內(nèi)部控制規(guī)范-采購與付款

1、內(nèi)部控制規(guī)范采購與付款款第一章 總 則則第一條 為了加加強(qiáng)采購與付付款業(yè)務(wù)的內(nèi)內(nèi)部控制和管管理，規(guī)范采采購與付款行行為，防范采采購與付款過過程中的差錯(cuò)錯(cuò)和舞弊，保保證采購在滿滿足生產(chǎn)和銷銷售的前提下下，最大限度度地降低采購購成本，根據(jù)據(jù)中華人民民共和國會(huì)計(jì)計(jì)法和財(cái)政政部等五部委委企業(yè)內(nèi)部部控制基本規(guī)規(guī)范等有關(guān)關(guān)規(guī)定，結(jié)合合xx集團(tuán)公公司實(shí)際，制制定本規(guī)范。第二條 本規(guī)范范所稱采購，主主要是指企業(yè)業(yè)在一定條件件下從供應(yīng)市市場獲取產(chǎn)品品或服務(wù)作為為企業(yè)資源，以以保證企業(yè)生生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)動(dòng)和其他活動(dòng)動(dòng)正常開展的的行為。第三條 本規(guī)范范所稱付款，主主要是指企業(yè)業(yè)在外購產(chǎn)品品和勞務(wù)時(shí)所所應(yīng)支付的對對價(jià)。第

2、四條 本規(guī)范范適用于集團(tuán)團(tuán)公司及其全全資、控股企企業(yè)以及企業(yè)業(yè)的分支機(jī)構(gòu)構(gòu)、事業(yè)部、項(xiàng)項(xiàng)目部（以下下簡稱各企業(yè)業(yè)）。第五條 各企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國國家有關(guān)法律律法規(guī)和本規(guī)規(guī)范，結(jié)合本本企業(yè)實(shí)際，建建立適合本企企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)點(diǎn)和管理要求求的采購與付付款內(nèi)部控制制實(shí)施細(xì)則并并組織實(shí)施。第六條 各企業(yè)業(yè)負(fù)責(zé)人對本本企業(yè)采購與與付款內(nèi)部控控制的建立健健全和有效實(shí)實(shí)施以及采購購與付款業(yè)務(wù)務(wù)的真實(shí)性、合合法性負(fù)責(zé)。第二章 職責(zé)分分工與授權(quán)批批準(zhǔn)第七條 各企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采采購與付款業(yè)業(yè)務(wù)的崗位責(zé)責(zé)任制，明確確相關(guān)部門和和崗位的職責(zé)責(zé)、權(quán)限，確確保辦理采購購與付款業(yè)務(wù)務(wù)的不相容崗崗位相互分離離、制約和監(jiān)監(jiān)督。以下崗

3、位及發(fā)生生的相關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)應(yīng)當(dāng)分離：（一）請購與審審批；（二）詢價(jià)與確確定供應(yīng)商；（三）采購合同同的訂立與評評審；（四）采購與驗(yàn)驗(yàn)收；（五）采購、驗(yàn)驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)會(huì)計(jì)記錄；（六）付款審批批與付款執(zhí)行行。第八條 企業(yè)應(yīng)應(yīng)當(dāng)配備具有有良好的業(yè)務(wù)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)業(yè)道德合格的的人員辦理采采購與付款業(yè)業(yè)務(wù)。并根據(jù)據(jù)具體情況對對辦理采購與與付款業(yè)務(wù)的的人員進(jìn)行崗崗位輪換。第九條 企業(yè)應(yīng)應(yīng)當(dāng)對采購與與付款業(yè)務(wù)建建立嚴(yán)格的授授權(quán)批準(zhǔn)制度度，明確審批批人對采購與與付款業(yè)務(wù)的的授權(quán)批準(zhǔn)方方式、權(quán)限、程程序、責(zé)任和和相關(guān)控制措措施，規(guī)定經(jīng)經(jīng)辦人辦理采采購與付款業(yè)業(yè)務(wù)的職責(zé)范范圍和工作要要求。企業(yè)不不得由同一部部門或個(gè)人辦辦理

4、采購與付付款業(yè)務(wù)的全全過程，嚴(yán)禁禁未經(jīng)授權(quán)的的機(jī)構(gòu)或人員員辦理采購與與付款業(yè)務(wù)。第十條 企業(yè)應(yīng)應(yīng)當(dāng)建立采購購合同評審制制度，規(guī)定評評審流程，明明確評審內(nèi)容容及參與評審審的部門，對對擬簽訂采購購合同的經(jīng)濟(jì)濟(jì)性、合規(guī)合合法性進(jìn)行審審核。對于重重要的和技術(shù)術(shù)性較強(qiáng)的采采購業(yè)務(wù)，應(yīng)應(yīng)當(dāng)組織專家家進(jìn)行論證，實(shí)實(shí)行集體決策策和審批。第十一條 企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)按照請請購、審批、采采購、驗(yàn)收、付付款等規(guī)定的的程序辦理采采購與付款業(yè)業(yè)務(wù)，并在采采購與付款各各環(huán)節(jié)設(shè)置相相關(guān)的記錄、填填制相應(yīng)的憑憑證，建立完完整的采購臺臺帳，加強(qiáng)請請購手續(xù)、采采購訂單（或或采購合同）、驗(yàn)驗(yàn)收證明、入入庫憑證、采采購發(fā)票等文文件（單據(jù)）和

5、和憑證的相互互核對工作。第三章 請購與與審批控制第十二條 企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采采購申請制度度，依據(jù)購置置商品或勞務(wù)務(wù)的類型，確確定歸口管理理部門，授予予相應(yīng)的請購購權(quán)，按照企企業(yè)質(zhì)量保證證體系的有關(guān)關(guān)要求履行相相應(yīng)的職權(quán)，承承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)責(zé)任。第十三條 企業(yè)業(yè)采購需求應(yīng)應(yīng)當(dāng)與企業(yè)生生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃劃相適應(yīng)，具具有必要性和和經(jīng)濟(jì)性。請請購部門提出出的采購需求求，應(yīng)當(dāng)明確確采購類別、質(zhì)質(zhì)量等級、規(guī)規(guī)格、數(shù)量、相相關(guān)要求和標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、以及到到貨時(shí)間等。第十四條 物資資采購應(yīng)實(shí)行行歸口管理，集集中批量采購購。按照“招標(biāo)采購、貨貨比三家”的原則，合合理制定采購購方案，盡可可能就近采購購，以減少物物資的運(yùn)輸費(fèi)費(fèi)用。盡可

6、能能實(shí)行定點(diǎn)采采購，以保證證物資的質(zhì)量量和交貨期。建建立物資采購購來源渠道檔檔案，對物資資采購來源渠渠道實(shí)行動(dòng)態(tài)態(tài)管理，定期期評審，不符符合要求的及及時(shí)調(diào)整。第十五條 企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采采購業(yè)務(wù)的預(yù)預(yù)算管理。對對于預(yù)算內(nèi)采采購項(xiàng)目，具具有請購權(quán)的的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)嚴(yán)格按照預(yù)算算執(zhí)行進(jìn)度辦辦理請購手續(xù)續(xù)；對于超預(yù)預(yù)算和預(yù)算外外采購項(xiàng)目，具具有請購權(quán)的的部門應(yīng)當(dāng)對對需求部門提提出的申請進(jìn)進(jìn)行審核后再再進(jìn)行辦理請請購手續(xù)。第十六條 企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)嚴(yán)格的請購審審批制度。審審批人應(yīng)當(dāng)根根據(jù)采購與付付款業(yè)務(wù)授權(quán)權(quán)批準(zhǔn)制度的的規(guī)定，在授授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)進(jìn)行審批，不不得超越審批批權(quán)限。經(jīng)辦辦人應(yīng)當(dāng)在職職責(zé)范圍內(nèi)，按按照

7、審批人的的批準(zhǔn)意見辦辦理采購與付付款業(yè)務(wù)。對對于審批人超超越授權(quán)范圍圍審批的采購購與付款業(yè)務(wù)務(wù)，經(jīng)辦人員員有權(quán)拒絕辦辦理，并及時(shí)時(shí)向?qū)徟说牡纳霞壥跈?quán)部部門報(bào)告。第四章 采購與與驗(yàn)收控制第十七條 企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采采購與驗(yàn)收環(huán)環(huán)節(jié)的管理制制度，對采購購方式確定、供供應(yīng)商選擇、驗(yàn)驗(yàn)收程序以及及計(jì)量方法等等作出明確規(guī)規(guī)定，確保采采購過程的透透明化。同一一企業(yè)下屬的的分支機(jī)構(gòu)應(yīng)應(yīng)當(dāng)盡量避免免多頭對同一一供應(yīng)商。第十八條 企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)物物品或勞務(wù)等等的性質(zhì)及其其供應(yīng)情況確確定采購方式式。對企業(yè)主主要設(shè)備及大大批量供應(yīng)材材料、經(jīng)常性性勞務(wù)、對外外分包工程或或項(xiàng)目，應(yīng)采采用公開招標(biāo)標(biāo)形式進(jìn)行，爭爭取最優(yōu)的

8、價(jià)價(jià)格和付款條條件。企業(yè)應(yīng)應(yīng)明確招標(biāo)物物品或勞務(wù)的的范圍。非招招標(biāo)物品或勞勞務(wù)等的采購購可采用協(xié)商商談判等方式式進(jìn)行。企業(yè)業(yè)采購業(yè)務(wù)應(yīng)應(yīng)當(dāng)簽訂正式式合同。小額額零星物品或或勞務(wù)等的采采購為簡化手手續(xù)，提高工工作效率，可可以采用直接接購買等方式式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)當(dāng)制定例外緊緊急需求的特特殊采購處理理程序。第十九條 企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)充分了了解和掌握供供應(yīng)商信譽(yù)、供供貨能力等方方面的信息，建建立供應(yīng)商信信息檔案庫，由由采購、使用用等部門共同同參與比質(zhì)比比價(jià)的程序，對對供應(yīng)商進(jìn)行行篩選，并按按規(guī)定的授權(quán)權(quán)批準(zhǔn)程序確確定供應(yīng)商。小小額零星采購購也應(yīng)由經(jīng)授授權(quán)的部門事事先對采購價(jià)價(jià)格等有關(guān)內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行審核核。第二十條

9、企業(yè)業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)規(guī)定的驗(yàn)收制制度和經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)的訂單、合合同等采購文文件，由獨(dú)立立的驗(yàn)收部門門或指定專人人對所購物品品或勞務(wù)等的的品種、規(guī)格格、數(shù)量、質(zhì)質(zhì)量和其他相相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行行驗(yàn)收，出具具驗(yàn)收證明。對對驗(yàn)收過程中中發(fā)現(xiàn)的異常常情況，負(fù)責(zé)責(zé)驗(yàn)收的部門門或人員應(yīng)當(dāng)當(dāng)立即向有關(guān)關(guān)部門報(bào)告；有關(guān)部門應(yīng)應(yīng)查明原因，及及時(shí)處理。第五章 付款控控制第二十一條 企企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照照現(xiàn)金管理理暫行條例、支支付結(jié)算辦法法等規(guī)定辦辦理采購付款款業(yè)務(wù)。第二十二條 企企業(yè)財(cái)務(wù)部門門在辦理付款款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)應(yīng)當(dāng)對采購合合同約定的付付款條件以及及采購發(fā)票、結(jié)結(jié)算憑證、驗(yàn)驗(yàn)收證明等相相關(guān)憑證的真真實(shí)性、完整整性、合法性性及合規(guī)性進(jìn)進(jìn)

10、行嚴(yán)格審核核。第二十三條 企企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立立預(yù)付賬款和和定金的授權(quán)權(quán)批準(zhǔn)制度，加加強(qiáng)預(yù)付賬款款和定金的管管理。企業(yè)應(yīng)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)大額額預(yù)付賬款的的監(jiān)控，定期期對其進(jìn)行追追蹤核查。對對預(yù)付賬款的的期限、占用用款項(xiàng)的合理理性、不可收收回風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)進(jìn)行綜合判斷斷；對有疑問問的預(yù)付賬款款及時(shí)采取措措施，盡量降降低預(yù)付賬款款資金風(fēng)險(xiǎn)和和形成損失的的可能性。第二十四條 企企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)強(qiáng)應(yīng)付賬款和和應(yīng)付票據(jù)的的管理，由專專人按照合同同約定的付款款日期、折扣扣條件等管理理應(yīng)付款項(xiàng)。已已到期的應(yīng)付付款項(xiàng)須經(jīng)有有關(guān)授權(quán)人員員審批后方可可辦理結(jié)算與與支付。企業(yè)業(yè)不得支付未未到期應(yīng)付款款項(xiàng)。貨物已到但發(fā)票票未到的暫估估應(yīng)付款

11、項(xiàng)要要落實(shí)到具體體客戶。企業(yè)業(yè)暫估業(yè)務(wù)應(yīng)應(yīng)采用合同價(jià)價(jià)計(jì)入應(yīng)付款款項(xiàng)。后續(xù)開開來發(fā)票結(jié)算算時(shí)，可以采采用直接認(rèn)定定、先進(jìn)先出出等方法沖銷銷原來的暫估估業(yè)務(wù)。企業(yè)業(yè)要及時(shí)和客客戶溝通，加加快結(jié)算進(jìn)度度，減少暫估估業(yè)務(wù)。第二十五條 企企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立立退貨管理制制度，對退貨貨條件、退貨貨手續(xù)、貨物物出庫、退貨貨貨款回收等等做出明確規(guī)規(guī)定，及時(shí)收收回退貨貨款款。第二十六條 企企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期期與供應(yīng)商核核對應(yīng)付賬款款（包括暫估估業(yè)務(wù)）、應(yīng)應(yīng)付票據(jù)、預(yù)預(yù)付賬款等往往來款項(xiàng)。如如有不符，應(yīng)應(yīng)查明原因，及及時(shí)處理。第六章 監(jiān)督檢檢查第二十六條 企企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立立采購與付款款內(nèi)部控制的的監(jiān)督檢查制制度，明確監(jiān)監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)構(gòu)或人員的職職責(zé)權(quán)限，定定期或不定期期地進(jìn)行檢查查。各企業(yè)監(jiān)監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)構(gòu)或人員應(yīng)通通過實(shí)施符合合性測試和實(shí)實(shí)質(zhì)性測試檢檢查采購與付付款業(yè)務(wù)內(nèi)部部控制制度是是否健全，各各項(xiàng)規(guī)定是否否得到有效執(zhí)執(zhí)行。第二十七條 采采購與付款內(nèi)內(nèi)部控制監(jiān)督督檢查的內(nèi)容容主要包括：（一）采購與付付款業(yè)務(wù)相關(guān)關(guān)崗位及人員員的設(shè)置情況況。重點(diǎn)檢查查是否存在采采購與付款業(yè)業(yè)務(wù)不相容職職務(wù)混崗的現(xiàn)現(xiàn)象。（二）采購與付付款業(yè)務(wù)授權(quán)權(quán)批準(zhǔn)制度的的執(zhí)行情況。重重點(diǎn)檢查大宗宗采購與付款款業(yè)務(wù)的授權(quán)權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是是否健全，是是否存在越權(quán)權(quán)審批的行為為。（三）應(yīng)付賬款款和預(yù)付賬款款的管理。重