第4章 賬務(wù)核算處理

第4章總賬核算處理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)：了解賬務(wù)核算處理的基本內(nèi)容了解總賬系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的關(guān)系掌握總賬系統(tǒng)初始化的方法掌握填制憑證、審核憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等憑證處理方法掌握記賬的方法掌握查詢賬簿的方法掌握定義期末轉(zhuǎn)賬憑證的方法和生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的方法掌握期末總賬系統(tǒng)結(jié)賬的方法學(xué)習(xí)目標(biāo)能力目標(biāo)：能夠根據(jù)業(yè)務(wù)資料完成以下操作能夠根據(jù)業(yè)務(wù)要求設(shè)置總賬系統(tǒng)參數(shù)能夠根據(jù)業(yè)務(wù)資料錄入總賬系統(tǒng)期初余額能夠根據(jù)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行憑證填制、審核、修改和刪除等憑證處理能夠?qū)⒁褜徍藨{證進(jìn)行記賬處理能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要查詢憑證和賬簿能夠根據(jù)業(yè)務(wù)要求定義期末轉(zhuǎn)賬憑證能夠根據(jù)業(yè)務(wù)要求和已定義的轉(zhuǎn)賬憑證自動(dòng)生成相應(yīng)憑證能夠進(jìn)行期末總賬系統(tǒng)結(jié)賬本章內(nèi)容4.1總賬核算處理概 述4.2總賬系統(tǒng)初始化

4.2.1設(shè)置總賬系統(tǒng)參數(shù)

4.2.2錄入科目初始數(shù)據(jù)

4.2.3結(jié)束初始化4.3憑證處理

4.3.1錄入憑證

4.3.2修改憑證

4.3.3刪除憑證

4.3.4審核憑證4.4憑證過賬

4.5查詢賬表4.6期末處理

4.6.1定義自動(dòng)憑證

4.6.2生成自動(dòng)憑證

4.6.3期末調(diào)匯

4.6.4結(jié)轉(zhuǎn)損益

4.6.5結(jié)賬代表難點(diǎn)代表重點(diǎn)4.1總賬核算處理概述4.1.1賬務(wù)核算概述

會(huì)計(jì)賬務(wù)處理工作的主要任務(wù)是要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生過程中所形成的單據(jù)，準(zhǔn)確、完整、及時(shí)地以會(huì)計(jì)憑證和賬表的形式將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄下來，以便對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督、核算和分析。電算化會(huì)計(jì)的賬務(wù)核算處理包括三方面內(nèi)容:

系統(tǒng)初始設(shè)置日常賬務(wù)處理期末處理4.1.1

賬務(wù)核算概述賬務(wù)核算處理的基本流程4.1.2

總賬系統(tǒng)簡(jiǎn)介總賬系統(tǒng)是用友財(cái)務(wù)軟件的核心，是計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)核算體系中最為重要的內(nèi)容?？傎~系統(tǒng)的主要功能是進(jìn)行憑證管理、賬簿處理、個(gè)人往來款管理、部門管理、項(xiàng)目核算和出納管理等。4.2總賬系統(tǒng)初始化總賬系統(tǒng)的初始化包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:總賬系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

基本業(yè)務(wù)信息輸入

系統(tǒng)的初始化是系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)用初期的工作，必須由系統(tǒng)管理員組（administrators）的操作員負(fù)責(zé)完成。4.2.1

設(shè)置總賬系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置總賬系統(tǒng)參數(shù)的目的是為總賬系統(tǒng)配置相應(yīng)的系統(tǒng)控制功能。這些參數(shù)的設(shè)置決定著系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的內(nèi)容和形式。設(shè)置總賬系統(tǒng)參數(shù)操作說明4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)在總賬系統(tǒng)設(shè)置了業(yè)務(wù)控制參數(shù)后，還必須把用戶的實(shí)際財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)。科目初始數(shù)據(jù)的輸入，標(biāo)志著總賬系統(tǒng)已建立了完整的核算基礎(chǔ)。例題輸入“1001.01，庫存現(xiàn)金——人民幣”的期初余額5000元。1、錄入一般會(huì)計(jì)科目的初始數(shù)據(jù)錄入一般會(huì)計(jì)科目初始數(shù)據(jù)操作說明將光標(biāo)定位在白底期初余額欄，可直接輸入期初余額。4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)如果會(huì)計(jì)科目涉及往來業(yè)務(wù)核算，則不能直接在期初余額欄輸入金額，系統(tǒng)會(huì)要求輸入輔助賬下的各項(xiàng)目余額。例題輸入應(yīng)收票據(jù)科目的期初余額。2、錄入設(shè)置有往來業(yè)務(wù)核算的會(huì)計(jì)科目的初始數(shù)據(jù)表4-1應(yīng)收票據(jù)客戶往來輔助賬客戶期初余額（元）業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間業(yè)務(wù)編號(hào)02001-國(guó)香公司1000002009-09-01S150錄入設(shè)置有往來業(yè)務(wù)核算的會(huì)計(jì)科目的初始數(shù)據(jù)操作說明單擊單擊4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)如果會(huì)計(jì)科目涉及數(shù)量核算，則在輸入初始數(shù)據(jù)時(shí)需同時(shí)輸入數(shù)量和金額。例題錄入“原材料——面料001”的初始數(shù)據(jù)，期初余額300000元，數(shù)量6000米。3、錄入涉及數(shù)量金額核算的科目的初始數(shù)據(jù)錄入涉及數(shù)據(jù)核算的科目的初始數(shù)據(jù)操作說明4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)如果會(huì)計(jì)科目涉及外幣核算，則在輸入初始數(shù)據(jù)時(shí)需同時(shí)輸入外幣金額。例題錄入“銀行存款——中行美元戶”的初始數(shù)據(jù)，中行美元戶期初余額為10000美元，換算為本位幣為68277元。4、錄入涉及外幣核算的科目的初始數(shù)據(jù)錄入涉及外幣核算的科目的初始數(shù)據(jù)操作說明4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)試算平衡是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，期初余額錄入后必須進(jìn)行試算平衡檢查。5、試算平衡注意：如果總賬系統(tǒng)試算不平衡，則可以填制憑證但不能記賬。已經(jīng)記賬后不能再對(duì)期初余額進(jìn)行修改。試算平衡的操作說明4.2.3

結(jié)束初始化在初始數(shù)據(jù)錄入完成后，開始日常業(yè)務(wù)核算之前，必須先進(jìn)行結(jié)束初始化的操作處理。在進(jìn)行結(jié)束初始化時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查初始數(shù)據(jù)的試算平衡和現(xiàn)金流量數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系，只有初始數(shù)據(jù)符合基本核算要求后，才能完成初始化的工作。結(jié)束初始化的操作說明4.3憑證處理憑證處理是進(jìn)行日常賬務(wù)處理的起點(diǎn)，只有輸入正確的憑證，總賬系統(tǒng)才能準(zhǔn)確地進(jìn)行記賬和賬簿登記等日常的核算工作。憑證處理的內(nèi)容:

錄入憑證

修改憑證刪除憑證審核憑證4.3.1填制憑證憑證的錄入與手工會(huì)計(jì)類似，從內(nèi)容上可分為憑證頭和憑證體兩部分。憑證頭包括憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附單據(jù)數(shù)等內(nèi)容。憑證體則包括摘要、科目、輔助信息、方向和金額等內(nèi)容。例題采購部業(yè)務(wù)員陳炎向新新公司購進(jìn)輔料002共10000套，單價(jià)15元/套，價(jià)款150000元，增值稅率17%，稅額25500元，貨款以轉(zhuǎn)賬支票付訖，結(jié)算號(hào)12345。會(huì)計(jì)分錄：借：原材料—輔料002150000

應(yīng)交稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）25500

貸：銀行存款—中行人民幣戶175500

錄入憑證的操作說明4.3.2

修改憑證在輸入的會(huì)計(jì)憑證尚未被審核前，憑證的修改可以直接由操作員在【填制憑證】窗口自行完成。例題將轉(zhuǎn)字-1憑證的摘要修改為“賒購原材料面料002”。1、未經(jīng)審核的憑證修改未經(jīng)審核的憑證修改操作說明4.3.2

修改憑證已經(jīng)通過審核但尚未記賬的錯(cuò)誤憑證，不能直接由操作員完成修改。在程序上必須先由審核員對(duì)錯(cuò)誤憑證取消審核，然后再由操作員按上述“未經(jīng)審核的憑證修改”的方法，在【填制憑證】窗口修改內(nèi)容。例題將已經(jīng)審核的付-2憑證的金額修改為30000元。在上海市AAA公司中，李明負(fù)責(zé)日常的憑證錄入工作，憑證的審核由吳浩負(fù)責(zé)。

2、已經(jīng)審核的憑證修改已經(jīng)審核的憑證修改操作說明——取消審核4.3.2

修改憑證已記賬的憑證有錯(cuò)誤，不允許直接修改原憑證內(nèi)容，這一類憑證的修改應(yīng)遵照《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》中會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正的有關(guān)規(guī)定，通過重新填制新的憑證來修正原有錯(cuò)誤。3、已記賬的憑證修改在計(jì)算機(jī)處理方式上，與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)類似，可分為兩種：

補(bǔ)充登記法

紅字沖銷法

適用于會(huì)計(jì)科目正確但輸入金額小于實(shí)際金額的情況適用于會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤；或者會(huì)計(jì)科目正確但輸入金額大于實(shí)際金額的情況4.3.2

修改憑證例題假設(shè)例4-6中采購業(yè)務(wù)憑證“轉(zhuǎn)字-1”中的“應(yīng)付票據(jù)”應(yīng)記入“應(yīng)付賬款”，并已經(jīng)過審核和記賬?，F(xiàn)需用“紅字沖銷法”將該憑證沖銷。

紅字沖銷憑證的操作說明4.3.3

刪除憑證只有未經(jīng)審核和記賬的憑證才能被刪除。如果憑證已經(jīng)審核，則需先取消審核。如果憑證已記賬，則不能被刪除。例題刪除一張已填制但尚未被審核的憑證。

刪除憑證操作說明4.3.4

審核憑證憑證的審核是指由具有審核權(quán)限的操作員對(duì)制單人填制的憑證從業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實(shí)性、會(huì)計(jì)分錄的合理性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行的檢查。目的是避免手工操作中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，并通過審核防止舞弊行為的發(fā)生。例題上海市AAA公司操作員吳浩對(duì)所有已輸入憑證進(jìn)行審核簽字。審核憑證操作說明——逐張審核審核憑證操作說明——成批審核4.4憑證過賬憑證過賬也稱為登賬或記賬，是指依據(jù)記賬憑證將會(huì)計(jì)分錄的有關(guān)內(nèi)容登記到有關(guān)會(huì)計(jì)賬簿的過程。在進(jìn)行記賬前，要檢驗(yàn)以下事項(xiàng)：上月如果未結(jié)賬，則本月不能進(jìn)行記賬處理在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)不允許記賬憑證未經(jīng)審核不能進(jìn)行記賬處理注意：由于憑證一旦進(jìn)行記賬處理，將不能被修改，為預(yù)防萬一，在記賬前，要做好硬盤的備份，以保存記賬前的數(shù)據(jù)。憑證過賬操作說明——使用憑證過賬引導(dǎo)系統(tǒng)憑證過賬操作說明——在憑證查詢窗口過賬4.5查詢賬表基本核算賬簿往來核算項(xiàng)目賬簿會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)部核算報(bào)表查詢數(shù)量金額明細(xì)賬的操作說明如果有憑證尚未過賬，可勾選該選項(xiàng)。4.6期末處理4.6.1定義自動(dòng)憑證自動(dòng)憑證定義就是將有關(guān)憑證的摘要、會(huì)計(jì)科目、借貸方向和金額公式輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，可以由系統(tǒng)自動(dòng)取數(shù)計(jì)算，按要求生成相應(yīng)的憑證。定義自動(dòng)憑證的類型包括：自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證憑證攤銷憑證預(yù)提4.6.1定義自動(dòng)憑證

1.定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證例題計(jì)提本月應(yīng)交所得稅。

定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證是指用戶根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況和成本計(jì)算的需要，對(duì)計(jì)提、結(jié)轉(zhuǎn)事項(xiàng)所進(jìn)行的憑證內(nèi)容設(shè)置和數(shù)據(jù)公式定義。定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證操作說明拖動(dòng)滾動(dòng)條。4.6.1

定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證

2.定義憑證攤銷例題上海市AAA公司租入經(jīng)營(yíng)用鋪面一間，上月預(yù)付了半年的租金12000元，從本月起每月攤銷租金2000元。

憑證攤銷是用來幫助用戶處理期末攤銷事項(xiàng)的。此類事項(xiàng)的特點(diǎn)是前期已經(jīng)預(yù)先支付了款項(xiàng)，但支付的款項(xiàng)不能計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用，而是按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，先確認(rèn)為資產(chǎn)項(xiàng)目，如其他應(yīng)收款、低值易耗品、無形資產(chǎn)等，前期所發(fā)生的支付費(fèi)用需在以后各期逐期分?jǐn)?。定義憑證攤銷的操作說明

3.定義憑證預(yù)提例題上海市AAA公司短期借款年利率為6%，每月預(yù)提利息1000元（200000*0.06/12）。

憑證預(yù)提是用來幫助用戶處理每期對(duì)租金、保險(xiǎn)費(fèi)、借款利息、固定資產(chǎn)修理費(fèi)等的預(yù)提事項(xiàng)。此類事項(xiàng)的特點(diǎn)是費(fèi)用發(fā)生在前，款項(xiàng)支付在后，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，每期不論款項(xiàng)是否支付，都必須實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，確認(rèn)本期應(yīng)承擔(dān)的費(fèi)用。4.6.1

定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證定義憑證預(yù)提的操作說明4.6.2

生成自動(dòng)憑證例題生成本期計(jì)提企業(yè)所得稅的記賬憑證。自動(dòng)憑證定義完成后，每月月末只需利用系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證的功能，就可有選擇地將已定義的自動(dòng)憑證生成相應(yīng)的憑證，并自動(dòng)追加到未記賬憑證中去。

用戶在執(zhí)行月末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬時(shí)，必須遵循這樣一個(gè)原則，即轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)相互之間無關(guān)聯(lián)性時(shí)可以同時(shí)轉(zhuǎn)賬并生成記賬憑證，有前后關(guān)聯(lián)性的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)則應(yīng)嚴(yán)格按順序結(jié)轉(zhuǎn)。生成自定義憑證的操作說明4.6.3

期末調(diào)匯期末調(diào)匯功能主要用于對(duì)外幣核算的賬戶在期末自動(dòng)計(jì)算匯兌損益，生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證及期末匯率調(diào)整表。例題進(jìn)行期末調(diào)匯。本月末美元匯率為1美元=6.8247元人民幣。

生成期末調(diào)匯憑證的操作說明