公司文書的起草及制發(fā)制度

word版本——可修改、可編輯第1頁，共2頁公司文書的起草及制發(fā)制度（合同、協(xié)議書范本）甲方：**單位或個(gè)人乙方：**單位或個(gè)人簽訂日期：**年**月**日簽訂地點(diǎn)：**省**市**地公司文書的起草及制發(fā)制度

第一條設(shè)立目的

為規(guī)范本公司文書起草和制發(fā)工作，特制訂本制度。

第二條適用范圍

本細(xì)則所稱文書，包括公司各種通告、通知、會(huì)議文件或傳閱文件、機(jī)構(gòu)內(nèi)部文件以及對(duì)外發(fā)文。

凡公司內(nèi)的公務(wù)文件除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度。

發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。

第三條文書的制定

1．文書內(nèi)容

文書的內(nèi)容需要符合以下幾點(diǎn)要求：

〔1〕文件應(yīng)是一文一事，簡(jiǎn)單明了，適用楷書；

〔2〕除有特殊規(guī)定外，應(yīng)注明以下事項(xiàng)：文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)〔發(fā)文者〕、收文機(jī)關(guān)〔收文者〕、文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任者；

〔3〕文件標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確鮮明地揭示文件內(nèi)容；

〔4〕文字應(yīng)通俗易懂，盡可能口語化；

〔5〕行文要層次清楚，重點(diǎn)突出；

〔6〕對(duì)于文件中引用的其他相關(guān)文件，要注明其文件號(hào)及日期。

〔7〕陳述理由和經(jīng)過時(shí)，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記于另外的紙上。

2．文書格式

〔1〕文件通常在第一行寫上文號(hào)，第二行寫上能揭示文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫明收件人姓名，然后在下一行寫文件內(nèi)容。

〔2〕屬于復(fù)審呈報(bào)的文件，通常采取在文件末尾用后記的形式說明，并在文件末尾隔一行處寫下復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名。

〔3〕由_____發(fā)出的指令性文件上應(yīng)寫收文單位的名稱，必要時(shí)要寫上號(hào)碼和年月日。

〔4〕文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，署名或蓋章。文件處理人將以此作為依據(jù)。但同時(shí)發(fā)往多個(gè)單位的文件，如通知等，為了簡(jiǎn)便，多采用印刷品，此時(shí)簽名及蓋印即可省略。

〔5〕文件號(hào)按如下方法編制：

A機(jī)關(guān)內(nèi)部文件可注明本科室代字或代號(hào)，連續(xù)性文件應(yīng)注有連續(xù)號(hào)；

B對(duì)外行文時(shí)應(yīng)注明本公司代字或代號(hào)。

〔6〕對(duì)于定期制發(fā)文件或使用頻率較高的文件，為簡(jiǎn)化手續(xù)，可事先規(guī)定好行文格式和文例，并以此為準(zhǔn)事先做好印刷準(zhǔn)備。

〔7〕在書寫或印刷文件時(shí)應(yīng)為事后的整理、裝訂留下空白處。

3．文書其他要求

〔1〕文書需要按規(guī)定適用特定紙張。

〔2〕文書原則上應(yīng)用黑色墨水書寫或印刷。在使用墨水時(shí)要特別注意紙張的性能，文字應(yīng)清晰可辨。

〔3〕內(nèi)容簡(jiǎn)單、非機(jī)密文件不一定密封發(fā)出，可直接傳閱或發(fā)送。

4．文書分類

發(fā)文單位根據(jù)文件的不同作用，依以下原則區(qū)別使用不同文種：

〔1〕提案，不僅僅是發(fā)出指令，而且希望將其意見廣為討論。

〔2〕承認(rèn)，就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。

〔3〕請(qǐng)示，所報(bào)內(nèi)容等候裁定。

〔4〕報(bào)告，關(guān)于批示的答復(fù)性匯報(bào)。

〔5〕申請(qǐng)，請(qǐng)示對(duì)自己或有關(guān)事項(xiàng)處理的許可和承認(rèn)，也可用于單方面提出申請(qǐng)。

發(fā)文單位對(duì)下屬發(fā)布的文件，依以下要求區(qū)別使用：

〔1〕指示，對(duì)申請(qǐng)、請(qǐng)示及要求的答復(fù)。

〔2〕傳達(dá)，有關(guān)事務(wù)上的指令。

〔3〕訓(xùn)令，命令或注意事項(xiàng)。

不在前地二條之列的文件有以下類別：

〔1〕通牒，有關(guān)業(yè)務(wù)的通報(bào)。

〔2〕照會(huì)，意見或需要回復(fù)的事項(xiàng)。

〔3〕問答，對(duì)照會(huì)的答復(fù)。

5．文書的審批

〔1〕文書定稿前須經(jīng)_____審批。

〔2〕凡需要呈遞______的文件，須逐級(jí)上報(bào)。須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上，寫出意見，注明呈報(bào)_____的姓名，然后上報(bào)。若不需要呈報(bào)，則在該文書右上方空白處注明辦文單位的名稱、文號(hào)、年月日。

〔3〕審核者須對(duì)文件的形式、內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審閱、核查，對(duì)不當(dāng)之外加以修改，使之明白無誤。

6．文件信封要求

文件信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。

〔1〕普通文件的信封上，要寫明送關(guān)單位的名稱，同時(shí)在左上方寫上是否加急、掛號(hào)等，信封右下方寫發(fā)文單位。

〔2〕秘密文件的信封上，除要在下面的左側(cè)寫上"秘"的字樣外，其他參照第一條。

〔3〕必須收文者自行開啟的文件，信封上要寫清姓名同時(shí)在左側(cè)寫上"親啟"字樣。

〔4〕機(jī)密文件要用二屋信封，內(nèi)封上寫文件標(biāo)題。外封上的標(biāo)識(shí)參照以上各條，在左側(cè)寫明"秘"的字樣。

〔5〕文件內(nèi)容特別需要保密的或其他重要重要內(nèi)容的可參照前項(xiàng)。

7．電信傳達(dá)的文書

依靠電信傳達(dá)的文件，要求特別簡(jiǎn)明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語，以使電文簡(jiǎn)短。電報(bào)通常在能動(dòng)性處注明發(fā)電單位的代號(hào)。重要的電信文書，在發(fā)出電報(bào)的同時(shí)，還應(yīng)將有關(guān)材料以書寫或印刷成文送交收件人。

第四條文書的發(fā)送

1．除有特別規(guī)定外，發(fā)文通常應(yīng)按下規(guī)定注明發(fā)文機(jī)關(guān)〔發(fā)文者〕。

〔1〕辦公室文件注明_____姓名；

〔2〕機(jī)關(guān)內(nèi)部文件注明_____姓名；

〔3〕對(duì)外發(fā)文注明_____名稱；

〔4〕會(huì)議文件按規(guī)定署名，原則上理事會(huì)或常務(wù)理事會(huì)注明______，各各委員會(huì)注明_____姓名。

2．發(fā)文時(shí)對(duì)收件人應(yīng)按如下規(guī)定書寫：

〔1〕對(duì)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的理事等應(yīng)注