理部技術負責人檢查。臺帳詳細記錄在項目施工過程中隱蔽驗收、工序檢查等情況，要求對單位工程、分部工程、工序工程的檢驗批的檢查時間、檢查位置、檢查情況等作詳細記錄，以保證每道工序的正常、穩(wěn)定，能清晰表明工序是否正常及其處理情況。 驗工數(shù)量臺帳：由合約部鄒正洪建立，經(jīng)理部技術負責人檢查。統(tǒng)計設計數(shù)量、變更數(shù)量、月完數(shù)量、季完數(shù)量、開累數(shù)量等，數(shù)據(jù)填寫要正確無誤，以免超驗、漏驗。5 5 文本格式要求文本格式要求5.1 主標題：黑體小二(不加粗)。5.2 副標題：黑體小三(不加粗、多級副標題字號依次遞減)。5.3 正文：宋體小四（正文編號依照 1、1.1、（最多四級） ，a、b、c、d，i、

20、ii） ，編號原則上不采用自動編號，注意標點符號的輸入為全角符號。5.4 段落設置：首行縮進：2 字符；行距：1.5 倍行距。5.5 頁面設置：頁邊距：左 3.0cm，右 2.0m，上、下各 2.5cm；雙面打印時，請選中對稱頁邊距。5.6 頁碼：設在頁腳，字號宋體小五，居中設置。5.7 頁眉、頁腳：字號宋體小五，邊距 1.5cm，頁腳若有文字，文字靠左設置。5.8 折疊圖紙時左邊留 3cm，右邊留 1cm，圖面朝里，圖標要外露。5.9 裝訂時以下邊及右邊對齊為準，訂書釘兩個，離邊緣 1cm，裝訂在文件縱向尺寸三等分處。5.10 從目錄開始編頁碼，所有文件實行連續(xù)編碼。5.11 表格原則上不使用粗邊框。5.12 落款名和時間在頁面的右下角適當位置設置，時間采用阿拉伯數(shù)字填寫。5.13 文件材料的規(guī)格為 A4 幅面（297210mm） ，圖紙規(guī)格采用 A3 幅面（42029