行政出納崗日常工作操作指引

1、深分行政出納崗日常工作操作指引一、 HEC行政出納日常操作指引（一）費(fèi)用查詢（二）費(fèi)用報(bào)銷支付（三）借款申請(qǐng)單支付（四）跨機(jī)構(gòu)支付（五）付款審核（六）網(wǎng)銀接口（七）退票二、 ATS系統(tǒng)操作指引（一） 開戶（二） 賬戶變更、升級(jí)（三）銷戶（四）資金申請(qǐng)三、網(wǎng)銀付款操作指引一HEC日常操作指引行政出納用到的操作主要是付款及付款的相關(guān)延伸操作。（一）、費(fèi)用查詢1. 費(fèi)用報(bào)銷單財(cái)務(wù)查詢點(diǎn)擊“費(fèi)用查詢”的下拉選項(xiàng)“費(fèi)用報(bào)銷單財(cái)務(wù)查詢”即可通過相關(guān)信息進(jìn)行查詢。 出納的權(quán)限可以查詢到分公司所有已產(chǎn)生單據(jù)號(hào)的報(bào)銷單的審批流程及付款情況小竅門：通過單據(jù)編號(hào)查詢時(shí)可輸入%+單據(jù)編號(hào)的后五位即可快速準(zhǔn)確地查找。2

2、. 費(fèi)用明細(xì)查詢利用該功能可以查詢到報(bào)銷單的行明細(xì)3員工賬號(hào)查詢 所有內(nèi)勤員工在入職時(shí)都需要在HEC添加收款賬戶，否則將無法接收公司支付的報(bào)銷及借款。利用該功能可以查詢到分公司所有已經(jīng)維護(hù)到系統(tǒng)的員工賬號(hào)。（二）費(fèi)用報(bào)銷支付 公司所有費(fèi)用必須經(jīng)過HEC報(bào)銷，由報(bào)銷人提交報(bào)銷單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層層審批后方可付款。費(fèi)用報(bào)銷單在分公司負(fù)責(zé)人終審?fù)戤吅?，?jié)點(diǎn)會(huì)流轉(zhuǎn)至費(fèi)用會(huì)計(jì)處，由費(fèi)用會(huì)計(jì)審核過賬產(chǎn)生相關(guān)會(huì)計(jì)分錄：D：相關(guān)費(fèi)用科目 C：其他應(yīng)付款HEC中轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)審核完之后會(huì)以郵件形式將可付款的報(bào)銷單清單發(fā)送給行政出納通知付款。在“費(fèi)用報(bào)銷”的下拉選項(xiàng)中點(diǎn)擊“費(fèi)用報(bào)銷單支付”點(diǎn)擊“查詢”會(huì)在窗口中出現(xiàn)待付報(bào)銷單明細(xì)小

3、竅門：可通過修改“本次支付金額”做到部分支付。此時(shí)需對(duì)照會(huì)計(jì)發(fā)送的清單勾選相應(yīng)的報(bào)銷單，點(diǎn)擊“付款”，跳出付款操作窗口需要選擇填充的僅有“付款賬戶”、“流量行”及“付款方式”。1.“付款賬戶”可以選擇“現(xiàn)金”、“虛擬銀行”及其他銀行存款賬戶。付款賬戶的不同將會(huì)產(chǎn)生不同的明細(xì)科目，因此選擇時(shí)務(wù)必謹(jǐn)慎，所選的賬戶務(wù)必與實(shí)際付款的賬戶一致。以下是日常工作中常見的幾種選擇。（1）日常報(bào)銷通常都是通過基本戶“41005000040009321”付款的，付款賬戶的選擇如下： 特殊情況下會(huì)要求支付現(xiàn)金。（2）稅金及銀行結(jié)算費(fèi)的支付。公司稅金繳納是通過納稅專戶扣款的，因此付款賬戶需選擇“中行深圳黃木崗支行稅戶

4、80001”。同樣銀行結(jié)算費(fèi)也是在各賬戶扣費(fèi)的，付款時(shí)需選擇對(duì)應(yīng)的實(shí)體賬戶。（3）工資、社保、公積金及傭金的支付內(nèi)勤員工工資、團(tuán)險(xiǎn)外勤工資、銀代外勤工資在HEC系統(tǒng)中需作虛擬支付，然后由會(huì)計(jì)在EBS系統(tǒng)中手工結(jié)轉(zhuǎn)，因此付款時(shí)賬戶請(qǐng)務(wù)必選擇“虛擬銀行”社保、委托其他分公司代扣的社保及公積金通常都是做虛擬支付的，但有一種比較特殊。每月下旬人事部會(huì)分成兩張報(bào)銷單提交洪總的社保，這兩筆需通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬付款，因此付款時(shí)賬戶需選擇“41005000040009321”。傭金的支付。會(huì)計(jì)會(huì)將傭金的應(yīng)發(fā)金額分拆為兩部分，其中一部分為實(shí)發(fā)金額，該部分需網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬付款，付款賬戶為農(nóng)行基本戶；另外一部分為個(gè)稅、社保等其

5、他扣項(xiàng)，該部分需作虛擬支付。2.流量行選擇流量行的選擇雖然不會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)科目產(chǎn)生影響，但會(huì)影響現(xiàn)金流量表的相關(guān)數(shù)據(jù)。100-AA以現(xiàn)金支付的手續(xù)費(fèi)1、銀代業(yè)務(wù)手續(xù)費(fèi)2、團(tuán)險(xiǎn)業(yè)務(wù)手續(xù)費(fèi)3、新業(yè)務(wù)手續(xù)費(fèi)110-AB以現(xiàn)金支付的傭金1、代理人傭金2、續(xù)期人員擁金3、區(qū)拓外勤傭金4、代扣代繳外勤業(yè)務(wù)員營業(yè)稅、個(gè)人所得稅180-AJ支付給職工現(xiàn)金1、職工工資、餐補(bǔ)、交通通訊補(bǔ)貼、業(yè)務(wù)員提獎(jiǎng)及各種獎(jiǎng)金等2、養(yǎng)老保險(xiǎn)、住房公積金、待業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)3、代扣員工的個(gè)人所得稅190-AK支付的營業(yè)稅款1、營業(yè)稅2、退回的營業(yè)稅200-AL支付的所得稅款1、企業(yè)所得稅210-AM支付的其他稅費(fèi)1、教育費(fèi)附加、城建稅2

6、、印花稅、房產(chǎn)稅、契稅3、車船使用稅、土地使用稅4、堤圍費(fèi)等230-AO支付的其他經(jīng)營現(xiàn)金1、營業(yè)費(fèi)用的項(xiàng)目2、員工福利保障計(jì)劃3、公司籌備使用的備用金4、預(yù)支款項(xiàng)350-BB購置固定無形資產(chǎn)1、購固定資產(chǎn)，如：電腦、打印機(jī)等2、購無形資產(chǎn)3、融資租入固定資產(chǎn)支付的租賃費(fèi)以上幾種現(xiàn)金流代碼是日常工作中常用的是必須牢記的。3. 付款方式的選擇HEC中有5種付款方式可供選擇，不同的付款方式會(huì)有不同的后續(xù)操作，后面會(huì)陸續(xù)講解到。當(dāng)付款賬戶為銀行存款賬戶時(shí)，可選擇“銀行轉(zhuǎn)賬”、“銀行內(nèi)扣”、“支票”三種付款方式。若需要轉(zhuǎn)賬付款，付款方式為“銀行轉(zhuǎn)賬”；若費(fèi)用已支付或扣費(fèi)，付款方式為“銀行內(nèi)扣”；若開具

7、支票，付款方式為“支票”。當(dāng)付款賬戶為現(xiàn)金戶時(shí)，付款方式請(qǐng)選擇“現(xiàn)金”；當(dāng)付款賬戶為“虛擬銀行”時(shí)，付款方式請(qǐng)選擇“虛擬支付”。以上操作完畢并核對(duì)無誤后點(diǎn)擊“付款”“是”。（三）借款申請(qǐng)單支付借款申請(qǐng)單的支付與報(bào)銷單支付基本相同，具體的操作可參考上面的講述。但有點(diǎn)需要特別注意，不論何種性質(zhì)的借款，流量行均選擇“230-AO支付的其他經(jīng)營現(xiàn)金”。 （四）跨機(jī)構(gòu)支付 因鳳凰財(cái)富中心未開立銀行結(jié)算賬戶，因此他們所有的費(fèi)用都是由深分代付的。 首先，更換角色為，點(diǎn)擊“費(fèi)用報(bào)銷”的下拉選項(xiàng)“待付報(bào)銷單確認(rèn)”（借款的跨機(jī)構(gòu)支付在“現(xiàn)金業(yè)務(wù)”中的“待付借款單確認(rèn)”中操作）在明細(xì)窗口中將支付公司更改為“深圳分公

8、司”，點(diǎn)擊“保存”“確認(rèn)”（因前期已向總公司申請(qǐng)，鳳凰的支付公司默認(rèn)為深分）。然后更換角色，進(jìn)入，在“費(fèi)用報(bào)銷”的下拉選項(xiàng)“費(fèi)用報(bào)銷單支付”中進(jìn)行支付操作。付款操作與分公司的一致，此處不再贅述。特別注意的是，鳳凰的工資及社保是會(huì)計(jì)直接在鳳凰的帳套中手工結(jié)轉(zhuǎn)的，因此支付公司必須更改為“鳳凰財(cái)富中心”，然后點(diǎn)擊“保存”“確認(rèn)”，并在鳳凰的角色中做“虛擬支付”。（五）付款審核無論是借款還是報(bào)銷在付款操作完成后都需要經(jīng)過“付款審核”。在“現(xiàn)金業(yè)務(wù)”的下拉選項(xiàng)中點(diǎn)擊“付款審核”進(jìn)入審核界面。付款審核可以批量操作，但每批只能包含一種單據(jù)（報(bào)銷或借款）。1. 支付現(xiàn)金；付款審核后，支付流程結(jié)束，產(chǎn)生交易編號(hào)

9、（CSH開頭）和會(huì)計(jì)分錄：D： 其他應(yīng)付款-HEC中轉(zhuǎn)C：庫存現(xiàn)金2. 銀行內(nèi)扣；付款審核后，支付流程結(jié)束，產(chǎn)生交易編號(hào)和會(huì)計(jì)分錄D：其他應(yīng)付款-HEC中轉(zhuǎn)C：銀行存款-明細(xì)科目3. 虛擬支付；付款審核后，支付流程結(jié)束，產(chǎn)生交易編號(hào)和會(huì)計(jì)分錄D：其他應(yīng)付款-HEC中轉(zhuǎn)C：其他應(yīng)付款-虛擬支付-中轉(zhuǎn) 4. 銀行轉(zhuǎn)賬；付款審核后，產(chǎn)生交易編號(hào)。5. 支票；付款審核后，產(chǎn)生交易編號(hào)。（六）網(wǎng)銀接口在“現(xiàn)金業(yè)務(wù)”的下拉選項(xiàng)“網(wǎng)銀接口”中可以查詢到支付方式為“銀行轉(zhuǎn)賬”和“支票”的單據(jù)。付款狀態(tài)選擇篩選條件“未傳送”，明細(xì)界面出現(xiàn)的是新產(chǎn)生的付款單勾選相應(yīng)的單據(jù)，點(diǎn)擊“網(wǎng)銀鏈接”，可產(chǎn)生網(wǎng)銀支付文件。上

10、述操上述操作完成之后，單據(jù)狀態(tài)會(huì)變?yōu)椤耙褌魉汀?。付款方式為“支票”的新單?jù)，付款狀態(tài)為“已傳送”小竅門：付款狀態(tài)為“已傳送”的單據(jù)可以無限次鏈接，但該操作務(wù)必謹(jǐn)慎以免造成重復(fù)付款。付款之后將付款狀態(tài)更改為“已結(jié)清”，并“保存”付款流程結(jié)束。產(chǎn)生會(huì)計(jì)分錄：D：其他應(yīng)付款HEC中轉(zhuǎn)C：銀行存款-明細(xì)科目（七）退票實(shí)際操作中通常會(huì)出現(xiàn)退票，出納可通過“付款反沖”或“退票”處理。1.付款反沖出納可在此功能節(jié)點(diǎn)下，可對(duì)已經(jīng)付款的業(yè)務(wù)進(jìn)行反沖：出納可根據(jù)查詢條件查詢出已付款記錄，若查詢條件為空，則可查詢出所有可進(jìn)行退款的記錄。查詢字段可參考“付款查詢”中的相關(guān)說明。查詢出的記錄可以顯示每一單付款的交易編號(hào)

11、、付款日期、幣種、付款金額、賬戶、賬戶名稱、收款對(duì)象、收款方、收款方開戶行、收款方賬號(hào)、單據(jù)號(hào)、經(jīng)辦人、制證人。點(diǎn)擊“單據(jù)編號(hào)”進(jìn)入反沖界面，付款反沖的頭信息均自動(dòng)帶出，均不能修改。出納如確認(rèn)需對(duì)已付款單據(jù)進(jìn)行反沖，可選擇反沖日期（反沖日期只能選擇當(dāng)前會(huì)計(jì)期間內(nèi)的日期）點(diǎn)擊“反沖”按鈕，即可完成付款反沖。已反沖的付款在“付款反沖”功能下已查詢不到。但可從“付款查詢”中查找到原付款單和新生成的反沖付款單據(jù)。原付款單據(jù)反沖狀態(tài)已變?yōu)椤耙驯粵_銷”，新生成的反沖付款單據(jù)金額則為負(fù)數(shù)。2.付款退款，當(dāng)付款被部分退款時(shí)可通過該功能處理。路徑：現(xiàn)金業(yè)務(wù)-付款退款出納在此功能節(jié)點(diǎn)下，可根據(jù)查詢條件查詢出已付款

12、記錄，若查詢條件為空，則可查詢出所有可進(jìn)行退款的記錄。查詢字段可參考“付款查詢”中的相關(guān)說明。注意：只有“已結(jié)清”的付款單，才可以退款。查詢出的記錄可以顯示每一單付款的交易編號(hào)、付款日期、幣種、付款金額、可退金額、賬戶、賬戶名稱、收款對(duì)象、收款方、收款方開戶行、收款方賬號(hào)、單據(jù)號(hào)、付款類型、經(jīng)辦人、制證人。點(diǎn)擊單據(jù)編號(hào)，可進(jìn)入退款界面：注意事項(xiàng)： 退款金額需要更改成本次退款金額，且與核銷歷史中“本次退款金額”一致 付款賬戶為退回款項(xiàng)的入賬賬戶，并不一定為原始付款賬戶 流量行務(wù)必與付款時(shí)選擇的流量行一致。成功退款后，結(jié)果如圖所示： 經(jīng)過“反沖”或“退票”處理的單據(jù)可再次付款。二、ATS操作指引（

13、一）開戶1.定義開戶行。開戶必須先定義開戶銀行，然后才能申請(qǐng)?jiān)谠摼W(wǎng)點(diǎn)開立單位結(jié)算賬戶。點(diǎn)擊“基礎(chǔ)設(shè)置”“基礎(chǔ)資料”“銀行信息”“開戶銀行”點(diǎn)擊“新建”輸入相應(yīng)的信息然后保存，即定義成功。圖1圖2注意：被引用到的開戶銀行，可以修改但無法刪除。2.申請(qǐng)開戶點(diǎn)擊“基礎(chǔ)設(shè)置”“基礎(chǔ)資料”“銀行信息”“賬戶申請(qǐng)” 在相關(guān)字段里輸入必要的信息字段名稱字段解釋備注組織賬戶所屬組織默認(rèn)登錄用戶所在組織賬戶狀態(tài)下拉框中：開戶、凍結(jié)、解凍、銷戶選擇開戶開戶銀行選擇賬戶所屬的開戶銀行部門選擇組織下的部門維護(hù)原因?qū)胛募?dǎo)入賬戶開戶申請(qǐng)相關(guān)的文件注意：當(dāng)賬戶性質(zhì)為“行政支出戶”、“納稅戶”或“業(yè)務(wù)支出戶”時(shí)部門選擇“

14、財(cái)務(wù)部”；其他一般選擇“銀代部”。帶“*”號(hào)的字段為必輸字段。填寫完成賬戶開戶信息后，點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)返回賬戶的列表頁面，如下圖所示：勾選新建的賬戶的，點(diǎn)擊按鈕，即進(jìn)入審批流轉(zhuǎn)。4. 建立賬戶當(dāng)賬戶申請(qǐng)單完成終審后，用戶進(jìn)入基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)資料-銀行賬戶，點(diǎn)擊按鈕，進(jìn)入賬戶申請(qǐng)單選擇的頁面，如下圖所示：選擇相應(yīng)賬戶申請(qǐng)單后，點(diǎn)擊按鈕，進(jìn)入銀行賬戶的詳細(xì)頁面，填寫相關(guān)信息后，點(diǎn)擊，如下圖所示：組織、開戶銀行、賬戶性質(zhì)由賬戶申請(qǐng)單帶出，其中賬戶名稱默認(rèn)為組織名稱，開戶日期默認(rèn)為當(dāng)前操作日期，賬戶狀態(tài)默認(rèn)為新建附件管理區(qū)中導(dǎo)入文件成功后，需要點(diǎn)擊按鈕才能完成附件的上傳工作，否則保存銀行賬戶時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示

15、：未上傳附件，請(qǐng)先上傳附件，具體操作如下圖所示：保存成功后，新建銀行賬戶的賬戶狀態(tài)為：新建在對(duì)銀行賬戶進(jìn)行開戶前，需要先發(fā)送郵件通知相關(guān)人員，雙擊新建的銀行賬戶，彈出銀行賬戶的詳細(xì)頁面，在發(fā)送郵件類型中選擇：開戶，右側(cè)彈出郵件發(fā)送面板，點(diǎn)擊按鈕后系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送郵件通知系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員審批通過后即開戶成功。（二）賬戶變更、升級(jí)處于開戶、變更、變更中狀態(tài)的賬戶可進(jìn)行變更操作用戶進(jìn)入基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)資料-銀行賬戶，通過右側(cè)的查詢條件查詢出待變更的賬戶，如下圖所示： 雙擊查詢出的銀行賬戶記錄，進(jìn)入賬戶的詳細(xì)頁面，點(diǎn)擊按鈕，如下圖所示：點(diǎn)擊按鈕后，允許用戶修改的字段為：賬戶性質(zhì)、賬戶類別、開戶許可證

16、號(hào)、預(yù)留印簽、銀行賬戶管理員及清算條件面板中的信息，同時(shí)用戶可在附件管理區(qū)中上傳相關(guān)的附件點(diǎn)擊按鈕后，按鈕變?yōu)樾薷南嚓P(guān)信息后，點(diǎn)擊按鈕，同時(shí)在詳細(xì)頁面點(diǎn)擊按鈕，則進(jìn)入銀行賬戶變更流程送審成功后，該銀行賬戶的賬戶狀態(tài)為：變更中，審批狀態(tài)為：審批中。終審后，該銀行賬戶的審批狀態(tài)為：已審批，賬戶狀態(tài)為：變更。賬戶升級(jí)僅指賬號(hào)發(fā)生變更，具體操作與變更相似。（三）銷戶處于開戶、凍結(jié)、變更、變更中、升級(jí)中狀態(tài)的賬戶可進(jìn)行銷戶操作點(diǎn)擊進(jìn)入基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)資料-賬戶申請(qǐng)，點(diǎn)擊按鈕，進(jìn)入賬戶申請(qǐng)單新建頁面，如下圖所示：在相關(guān)字段里輸入必要的信息字段名稱字段解釋備注組織賬戶所屬組織默認(rèn)登錄用戶所在組織賬戶狀態(tài)下拉框

17、中：開戶、凍結(jié)、解凍、銷戶選擇銷戶開戶銀行選擇賬戶所屬的開戶銀行維護(hù)原因書寫賬戶凍結(jié)原因?qū)胛募?dǎo)入賬戶凍結(jié)申請(qǐng)相關(guān)的文件帶“*”號(hào)的字段為必輸字段。銷戶申請(qǐng)單終審?fù)戤吅?，進(jìn)入賬戶的明細(xì)界面上傳銷戶資料并發(fā)送郵件通知管理員銷戶。（四）資金申請(qǐng)點(diǎn)擊資金結(jié)算管理-內(nèi)部調(diào)撥-資金申請(qǐng)單管理在列表頁面點(diǎn)擊按鈕，填寫資金申請(qǐng)單的相關(guān)信息后，點(diǎn)擊按鈕，如下圖所示（部分字段未在圖中顯示）：必填字段說明：字段名稱說明備注組織總公司及分公司權(quán)限可以選擇所轄下級(jí)機(jī)構(gòu)，支公司只可選擇本級(jí)機(jī)構(gòu)銀行資金申請(qǐng)下?lián)艿你y行開戶銀行賬戶所在的銀行開戶行銀行賬戶資金劃撥的目標(biāo)賬戶申請(qǐng)類型資金申請(qǐng)的類型申請(qǐng)金額在申請(qǐng)期間內(nèi)需要的資

18、金量審批金額資金申請(qǐng)單審批時(shí)經(jīng)辦人的審批金額用途正常的資金申請(qǐng)輸入“正常”，臨時(shí)資金申請(qǐng)輸入“臨時(shí)”在資金申請(qǐng)單的列表頁面點(diǎn)擊按鈕，或雙擊待送審的資金申請(qǐng)單，在其詳細(xì)頁面點(diǎn)擊按鈕，完成資金申請(qǐng)單的送審操作，如下圖所示：（三） 網(wǎng)銀付款指引（一） 農(nóng)行單筆支付進(jìn)入網(wǎng)銀，點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)賬”-“單筆轉(zhuǎn)賬”當(dāng)收款方有過單筆支付記錄時(shí)，可通過“選擇欄”里選擇收款方信息；否則可通過輸入欄輸入付款信息。帶*為必填選項(xiàng)。確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“確認(rèn)提交”。（二） 農(nóng)行批量支付農(nóng)行批量支付的模板見：C:Documents and Settingswang.zhi桌面農(nóng)行網(wǎng)銀支付模板注意事項(xiàng)：在E列輸入Y或N；當(dāng)收款方開戶行為農(nóng)行時(shí)為Y，為非農(nóng)行時(shí)輸入N。更改完后點(diǎn)擊另存為，保存類型選擇“CSV（逗號(hào)分隔）”進(jìn)入網(wǎng)銀，點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)賬”-“批量轉(zhuǎn)賬”，上傳上面保存的文件。（三） 撤單點(diǎn)擊“撤單”-“單筆撤單”或“批量撤單”可撤回尚未審核的付款單據(jù)（四） 農(nóng)行代發(fā)工資1.定義代發(fā)工資項(xiàng)目：點(diǎn)擊“代付業(yè)務(wù)”-“發(fā)工資”-“農(nóng)行工資項(xiàng)目管理”輸入項(xiàng)目名稱，點(diǎn)擊下一步，進(jìn)入格式定義界面：將輸入法更改為英文，在分隔符定義框里輸入“,”其余填充項(xiàng)如上圖所示，然后點(diǎn)擊保存。2.修改模板模板地址：C:Documents and Sett