公司采購管理規(guī)定

公司采購管理規(guī)定?一、總則1.目的為規(guī)范公司采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。3.采購原則公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會參與競爭。質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。成本效益原則：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。誠信合作原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，誠實守信，共同發(fā)展。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)公司采購政策的制定和執(zhí)行。組織采購計劃的編制、執(zhí)行和監(jiān)控。供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理。采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤。采購成本的控制和分析。處理采購過程中的各種問題和糾紛。2.需求部門提出采購需求，填寫采購申請單。參與采購供應(yīng)商的評估和選擇。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的簽訂和驗收。對采購物品的質(zhì)量和使用效果進(jìn)行反饋。3.財務(wù)部門審核采購預(yù)算和采購合同。負(fù)責(zé)采購資金的支付和核算。對采購成本進(jìn)行分析和監(jiān)督。4.質(zhì)量部門參與采購物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定。對采購物品進(jìn)行檢驗和驗收。對采購物品的質(zhì)量問題進(jìn)行處理和跟蹤。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。采購申請單需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請單后，對采購需求進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合公司采購政策和預(yù)算。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門需組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購申請單經(jīng)審批通過后，采購部門方可開展采購活動。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等。對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或樣品測試，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實際情況。根據(jù)考察和測試結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，建立供應(yīng)商評估檔案。采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。4.采購談判采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物品的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款。在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，爭取有利的采購條件。采購談判達(dá)成一致后，雙方簽訂采購合同。5.采購合同簽訂采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購合同經(jīng)審批通過后，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同。6.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物品的具體要求和交貨時間。采購訂單需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商。7.采購跟蹤與催貨采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求供應(yīng)商采取措施確保按時交貨。對于重要的采購項目，采購部門應(yīng)安排專人進(jìn)行催貨，確保采購物品按時到貨。8.采購驗收采購物品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗收。質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品進(jìn)行檢驗和驗收。驗收合格的采購物品，質(zhì)量部門應(yīng)出具驗收報告；驗收不合格的采購物品，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。9.采購付款采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請單，辦理采購付款手續(xù)。10.采購檔案管理采購部門應(yīng)建立采購檔案，對采購活動的相關(guān)文件和資料進(jìn)行整理和歸檔。采購檔案包括采購申請單、采購審批文件、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款憑證等。采購檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計。四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和實際需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自超預(yù)算采購。如因業(yè)務(wù)需要確需調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后調(diào)整采購預(yù)算。3.采購預(yù)算控制財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。采購部門應(yīng)每月向財務(wù)部門報送采購預(yù)算執(zhí)行情況報表，以便財務(wù)部門進(jìn)行監(jiān)控和分析。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期開展供應(yīng)商開發(fā)工作。供應(yīng)商開發(fā)的渠道包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等。采購部門在開發(fā)供應(yīng)商時，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息，并進(jìn)行實地考察或樣品測試。2.供應(yīng)商評估采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。供應(yīng)商評估可采用定期評估和不定期評估相結(jié)合的方式進(jìn)行。采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立供應(yīng)商評估檔案，并將評估結(jié)果反饋給供應(yīng)商。3.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購合作。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的采購需求。4.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，定期與供應(yīng)商溝通，了解供應(yīng)商的經(jīng)營情況和合作需求。采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行監(jiān)督和考核。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題或違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可采取更換供應(yīng)商、終止合作等措施。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。采購部門應(yīng)建立風(fēng)險識別機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和識別采購活動中存在的風(fēng)險。2.風(fēng)險評估采購部門應(yīng)定期對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行評估，評估風(fēng)險的可能性和影響程度。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.風(fēng)險應(yīng)對采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，確保風(fēng)險應(yīng)對措施的有效性。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，檢查采購活動是否符合公司采購政策和流程。公司內(nèi)部審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購活動中存在的問題，對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.供應(yīng)商監(jiān)督采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督和考核，檢查供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面是否符合合同要求。采購部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或處罰。3.考核指標(biāo)采購部門的考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量保證、采購交貨期、供應(yīng)商管理、采購合同執(zhí)行等方面。采購人員的考核指標(biāo)包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、團(tuán)隊協(xié)作等方面。4.考核方式采購部門和采購人員的考核采用定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式進(jìn)行。定