《商務(wù)英語函電》課件-Module 1-2 Writing Principles of Business Correspondence 外貿(mào)函電的寫作原則

BusinessCorrespondences外貿(mào)英語函電WaysofcommunicationTelephoneFaxE-mailLetterTelegramTelexWarmingup日期Date封內(nèi)地址InsideAddress稱呼Salutation正文Body結(jié)尾敬語ComplimentaryClose簽名SignatureLayoutofBusinessLetter1.信頭letterHead2.日期Date3.封內(nèi)地址InsideAddress4.稱呼Salutation5.

正文Body6.結(jié)尾敬語ComplimentaryClose7.簽名Signature8.事由Subject9.附件Enclosurea參考號(hào)Ref.No.b經(jīng)辦人AttentionLinec抄送CarbonCopyBlockFormat齊頭式Theblockformatisthesimplestformat;allofthewritingisflushagainsttheleftmargin.FormatTheindentedformat(縮進(jìn)式）Alsothefirstlineofeachparagraphisindented.Thesemi-blockformatyouraddress,date,theclosing,signature,areallindentedtotherighthalfofthepage(半齊頭式）Addressingtheenvelop商務(wù)函電的作用：商務(wù)函電的作用：一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。所以，在商務(wù)函電的寫作應(yīng)掌握7C原則什么是7C原則完整（complete）

正確（correctness）

清楚（clearness）

簡潔（concreteness）

具體（concreteness）

禮貌（courtesy）

體諒（consideration）1完整：商務(wù)函電應(yīng)完整表達(dá)所要表達(dá)內(nèi)容和意思，何人、何時(shí)、何地、何事、何種原因、何種方式等。2正確：表達(dá)的用詞用語及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)正確無誤，因?yàn)樯虅?wù)函電的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權(quán)利義務(wù)以及利害關(guān)系，如果出錯(cuò)勢必會(huì)造成不必要的麻煩。3清楚：所有的詞句都應(yīng)能夠非常清晰明確地表現(xiàn)真實(shí)的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方。4簡潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達(dá)真實(shí)的意思。5具體：內(nèi)容當(dāng)然要具體而且明確，尤其是要求對(duì)方答復(fù)或者對(duì)之后的交往產(chǎn)生影響的函電。6禮貌：文字表達(dá)的語氣上應(yīng)表現(xiàn)出一個(gè)人的職業(yè)修養(yǎng)，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時(shí)回復(fù)對(duì)方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計(jì)較對(duì)方的坦誠。7體諒：為對(duì)方著想，這也是擬定商務(wù)函電時(shí)一直強(qiáng)調(diào)的原則：站在對(duì)方立場。1Correctness正確這里的正確除了指語法、標(biāo)點(diǎn)及拼寫正確外，還要求使用規(guī)范的語言，恰當(dāng)?shù)臄⑹觯_的數(shù)值。如在美式書信中稱呼語要用gentlemen而不是gentleman，而英式則多采用DearSirs，后跟逗號(hào)。在給商務(wù)書信簽名時(shí)，應(yīng)檢查其內(nèi)容的正確性，按照慣例檢測所寫內(nèi)容是否合適，要正確理解并使用對(duì)外貿(mào)易中所使用的專業(yè)術(shù)語。比較下列句子，括號(hào)中為正確形式。（1）Itisthreefootslongandfourincheswide.（It'sthreefeetlongandfourincheswide.）（2）Becauseourbookisfull，sowecannotentertainanymoreorders.（Wecannotentertainanymoreorders，becauseourbookisfull.）由此可見，書信寫完后要仔細(xì)校措詞要準(zhǔn)確，尤其是日期、數(shù)字不能弄錯(cuò)，并注意語法、標(biāo)點(diǎn)、字母大小寫要正確。由于商務(wù)函電載明的信息非常正式、嚴(yán)肅，一定要盡力保證其準(zhǔn)確性。2Concreteness具體要讓信函中所涉及的對(duì)象具體化，明確化。任何含糊不清或易于引起誤解以致混亂的表達(dá)方式都應(yīng)避免。商務(wù)書信中必須使用意義明確的表達(dá)方法。當(dāng)你要確認(rèn)一封來信時(shí)一定要提出它的日期、事由及編號(hào)等。在談判磋商的關(guān)鍵問題上絕對(duì)不能馬虎大意，明確詳細(xì)。例如：（1）Wehavereceivedwiththanksyourcheck.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.（WehavereceivedwiththanksyourcheckNo.23forusUS$20000，inpaymentofourmachines.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.）（2）TheUniversalTradingCompanyisoneofourbigbuyers.（TheUniversalTradingCompanyplacedoverUS$2，000，000worthofbusinesswithuseachyear.）達(dá)到具體的目標(biāo)并不難，只需要清晰明了，防止出現(xiàn)抽象、籠統(tǒng)、含糊不清的語句，在抽象概念詞句中加上具體的事例證即可。3Clearness清楚寫信人必須要做到清楚地表達(dá)自己的意圖，任何不嚴(yán)密的文字，含糊不清的詞句均應(yīng)避免使用，不能讓讀信的一方產(chǎn)生誤解。當(dāng)你確定了想要傳達(dá)的內(nèi)容之后，就應(yīng)該用最樸實(shí)，簡單的語句表達(dá)出來，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語。同時(shí)也要注意句子的結(jié)構(gòu)安排，使用必要的連詞或短語使句子連貫起來，要選擇簡單的、直接的句式。商務(wù)書信講究簡潔，一目了然，因此寫信人還應(yīng)該注意恰當(dāng)?shù)貏澐侄温洌ǔＧ闆r下，一個(gè)段落圍繞一個(gè)主題。清楚明了的信函顯得更富有誠意。例如：（1）Wesendyou4samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10byair.（Wesendyouyesterday，byair，4samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10.）（2）AstothesteamerssailingfromShanghaitoNewYork，wehavebimonthlydirectservices.（WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoNewYork.或WehaveadirectsailingfromShanghaitoNewYorkeverytwomonths.）在實(shí)務(wù)工作中，由于表述不清產(chǎn)生歧義進(jìn)而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)糾紛屢見不鮮，因此，信函中所述的問題必須讓對(duì)方清楚明白，不會(huì)產(chǎn)生歧義或誤解。4Conciseness簡潔簡潔是寫作的靈魂，這話同樣適用于商務(wù)書信。商務(wù)書信應(yīng)開門見山，內(nèi)容精煉，才能對(duì)繁忙的貿(mào)易者有吸引力。精煉是指用盡可能少的語句來表達(dá)所要傳遞的信息，同時(shí)又不影響書信的完整性與禮貌性。如果用詞晦澀，無法讓收信人理解信文，那么函電交流信息的功能就無法實(shí)現(xiàn)。因此要使用簡練的語言，直截了當(dāng)?shù)乇磉_(dá)意思，盡量少用令人費(fèi)解的行業(yè)術(shù)語。例如：（1）Iwishtoexpressmyheartfeltgratitudetoyouforyourkindcooperation.（Thankyouforyourcooperation.）（2）Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.（Wehavebeguntoexportourmachines.）為達(dá)到簡潔目的，要注意長話短說，凡是有長和短的表達(dá)方式，盡量用后者。避免使用陳舊商業(yè)術(shù)語而采用現(xiàn)代商業(yè)英語。不用冗余表達(dá)式而采取簡潔表達(dá)方式。5

Consideration體諒體諒原則要求信函時(shí)要處處從對(duì)方的角度去考慮問題，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對(duì)方。下面舉幾個(gè)例子體會(huì)一下態(tài)度和語氣：（1）We'dliketosendourcongratulationstoyou.（We-attitude）

Congratulationstoyouonyoursuccess.（You-attitude）（2）Weallowyoua2%discountforcashpayment.（We-attitude）

Youearna2%discountforcashpayment.（You-attitude）要把握書寫時(shí)的“體諒”原則，首先要求寫信人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在對(duì)方的立場上措辭，給予對(duì)方充分的體諒和照顧，始終考慮到對(duì)方的愿望，要求以及讀信時(shí)的感受。要讓讀者對(duì)你的來函留有良好的印象。你需要為了最好地傳達(dá)信息、請(qǐng)求、希望等而精心設(shè)計(jì)好書信的內(nèi)容。最好能夠做到既拒絕了對(duì)方優(yōu)惠的要求又不破壞雙方的友好關(guān)系，既否定了對(duì)方打折的要求又不危及日后的往來。6Courtesy禮貌禮貌是外貿(mào)函電的重要特征。友好的口吻和措辭對(duì)溝通雙方之間的感情、實(shí)現(xiàn)信函所要達(dá)到的目標(biāo)具有極大的推動(dòng)作用。粗魯生硬的表達(dá)對(duì)于建立貿(mào)易關(guān)系和保持長久合作都是極為不利的，應(yīng)該力求避免。盡量避免使用令人不愉快，不禮貌的措辭用語，要讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在書寫之前就把握好你的語氣，要讓對(duì)方感覺到具有說服力又不失誠懇，要立場堅(jiān)定而又不失親切恰當(dāng)?shù)恼Z氣會(huì)讓對(duì)方感到溫暖，產(chǎn)生興趣。即使在催收欠款或提出索賠要求的書信中，也最好用委婉的語氣來表現(xiàn)出禮貌。因此在商務(wù)書信中要學(xué)會(huì)用委婉的語氣來指出對(duì)方的不盡人意之處。及時(shí)回復(fù)也是一種禮貌，讓客戶等待回復(fù)是不禮貌的。如果你不能立即回復(fù)一封探詢信息的來信，那就寫信給對(duì)方解釋原因并應(yīng)做到盡早地給予答復(fù)。禮貌可以帶來友誼、互信互助，使對(duì)方閱后產(chǎn)生好感。請(qǐng)比較下面的例句：（1）Quoteusthemostreasonableprice.（Willyoupleasequoteusthemostreasonableprice?）（2）Youmadeaverycarelessmistakeduringthecourseofshipment.（Averycarelessmistakewasmadeduringthecourseofshipment.）通過以上的例如，在寫作中要多使用一些表客氣的套語和詞匯，讓對(duì)方能感受到寫信人誠摯的愿望，愿意共同合作，達(dá)成交易。另外，被動(dòng)句的恰當(dāng)使用，可以避免感慨和無禮。7Completeness完整一封商業(yè)書信只有包含了你期望讓對(duì)方作出反應(yīng)的所有信息時(shí)才可稱得上完整。對(duì)對(duì)方提出的問題應(yīng)一一作答。對(duì)方所提出的問題都是對(duì)方所關(guān)心的與其利益密切相關(guān)的事情，應(yīng)此，在回信時(shí)必須一一回答，并盡可能具體、準(zhǔn)確。敘述完整體現(xiàn)在外貿(mào)任何環(huán)節(jié)中，如要建立貿(mào)易關(guān)系信文應(yīng)包括信息源，本公司簡介，寫信目的，交易條件，提供信息咨詢，表達(dá)合作愿望。為了檢查方便，看你的信息是否完整，人們常用所謂5W，即who，where，when，how，why。完整的信件可以讓我們?nèi)〉妙A(yù)期的效果而無須再另寫一封信，有利于更好地建立企業(yè)聲譽(yù)，可以避免許多因重要信息不全而引起的糾紛?？傊?，商務(wù)書信中應(yīng)包括一切必要的信息。盡量不要在商務(wù)書信中使用附言，否則會(huì)讓對(duì)方感覺