工程項(xiàng)目類自主采購管理暫行辦法

工程項(xiàng)目類自主采購管理暫行辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)工程項(xiàng)目類自主采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，由項(xiàng)目實(shí)施單位負(fù)責(zé)組織實(shí)施的自主采購活動(dòng)，包括但不限于工程設(shè)備、材料、構(gòu)配件及相關(guān)服務(wù)的采購。3.基本原則（1）依法合規(guī)原則：采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。（2）公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等參與競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)。（3）誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。（4）效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、職責(zé)分工1.項(xiàng)目實(shí)施單位（1）負(fù)責(zé)編制自主采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、采購時(shí)間等內(nèi)容。（2）組織采購活動(dòng)的實(shí)施，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。（3）對(duì)采購項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、成本等負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。2.采購管理部門（1）負(fù)責(zé)制定和完善自主采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。（2）對(duì)項(xiàng)目實(shí)施單位的采購計(jì)劃進(jìn)行審核，提出意見和建議。（3）監(jiān)督采購活動(dòng)的合規(guī)性，定期對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.財(cái)務(wù)管理部門（1）參與采購合同的審核，對(duì)采購資金的預(yù)算、支付等進(jìn)行管理。（2）負(fù)責(zé)采購成本的核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.審計(jì)部門（1）對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的真實(shí)性和效益性。（2）對(duì)采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購計(jì)劃管理1.采購計(jì)劃編制項(xiàng)目實(shí)施單位應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際需求，提前編制自主采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求等詳細(xì)清單。（2）預(yù)計(jì)采購時(shí)間和交貨時(shí)間。（3）采購預(yù)算金額。（4）采購方式選擇（如公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來源采購等）。2.采購計(jì)劃審核采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交采購管理部門進(jìn)行審核。采購管理部門主要審核以下內(nèi)容：（1）采購計(jì)劃是否符合工程項(xiàng)目實(shí)際需求和進(jìn)度要求。（2）采購方式選擇是否合理合規(guī)。（3）采購預(yù)算金額是否準(zhǔn)確合理。經(jīng)審核通過的采購計(jì)劃，由采購管理部門報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。四、采購方式及適用條件1.公開招標(biāo)（1）適用條件：采購貨物或服務(wù)具有以下情形之一的，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式：采購金額較大，單項(xiàng)合同估算價(jià)達(dá)到國(guó)家規(guī)定的公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)以上。技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大。（2）招標(biāo)程序：發(fā)布招標(biāo)公告：通過國(guó)家指定的媒體或公司內(nèi)部網(wǎng)站等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容包括招標(biāo)項(xiàng)目名稱、招標(biāo)范圍、投標(biāo)人資格要求、獲取招標(biāo)文件的時(shí)間和方式等。發(fā)售招標(biāo)文件：潛在投標(biāo)人按公告要求獲取招標(biāo)文件，并按規(guī)定繳納招標(biāo)文件費(fèi)用。開標(biāo)評(píng)標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)開標(biāo)，組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：招標(biāo)人根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)推薦的中標(biāo)候選人確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同：中標(biāo)人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與招標(biāo)人簽訂采購合同。2.邀請(qǐng)招標(biāo)（1）適用條件：采購貨物或服務(wù)具有以下情形之一的，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大，且采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式更經(jīng)濟(jì)合理。（2）招標(biāo)程序：發(fā)布投標(biāo)邀請(qǐng)書：向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。發(fā)售招標(biāo)文件：潛在投標(biāo)人按邀請(qǐng)書要求獲取招標(biāo)文件，并按規(guī)定繳納招標(biāo)文件費(fèi)用。開標(biāo)評(píng)標(biāo)：同公開招標(biāo)程序中的開標(biāo)評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)。定標(biāo)：同公開招標(biāo)程序中的定標(biāo)環(huán)節(jié)。簽訂合同：同公開招標(biāo)程序中的簽訂合同環(huán)節(jié)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判（1）適用條件：采購貨物或服務(wù)具有以下情形之一的，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要。不能事先計(jì)算出價(jià)格總額。（2）談判程序：成立談判小組：由項(xiàng)目實(shí)施單位、采購管理部門、財(cái)務(wù)管理部門等相關(guān)人員組成談判小組。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購項(xiàng)目需求制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款等。邀請(qǐng)供應(yīng)商：從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其發(fā)出談判邀請(qǐng)書。談判：談判小組與各供應(yīng)商進(jìn)行談判，在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價(jià)格和其他信息。談判文件有實(shí)質(zhì)性變動(dòng)的，談判小組應(yīng)當(dāng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，談判小組根據(jù)談判文件要求和供應(yīng)商最后報(bào)價(jià)情況，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與招標(biāo)人簽訂采購合同。4.詢價(jià)（1）適用條件：采購貨物或服務(wù)具有以下情形之一的，可以采用詢價(jià)方式：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。（2）詢價(jià)程序：成立詢價(jià)小組：由項(xiàng)目實(shí)施單位、采購管理部門、財(cái)務(wù)管理部門等相關(guān)人員組成詢價(jià)小組。確定被詢價(jià)的供應(yīng)商名單：從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)通知書讓其報(bào)價(jià)。詢價(jià)：詢價(jià)小組要求被詢價(jià)的供應(yīng)商一次報(bào)出不得更改的價(jià)格。確定成交供應(yīng)商：詢價(jià)小組根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與招標(biāo)人簽訂采購合同。5.單一來源采購（1）適用條件：采購貨物或服務(wù)具有以下情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十。（2）采購程序：提出申請(qǐng)：項(xiàng)目實(shí)施單位向采購管理部門提出單一來源采購申請(qǐng)，說明采購項(xiàng)目的名稱、采購內(nèi)容、采購金額、單一來源供應(yīng)商名稱及選擇該供應(yīng)商的理由等。審核批準(zhǔn)：采購管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，項(xiàng)目實(shí)施單位與單一來源供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇（1）建立供應(yīng)商庫：采購管理部門負(fù)責(zé)建立公司工程項(xiàng)目類自主采購供應(yīng)商庫，收錄具備一定資質(zhì)、信譽(yù)良好、有相關(guān)產(chǎn)品供應(yīng)能力的供應(yīng)商信息。（2）供應(yīng)商篩選：項(xiàng)目實(shí)施單位根據(jù)采購項(xiàng)目需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行資格審查。資格審查內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況、售后服務(wù)能力等。（3）實(shí)地考察：對(duì)于重要采購項(xiàng)目，項(xiàng)目實(shí)施單位可組織對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)水平等情況，為供應(yīng)商選擇提供參考。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)（1）定期評(píng)價(jià)：采購管理部門定期組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)周期一般為一年。評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。（2）動(dòng)態(tài)管理：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商庫進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于評(píng)價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)清理出庫，并禁止其參與公司后續(xù)采購項(xiàng)目。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束（1）激勵(lì)措施：對(duì)于在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。（2）約束措施：對(duì)于違反采購合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題、交貨期延誤等情況的供應(yīng)商，公司可采取相應(yīng)的約束措施，如扣除履約保證金、暫停合作、降低信用等級(jí)等。情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究其法律責(zé)任。六、采購合同管理1.合同簽訂（1）合同起草：采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，項(xiàng)目實(shí)施單位應(yīng)按照采購文件和談判結(jié)果起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（2）合同審核：采購合同起草完成后，應(yīng)提交采購管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、法律事務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，雙方權(quán)利義務(wù)的對(duì)等性，風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。（3）合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由項(xiàng)目實(shí)施單位與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂應(yīng)加蓋雙方單位公章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字。2.合同執(zhí)行（1）供應(yīng)商履約管理：項(xiàng)目實(shí)施單位應(yīng)監(jiān)督供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)，包括按時(shí)交貨、提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品或服務(wù)等。對(duì)于供應(yīng)商的履約情況，應(yīng)進(jìn)行記錄和跟蹤。（2）合同變更管理：在合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，項(xiàng)目實(shí)施單位應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。（3）付款管理：財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核供應(yīng)商提交的發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分。3.合同驗(yàn)收（1）驗(yàn)收組織：采購項(xiàng)目到貨后，項(xiàng)目實(shí)施單位應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)包括項(xiàng)目技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、采購人員等。（2）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，同時(shí)參考國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。對(duì)于重要設(shè)備和材料，可委托專業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。（3）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，明確驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)作為付款和后續(xù)質(zhì)量保證的依據(jù)。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估（1）采購管理部門應(yīng)定期組織對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。（2）針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施（1）針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)管理等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧粚?duì)于低風(fēng)險(xiǎn)因素，可進(jìn)行一般關(guān)注。（2）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等策略。例如，對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可通過加強(qiáng)合同管理、要求供應(yīng)商提供履約保證金等方式減輕風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可采用套期保值、簽訂固定價(jià)格合同等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警（1）建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行監(jiān)控和分析。監(jiān)控內(nèi)容包括供應(yīng)商履約情況、采購項(xiàng)目進(jìn)展情況、合同執(zhí)行情況等。（2）設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到或超過預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。采購管理部門應(yīng)根據(jù)預(yù)警信號(hào)，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督（1）采購管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目實(shí)施單位的采購活動(dòng)進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括