促進民辦高職學生檔案意識提升的方法研究

促進民辦高職學生檔案意識提升的方法研究〔〕:

摘要：文章通過對以往提升學生檔案意識的方法進展歸納和總結(jié)，反思之前方法的缺乏，提出以學生為中心的理念，從學生的角度出發(fā)，改變學生檔案管理知識的傳播渠道、方式方法，順應(yīng)學生日常習慣的獲取信息的方式，從而到達有效進步民辦高職學生檔案意識的目的。

關(guān)鍵詞：高職學生；檔案意識；提升方法

本文引用格式：張馨元.促進民辦高職學生檔案意識提升的方法研究[J].教育現(xiàn)代化，2022，6〔46〕：103-

104.

提升檔案意識，一直是檔案管理工作的難題；增強高校學生的檔案意識，也一直是高校檔案管理工作者關(guān)注的焦點。因此有關(guān)增強高校學生檔案意識的方式方法、管理手段、技術(shù)措施被不斷提出，并不斷地完善，通過對目前已有的文獻進展分析和歸納，以往提出的方法大致分為以下幾類：

一開展多種宣傳方式，加強宣傳力度，拓寬宣傳渠道

1.組織參觀檔案館。在新生入學教育時組織開展參觀校史陳列館、檔案館館藏、介紹檔案相關(guān)知識等。

2.開展日常宣傳。通過校園播送、校報、櫥窗、展板、標語橫幅等手段，展開在校內(nèi)的宣傳，來增強在校師生的學生檔案意識。

3.開設(shè)選修課。通過開設(shè)全校性的檔案選修課程，進步學生對檔案的興趣，從而到達普及學生檔案知識的目的。

4.創(chuàng)辦學生檔案專題講座。由檔案管理人員開展專題講座，對學生檔案的價值、用途、規(guī)章制度進展講解，以此來增強學生對檔案的重視程度。

5.展開檔案知識競賽。在學生中開展廣泛的學生檔案知識競賽，與學消費生互動，以賽促學。

6.網(wǎng)絡(luò)宣傳。在學校官網(wǎng)上下設(shè)檔案館頁面，及時更新工作動態(tài)、通知通告、法規(guī)政策、業(yè)內(nèi)新聞等，及時通過網(wǎng)絡(luò)向校內(nèi)外傳播發(fā)布學生檔案的有關(guān)信息，擴大在學生中的影響。

7.編寫學生檔案宣傳知識手冊。將有關(guān)學生檔案的知識要點編輯成冊，在新生入學和畢業(yè)生離校時發(fā)放，使學生更全面系統(tǒng)地理解有關(guān)的檔案管理制度和流程。

二培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，重視檔案管理工作

1.加強院系各級管理隊伍建立，標準檔案管理。高校指導、院系指導及廣闊教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作；建立職業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)才能強的學生檔案專業(yè)管理隊伍，完善職能機構(gòu)。

2.加強迫度建立，建立健全學生檔案管理制度。建立完善的學生檔案管理制度，使學生檔案管理工作專業(yè)化、標準化、標準化，在制度上有理可依，有章可循。

3.利用現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)信息化管理。改變學生檔案傳統(tǒng)的工作形式，運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對學生檔案的搜集、整理、統(tǒng)計、分析、檢索的流程進展信息化管理，進步工作效率，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的工作節(jié)奏。

4.加強輔導員的檔案意識。輔導員是最直接也是接觸學生最多的校內(nèi)工作人員，輔導員的觀念會直接影響到學生對學生檔案的重視程度，所以通過加強輔導員的學生檔案觀念，重視學生檔案，在學生檔案材料形成、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞等日常工作中標準、影響學生對檔案的重視。

無論是從宣傳角度，還是從學生檔案管理軟硬件裝備上，促進高職學生檔案意識的提升，都是站在學生檔案管理者層面提出，以學生檔案工作管理者主動灌輸，和學生被動承受為主的方式開展。根據(jù)?關(guān)于民辦高職學生獲取信息習慣的調(diào)查報告-以四川國際標榜職業(yè)學院為例?，其中有關(guān)"目前學校常見的信息發(fā)布方式與學生獲取信息習慣的匹配度";的調(diào)查結(jié)果顯示：令學生反感的宣傳方式中有講座、班會、課堂講授；第一時間獲取信息的途徑中，選擇圖書館、校報、展板等傳統(tǒng)方式獲取信息的僅占到7%；對于檔案類的信息經(jīng)常出現(xiàn)的宣傳欄或者講座等信息發(fā)布方式，表示沒有興趣的學生占到55%，其中有12%的人表示宣傳得再好也不參加，這局部學生是極難宣傳到位的；有興趣的占到45%，其中有興趣但會排在所有事務(wù)最后再進展的學生有27%，可見通過宣傳欄或講座〔自愿〕形式發(fā)布的信息承受程度不夠理想。由此得知，以往的學生檔案管理知識宣傳方式的目的，是想通過積極的宣傳舉措強化學生的檔案意識，但效果并不理想，學生仍然對自身檔案的意識薄弱，沒有到達預期的宣傳效果，這其中的原因，有待探究。

不妨換個角度，把高職學生不僅作為學生檔案的形成者，也作為學生檔案的使用者、顧客，將學生放在增強檔案意識的核心位置，在學生檔案管理工作者進展檔案知識宣傳時應(yīng)深化地理解學生的需求，分析學生的行為習慣，從學生的需求角度出發(fā)，采用一定的策略，滿足學生的需求，使他們從被動承受學生檔案知識，變?yōu)橹鲃荧@取，這樣在承受意愿和承受程度上更加深化人心，引導他們增強對學生檔案的認識，進而提升學生的檔案意識。美國檔案館的效勞宗旨是"公眾需要什么，我們就做什么";"想公眾之所想，急公眾之所急";，我們可以進一步做到"引導公眾想我之所想";。學生在現(xiàn)階段沒有用到學生檔案，往往不知道學生檔案對他們今后會產(chǎn)生哪些重要作用，我們可以通過有效宣傳和引導，使學生提早理解學生檔案的相關(guān)知識，重視自身檔案的良性積累。

這里需要滿足的學生需求是什么呢？第一，理解民辦高職院校學生日常獲取信息的習慣，滿足學生承受信息習慣的渠道和方式；第二，對民辦高職院校學生閱讀信息的習慣進展理解，滿足學生對承受信息的形式需求。通過他們習慣也樂意承受的渠道、方式和形式，傳播有關(guān)學生檔案的知識，從而到達學生檔案知識的普及和檔案意識的進步。

第一，理解學生日常獲取信息的習慣，大多數(shù)時候，學生承受信息常用的渠道和方式是什么？當前處在信息高速開展的時代，科技的開展，大數(shù)據(jù)時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)在人們生活中迅速普及，不斷的帶動著整個社會信息高速開展，智能化挪動終端設(shè)備，如、筆記本、平板電腦等在人們的日常生活中得到廣泛應(yīng)用。作為年輕的學生，對這些設(shè)備設(shè)施的承受和適應(yīng)尤為快速，身邊充滿了智能化的、電腦等眾多挪動終端設(shè)備。互聯(lián)網(wǎng)的高速開展，同時帶動了一系列的社交媒體APP的應(yīng)用，例如騰訊、新浪、百度等各大互聯(lián)網(wǎng)巨頭公司提供的交流社區(qū)平臺，如微信、微博、貼吧、虛擬社區(qū)等，這些社交APP應(yīng)用已經(jīng)成為現(xiàn)實群眾日常生活社交中必備的軟件，也為人們獲取信息資源的方式不斷地向快捷便利的方向開展提供了技術(shù)平臺。

根據(jù)?關(guān)于民辦高職學生獲取信息習慣的調(diào)查報告-以四川國際標榜職業(yè)學院為例?顯示，學生在第一時間獲取信息時選擇的途徑，有52%的學生選擇使用搜索引擎作為獲取信息的主要途徑，30%的學生選擇APP，包括選擇其他現(xiàn)代傳播途徑的一共有93%；選擇傳統(tǒng)渠道獲取信息的較少，學生經(jīng)常關(guān)注的學校信息發(fā)布渠道中，傳統(tǒng)的紙媒校報僅占12%。學生常用的APP中，"百度貼吧";高居榜首，占66.9%，"探探";占59.2%，其次是"豆瓣";57.8%、"新浪微博";56.9%、"最右";56%。因此，針對學生獲取信息習慣選擇的渠道和方式，多數(shù)是通過網(wǎng)絡(luò)，并且使用APP較多，假設(shè)在這些APP上傳播學生檔案知識，閱讀量應(yīng)該會遠超其他的傳播途徑，受眾范圍也會大大增加。

第二，對民辦高職院校學生閱讀信息的習慣進展理解。通過進一步的調(diào)查理解發(fā)現(xiàn)，學生閱讀信息的習慣特征有：在線時間長、篇幅短小、形式多樣等特征。民辦高職院校學生平均每天接觸網(wǎng)絡(luò)的時長，42%的人每天在線時間超過3小時；對于信息的篇幅，有82%以上的學生較易承受不超過500字的短文；對于推送文章的形式，學生更喜歡閱讀"文字+圖片";的形式，或"文字+視頻";的形式，對于單一形式的信息承受程度較差。

以往在人們的眼中，檔案就是枯燥呆板的形象，假設(shè)在表現(xiàn)形式和內(nèi)容上還是長篇文字性的刻板陳述，更會令人乏味。因此，在學生檔案管理知識的內(nèi)容上，盡量采用"文字+圖片";或"文字+視頻";等生動的形式，短小精悍易懂的內(nèi)容，打破檔案以往刻板的形象，既增加知識的興趣性和可讀性，又順應(yīng)學生的閱讀習慣，進步學生檔案管理知識的接收程度。

綜上所述，學生檔案管理工作者需要擺正自身的心態(tài)，重新調(diào)整與審視在信息時代提升學生檔案意識的方法，要想進步學生的檔案意識，必須圍繞學生，主動尋求與學生在檔案資源傳播渠道、方式和形式上的相交融，創(chuàng)造適應(yīng)以學生為主導的檔案知識傳播途徑和方式。

在越來越多學生更習慣通過智能化設(shè)備獲取信息資源的情況下，學生檔案管理者必須不斷進步自身職業(yè)技能和素質(zhì)，運用檔案數(shù)字化技術(shù)；轉(zhuǎn)變視角，從單方面的學生檔案管理知識輸出，轉(zhuǎn)為先理解并掌握學生的需求，做到學生的主觀需求與學生檔案管理知識內(nèi)容的有效銜接，使學生能輕松理解并熟悉學生檔案管理知識，把學生檔案與自己的實際生活相結(jié)合，為自己如今的學業(yè)生涯和今后的職業(yè)生涯做積累，從而到