體系文件編寫控制程序

體系文獻編寫控制程序一、目的1.1、對公司各體系以及部門規(guī)定有關的文獻和統(tǒng)計進行有效控制，確保其合用性、有效性和可追溯性。1.2、對統(tǒng)計進行控制和管理，提供產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康與安全、社會責任、有害物質(zhì)管理等符合規(guī)范、體系有效運行及采用糾正防止和改善方法的根據(jù)。二、范疇合用于公司各體系文獻和統(tǒng)計的控制和管理。三、特殊定義3.1體系文獻：是指體系實施與運行中所形成，涉及：L1管理手冊、L2控制程序、L3指導書（作業(yè)指導書，操作指導書，QC工程圖等）、臨時文獻，及確保過程的有效策劃、運行和控制所需的文獻、L4統(tǒng)計表單、BOM表、ECN以及與管理體系有關的外來文獻等。3.2受控文獻：對其擬制、審批、發(fā)放、更改、回收、銷毀等階段的部分或全部進行控制的文獻。3.3外來文獻：是指由公司確保管理體系的策劃和運行必要的且由外部制訂的，作為公司參考根據(jù)的文獻，涉及客戶資料、產(chǎn)品質(zhì)量/HSF/環(huán)境/安全法律法規(guī)、原則、供應商資料等。3.4統(tǒng)計：是指為已完畢的活動或達成的成果提供客觀證據(jù)的文獻。它為證明滿足公司體系（ISO9001）規(guī)定的程度或體系要素運行的有效性提供客觀證據(jù)，同時也為證明、可追溯性以及采用防止和糾正方法提供客觀證據(jù).四、職責4.1、文獻化負責人：4.1.1、負責文獻的起草、編寫、修訂（或升級）；4.1.2、負責跟進文獻審批通過；4.2、文檔管理員：4.2.1、負責審核各部門文獻化負責人所提交文獻的格式、版本、模板、質(zhì)量統(tǒng)計等與否符合規(guī)定；4.2.2、協(xié)助受控文獻在各部門內(nèi)宣貫/實施/保存；4.2.3、負責維護和保管部門合用的文獻清單和部門使用的統(tǒng)計清單；4.3、部門主管、經(jīng)理、總監(jiān)：4.3.1、負責審核本部門文獻化負責人所提交文獻的合用性、可操作性；4.4、質(zhì)量體系管理崗：4.4.1、負責評審各部門制訂/修訂的體系文獻。4.5、文控專人：4.5.1、負責受控文獻編號的發(fā)放，編號規(guī)范化管理；4.5.2、負責體系文獻電子檔的維護；4.5.3、負責維護和保管《受控文獻map清單》、《受控文獻發(fā)放/回收統(tǒng)計》；4.5.4、負責紙件文檔的發(fā)放與舊版回收，定時對各部門文獻受控、修訂、保管、回收狀況進行檢查、統(tǒng)計，并將檢查成果通報給有關人員。五、流程圖六、輸入有新文獻編號申請、作廢申請以及受控申請需求是合用本控制程序，輸入為文獻受控申請。七、闡明7.1文獻編號及版本7.1.9外來文獻的文獻類型號：用英文大寫字母表達，以下：A：國標類B：行業(yè)原則類C：設備操作闡明書類E：由客戶或供應商提供的檢查、測試、制造等技術資料G：國際原則類7.1.10 全部體系文獻的編號都由文控中心統(tǒng)一編號，各部文獻發(fā)行前向質(zhì)量體系管理部門申請獲取，文獻編號從發(fā)給之日起90天沒有公布對應文獻，則文獻編號予以取消解決，取消后若需要則需重新申請文獻編號。7.1.11 體系文獻（涉及統(tǒng)計/表單）的版本號以A-A5（A，A1，A2，A3，A4，A5）、B-B5……Z-Z5來計。7.1.12 文獻屬于下列特殊狀況而引發(fā)的更改，文獻版本可不在原版本基礎上規(guī)定升級，修訂后的文獻視為新文獻（版本從A開始），但此新文獻的修訂履歷中需保存修訂前全部版本的修訂描述，以利后來追溯及查閱。特殊狀況涉及：7.1.12.1 文獻因公司實際業(yè)務或運作狀況而進行降級或升級的（如：L1降級為L2,L3升級為L2），需在修訂履歷中具體描述升級或降級前的文獻編號及版本。7.1.12.2 兩份或兩份以上的文獻整合成一份新文獻（如：A與B文獻合并，且沿用A或B文獻編號；A與B文獻合并，生成C文獻），需在修訂履歷中具體描述合并前各份文獻的編號及版本。7.1.13公司部門代碼部門名稱綜合管理部產(chǎn)品運行部人力資源部市場營銷部研發(fā)中心部門代碼AMPRHRSARD7.2. 文獻的編寫、修訂7.2.1文獻的編寫7.2.1.1公司管理手冊由管理者代表負責組織編寫。7.2.1.2其它文獻由公司各有關部門在組織構造、業(yè)務規(guī)?；驑I(yè)務流程有調(diào)節(jié)的狀況下組織編寫。7.2.1.3文獻編寫人員應理解文獻編寫、管理的規(guī)定和熟悉所編寫的業(yè)務流程，如業(yè)務骨干、部門負責人等。7.2.1.4文獻格式應與公司的統(tǒng)一規(guī)定相一致，用受控模板，由文獻的編寫部門負責人組織與文獻中有關部門文獻的內(nèi)容進行討論，對不同意見，由編寫部門負責人進行協(xié)調(diào)。7.2.1.5現(xiàn)在我司各類文獻受控模板重要分為六大類：《作業(yè)指導書模板》、《操作指導書模板》、《程序文獻模板》、《絕密文獻模板》、《統(tǒng)計表模板》、《流程體系文獻會簽模板》。7.2.1.6文獻編寫時如需引用或參考某些文獻，需在編寫的文獻中清晰描述所引用或參考的文獻名稱及編號。7.2.2文獻的修訂7.2.2.1公司管理手冊由管理者代表或指定人員負責修訂，業(yè)務級管理手冊由事業(yè)部負責人或指定人員負責修訂；7.2.2.2各部門在組織構造、業(yè)務規(guī)?；驑I(yè)務流程有調(diào)節(jié)的狀況下或運行中發(fā)現(xiàn)了問題，由各部門自行組織有關部門對文獻進行修訂，針對修訂的內(nèi)容須使用藍色字體進行分辨；如為外部事件觸發(fā)而引發(fā)的文獻修訂（例：客戶需求變更，需經(jīng)兩個或兩個以上部門評審的文獻），文獻負責部門必須召集有關部門進行會議評審,并輸出《流程體系文獻會簽單》或《會議紀要》。7.2.2.3公司內(nèi)部運作、組織構造及外部法律、法規(guī)、原則及客戶規(guī)定變更時，應及時更改對應的文獻，必要時進行評審并予以修訂。7.2.2.4文獻升級時，文獻制訂部門需于“REVISION/AMENDMENTHISTORY”欄內(nèi)簡要描述該次修訂的因素；7.3 文獻的審批7.3.1文獻的審批依下表執(zhí)行：層級項目L1L2L3類別集團級管理手冊控制程序作業(yè)指導書操作指導書Owner管理者代表各部門負責人崗位起草人崗位名稱審核體系部門總監(jiān)或管理者代表部門總監(jiān)或以上人員部門主管或以上人員會簽/有關部門總監(jiān)有關部門主管同意公司最高管理者部門最高負責人部門經(jīng)理7.4 文獻的公布7.4.1體系文獻公布的原則是確保文獻執(zhí)行部門能夠收到受控有效版本，文獻必須通過同意才干分發(fā)。7.4.2SMT現(xiàn)場、維修、倉儲、實驗室等需要使用紙質(zhì)的工作指令或操作指令，由文控專人打印紙件加蓋受控章下發(fā)，由文獻接受人在《受控文獻發(fā)放/回收統(tǒng)計》上簽收。7.4.3如為升級的文獻，文獻接受部門需在新文獻公布當天內(nèi)將對應的舊版文獻交回文控中心解決。7.4.3.1各部門若因文獻遺失而無法收回時，需填寫《文獻申請或作廢》闡明因素后經(jīng)部門經(jīng)理審批，以避免誤用，確保現(xiàn)場使用的體系文獻是有效版本。7.4.3.2回收的作廢的工程文獻、保密性質(zhì)的文獻由文控中心直接銷毀；其它如可二次運用的文獻，由文控專人加蓋作廢文獻章后才可進行二次運用。7.4.4文控專人依審批公布的文獻信息及時更新《受控文獻map清單》。7.5 文獻的實施7.5.1各業(yè)務部門按照已公布的有關流程嚴格執(zhí)行，并按照文獻規(guī)定或管理的規(guī)定實施自檢。7.6 文獻的作廢7.6.1文獻因業(yè)務的調(diào)節(jié)或流程優(yōu)化等因素需取消時，文獻責任部門需填寫《文獻申請或作廢流程》經(jīng)有關人員審批通過后（注：設立部門負責人、體系管理主管、文控專人審批），方可作廢。若有下發(fā)紙件的，文控專人需及時跟進文獻接受部門將文獻交回文控中心報廢解決。7.6.2文控專人根據(jù)文獻作廢信息及時更新《受控文獻map清單》，確保全部《受控文獻map清單》中的文獻為最新有效版本。7.7 文獻的日常維護7.7.1 文控專人負責將每日審批公布的文獻維護至《受控文獻map清單》中，并于每七天一將上周的《受控文獻map清單》上傳至公司公共平臺“共享文獻夾\文控中心”目錄下，并推薦給各部門文檔管理員。7.7.2以下發(fā)的紙質(zhì)文獻破損嚴重或文獻丟失，使用部門應及時填寫《文獻申請或作廢》并注明因素和改善方法，經(jīng)有關部門負責人、體系管理主管、文控專人同意后，由文控中心補發(fā)新的紙質(zhì)文獻，使用部門同時將破損的文獻交回文控中心銷毀。7.7.3發(fā)放到現(xiàn)場的紙質(zhì)文檔，使用部門負責保存有關的帶有受控標記的文獻，文獻應有序、分類的加以保存方便于識別、存取和查閱。任何人不得在受控文獻上隨意畫改，不準私自外借，確保文獻的清晰、整潔和完好。7.7.4文控中心定時將舊版電子檔文獻從公司公共平臺移走；全部舊版文獻和作廢文獻需在文控中心長久保存一份作為歷史資料備查。7.8 外來\外發(fā)文獻的管理7.8.1 公司質(zhì)量體系管理部門負責收集與質(zhì)量、環(huán)境、有害物質(zhì)、職業(yè)健康、社會責任體系有關的國際原則、國標、行業(yè)原則、地方原則等外部文獻，并負責核查其合用性和有效性，上傳公共平臺供各部門查閱。7.8.2 研發(fā)部門負責收集與產(chǎn)品技術有關的國際原則、國標、行業(yè)原則、地方原則、產(chǎn)品環(huán)境有害物質(zhì)等外部文獻，并負責管控與客戶往來的文獻（涉及有害物質(zhì)管控），核查其合用性和有效性，上傳公共平臺提各部門查閱。7.9 統(tǒng)計表單（模板）的編制、修訂：7.9.1統(tǒng)計表單模板由質(zhì)量管理部門統(tǒng)一進行編制與修訂。7.10 統(tǒng)計表單的使用：7.10.1各部門到共享文獻中下載對應的電子檔統(tǒng)計表單使用。7.10.2統(tǒng)計內(nèi)容應筆跡清晰，不得有漏項，不得任意涂改，不能用鉛筆填寫，如出現(xiàn)筆誤，不能使用涂改液，應將錯寫部分劃去，在其旁邊加上對的內(nèi)容并簽名確認，注上日期。統(tǒng)計一經(jīng)形成不能更改。7.10.3統(tǒng)計的呈現(xiàn)形式，能夠是卡片、表單、圖表、報告；也能夠是紙張、磁帶、軟盤、光盤、膠片等。7.11統(tǒng)計的保存與查閱：7.11.1統(tǒng)計由使用部門負責保存，按編號次序分類歸檔，保存在安全、干燥的地方，便于檢索，對于保存在軟盤、光盤中的統(tǒng)計，做好防壓防曬等，并及時備份，避免貯存的內(nèi)容丟失。7.11.2統(tǒng)計保管期限：與產(chǎn)品追溯有關的統(tǒng)計須保存3年，電子檔統(tǒng)計長久保存，部分重要統(tǒng)計如產(chǎn)品研制開發(fā)設計過程中的統(tǒng)計保存5年，其它統(tǒng)計由業(yè)務部門按實際狀況擬定統(tǒng)計保存期限。若客戶對統(tǒng)計保存期限有特殊規(guī)定則依客戶規(guī)定保存。7.11.3統(tǒng)計超出一定數(shù)量時，可用適宜的用品裝訂起來集中寄存（如打包），并加以標記。7.11.4經(jīng)統(tǒng)計保存部門負責人同意，有關部門可在統(tǒng)計保存處查閱所需統(tǒng)計，如需借閱，需經(jīng)雙方負責人同意，進行登記，限期償還，查閱人應保護好統(tǒng)計，不得作任何標記，不得損壞統(tǒng)計。7.12統(tǒng)計的銷毀：7.12.1當統(tǒng)計超出規(guī)定的有效保存期限時，由保管