行政公文公文寫作

公文寫作培訓

2公文的種類引言13公文的格式4行文的規(guī)則5公文寫作應注意的問題6幾種常見公文寫作公文的定義和作用公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、處理公務的具有特定效力和標準格式的文書，是傳達貫徹黨和政府的路線、方針、政策，指導、部署和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具?！?黨政機關(guān)公文寫作與處理標準手冊?〕特點：權(quán)威性和約束力，政治性和政策性，針對性和時效性，特定的體例格式。作用：指揮策令、行為標準、宣傳教育、傳遞信息、聯(lián)系公務、憑證記載。公文質(zhì)量代表形象

國資委領(lǐng)導批示：“一個單位、一個部門的文件和文稿是綜合水平、綜合素質(zhì)的反映。標準、嚴謹、準確、精練是公文質(zhì)量所在，必須嚴格要求，不斷提高。優(yōu)秀員工需具備的六種能力：組織協(xié)調(diào)能力；務實創(chuàng)新能力；執(zhí)行政策能力；業(yè)務經(jīng)辦能力；綜合分析能力；標準性公文的寫作能力。要努力成為站著會講、坐著會寫、走著會干的復合型人員。公文寫作的根本依據(jù)?國家行政機關(guān)公文處理方法?〔國發(fā)〔2000〕23號〕?關(guān)于中央企業(yè)公文處理有關(guān)問題的規(guī)定?〔中企廳〔2000〕44號〕?關(guān)于標準中央企業(yè)公文報送及辦理有關(guān)工作的通知?〔國資廳發(fā)〔2006〕9號〕?中國移動通信集團公司公文處理方法??國家行政機關(guān)公文格式?〔GB/T9704-1999〕?電子文件歸檔與管理標準?〔GB/T18894-2002〕?標點符號用法?〔GB/T15834-1995〕?出版物上數(shù)字用法的規(guī)定?〔GB/T15835-1995〕1引言公文的種類23公文的格式4行文的規(guī)則5公文寫作應注意的問題6幾種常見公文寫作公文的種類公文種類是國家機關(guān)為適應公務管理的需要，在長期公務活動中形成的公文文種。法定公文的文種表達著公文的性質(zhì)，反映行文的方向，各有著特定的適用范圍。機關(guān)公文種類較多，按其性質(zhì)及使用范圍，在廣義上公文可分為專用公文和通用公文兩大類。專用公文通用公文國家行政機關(guān)

集團公司

廈門分公司

命令(令)決定公告通告通知通報議案

報告請示批復意見函會議紀要令〔調(diào)度令〕決定通報通知報告請示批復意見函會議紀要

通報通知報告請示批復函會議紀要2公文的種類公文的格式31引言4行文的規(guī)則5公文寫作應注意的問題6幾種常見公文寫作公文的格式一般公文格式是指平行文或下行文的格式，又稱通用型公文格式。公文格式一般由份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等要素組成，平行文和下行文格式一般由除簽發(fā)人以外的上述其他各要素組成。

一份完整的公文分為眉首、主體、版記三局部。置于公文首頁紅色反線(又稱“間隔線〞)以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首；置于紅色反線以下至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱公文主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱公文版記。公文的格式——眉首眉首局部又稱文頭和版頭，包括份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號等要素份數(shù)序號秘密等級和保密期限緊急程度發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文字號

用六角括號“〔〕〞括入公文的格式——主體主體局部是公文的最主要局部，包括公文標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、發(fā)文機關(guān)印章、附注、附件等要素。公文標題主送機關(guān)正文附件說明印章成文時間附注完整的公文標題包括發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三要素。其中，發(fā)文機關(guān)名稱應當與發(fā)文機關(guān)標識中的發(fā)文機關(guān)一致，使用發(fā)文機關(guān)全稱或標準化簡稱。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標點符號。標題位于紅色反線下方(空2行)，用1行或分行居中、對稱排列；移行排列時要注意保持標題中的詞意完整、引用的書名、人名、數(shù)字等不要拆開跨行。

附件：1.×××××

2.×××××

××××××仿宋3號字體，1.5倍行間距版記局部包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、份數(shù)等。版記局部位于公文最后一頁的底部，均在偶頁頁面。主題詞。是按照主題詞表選用的用來標引公文主題內(nèi)容的詞或詞語，主要功能作用在于方便電腦存儲和文件檢索。主題詞標示版記頂部，左側(cè)頂格，由“主題詞〞3字(后加全角冒號)及假設干詞組組成?！爸黝}詞〞為黑體字，詞組為宋體字。主題詞須選自標準的主題詞表(如?國務院公文主題詞表?或本機關(guān)的主題詞表)，上行文應按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。每份公文的主題詞一般不超過5個，其詞組的標引順序為：類別詞、類屬詞和文種，詞組間不加標點符號，空1字。抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是指除公文主送機關(guān)外需執(zhí)行或知曉的其他機關(guān)?！俺蜋C關(guān)〞標在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體標識“抄送〞，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與第一行冒號后的第一個抄送機關(guān)首字對齊；在最后一個抄送機關(guān)后用句號。抄送機關(guān)應當使用全稱或者標準化簡稱、統(tǒng)稱。如主送機關(guān)需要移至主題詞之下位置標識時，標識方法同抄送機關(guān)。印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和份數(shù)等。印發(fā)機關(guān)即印發(fā)公文的機關(guān)，應寫全稱。印發(fā)日期即印制公文的日期，要寫年月日全稱，用阿拉伯數(shù)字標識。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在同一行，印發(fā)機關(guān)左空1字、印發(fā)日期右空1字。份數(shù)即該文件的實際印發(fā)份數(shù)，一般標識在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之間，或版記最后一行的右下方。如需要標識審核人、校對人時，那么可在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下1行標識，但要求標識均勻，對稱美觀。公文的格式——版記公文版式及其他有關(guān)規(guī)定公文用紙和版心規(guī)格排版規(guī)格公文字號公文中表格頁碼裝訂要求特定公文格式〔一〕上行文格式〔二〕命令格式〔三〕會議紀要格式〔四〕信函格式2公文的種類行文的規(guī)則43公文的格式1引言5公文寫作應注意的問題6幾種常見公文寫作行文的規(guī)那么——公文文種確定根據(jù)行文目確實定文種。首先要根據(jù)行文的對象和行文所到達目確實定所適用的文種。如：向上級機關(guān)請求指示或批準事項并要求批復的公文，應當使用“請示〞；而向上級機關(guān)匯報工作、反映情況的公文那么須用“報告〞?！罢埵鲸暸c“報告〞的行文目的不同之處是，請示一般要求上級機關(guān)給以明確的答復，報告那么主要是下情上達，不要求批復。應當注意的是，“請示〞與“報告〞是行文目的和適用范圍不同的兩個文種，不能以“請示報告〞合并作為一個文種使用。根據(jù)行文關(guān)系確定文種。行文關(guān)系系指發(fā)文機關(guān)與主送機關(guān)的法定關(guān)系。根據(jù)行文關(guān)系的不同，公文可分為上行文、下行文、平行文。行文要根據(jù)不同的行文關(guān)系確定文種。如對上級機關(guān)的行文，即上行文，應選用請示、報告、意見等文種；向下級機關(guān)的行文，即下行文，應選用命令(令)、決定、通知、通報、批復、意見等文種；公開向社會公布事項，那么使用“公告〞、“通告〞；向平行或不相隸屬機關(guān)行文，應使用“函〞。這里需要注意的是，“會議紀要〞可用于上行文，也可用于下行文。向下傳達會議情況的“會議紀要〞，那么屬下行文；上報會議情況的“會議紀要〞，那么為上行文；有的“會議紀要〞只用于本機關(guān)記載事項，那么不需向上或向下行文。因此，在寫作公文時，應正確根據(jù)行文關(guān)系選用文種。生造文種。常見的有：“請示報告〞、“工作思路〞、“情況〞、“匯報〞、“申請〞等。誤用文種。把事務文書中的文種，作為公文文種。常見的有：把方案類文種“要點〞、“打算〞、“安排〞、“設想〞等作為公文文種使用，如?××黨委××××年工作要點??××公司××××工作安排意見?。把總結(jié)類的文種“小結(jié)〞、“總結(jié)〞，以及規(guī)章制度類的文種“方法〞、“規(guī)程〞、“須知〞、“實施細那么〞等作為正式文種使用。但是，如果用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，那么是標準用法。如?××黨委關(guān)于印發(fā)××××年工作要點的通知?；?××公司關(guān)于印發(fā)××××工作安排意見的通知??；煊梦姆N。文種混用，行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“請示〞與“報告〞、“請示〞與“函〞混用，將函誤用為請示或報告，將復函誤用為批復。越權(quán)使用文種。超出權(quán)限行文，如制定“條例〞?；鶎又贫ㄒ?guī)章制度時可用“規(guī)定〞或者用“細那么〞、“方法〞等應用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布。行文的規(guī)那么——文種使用中的常見錯誤行文的規(guī)那么——公文標題撰寫公文標題：一般應由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三局部組成。如：?關(guān)于廈門分公司一次優(yōu)惠分析整改情況的報告?，發(fā)文機關(guān)應寫全稱或標準化簡稱、統(tǒng)稱，事由應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，文種的選用亦應準確標準。會議紀要類公文，如?WLAN專題研討會議會議紀要?，其標題只注明事由，可省略發(fā)文機關(guān)和文種。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題中常見的問題

————文字冗長。有的公文的標題過于冗長，事由使用的復句層次和標點符號過多。如：國家統(tǒng)計局關(guān)于印發(fā)?國家統(tǒng)計局直屬農(nóng)村、城市、企業(yè)調(diào)查隊依照〈國家公務員暫行條例〉管理實施方案?的通知。標題45個字、兩組書名號、兩個頓號。此標題如改為?國家統(tǒng)計局關(guān)于印發(fā)直屬三支調(diào)查隊依照國家公務員制度管理實施方案的通知?，只需34個字，且標題中可以不用標點符號。介詞重復。在擬寫標題時常出現(xiàn)介詞連用的現(xiàn)象。如：××××局關(guān)于印發(fā)?關(guān)于調(diào)查隊管理體制改革的實施意見?的通知。標題中出現(xiàn)兩個“關(guān)于〞。此標題應改為?國家統(tǒng)計局關(guān)于印發(fā)調(diào)查隊管理體制改革實施意見的通知?。又如：?××××局關(guān)于對國有公司企業(yè)認定意見的函?、?××××局關(guān)于對如何認定遲報次數(shù)等問題的批復?。兩個標題中“關(guān)于〞和“對〞介詞連用，取一即可，標題中的“對〞字應刪去。事由表述不準確。有的標題中事由缺少中心詞，如：?××××局關(guān)于對非法人產(chǎn)業(yè)活動單位給予行政處分問題的批復?。標題中一是“關(guān)于〞和“對〞介詞連用，二是缺少中心詞“違法行為〞。該標題可修改為?國家統(tǒng)計局關(guān)于非法人產(chǎn)業(yè)活動單位違法行為行政處分問題的批復?。行文的規(guī)那么——正文局部撰寫篇章形式——公文篇章形式是指公文的結(jié)構(gòu)形式。常見的公文篇章形式有以下幾種：篇段合一式。全篇的結(jié)構(gòu)為一段，篇段合一。這種形式多用于內(nèi)容集中單一、篇幅簡短的公文，如發(fā)布令、呈報性報告、轉(zhuǎn)發(fā)和印發(fā)通知，以及簡短的公告、任免通知和批復等。分項式。即開頭先說明目的、依據(jù)、原因，或說明主旨，然后分項表述有關(guān)內(nèi)容。分述內(nèi)容的一個方面或一個問題列為一項，以數(shù)字序數(shù)標示，逐項排列，項以下示具體內(nèi)容。為使分項層次清楚，一般加小標題或以序號形式直接分項表述。有的分述之后有結(jié)尾，形成“總說—分述—總說〞的結(jié)構(gòu)。這種形式在公文中使用相當普遍，如請示、決定、通知、函、會議紀要等公文，一般都采用這種結(jié)構(gòu)。條款式。又稱條文式。即全文從頭到尾采用條文結(jié)構(gòu)，將一個事項作為一“條〞，以漢字序數(shù)逐條排列(如“第×條〞)。條款式專用于法規(guī)、規(guī)章類公文。條款式亦有兩種：一是章斷條連式，全文分為假設干章，章以下條，條目序號不受章的限制，全文條目序號連續(xù)編排，這種結(jié)構(gòu)適用于內(nèi)容多、篇幅長的法規(guī)、規(guī)章；二是條文并列式，全文不分章，條目序號連貫編排，篇幅較短的規(guī)章、制度一般采用這種形式，如?廈門分公司XX管理方法?。有的條文并列式結(jié)構(gòu)可不用“條〞標示，直接以漢字序號排列。條文式結(jié)構(gòu)下的款或項應獨立成段，段間內(nèi)容應具有相關(guān)性。分部式。又稱文章式。即將內(nèi)容分成幾個大局部或假設干層次，每個局部可用小標題揭示該局部主旨，以相對完整的一個意思組成假設干段落，以假設干局部或假設干段落形成篇章。全文的層次安排為梯進式結(jié)構(gòu)。分部式結(jié)構(gòu)也有兩種：一是全文內(nèi)容分為假設干局部，每局部以小標題顯示該局部的主旨，下面闡述具體內(nèi)容。這種形式常在篇幅較長的報告中使用。二是全文按層次直接分段排列，不加小標題和序號，如有的獎懲性通報通常采用這種形式。行文的規(guī)那么——正文局部撰寫層次和段落——層次。所謂層次，指公文的組成局部的順序安排。安排層次要注意做到突出主旨，順序合理，防止交叉，層次清晰、眉清目秀。在層次的安排上，一般有以下幾種方式：總分式。即先總后分的形式。開頭作總述或綜述，接著分別表達有關(guān)事項，最后小結(jié)或提出要求。總分式的具體內(nèi)容安排是：開頭對全文內(nèi)容作總的概括，或簡述有關(guān)事項的根據(jù)或原由；之后重點分述各有關(guān)事項，根據(jù)前后、因果、重輕順序，平行并列表達，層次安排可用序號、小標題或分段等形式；結(jié)尾用強調(diào)式、升華式、號召式、無尾式或慣用語結(jié)束。這種形式在公文中使用比較普遍。如請示、決定、意見、指示性通知、會議通知、綜合性報告、議決型會議紀要等，常用這種形式。法規(guī)性公文也根本屬于這種形式。遞進式。各層次內(nèi)容層層推進，前后層次有一定關(guān)系。遞進關(guān)系有多種多樣，如由表及里、由點到面、由淺入深、由感性到理性等。專題報告、情況通報、工作總結(jié)等常用這種結(jié)構(gòu)形式?？偡质降姆质鰞?nèi)容有的也用這種形式。時序式。也叫貫穿式。即按事物進程、時間推移來安排結(jié)構(gòu)。表達的內(nèi)容如果是一個完整的事件或過程，可用這種形式。此種結(jié)構(gòu)形式常用于情況報告、調(diào)查報告等。段落。所謂段落，就是公文結(jié)構(gòu)的根本單位，也叫自然段。在段落劃分方法上，可以按中心意思(主旨)、條項內(nèi)容(同類事項、問題、觀點)、時間開展階段等來劃分，具有相對獨立性的局部或過程中的具有相對獨立的階段劃為一段。每個段落應準確、簡潔地表達一個完整的意思，防止內(nèi)容零散、雜亂，不要把無關(guān)的內(nèi)容混雜在一個段落中。句子、段落之間的組合要有序、合理，注意上下段落間的聯(lián)系，相鄰段落表達的意思不要跳動過大，防止出現(xiàn)邏輯上的跳躍和斷層。公文的段落應長短適度、勻稱得當，不能過于冗長、累贅，特別是請示和法規(guī)性公文的段落要力求簡短、清晰。行文的規(guī)那么——正文局部撰寫照應和過渡——照應。就是公文的題文、前后內(nèi)容要照顧和照應，以加強公文的前后內(nèi)容聯(lián)系，增強公文的整體感。常用的照應方法有三種：即題文照應、前后照應、首尾照應。題文照應就是公文的標題要鮮明揭示公文的主旨，內(nèi)容要緊扣標題，即通常所說的題文相符，不能“離題萬里〞。前后照應就是前面說的內(nèi)容后面要有著落，后面寫的事項前面要有交代。首尾照應就是首尾遙相照應，以引起讀者的思索和回味。過渡。就是相鄰層次、段落之間和上下文之間的銜接和轉(zhuǎn)換。過渡的作用是承上啟下，使全文文氣暢通，天衣無縫，渾然一體。過渡主要用于兩個地方：一是內(nèi)容轉(zhuǎn)換時需要過渡，二是由綜述到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞。一般在一個段落內(nèi)內(nèi)容轉(zhuǎn)折的情況下使用，多為關(guān)聯(lián)詞，如“因為〞、“所以〞、“可是〞、“但是〞、“然而〞、“于是〞、“因此〞、“為此〞、“對此〞、“綜上所述〞、“總之〞等等。過渡句。一般為總結(jié)上文、提示下文，用在前段的末尾或后一段的開頭，前段末尾的過渡句多為提示句，如“特作如下決定〞、“現(xiàn)將具體情況報告如下〞、“提出意見如下〞、“現(xiàn)將有關(guān)具體事項通知如下〞等等；后一段的開頭的過渡詞多為祁使句，如“由此可見〞、“綜上所述〞、“根據(jù)上述情況〞等。過渡段。是將過渡句提出來單設一個自然段，一般用在較長公文中內(nèi)容明顯轉(zhuǎn)換時概括說明上下內(nèi)容的聯(lián)系，使上下文相互銜接。如：“根據(jù)上述情況，……為此，特請示如下〞即為過渡段。行文的規(guī)那么——正文局部撰寫開頭與結(jié)尾——開頭。公文開頭在公文謀篇布局中起著引領(lǐng)作用，關(guān)系到全文的主旨。因此設計開頭必須顧及全文的表達。公文的開頭一定要“起筆立意〞，開門見山，直扣主旨，領(lǐng)起全文，不支不蔓；還要簡潔凝練，文字少而精，并引人注目。元代人說的“風頭〞就是這個意思。開頭方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式等等。引敘式。即以援引依據(jù)或引敘對方來文式開頭。援引依據(jù)多用“根據(jù)……〞、“遵照……〞一類句子開頭；假設為事實依據(jù)，那么常用“近來……〞、“……以來〞等時序性詞語引出；答復性公文開頭常用引敘式來文方式，如“你局……文悉。經(jīng)研究，……〞目的式。即在公文開頭時交代緣由、事由、目的，一般用“為了……〞、“由于……〞之類句子開頭。概述式。即開頭概括介紹全文的主旨。情況報告等常用這種方法。說明式。即在公文開頭時說明相關(guān)事項的重大意義，以統(tǒng)一思想，引起重視。結(jié)尾。公文結(jié)尾要寫得實在，不著空文，干凈利落，不拖泥帶水，即如古人說的“豹尾〞。結(jié)尾應如豹尾擊石，響亮有力，或者空谷回響，令人回味。結(jié)尾常用的方式有總結(jié)式、強調(diào)式、要求式、照應式、號召式、自然收束等。總結(jié)式。正文結(jié)束時，對文中的主要觀點和問題作出歸納或總結(jié)，使讀者對全文有一個較完整的印象。強調(diào)式。正文結(jié)束時，對文中的主要觀點作強調(diào)說明，以引起讀者的重視。要求式。正文結(jié)束時，提出要求、希望或號召。照應式。結(jié)尾時，以程式化方式顯示文種，如：“以上請示妥否，請批示〞之類詞語。自然收束。即正文結(jié)束時，自然收束結(jié)尾。行文的規(guī)那么——公文的表達方式說明。說明是解說事物、事件和闡述事理的表達方式，這是公文常用的表達方式。說明的根本要求是：客觀、準確、明白，做到通俗易懂，語言平實。常用的說明方法有：詮釋說明、分類說明、數(shù)字說明、比照說明、舉例說明、比喻說明、類比說明、圖表說明等。下面公文中常用的說明方式作簡要介紹。表達。表達是一種敘說、介紹人物經(jīng)歷情況和事物開展過程的表達方式。表達通常有六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果。表達的根本要求是主線清楚?！耙痪€到底，萬變不離其宗〞，交待明白，詳略得當，起伏有變。按語言詳略分，表達方式有概括表達和具體表達；按結(jié)構(gòu)形式分，表達有縱敘、橫敘。議論。議論是通過邏輯推理來證明觀點、辯明是非，借以說服人的表達方式。使用議論時，要做到立論明確，論據(jù)充分，論證符合邏輯。公文中較少使用議論，只在說理和論述觀點或在說明、表達中插入評論時，使用議論表達方式，且公文中的議論要少而精。議論三要素。完整的議論由論點、論據(jù)、論證三個要素構(gòu)成。議論的類型。議論可分為立論、駁論、兼論三種，公文中常用的是立論。行文的規(guī)那么——公文常用的習慣用語稱謂用語。即一般對本單位和受文(來文)單位的稱謂用語。如“我司〞、“貴司〞、“貴局〞等。表敬用語。是對行文對象表示敬重的詞語。如“請〞、“擬請〞、“報請〞、“敬請〞、“懇請〞、“呈請〞、“呈報〞、“遵照〞、“遵囑〞、“承蒙〞等。期盼用語。即表示希望的詞語。如“希〞、“望〞、“盼〞、“誠望〞、“希望〞、“懇望〞等。總結(jié)用語。用來總結(jié)上文、引出結(jié)論的用語。如“總之〞、“總而言之〞、“綜上所述〞、“因此〞、“鑒此〞、“據(jù)此〞、“鑒于上述情況〞等。開頭用語。常見的有“茲〞、“根據(jù)〞、“經(jīng)……批準〞、“依照〞、“遵照〞、“為了〞、“由于〞、“鑒于〞等，用以引出行文的根據(jù)、目的、原由。批復、復函等答復性公文，常以引敘來文的標題、發(fā)文字號后加“悉〞、“已悉〞等作開頭用語。承啟用語。多用于文中開頭的最后一句，起承接上文、提領(lǐng)下文的承上啟下作用。下行文常見的承啟用語有：“現(xiàn)批復如下〞、“現(xiàn)作如下決定〞、“提出意見如下〞、“為此，特通告如下〞、“特作如下通知〞、“現(xiàn)答復如下〞等。上行文中常見的承啟用語：“報告如下〞、“請示如下〞、“提出如下意見〞、“建議如下〞、“我們的意見如下〞等。結(jié)尾用語。下行文中常見的結(jié)尾用語：：“特此公告〞、“請貫徹執(zhí)行〞、“請參照執(zhí)行〞等。主要作用是對受文單位如何貫徹執(zhí)行文件作出規(guī)定，提出要求。上行文中常見的結(jié)尾用語：“以上請示妥否，請批示〞、“特此報告〞等。主要作用是請求上級單位對請示和報告事項給予答復和關(guān)注。平行文中常見的結(jié)尾用語：“望復〞、“盼復〞、“請予大力協(xié)助〞、“請予函復〞、“特此函復〞等。2公文的種類公文寫作應注意的問題

53公文的格式4行文的規(guī)則1引言6幾種常見公文寫作公文寫作應注意的問題引文的標準。公文引文包括引用相關(guān)公文、有關(guān)規(guī)定及領(lǐng)導的有關(guān)講話等。引用公文的標題一定要準確完整，不能簡化或漏字；引用公文在文中首次出現(xiàn)時，應在標題之后注明發(fā)文字號(再次引用時可直接引用發(fā)文字號)。引用公文的標題和發(fā)文字號要標準，如：?關(guān)于下發(fā)6月份傳播工作指導意見的通知?(移市通〔2021〕121號)有的公文引用公文不標準，只有標題名稱或只注發(fā)文字號。如：根據(jù)移市通〔2021〕121號文要求。句中沒有完整的公文標題。引用有關(guān)規(guī)定及領(lǐng)導的有關(guān)講話一定要與原文一致，如引用原文應加雙引號(“〞)，摘引主要意思不應加雙引號。使用簡稱的標準。公文內(nèi)使用非標準化的簡稱，應當在文內(nèi)第一次出現(xiàn)時用全稱并注說明。如：?國家行政機關(guān)公文處理方法?(以下簡稱?方法?)。有的公文中，常常對非標準化簡稱先未注說明后面直接使用簡稱，或全文時而用全稱、時而用簡稱，這都是不標準的。提法的標準公文中公司稱謂的使用標準。公文中稱謂及其全稱、簡稱、統(tǒng)稱的使用應當標準。中國移動通信集團公司簡稱：中國移動，內(nèi)部可簡稱：集團公司，不稱“中國移動集團〞；中國移動通信集團福建簡稱：中國移動福建公司，內(nèi)部可簡稱：省公司。我公司的全稱：中國移動通信集團福建廈門分公司，簡稱：中國移動福建公司廈門分公司，內(nèi)部可簡稱：廈門分公司。公文中所稱“以上〞、“以下〞的用法。國務院辦公廳已明確指出，公文中所稱“以上〞、“以下〞均含本數(shù)或本級，這樣行文簡潔、意思明確、解釋統(tǒng)一。不用在本數(shù)或本級后另加括號作“以上〞、“以下〞說明，以免造成理解混亂或不好解釋。如“縣及縣以上地方各級人民政府〞，應刪去“縣及〞二字。又如“到達職工總數(shù)的30%以上(含30%)〞、“在縣級及其以下城鎮(zhèn)〞，也應分別刪掉“(含30%)〞、“及其〞字樣。數(shù)字使用的標準。公文中常出現(xiàn)該用阿拉伯數(shù)字的地方用了漢字。這里主要強調(diào)一下公文中的年代、百分數(shù)、分數(shù)使用數(shù)字的標準化問題。年代與日期。公文中的年代應使用阿拉伯數(shù)字。如“要緊緊抓住本世紀頭二十年重要戰(zhàn)略機遇期〞、“從上世紀九十年代開始〞、“在五千多年的開展歷程中〞，“頭二十年〞應改為“頭20年〞，“九十年代〞應為“90年代〞，“五千多年〞應為“5000多年〞。但表示概數(shù)的七、八十年代不能寫為“70、80年代〞。另外，非本世紀的年代，應將所屬的世紀寫出。如“上世紀60年代以來〞或“20世紀60年代以來〞。百分數(shù)和小數(shù)。公文中的百分數(shù)和小數(shù)應使用阿拉伯數(shù)字。如“保證百分之百〞，應將“百分之百〞改為“100%〞，“百分之五十〞應為“50%〞，“百分之一點五〞應為“1.5%〞，“增加了三個百分點〞應為“增加了3個百分點〞。數(shù)值范圍的表示。按照規(guī)定，表示數(shù)值范圍應分別標明數(shù)值單位。如“對外依存度進一步上升，到達60-66%，前面的“60〞應加“%〞，應表示為“60%-66%〞；“50-100萬人〞應表示為“50萬-100萬〞。計量單位的標準。公文中的計量單位要根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，使用標準的法定計量單位。如土地面積的計量單位應為平方公里、公頃、平方米，不應用“畝〞。如須標示“畝〞時，應先寫出公頃數(shù)，再在括號內(nèi)標注明畝數(shù)。長度、重量、體積等計量單位的使用也按此原那么辦理。公文寫作應注意的問題公文寫作應注意的問題標點符號的使用。這里只就公文寫作中容易出錯的地方提醒幾點。正文多層次的，序號按級次使用：“一、二、三、〞；“〔一〕〔二〕〔三〕〞；“．〞；“〔1〕〔2〕〔3〕〞；“①②③〞。公司相當多文稿中將“1.〞阿拉伯數(shù)字后圓點誤為頓號的情況較多，應按規(guī)定予以糾正。因果關(guān)系句式內(nèi)不應用句號。如有的公文開頭用目的式、根據(jù)式時，在因果關(guān)系的句式內(nèi)，用了句號將其斷開，如“為了……。因此……〞、“根據(jù)……。因此……〞，這是不符合標點符號用法的，句中的句號應改為逗號。簡短的并列或遞進關(guān)系的句子中間不須停頓。如：“就有關(guān)工作進行協(xié)商，并提出落實方法〞，“并〞前面的逗號可去掉。表示概數(shù)(連用的兩個數(shù)字之間)不應用頓號隔開。如“近一、兩年內(nèi)〞句中頓號應去掉。一句話的分句之間和單句內(nèi)并列詞語之間不應用分號。如，“既要安排好……問題；又要做好……工作〞，這是一句話的兩個方面，中間的分號應改為逗號；“報名時請攜帶身份證；大學畢業(yè)證書；兩張二寸免冠照片〞，句中分號應改為頓號。被分號分隔的語句內(nèi)不應用句號。如“這次活動有兩個特點：一是形式自愿。機關(guān)人員愿意參加就參加，不愿意參加可以不參加；二是內(nèi)容豐富多彩。大家的興趣、愛好可以得到充分的滿足。〞這段話不符合分號所表示的停頓或分隔的層次須小于句號這一要求，可將其中的“一是〞、“二是〞改為(一)、(二)。2公文的種類幾種常見公文寫作63公文的格式4行文的規(guī)則5公文寫作應注意的問題1引言幾種常見公文寫作——請示請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法——請示由眉首、首部、正文和尾部四局部組成眉首：應當注明簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人平列于發(fā)文編號右側(cè)〔簽發(fā)人用宋體、簽發(fā)人姓名用揩體〕首部：包括標題、主送機關(guān)兩項內(nèi)容。標題。標題一般有兩種方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如?***關(guān)于********的請示?；另一種是由事和文種構(gòu)成，如?關(guān)于*******的請示?。其請示事項詞組前，一般不使用“申請〞、“請求〞等詞語，防止與文種“請示〞在語意上重復。如標題不要寫成“關(guān)于申請*******的請示〞。主送機關(guān)。每份請示只能寫一個主送機關(guān)，不能多頭請示，一般不能越級。特殊情況確實需要越級請示的，如經(jīng)屢次請示上級機關(guān)而長期未能解決問題，可以越級請示，但必須同時抄報給被越過的直接上級機關(guān)。正文：由理由、事項、尾語構(gòu)成。請示原由。請示開頭要寫明原因和理由，有的請示事項較重大和復雜，往往會用稍長的篇幅，分幾個層次或從不同角度加以說明。不管篇幅長短，都必須把原由說清楚，為請示事項提出充足的事實依據(jù)。請示事項。把需要上級機關(guān)審批的問題，作出具體明確的說明，并提出切實可行的意見。請示尾語。請示的結(jié)尾一般用“以上請示妥否，請批示〞、“妥否，請批示〞。請示批復要寫得謙和得體，不宜用“請即從速批復〞之類的請求語。尾部：發(fā)文單位、成文時間撰寫請示應注意以下幾點——

一文一事，不能一文多事。如請示出現(xiàn)一文多事，使上級機關(guān)難以處理并無法一一作出批復。

逐級請示。請示一般不能越級行文，如因特殊或緊急情況，需要越有請示時，同時要抄送被越過的上級機關(guān)。

單頭請示。請示的主送機關(guān)只能是一個，不能多頭請示。需要同時送其他機關(guān)的，應用抄送形式，但不能抄送其下級機關(guān)。請示一般不直接報送領(lǐng)導者個人。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不得直接報送領(lǐng)導者個人。

請示和報告應分開。下級機關(guān)需要得到上級機關(guān)答復問題時用請示。只匯報工作，不需要上級機關(guān)批復的用報告。

請示不易過長。請示的篇幅要力求簡潔，不應長篇大論，必要時可用附件說明。幾種常見公文寫作——請示幾種常見公文寫作——報告一、工作報告〔一〕適用范圍工作報告適用于下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報一定時期內(nèi)工作總體情況，包括主要作法、成績經(jīng)驗和問題等；或某一個階段、某項具體工作的進展情況、對某項工作或某方面工作提出意見或建議等。工作報告按其內(nèi)容可分為綜合報告和專題工作報告。〔二〕寫作格式1．工作報告的標題由“發(fā)文機關(guān)+報告事項+報告〞組成。2．報告應主送一個上級機關(guān)。如需送雙重領(lǐng)導的上級機關(guān)應寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。必要時可抄送有關(guān)平行機關(guān)和直接下級機關(guān)。3．正文的開頭要寫明報告的依據(jù)、目的、原由，并用過渡語“現(xiàn)將……報告如下〞引出報告的主體內(nèi)容。4．正文主體的主要內(nèi)容包括：一是概述工作的根本情況，及對工作的根本估價。二是歸納、提煉主要成績和經(jīng)驗〔或做法與體會〕。三是找出問題和教訓，以便今后采取相應的措施。四是在些工作報告還可以提出對今后工作設想和打算，便于上級機關(guān)掌握情況或決策時參考。5．報告結(jié)尾一般可使用“特此報告〞等慣用結(jié)尾語，或自然收束。1．報告撰寫時要合理安排其整體架構(gòu)和內(nèi)容。開頭要概括、簡潔，開門見山，直奔主題；成績和經(jīng)驗要詳實；問題與教訓不作過多鋪陳；工作設想和打算要簡明扼要、突出重點，有針對性。篇幅較長的工作報告，要條理清楚，層次清楚，結(jié)構(gòu)嚴謹。2．要注意把握報告與請求的區(qū)別。從兩者行文目的看，報告的目的在于匯報工作、提出意見和建議，以便上級機關(guān)了解本單位的情況，從而有針對性地予以指導；而請示的目的是請求上級機關(guān)對某一事項或問題作出指示或予以批準。從行文目的看，報告不要求上級機關(guān)答復；而請示那么要求上級機關(guān)及時批復答復，給予明確答復。實際工作中，報告與請示混用的情況有：一是文種誤用或內(nèi)容表述混淆。如有的匯報工作的報告用了“請示〞，有的報告文中用過渡句“現(xiàn)請示如下〞。二是工作報告中夾帶有請示性事項。三是請示報告并用，即把工作報告和請示兩個文種合并在一起同時使用。如?關(guān)于***工作的請示報告?。幾種常見公文寫作——工作報告〔三〕寫作要點幾種常見公文寫作——報告二、情況報告〔一〕適用范圍情況報告適用于下級機關(guān)向上級機關(guān)及時反映匯報重大事故、嚴重自然災害、重大突發(fā)事件，以及帶有傾向性的問題和提供決策信息等，以使上級機關(guān)及時了解有關(guān)情況，掌握開展動向，作出正確判斷，為其提供決策參考。此類報告一般包括反映某項工作、某一方面情況、某個問題的報告。情況報告可以分為事件性報告、問題性報告、某一活動情況報告等。〔二〕寫作格式1．情況報告的標題和主送機關(guān)寫法與工作報告根本相同。2．情況報告正文首先對所要反映的情況或問題進行概述，然后重點闡述具體事項，分析產(chǎn)生問題的主客觀原因，最后提出解決意見和方法。一般采用三段式結(jié)構(gòu)：“情況、問題、建議〞。情況要準確、清楚；問題要突出主次，力求具體、深刻；建議要有針對性，且行之有效。情況報告除清楚寫明背景事實，要針對有關(guān)問題提出處理意見和措施。3．情況報告結(jié)尾一般常用“以上報告如有不當〔或不妥〕，請指示〞句式，請求批轉(zhuǎn)的重要的且?guī)胀ㄒ饬x的報告，結(jié)尾用“以上報告如無不當，請批轉(zhuǎn)……貫徹執(zhí)行〞等句式，或自然收束結(jié)尾?！踩硨懽饕c幾種常見公文寫作——情況報告1．情況報告要突出“情況〞。包括上級關(guān)心的情況和問題等，尤其是工作中的新情況、新經(jīng)驗、新問題。在結(jié)構(gòu)安排上，既可以按照事件發(fā)生開展的時間先后順序敘寫，也可按所提出問題的主次來寫。2．情況報告一般要“一事一報〞，報送及時、內(nèi)容單一，便于領(lǐng)導機關(guān)及時了解和掌握情況，有針對性地快速作出反映。3．情況報告有嚴格的內(nèi)容要求。報告事項應為事關(guān)重大的情況和問題，內(nèi)容重要，情況準確，事實清楚，建議可行，符合標準化的格式。4．報告是上行文，主送機關(guān)應是有隸屬關(guān)系的直接上級機關(guān)，一般不應越級上報；在緊急情況下越級上報時，也應同時抄報越過的直接上級機關(guān)。除領(lǐng)導親自交辦的事項外，報告不得主送領(lǐng)導者個人，也不應主送上級機關(guān)的同時，主送上級機關(guān)負責人。情況報告雖然是反映工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，但主送機關(guān)應為直接上級機關(guān)，不得向平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)報送報告。5．情況報告要遵循一事一報的原那么，主旨明確，一件報告只報告一項工作，表達其專一性，切忌在同一報告中反映幾件個不相干的事項和問題。報告中不能夾帶請示事項。情況報告應及時，具有較強的時效性。6．情況報告與工作報告的區(qū)別。情況報告是用于向上級匯報、反映重要情況、問題及動態(tài)的報告；工作報告是用于向上級機關(guān)匯報工作活動情況的報告，它側(cè)重于陳述工作的開展情況、主要作法、經(jīng)驗和教訓等。幾種常見公文寫作——報告三、答復報告〔一〕適用范圍答復報告適用于下級機關(guān)答復上級機關(guān)的詢問。包括答復上級機關(guān)行文詢問和上級領(lǐng)導批示交辦事項情況的報告。這種報告針對性和時效性強。〔二〕寫作格式1．答復報告開頭扼要表達報告的事由，即答復的上級機關(guān)詢問內(nèi)容或交辦的具體事項或任務，后以過渡句“現(xiàn)將……情況報告如下〞引領(lǐng)下文。2．正文寫明詢問事項的具體情況及交辦事項或任務的辦理情況和結(jié)果。最后以慣用語結(jié)尾。3．答復報告內(nèi)容較為單一，上級詢問什么，就直接答復什么，專題專報。假設是上級責成辦理或檢查有關(guān)事項，就應按“情況、分析、建議〞三局部寫。如果是向上級機關(guān)檢討某項工作中的錯誤，應首先概括陳述事件始末，然后分析造成錯誤的原因和應負的責任，最后寫明處理結(jié)果及今后的改進意見?！踩硨懽饕c一是除上級機關(guān)領(lǐng)導者個人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)領(lǐng)導者個人報送報告。二是答復報告正文應根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導人的詢問，有針對性地作出報告，要突出專一性、時效性。幾種常見公文寫作——通知

一、部署性通知〔一〕適用范圍部署性通知主要用于實施某一時期的戰(zhàn)略方案、貫徹某一重大方針政策或上級領(lǐng)導指示，或就某一階段的重要任務、重點工作，向下級機關(guān)作出工作部署和安排。部署性通知的權(quán)威性僅次于行政令、決定，對有關(guān)下級機關(guān)具有很強的約束力。部署性通知由上級機關(guān)制發(fā)，一般適用于下行文?！捕硨懽鞲袷?．部署性通知的體式采用下行文與平行文的通用格式。2.通知標題由“發(fā)文機關(guān)+事由+通知〞三要素組成。如?廈門分公司關(guān)于開展××××活動的通知?。3.部署性通知的正文包括開頭、主體、要求三局部。具體寫法因文而異。一般開頭扼要簡述通知的原由、目的、依據(jù)或意義，之后以過渡語“現(xiàn)將具體內(nèi)容通知如下〞引出下文；主體內(nèi)容主要闡述通知的有關(guān)事項，如該項工作的目的意義、指導思想、方法步驟、時間安排、組織實施或主要任務、采取措施、有關(guān)要求，或?qū)ω瀼芈鋵嵤马椞岢鼍唧w的措施和要求，等等。篇章形式一般采用分條列項式或小標題式，每條的開端大都以簡短文字對主要內(nèi)容加以概括〔主題句〕，其后再具體闡述，使之層次清楚，結(jié)構(gòu)嚴謹。通知結(jié)尾一般以提出執(zhí)行要求為結(jié)束語，或自然結(jié)束收尾。幾種常見公文寫作——部署性通知〔三〕寫作要點1.部署性通知的寫法比較靈活，篇幅可長可短。重在突出主旨，表達準確，具有可行性和操作性，使之便于執(zhí)行，讓受文單位能清楚地了解做什么、怎么做，做到何種程度等。主要任務、措施、要求和時間步驟等要明確，否那么會影響到工作部署的貫徹執(zhí)行，甚至給工作造成損失。2．注意以下問題一是部署性通知中所部署的工作任務應具體，措施和要求明確，具有可行性和操作性，以使得下級機關(guān)依照貫徹執(zhí)行。二要防止越權(quán)越級向下級機關(guān)部署工作，未經(jīng)上級機關(guān)同意及授權(quán)，不能超出本機關(guān)職權(quán)范圍向無隸屬關(guān)系的單位部署〔布置〕工作。三是應注意準確把握部署性通知與決定、意見的區(qū)別。三者都可用于向下級機關(guān)部署〔布置〕工作，其區(qū)別在于：決定用于部署重要事項或者重大行動，是對帶有全局性的某一方面工作或某項重大行動，統(tǒng)一思想認識，確定工作方針，提出措施要求，有較強的權(quán)威性。意見通常是對重要事項或新情況、新問題的見解與處理方法，具有方向性、指導性，是告訴下級機關(guān)應當按著什么原那么、朝著什么方向去做。部署性通知主要用于上級機關(guān)向下級機關(guān)傳達部署〔布置〕某項工作，其事項可大可少、內(nèi)容可重可輕，其權(quán)威性比決定次之。幾種常見公文寫作——通知二、發(fā)布性通知〔一〕適用范圍發(fā)布性通知，亦稱印發(fā)通知。主要用于印發(fā)本級機關(guān)制訂的需要下級機關(guān)和人員執(zhí)行的規(guī)章制度，包括：規(guī)定、方法、實施方案、細那么、制度、規(guī)那么、標準、標準等。其發(fā)布的規(guī)章制度系本機關(guān)制訂的不能獨立行文的標準性文件。發(fā)布性通知帶有強制性和標準性，受文單位應普遍遵守和執(zhí)行?！捕丑w式和寫作要點1.發(fā)布性通知的體式采用下行文與平行文的通用格式。2.發(fā)布性通知的標題通常由“發(fā)文機關(guān)+關(guān)于印發(fā)××××××〔標準性文件名稱〕+通知〞組成，標題中的標準性文件應加書名號，如：廈門分公司關(guān)于印發(fā)?××××管理方法?的通知。3.發(fā)布性通知的主送單位應為下級機關(guān)及相關(guān)平行機關(guān)的標準化簡稱或統(tǒng)稱。印發(fā)機關(guān)內(nèi)部標準性文件，其主送單位應是機關(guān)內(nèi)設機構(gòu)的標準化統(tǒng)稱。幾種常見公文寫作——發(fā)布性通知4.發(fā)布性通知的正文局部有兩種寫法：一是直述印發(fā)的文件全稱、發(fā)布依據(jù)、實施時間、發(fā)布方式和執(zhí)行要求。如果發(fā)布的文件中已有明確的實施時間，通知中可以不提及此項內(nèi)容。印發(fā)本機關(guān)制定的規(guī)章制度通常采用這種方式。二是開頭簡述印發(fā)通知的根據(jù)、原由或目的，之后表述文件全稱、發(fā)布方式，并提出執(zhí)行要求。必要時可強調(diào)通知事項的重要性，提出貫徹執(zhí)行的具體要求。印發(fā)實施方案、調(diào)查方案等通常采用這種方式。印發(fā)領(lǐng)導講話的通知一般比較簡潔，只說明講話標題、印發(fā)方式和一般要求即可。5.發(fā)布性通知一般以自然收束形式結(jié)尾。6.發(fā)布性通知的使用和寫作應注意：發(fā)布性通知的寫作中，對本機關(guān)制定的規(guī)章制度不能用“公布〞、“發(fā)布〞，只能用“印發(fā)〞；印發(fā)規(guī)章制度通知的執(zhí)行要求提法一般為“遵照執(zhí)行〞，不要用“貫徹執(zhí)行〞；印發(fā)領(lǐng)導講話通知的執(zhí)行要求那么應為“請結(jié)合本地實際，認真貫徹執(zhí)行〞；通知的結(jié)尾一般不再用“特此通知〞等慣用語。三、知照性通知〔一〕適用范圍知照性通知用于一般性事項的告知與辦理。通常用于傳達需下級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)知曉或辦理的某些事項，如：慶祝節(jié)日，舉辦紀念活動，成立、合并、調(diào)整、撤銷機構(gòu)或組織，啟用或廢止公章，遷移辦公地點、更換號碼，等等。這類通知的使用范圍更為廣泛，事項可大可小，發(fā)送對象沒有嚴格限制，對下級、平級機關(guān)均可使用。〔二〕體式和寫作要點1.知照性通知的體式采用下行文與平行文的通知格式。2.標題由“發(fā)文機關(guān)＋知照事項＋通知〞三要素組成。3.正文主要包括：傳達事項的根據(jù)或事由、目的；事項的有關(guān)具體內(nèi)容，有的可提出辦理要求。通知中涉及到的時間、地點、單位名稱、人名等，應表達準確，清楚無誤。為簡化正文，有的不便在正文中傳達的具體事項〔如公章印模、各單位號碼、有關(guān)組織章程等〕可以作附件處理。4.寫作知照性通知時要開宗明義，直敘通知事項和要求，要求準確、全面、不失實、不遺漏。如啟用印章通知，要明確說明印章啟用的時間，即寫明從××××年×月×日起啟用；文中應附新印章和作廢舊印章的“印模〞樣式，并在作廢舊印模樣式上打上“×〞號。關(guān)于成立、合并、調(diào)整機構(gòu)的通知，應寫明依據(jù)、相關(guān)機構(gòu)的標準化全稱、新機構(gòu)的辦公地點、聯(lián)系及相關(guān)內(nèi)容。幾種常見公文寫作——通知幾種常見公文寫作——知照性通知〔三〕知照性通知寫作中需要注意的問題一是知照性通知的內(nèi)容要符合寫作要求。有的通知中沒有交代依據(jù)，缺乏行文的合法性。有的知照事項不全面，如啟用印章通知未交代新印章啟用時間及舊印章廢止時間，或不附新舊印模樣式，使受文機關(guān)無法確認其印章生效的時間及真?zhèn)?。有的告知事項一文多事，?nèi)容雜亂，語言羅嗦，主旨不清。二是應把握好知照性通知與公告、通告的區(qū)別，準確使用知照性通知。雖然三者都是用于傳達告知周知事項，但適用范圍、受文對象、事項重要程度、發(fā)文機關(guān)權(quán)限要求均不同。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項，其宣布的事項為國內(nèi)外關(guān)注的大事，在統(tǒng)計機關(guān)中只有集團公司可以使用；通告是用來發(fā)布社會公眾需要遵守或周知的事項，公告和通告都可向社會公開發(fā)布；知照性通知用于向有關(guān)機關(guān)傳達一般性的周知或需辦理事項。四、會議通知〔一〕適用范圍會議通知是會議發(fā)起單位發(fā)給與會單位和人員的書面通知。通常為下行文或平行文。〔二〕體式和寫作要點1.會議通知的體式采用下行文與平行文的通用格式。2.標題由“發(fā)文機關(guān)名稱+召開(舉辦)會議名稱(工作會議、培訓班、座談會、研討會等)+通知〞三要素組成。3.正文應寫明召開會議的緣由和目的、會議名稱、主持或召集單位、議題和內(nèi)容、起止時間、參加人員的范圍和人數(shù)、會議地點、報到時間及地點、有關(guān)要求(包括報名時間，告之赴會時間及交通工具、接站安排，代表需攜帶的會議材料)及聯(lián)系人和等。其結(jié)尾一般自然收束。4.會議通知的內(nèi)容要全面，要素齊全，不要遺漏。特別是會議時間、地點、參加人員及有關(guān)要求等要明確、清楚、具體。但要層次清楚，文字簡練，一目了然。切忌冗長、羅嗦。〔三〕常見問題有的標題只寫“通知〞二字，缺“發(fā)文機關(guān)〞和“事由〞；有的通知事項不全，缺款遺項，后又用補充通知或其它形式補救；有的會議地點、接站安排或有關(guān)要求不明確，給參加會議人員帶來不便；有的內(nèi)容過于具體，層次雜亂，語言羅嗦，口頭語太多，文字不簡練，使人費解。幾種常見公文寫作——通知幾種常見公文寫作——會議紀要一、議決型會議紀要〔一〕適用范圍議決型會議紀要，用以記載和傳達會議的議定和決定事項。這類紀要帶有政策性，具有指導意義。它是根據(jù)會議的討論和議決事項，加以概括而寫成的。這種會議要適用于工作會議、專業(yè)會議、辦公會議等?！捕硨懽鞲袷?．議決型會議紀要體式采用特定的公文格式，與其他公文不同的是：眉首由發(fā)文機關(guān)和文種標識(如“××××××會議紀要〞)、發(fā)文序號組成，不使用主送單位、發(fā)文機關(guān)和成文時間，不蓋公章，正文后面加“主持人〞、“出席人〞、“列席人〞和“請假〞欄。2．會議紀要的標題寫法。由于會議名稱和文種在眉首已有標識，標題只書寫事由，即一般以會議議題作標題。作為通用公文印發(fā)的會議紀要的標題，可由事由和文種構(gòu)成，如?×××××會議紀要?。3．議決型會議紀要的正文由導言、主體和結(jié)尾三局部組成。導言即會議紀要的開頭局部。一般是概述會議的根本情況，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參加人員、主要議題、對會議的評價等。導言不能寫得過長，要簡明扼要，讓人們讀后對會議有個總體的了解。導言末尾一般用“現(xiàn)將會議內(nèi)容紀要如下〞、“會議確定事項如下〞等過渡語句，轉(zhuǎn)入主體局部。正文主體是會議紀要的核心局部，通常根據(jù)會議的中心議題，按議決事項重要程度和主次，以說明性文字概括傳述會議作出的決定、工作部署和安排等。寫法一般有三種：一是條項式，就是分條列項表述會議議定的事項，使之條理清楚，一目了然。二是結(jié)論式，就是對會議一般情況簡潔明快一筆帶過，對會議議決事項常以結(jié)論語氣引出，如“會議認為〞、“會議提出〞、“會議強調(diào)〞、“會議決定〞、“會議同意〞、“會議通過〞等。這種寫法多用于部署工作的會議紀要。結(jié)束語。會議紀要的結(jié)尾通常提出對貫徹執(zhí)行會議精神的要求或希望和號召，或與會者表示的決心等收束全文。有些會議紀要正文寫完之后自然結(jié)束。幾種常見公文寫作——決議型會議紀要〔三〕寫作要點首先，要全面準確領(lǐng)會會議的主要精神。寫作者要清楚會議的主要議題和會議議決的事項，閱讀會議的主體文件和材料，特別是領(lǐng)導同志的報告和總結(jié)材料，這是寫好會議紀要的前提。其次，會議紀要要抓住要點，突出會議主題。會議紀要雖然是會議情況和議決事項的記載，但不能面面俱到，照搬會議記錄，而應該圍繞會議主題，抓住要點，突出重點，把會議的主要情況簡明扼要地反映出來，把會議議定的事項一一傳述清楚。第三，會議紀要要重點反映會議統(tǒng)一認識的的結(jié)論性意見和議決事項，不能把會議未統(tǒng)一的意見和未議決事項寫入會議紀要中。要將會議主持人的主體報告或總結(jié)講話精神表達在會議紀要的議決事項上。第四，會議紀要的文字要簡潔明快。寫作會議紀要對會議內(nèi)容和決定事項進行概括，在語言表達上，要突出一個“精〞字，盡可能簡短明白，切忌長篇大論；在層次結(jié)構(gòu)和段落安排上，要條理清楚，篇幅一般不宜過長?！菜摹匙⒁庖韵聨c一是議決型會議紀要決定的事項有著指導性和約束力。因此其決定事項講究政策性、可操作性，對決定事項的表述要準確、明白。二是目前會議紀要主要作為公司內(nèi)部的下行文使用，按照會議紀要的適用范圍，會議紀要可以上呈、下發(fā)或平行使用。上呈、下發(fā)或平行印發(fā)的會議紀要，應是重要會議情況或會議議決的重要事項，不可濫用。會議紀要報送上級機關(guān)時，一般以報告將會議紀要一并報上。三是注意會議紀要與會議記錄和會議簡報的區(qū)別。紀要不同于記錄，“紀〞具有理出頭緒、整理綱要的意思。會議紀要是以會議記錄為根底和依據(jù)，但它是對會議的全面情況和議決事項進行分析、歸納、整理，所形成的記載議決事項的文件；會議記錄那么是忠實地記錄每個人發(fā)言的原始材料，只是整理會議紀要的根底和會議討論意見的記載和備考，寫作會議紀要時不能照搬會議記錄。同時，會議紀要也不同于會議簡報，會議簡報只是反映會議某個階段或某個方面的情況，會議紀要那么要全面反映會議情況、主要精神和議決事項；一次會議可以編發(fā)多項簡報，但只能產(chǎn)生一份會議紀要。因此，要防止將會議紀要與會議記錄和會議簡報相混淆。幾種常見公文寫作——決議型會議紀要幾種常見公文寫作——會議紀要二、情況型會議紀要〔一〕適用范圍情況型會議紀要，用以全面概括會議的議程、議題、討論情況、討論結(jié)果和會議精神。這種紀要多適用于各種座談會、經(jīng)驗交流會和各類學術(shù)會議。〔二〕體式與寫作要點情況型會議紀要在體式結(jié)構(gòu)上與議決型會議紀要的通用格式相同，只是在正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)上有所不同。導言即會議紀要的開頭局部，主要簡述會議的概況，包括時間、地點、主持人、參加人員、議程、議題、對會議的評價等，簡明扼要，上人們對會議有個總體的了解。導言末尾一般用“會議的主要情況如下〞、“會議提出的主要問題及其意見如下〞等過渡語句，轉(zhuǎn)入主體局部。正文主體局部，重點闡述會議對有關(guān)議題的討論情況和結(jié)果，或會議提出的主要問題以及解決方法，以及會議的主要精神等。主體局部的寫法一般有兩種：一是綜合式，就是對會議的內(nèi)容和主要精神進行綜合、概括，歸類分為假設干個局部，就是把會議的內(nèi)容，進行綜合概括，分成假設干個局部。這是大型會議紀要的比較普遍的寫法。它有利于突出主要內(nèi)容，分清主次。二是摘錄式。就是把與會者的具有典型性、代表性的發(fā)言要點摘錄出來，按發(fā)言順序或內(nèi)容分類摘錄發(fā)言要點，摘錄時要盡量保存發(fā)言內(nèi)容的精華和談話的風格，防止一般化和千篇一律(摘記發(fā)言人的第一次發(fā)言時，通常要在其姓名后注明單位、職務)。紀要結(jié)尾通常提出希望和號召，或具有一定號召力的語言與會者表示的決心等收束全文。有些