公司檔案管理

企業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)國力集團(tuán)國力集團(tuán)辦公室2/14/20231什么是檔案？企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。具體是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)探討等活動(dòng)中干脆形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。2/14/20232企業(yè)檔案管理基本流程企業(yè)檔案管理流程1、三列入四參與四同時(shí)收集2、歸檔制度1、分類方案（四合一制度）整理2、各類檔案整理標(biāo)準(zhǔn)3、檔號(hào)的編制和檔案排列保管庫房管理.內(nèi)容和載體平安鑒定價(jià)值判定和存毀鑒定統(tǒng)計(jì)登記和統(tǒng)計(jì)分析1、檢索工具利用2、利用的方式3、編研2/14/20233企業(yè)檔案的檔案管理體系

企業(yè)綜合管理部門企業(yè)檔案（室）綜財(cái)供質(zhì)基生合務(wù)應(yīng)量建產(chǎn)部部銷技設(shè)部門門售術(shù)備門兼職檔案人員2/14/20234企業(yè)檔案工作的“三列入、四參與、四同時(shí)”檔案工作三列入：1、列入單位年度支配和議事日程2、列入單位年度經(jīng)費(fèi)支配3、列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制檔案部門四參與：1、參與產(chǎn)品/業(yè)務(wù)定型會(huì)2、參與行業(yè)/科研課題探討會(huì)3、參與設(shè)備開箱驗(yàn)收會(huì)4、參與基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)2/14/20235四同時(shí)：1、下達(dá)支配任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；2、檢查支配進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成狀況；3、評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收檔案材料的完整、精確、系統(tǒng)狀況；4、上報(bào)登記和評(píng)審嘉獎(jiǎng)科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔狀況證明。2/14/20236·歸檔制度（這是收集和整理工作的基礎(chǔ)）歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、和歸檔手續(xù)五個(gè)部分。歸檔要求：一是歸檔工作由相應(yīng)文件形成的部門擔(dān)當(dāng)；二是歸檔的文件材料有利于許久保存；三是歸檔的文件材料必需完整、精確、系統(tǒng)，并有有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字；四是檔案人員有責(zé)任監(jiān)督、指導(dǎo)有關(guān)人員做好文件材料的歸檔工作。2/14/20237歸檔范圍：凡是干脆記述和反映本單位生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)當(dāng)列入歸檔范圍。歸檔時(shí)間：歸檔時(shí)間一般有以下幾種：1、在一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后歸檔；2、按階段歸檔；3、按子項(xiàng)歸檔；2/14/202384、按年度歸檔；文書文件材料一般在其次年的3－6月份歸檔。部分專業(yè)科技檔案也按年度歸檔。5、隨時(shí)歸檔。聲像、實(shí)物、電子檔案等。歸檔份數(shù)：一般視狀況確定歸檔份數(shù)，對(duì)那些重要的、利用比較常見的文件應(yīng)適當(dāng)多歸檔幾份，要考慮對(duì)原件的疼惜，應(yīng)多歸檔幾套副本。還要考慮上報(bào)和專業(yè)檔案館的須要，以及有關(guān)部門存檔的須要。因此，確定歸檔份數(shù)時(shí)，不能作出籠統(tǒng)的規(guī)定，而應(yīng)從具體的狀況和具體的須要來確定歸檔份數(shù)。2/14/20239歸檔留意事項(xiàng)歸檔手續(xù)：檢查檔案質(zhì)量、數(shù)量和備考表的填寫，除接收檔案外，還要同時(shí)接收立卷說明（包括立卷時(shí)間、組織、整理的內(nèi)容、方法及有關(guān)狀況說明）和相應(yīng)的書目，填寫檔案交接記錄。

企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)遵遵守法律律，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)學(xué)問和業(yè)務(wù)實(shí)力。

企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

歸檔的文件材料應(yīng)完整、精確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

2/14/202310文件材料的收集管理堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)剛好通知檔案室。凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。2/14/202311各部門專(兼)職文書的職責(zé)1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，駕馭本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2.細(xì)致執(zhí)行平常歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料剛好收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)主動(dòng)地供應(yīng)利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。2/14/202312文件材料的整理步驟擬歸檔剔除重份鑒定分類排列編號(hào)蓋歸檔章編目裝訂、盒歸檔文件整理的步驟2/14/202313區(qū)分年度管理細(xì)則依據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。支配、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度。長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年。多年的總結(jié)、報(bào)告，放在文件針對(duì)的最終一年?？缒甓鹊陌讣旁诮Y(jié)案的一年。跨年度的會(huì)議，放在閉幕年。2/14/202314立卷(案卷質(zhì)量要求)1.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列依次，依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。2.永久、長(zhǎng)期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件書目。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)書目放在卷首。3.有關(guān)卷內(nèi)文件材料的狀況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無狀況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。4.案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。2/14/202315

劃分期限精確地判定每一份文件和每一組文件的價(jià)值，保管期限分別定為永久（無限期）、長(zhǎng)期（10－30年）、短期（10年以下）。2/14/202316文件材料的收集管理一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查探討、參與上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必需將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才賜予核報(bào)差旅費(fèi)。2.本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才賜予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。2/14/202317裝訂接受左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊方式對(duì)，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

2/14/202318書目夾封面

全宗名稱×××公司全宗號(hào)類別A（備注：下頁解釋）期限短期年度20102/14/202319民營企業(yè)檔案的分類

序號(hào)內(nèi)容代號(hào)1企業(yè)管理性檔案A2基建檔案B3科研檔案C4產(chǎn)品檔案D5設(shè)備檔案E6會(huì)計(jì)檔案F7合同檔案G8員工檔案H9特殊載體檔案J2/14/202320書目夾背脊全宗號(hào)機(jī)構(gòu)類別號(hào)A期限短期年度20102/14/202321填寫歸檔狀況登記表

單位名稱：××公司年度保管期限件數(shù)保管接收備注單位姓名單位姓名2007永久50×××2008永久75×××2009永久23×××….….….2/14/202322×××公司二○○九年歸檔說明

（樣本）一、主要工作概況（此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫）二、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人變更狀況1、本公司內(nèi)設(shè)5個(gè)部門（××、××……..）共有職工××人。2、領(lǐng)導(dǎo)人變更狀況××任總經(jīng)理××任財(cái)務(wù)總監(jiān)××任技術(shù)總監(jiān)三、本年度文書歸檔狀況本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔依據(jù)有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴(yán)格劃分保管期限，剛好歸檔，編制了檔案書目，共歸檔308件，其中永久108件，編號(hào)1－108件；長(zhǎng)100件，編號(hào)從－100件；短期100件，編號(hào)1－100。二○○九年×月2/14/202323員工檔案管理一、企業(yè)員工檔案的含義這里的員工檔案不是指一般意義上的企業(yè)職工檔案，也不是指流淌人員檔案，而是民營企業(yè)為了管理企業(yè)聘用的員工而建立的有關(guān)員工個(gè)人狀況的檔案。每一各員工被企業(yè)正式錄用后，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)剛好建立有關(guān)的員工檔案。2/14/202324企業(yè)員工檔案收集范圍序號(hào)歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1員工錄用登記表定期2員工與企業(yè)的勞動(dòng)合同等契約性文件定期3員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）定期4員工學(xué)歷、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件）定期5員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績(jī)、鑒定材料定期2/14/202325序號(hào)歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注6有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎(jiǎng)懲方面的文件材料定期歸檔的材料必須真實(shí)，文字清楚7員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓(xùn)的證書定期8員工參加社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料定期9有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔文件材料定期2/14/202326卷號(hào)歸檔號(hào)題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1×××員工檔案10定期企業(yè)員工檔案書目2/14/202327特殊載體檔案的范圍（一）聲像檔案，包括：1照片，2底片，3錄音帶，4錄像帶，5磁盤，6光盤。（二）實(shí)物檔案，包括：1獎(jiǎng)旗，2獎(jiǎng)杯，3獎(jiǎng)狀，4牌匾，5證書等。2/14/202328永久保存的實(shí)物檔案1.反映本企業(yè)工作業(yè)績(jī)或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等2.反映本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物工作業(yè)績(jī)獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等3.本企業(yè)在對(duì)外交往中獲得的各種紀(jì)念品、禮品4.反映本企業(yè)重大事務(wù)、