【秘書人員主動(dòng)性影響因素及提升路徑6100字（論文）】

秘書人員主動(dòng)性影響因素及提升路徑TOC\o"1-3"\h\u26940引言 156151秘書人員主動(dòng)性的概述 1313721.1秘書人員具體的工作內(nèi)容 1117141.2現(xiàn)代秘書人員主動(dòng)性現(xiàn)狀 1198191.2.1隱形權(quán)利過度使用 1279681.2.2消極怠工 1208021.3主動(dòng)性界定 2232702秘書人員主動(dòng)性影響因素 2236632.1業(yè)務(wù)素養(yǎng)能力 2322942.2缺乏隨機(jī)應(yīng)變的能力 3248282.3保密意識(shí)淡薄 3286042.4秘書職業(yè)行為規(guī)范性欠缺 4123252.5薪酬待遇 4126993提升秘書工作主動(dòng)性的途徑 428403.1完善專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備 4131103.2落實(shí)企業(yè)秘書協(xié)調(diào)能力 5293213.3加強(qiáng)保密意識(shí)與公關(guān)意識(shí)的培養(yǎng) 5197723.4強(qiáng)化角色意識(shí) 6297133.4.1不斷提升自身人格品質(zhì) 661373.4.2具備獨(dú)立思維能力 6275133.4.3不斷積累經(jīng)驗(yàn) 7230373.5薪酬激勵(lì)機(jī)制 780274結(jié)語 830900參考文獻(xiàn) 9引言日本學(xué)者武澤信一曾說過“未來國(guó)與國(guó)之間的競(jìng)爭(zhēng)不再科技技術(shù)之間的競(jìng)爭(zhēng)，因?yàn)樵谝粋€(gè)開放的世界里你有的技術(shù)別人也有，但員工的士氣是不可移植和流動(dòng)的”。因此如何挖掘主動(dòng)性的巨大價(jià)值，是一個(gè)重要課題。1秘書人員主動(dòng)性的概述主動(dòng)性是指“人在完成一項(xiàng)活動(dòng)的過程中，來源于自身并驅(qū)動(dòng)自己去行動(dòng)的動(dòng)力的強(qiáng)度，是為確保個(gè)人或他人,集體或國(guó)家的利益而形成的自覺自愿的行動(dòng)”。1.1秘書人員具體的工作內(nèi)容秘書是指專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的辦公室人員。秘書日益成為現(xiàn)代社會(huì)急需的軟人才，開展秘書基本素質(zhì)和能力的研究就是為了找到提高秘書職業(yè)水平的方式，使當(dāng)代的秘書職業(yè)可以更好的發(fā)揮其崗位作用，并找出未來秘書職業(yè)和秘書教育的進(jìn)步方向，指導(dǎo)我國(guó)秘書職業(yè)的發(fā)展。1.2現(xiàn)代秘書人員主動(dòng)性現(xiàn)狀1.2.1隱形權(quán)利過度使用事業(yè)單位當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)人員的職位越高，秘書人員被賦予的隱形權(quán)利就越大，秘書人員在工作過程當(dāng)中，大部分的工作還是要按照領(lǐng)導(dǎo)的指示去辦，但是在辦的過程當(dāng)中一方面是由于領(lǐng)導(dǎo)自身出現(xiàn)了問題，而秘書人員不能及時(shí)擺正自己的立場(chǎng)，出現(xiàn)了主動(dòng)性過大，違法亂紀(jì)的情況；另一方面是秘書人員本身身份和位置比較特殊，有一定的權(quán)利伸縮范圍和空間，再加上素養(yǎng)較低，難以抵制人情社會(huì)的各種誘惑，借力形成了一部分“隱形特權(quán)階層”。1.2.2消極怠工中國(guó)傳統(tǒng)的中庸文化的思想，讓很多從事秘書工作的人員都不敢輕易嘗試發(fā)揮主動(dòng)性，大多秘書人員認(rèn)為，在不犯錯(cuò)誤的前提下完成工作就已經(jīng)是最好的結(jié)果。并且在中國(guó)傳統(tǒng)文化當(dāng)中有一句諺語叫伴君如伴虎。因此很多秘書，人員心有余而力不足，雖然想要發(fā)揮主動(dòng)性，但也無從下手。并且由于我們對(duì)于秘書主動(dòng)性的研究較少，所以很多秘書人員也對(duì)于秘書工作主動(dòng)性的發(fā)揮知之甚少關(guān)注度不夠，研究不足，挖掘度也比較低，因此秘書在工作過程當(dāng)中出現(xiàn)了等靠等消極懶惰的現(xiàn)象。因此總而言之，我國(guó)的秘書工作還是存在一種被動(dòng)性為主的主要觀念。1.3主動(dòng)性界定主動(dòng)性是一個(gè)籠統(tǒng)的概念，什么是高主動(dòng)性，什么又制約了主動(dòng)性發(fā)揮一直都是見仁見智。但我認(rèn)為，秘書工作的主動(dòng)性定位要根據(jù)每個(gè)企業(yè)的管理情況和秘書工作種類精準(zhǔn)把握，比如說現(xiàn)在規(guī)模較大的企業(yè)都開始實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，那領(lǐng)導(dǎo)能給與秘書人員的只是政策上的傳達(dá)，事務(wù)上的通知，事情最后完成的情況就是主動(dòng)性的高低體現(xiàn)。再比如規(guī)模較小的企業(yè)秘書可能要時(shí)刻跟隨領(lǐng)導(dǎo)，繁雜的日常事務(wù)更多，那我認(rèn)為秘書能夠盡心盡力盡職的完成工作就是高主動(dòng)性的表現(xiàn)。在比如要求一位寫作形秘書處理檔案時(shí)效率低下，但是不能說這位秘書人員沒有主動(dòng)性。結(jié)合過去的秘書人員經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)代秘書工作當(dāng)中主動(dòng)性應(yīng)當(dāng)包括以下幾個(gè)方面：（1）前瞻性：工作前，中，后三個(gè)階段，對(duì)于秘書工作中可能涉及的問題以及領(lǐng)導(dǎo)的意圖在沒有被告知的情況下提前預(yù)判；（2）服務(wù)性：相比于以前單純的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，現(xiàn)代秘書人員要多元化的自上而下的服務(wù)，最大限度的為組織謀發(fā)展，謀利益；（3）創(chuàng)新性：學(xué)會(huì)獨(dú)立思考，結(jié)合自身工作特點(diǎn)在工作內(nèi)容方式方法上與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行首創(chuàng)(4)自我提升性：秘書人員主動(dòng)提升職業(yè)素養(yǎng)，適應(yīng)企事業(yè)單位對(duì)秘書人員的高要求2秘書人員主動(dòng)性影響因素2.1業(yè)務(wù)素養(yǎng)能力秘書制度建立以來，我國(guó)秘書的專業(yè)角色發(fā)生了許多變化。直到上世紀(jì)80年代改革開放以后，秘書行業(yè)才真正成為一種社會(huì)職業(yè)。目前，我國(guó)選拔任用秘書的法律依據(jù)主要包括2005年的《公務(wù)員法》、1998年的《國(guó)家專業(yè)教育技能鑒定標(biāo)準(zhǔn)（秘書）》、1997年的《秘書專業(yè)技能》。但是，對(duì)秘書的性質(zhì)和資格沒有具體規(guī)定，這使得秘書的資格和性質(zhì)仍然模糊不清。同時(shí)，社會(huì)對(duì)秘書的專業(yè)性質(zhì)認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致秘書的選拔任用和晉升不規(guī)范。因此，與教師、醫(yī)生和律師不同，秘書具有明確的專業(yè)角色和專業(yè)身份。他們對(duì)自己的角色意識(shí)非常模糊，無法認(rèn)同自己的專業(yè)身份。我國(guó)《秘書專業(yè)資格鑒定試點(diǎn)工作方案》和《技術(shù)工人錄用條例》相繼出臺(tái)，但實(shí)施情況與秘書專業(yè)資格鑒定和錄用的實(shí)際情況不符。我國(guó)社會(huì)化專業(yè)資格證書制度實(shí)施僅十年，對(duì)其實(shí)施、認(rèn)定與就業(yè)的相關(guān)性研究還比較薄弱。對(duì)于求職者的專業(yè)要求，從文秘專業(yè)到“相關(guān)專業(yè)”，甚至沒有專業(yè)要求；在學(xué)歷要求上，高中生和碩士生沒有區(qū)別。正因?yàn)槿绱?，許多秘書從未受過專業(yè)教育。由于缺乏嚴(yán)格的專業(yè)要求，秘書工作的整體素質(zhì)較低，這就加大了秘書專業(yè)化進(jìn)程的難度。專業(yè)化要求員工按照行業(yè)特定的行為準(zhǔn)則或行為標(biāo)準(zhǔn)工作。換句話說，按照行為準(zhǔn)則工作是專業(yè)精神的體現(xiàn)。如果員工按照行為準(zhǔn)則進(jìn)行工作，就可以保證不犯或少犯錯(cuò)誤，保證工作效率和效果。如果沒有明確的專業(yè)行為規(guī)范，秘書缺乏理論知識(shí)和實(shí)踐技能，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)將遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于工作要求，特別是對(duì)于剛剛走上工作崗位的秘書來說。在工作服務(wù)、承辦文書、會(huì)務(wù)等具體工作中，他們的工作方法往往是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，工作方法不滿意，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能，工作的隨意性比較強(qiáng)，而缺乏標(biāo)準(zhǔn)化是比較普遍的。2.2缺乏隨機(jī)應(yīng)變的能力秘書化是指企業(yè)秘書崗位逐漸由非行政專業(yè)工作者進(jìn)入，非本職專業(yè)工作者，專業(yè)素養(yǎng)低，不足以應(yīng)付崗位基本要求。因此，泛秘書化導(dǎo)致了企業(yè)秘書人員公關(guān)能力與危機(jī)公關(guān)意識(shí)都大大降低。企業(yè)秘書人員在面臨一些緊急情況時(shí)總是表現(xiàn)的不知所措，手忙腳亂，問題重重，沒有應(yīng)對(duì)危機(jī)公關(guān)的合理解決方法。因?yàn)榉好貢闆r的存在，導(dǎo)致秘書本身固有的危機(jī)公關(guān)職能實(shí)際上是被弱化了，當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)情況，秘書未能意識(shí)到該項(xiàng)職能，使其危機(jī)公關(guān)作用未能充分發(fā)揮，故而危機(jī)公關(guān)處理欠佳，影響了企業(yè)的發(fā)展。2.3保密意識(shí)淡薄我國(guó)現(xiàn)行的秘書制度不夠完善，秘書腐敗問題時(shí)常出現(xiàn)。在許多情況下，秘書腐敗和領(lǐng)導(dǎo)腐敗是連體怪胎。在一個(gè)腐敗的領(lǐng)導(dǎo)班子中，往往有腐敗集團(tuán)的秘書；而一個(gè)腐敗的秘書集團(tuán)背后，往往站著一個(gè)腐敗的領(lǐng)導(dǎo)人，腐敗的官員往往都是官商勾結(jié)，吃掉了國(guó)家和人民的利益?！昂颖钡谝粫洝崩钫媸且粋€(gè)典型貪污腐敗的例子。秘書腐敗已經(jīng)成為中國(guó)的反腐倡廉工作中重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象，秘書人員保密意識(shí)淡薄，出現(xiàn)無組織、無紀(jì)律的現(xiàn)象是導(dǎo)致泄密的最根本的原因。如果能夠提高秘書自身的道德修養(yǎng)，可以提高秘書抵御誘惑的能力，那么就減少這類事情的發(fā)生。2.4秘書職業(yè)行為規(guī)范性欠缺職業(yè)化要求員工按照行業(yè)特定的行為準(zhǔn)則或行為標(biāo)準(zhǔn)工作。換句話說，按照行為準(zhǔn)則工作是職業(yè)精神的體現(xiàn)。如果員工按照行為準(zhǔn)則進(jìn)行工作，就可以保證不犯或少犯錯(cuò)誤，保證工作效率和效果。如果沒有明確的職業(yè)行為規(guī)范，秘書缺乏理論知識(shí)和實(shí)踐技能，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)將遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于工作要求，特別是對(duì)于剛剛走上工作崗位的秘書來說。在工作服務(wù)、承辦文書、會(huì)務(wù)等具體工作中，他們的工作方法往往是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，工作方不滿意，法律自由裁量權(quán)和職業(yè)技能很大，工作的隨意性比較強(qiáng)，而缺乏標(biāo)準(zhǔn)化是比較普遍的。2.5薪酬待遇在秘書的工作中，不可避免的會(huì)有一些負(fù)面情緒。例如，秘書加班撰寫的一篇文稿，被領(lǐng)導(dǎo)的一句話給否定了；領(lǐng)導(dǎo)成員間有了矛盾，把秘書當(dāng)作“遷怒”的對(duì)象等。秘書人員經(jīng)常從事事務(wù)性工作，日復(fù)一日，也難免產(chǎn)生負(fù)面情緒。因此，激勵(lì)可以改善秘書人員的情緒，避免消極情緒，以積極的態(tài)度對(duì)待每一項(xiàng)工作。3提升秘書工作主動(dòng)性的途徑3.1完善專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備當(dāng)今時(shí)代充滿機(jī)遇和挑戰(zhàn)，尤其是科學(xué)技術(shù)正在成為決定未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程的重要力量。這是當(dāng)今世界的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。在新世紀(jì)的征途中，會(huì)面臨許多新事物、新知識(shí)、新情況、新問題和前所未有的挑戰(zhàn),。這迫切需要秘書人員努力提高自己，不斷充實(shí)自己，增強(qiáng)面向新世紀(jì)所需要的知識(shí)水平。這包括：首先，要提高理論素質(zhì)，學(xué)習(xí)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本知識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)鄧小平同志關(guān)干建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義理論的重大意義，研究市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的一切規(guī)律，增強(qiáng)改革發(fā)展意識(shí)，以理論指導(dǎo)實(shí)踐，促進(jìn)工作；其次，要提高政策水平，要重視學(xué)習(xí)現(xiàn)行的方針政策、法律、法規(guī)和規(guī)章，要密切結(jié)合工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，不斷提高對(duì)政策措施的理解和落實(shí)；最后，必須端正思想作風(fēng)，堅(jiān)持黨的原則，自覺抵制各種不良風(fēng)氣的影響，嚴(yán)守紀(jì)律，謙虛謹(jǐn)慎，公正廉潔，做好各項(xiàng)工作。一些秘書人員由于社會(huì)上新出現(xiàn)的一些對(duì)丑惡現(xiàn)象反感和厭惡，便陶醉于文質(zhì)彬彬，滿足于兩袖清風(fēng)，不去接觸火熱的現(xiàn)實(shí)生活，仿佛世人獨(dú)醉我獨(dú)醒。這種把自己與社會(huì)隔絕的作法，對(duì)做好秘書工作是十分不利的。3.2落實(shí)企業(yè)秘書協(xié)調(diào)能力在危機(jī)公關(guān)秘書的工作中，良好的協(xié)調(diào)也是必不可少的條件。向公眾傳播信息，然后收集公共信息。兩者之間的溝通必須依靠秘書處的管理。秘書處的管理機(jī)構(gòu)建立在上下級(jí)之間，是內(nèi)部溝通與外部溝通的橋梁。秘書應(yīng)發(fā)揮協(xié)調(diào)上下級(jí)關(guān)系的作用，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，真實(shí)反映下級(jí)的意見和要求，提出可靠的決策建議。對(duì)于員工來說，應(yīng)該是向員工詳細(xì)反饋管理理念，及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)的指示，盡可能避免不必要的誤解。自上而下的組織應(yīng)該樹立主動(dòng)、團(tuán)結(jié)、互助的價(jià)值觀，將所有員工組織成一個(gè)強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)，走向統(tǒng)一目標(biāo)，維護(hù)共同利益，努力實(shí)現(xiàn)組織的可持續(xù)發(fā)展。除組織內(nèi)部協(xié)調(diào)外，還應(yīng)根據(jù)組織的實(shí)際情況制定政策、計(jì)劃等信息，以便以易于理解、真實(shí)準(zhǔn)確的方式告知公眾，以促進(jìn)公眾在危機(jī)公關(guān)中的理解和接受，秘書有時(shí)需要扮演發(fā)言人的主導(dǎo)角色，即代表組織向外界發(fā)布相關(guān)信息。此時(shí)，秘書代表著組織的形象。因此，秘書在掌握專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，也具有靈活性和適應(yīng)性，注重自己的衣著、言行和行為，幫助組織樹立良好的形象。信息傳播要有技巧，盡量用通俗易懂的語言回答問題，避免使用專業(yè)術(shù)語，避免使用模糊的語言來回避外界，更不要說在與外界交流時(shí)隱藏、對(duì)抗和厭倦消極態(tài)度，我們不應(yīng)該忽視他們的語言。他們的錯(cuò)誤很可能被媒體放大，成為對(duì)手的操縱者。此外，我們還應(yīng)該注意他們的語速和語調(diào)。保持情緒和面部表情的一致性，避免不必要的誤解，更清晰地表達(dá)原意，以增強(qiáng)說服力和影響力。3.3加強(qiáng)保密意識(shí)與公關(guān)意識(shí)的培養(yǎng)秘書的工作是一個(gè)溝通左右、承接上下的過程，在保密工作中秘書承擔(dān)著重要的責(zé)任。因此，加強(qiáng)對(duì)秘書人員的培訓(xùn)，通過辦培訓(xùn)班、專題輔導(dǎo)、集中教育等方式提高秘書人員的保密意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性和嚴(yán)肅性。幫助組織塑造并維護(hù)良好形象和有較強(qiáng)的保密意識(shí)是秘書所承擔(dān)的公共關(guān)系職責(zé)之一。組織形象的宣傳和推廣工作，少不了秘書的出謀劃策、精心設(shè)計(jì)，要保證組織始終能以嶄新的面貌出現(xiàn)在公眾眼前，使組織在公眾心里處于具有時(shí)代信息的崇高地位。組織突發(fā)危機(jī)，公眾難免會(huì)人心惶惶，此時(shí)也是謠言傳播的最佳時(shí)期，這時(shí)候秘書必須承擔(dān)起維護(hù)組織形象的責(zé)任，將積極引導(dǎo)輿論方向，穩(wěn)定人心，重拾公眾的信任作為首要工作。秘書要巧妙利用宣傳時(shí)機(jī)，利用各種傳播媒介將組織的良好形象推廣出去。秘書工作者想要做好危機(jī)公關(guān)工作，盡到自身輔助決策的職能，首先要轉(zhuǎn)變觀念：“從偏重辦文辦會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦會(huì)又出謀劃策；從單純收發(fā)、傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)管理；從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，提高工作的預(yù)見性。”秘書要有精準(zhǔn)的判斷力，能夠分析出事物的發(fā)展走勢(shì)；要鍛煉自己的思維能力為日后的工作打下良好的基礎(chǔ)；不能一味地研究思考，還要有預(yù)見性地準(zhǔn)備下一步工作所需要的信息資料，以便下一步工作的順利展開，占據(jù)工作的主動(dòng)權(quán)，充分發(fā)揮在組織危機(jī)公關(guān)中的作用。3.4強(qiáng)化角色意識(shí)每個(gè)人都要承擔(dān)自己的社會(huì)責(zé)任。通過工作、工作和生活，在社會(huì)中扮演著自己的角色。同時(shí)，與他人有著不同的關(guān)系，秘書也是如此。現(xiàn)代秘書應(yīng)該了解自己的社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)地位。他們不僅要承認(rèn)自己的職業(yè)和從屬地位，還要擺脫從屬地位，有非常明確的角色意識(shí)，這樣才能繼續(xù)不斷的成熟工作，最終取得成功。3.4.1不斷提升自身人格品質(zhì)為了做好秘書工作，提高工作效率，現(xiàn)代秘書工作者需要具有獨(dú)特的個(gè)性、良好的素質(zhì)和沉穩(wěn)的心理能力。高尚的人格將對(duì)人們的思維方式和工作方式產(chǎn)生重大影響，并將發(fā)揮感染力和倡導(dǎo)作用。心理能力是非常健康的，這可以使現(xiàn)代秘書有一個(gè)平靜和放松的心情。這一要求有利于弘揚(yáng)與他人溝通合作的精神，這不僅有利于現(xiàn)代秘書自身的發(fā)展，也有利于秘書的發(fā)展。3.4.2具備獨(dú)立思維能力現(xiàn)代秘書從業(yè)人員在工作中具有服務(wù)、支持和協(xié)調(diào)的性質(zhì)，并以此為基礎(chǔ)在工作過程中不斷動(dòng)腦筋并自行解決問題。秘書必須具有自己獨(dú)立的思維和行為，并將這些能力完全整合到任務(wù)目標(biāo)的解決方案中。同時(shí)，現(xiàn)代秘書人員必須對(duì)此角色有所了解。通過正規(guī)的教育和學(xué)習(xí)，他們不僅需要獲得專業(yè)知識(shí)，還需要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。這樣，才能提高對(duì)秘書角色的認(rèn)識(shí)。3.4.3不斷積累經(jīng)驗(yàn)秘書必須在工作過程中長(zhǎng)期不斷積累豐富的經(jīng)驗(yàn)。這是他們完全融入秘書角色的唯一途徑。通過不斷的自我分析和探索，掌握工作中使用的案例和研究方法，以及工作中遇到的困難和挫折感，最后總結(jié)出有益的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。最后，保持現(xiàn)代秘書的個(gè)性。對(duì)于一個(gè)人來說，他的人格是生理、心理學(xué)和社會(huì)行為三個(gè)方面的總和，也是在與他人交往過程中表現(xiàn)出來的人格傾向。行業(yè)中的現(xiàn)代秘書需要在做好工作的同時(shí)展現(xiàn)自己的個(gè)人魅力，并通過展現(xiàn)自己的個(gè)性和特質(zhì)來充分展現(xiàn)其魅力。根據(jù)自己的工作，在工作過程中展現(xiàn)個(gè)人形象的特征。3.5薪酬激勵(lì)機(jī)制為了確保秘書處各級(jí)工作人員能夠有效履行職責(zé)，充分利用他們的能力和潛力