局發(fā)文管理制度

局發(fā)文管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局發(fā)文管理，確保文件的規(guī)范化、制度化，提高文件質(zhì)量和運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門制發(fā)的各類公文，包括但不限于通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，表述準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.精簡高效原則：嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，注重文件質(zhì)量，提高文件的針對(duì)性和可操作性，避免冗長繁瑣。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限進(jìn)行，確保文件及時(shí)傳達(dá)、準(zhǔn)確執(zhí)行。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件管理，確保文件信息安全。二、發(fā)文流程（一）擬稿1.各部門負(fù)責(zé)文件起草工作，文件起草人應(yīng)深入調(diào)查研究，充分收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件內(nèi)容應(yīng)明確主題，突出重點(diǎn)，語言簡潔明了，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和表述。3.涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究起草文件內(nèi)容，確保文件的一致性和可操作性。（二）審核1.文件起草完成后，起草部門應(yīng)將文件初稿提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)要求，是否與本局工作實(shí)際相結(jié)合，是否需要進(jìn)一步修改完善等。2.經(jīng)初審?fù)ㄟ^的文件，由起草部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，提交局辦公室進(jìn)行審核。局辦公室主要從文件格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)、語言規(guī)范等方面進(jìn)行審核，并對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、可行性進(jìn)行把關(guān)。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策、規(guī)范性文件等的文件，局辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審時(shí)，各部門應(yīng)充分發(fā)表意見，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行深入討論和研究，確保文件質(zhì)量。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，由局辦公室呈送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行全面審查，并簽署明確的意見。2.一般文件由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件由局長簽發(fā)；以本局名義上報(bào)或下發(fā)的重要文件，經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)局長簽發(fā)。3.局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件時(shí)，應(yīng)明確簽署姓名、日期。如文件內(nèi)容需要修改，局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在修改處簽字確認(rèn)。（四）編號(hào)1.文件經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由局辦公室進(jìn)行編號(hào)。文件編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件編號(hào)的格式一般為：[局機(jī)關(guān)簡稱][年份][序號(hào)]，例如：[X局][20XX][001]。3.文件編號(hào)應(yīng)填寫在文件首頁的指定位置，并與文件標(biāo)題、文號(hào)等信息保持一致。（五）排版1.局辦公室應(yīng)按照公文格式要求，對(duì)文件進(jìn)行排版。排版應(yīng)做到頁面布局合理、字體字號(hào)規(guī)范、行距適中、段落清晰。2.文件標(biāo)題一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，正文一般用三號(hào)仿宋體字，如有附件，附件標(biāo)題一般用三號(hào)黑體字，正文與附件標(biāo)題之間空一行。3.文件落款應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，發(fā)文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（六）印制1.文件排版完成后，經(jīng)校對(duì)無誤后，由局辦公室交本局指定的印刷廠進(jìn)行印制。2.印刷廠應(yīng)按照文件排版要求進(jìn)行印制，確保文件印制質(zhì)量。印制過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件內(nèi)容泄露。3.文件印制完成后，印刷廠應(yīng)將文件成品送回局辦公室。局辦公室應(yīng)及時(shí)對(duì)文件成品進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。（七）分發(fā)1.文件印制完成后，局辦公室應(yīng)按照文件的發(fā)送范圍和要求進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)，應(yīng)填寫文件分發(fā)登記表，詳細(xì)記錄文件的分發(fā)日期、份數(shù)、收件部門等信息。2.文件分發(fā)可采用專人送達(dá)、機(jī)要交換、郵寄等方式進(jìn)行。對(duì)于重要文件或涉密文件，應(yīng)采取專人送達(dá)或機(jī)要交換的方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全。3.各部門收到文件后，應(yīng)及時(shí)在文件分發(fā)登記表上簽字確認(rèn)，并妥善保管文件。如發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、破損、字跡不清等問題，應(yīng)及時(shí)與局辦公室聯(lián)系。三、發(fā)文格式（一）用紙及版面尺寸1.公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。2.公文版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。（二）字體字號(hào)1.一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如"附件：1.XXXXX"）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。6.頁碼：一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（三）排版要求1.公文排版應(yīng)做到版面整潔、字跡清晰、行距適中、段落分明。2.公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，一般不應(yīng)超過20個(gè)字。標(biāo)題應(yīng)居中排列，字體應(yīng)莊重、醒目。3.主送機(jī)關(guān)應(yīng)頂格書寫，后加冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)較多時(shí)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或同級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，不同性質(zhì)或不同級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)。4.正文應(yīng)層次分明，條理清晰。一般每自然段首行空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標(biāo)注。5.附件說明應(yīng)在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章應(yīng)符合規(guī)定要求。成文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。四、發(fā)文時(shí)效（一）緊急程度1.根據(jù)文件的緊急程度，發(fā)文分為"特急""加急"兩類。2."特急"文件應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)；"加急"文件應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)完成上述環(huán)節(jié)。3.緊急文件應(yīng)在文件首頁標(biāo)注緊急程度，并按照緊急程度要求及時(shí)處理。（二）一般文件時(shí)效1.一般文件應(yīng)在起草完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策等的文件，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)縮短辦理時(shí)限，確保文件及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。五、發(fā)文歸檔（一）歸檔范圍本局制發(fā)的各類公文，包括正本、定稿、附件、發(fā)文稿紙、文件處理單等，均應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件印發(fā)后1周內(nèi)，將文件的正本、定稿、附件等材料整理齊全，移交局辦公室歸檔。2.局辦公室應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，并及時(shí)將歸檔文件移交本局檔案室保存。3.歸檔文件應(yīng)保持齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于不符合歸檔要求的文件，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）檔案查閱1.本局工作人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.外單位人員因工作需要查閱本局檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有本局工作人員陪同，查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍進(jìn)行。六、發(fā)文保密（一）保密范圍本局制發(fā)的各類公文，凡涉及國家秘密、工作秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的，均應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.文件起草過程中，起草人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。2.文件審核、簽發(fā)過程中，審核人、簽發(fā)人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)文件內(nèi)容的保密性進(jìn)行審查，確保文件不涉及敏感信息或已采取必要的保密措施。3.文件印制過程中，印刷廠應(yīng)與本局簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件內(nèi)容不泄露。4.文件分發(fā)過程中，分發(fā)人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件的發(fā)送范圍和要求進(jìn)行分發(fā)，不得擅自擴(kuò)大文件的發(fā)送范圍或泄露文件內(nèi)容。5.文件使用過程中，各部門應(yīng)妥善保管