伊協(xié)檔案管理制度

伊協(xié)檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)本伊協(xié)檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本伊協(xié)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本伊協(xié)機(jī)關(guān)及所屬各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本伊協(xié)的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是本伊協(xié)在實(shí)際工作中形成的原始材料，如實(shí)反映工作活動(dòng)的全過(guò)程。3.完整性原則全面收集和整理本伊協(xié)各項(xiàng)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的全面性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、宗教敏感信息等檔案采取保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門本伊協(xié)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本伊協(xié)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本伊協(xié)的各類檔案。3.指導(dǎo)本伊協(xié)所屬各部門的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。6.做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格執(zhí)行本伊協(xié)檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本伊協(xié)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本伊協(xié)召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.本伊協(xié)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.本伊協(xié)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，如調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目方案、活動(dòng)記錄等。5.本伊協(xié)的人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。6.本伊協(xié)的財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.本伊協(xié)的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，符合檔案管理的要求。3.對(duì)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子文件的真實(shí)性和可讀性。4.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理分類后移交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、聲像檔案類等若干類別。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，形成檔案目錄。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本伊協(xié)制定的重要規(guī)章制度、年度工作總結(jié)、人事任免文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、會(huì)議記錄等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括臨時(shí)性的文件材料等。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、泄密。4.對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持既維護(hù)檔案的完整與安全，又便于檔案的利用的原則。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)涉及本伊協(xié)重要?dú)v史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)本伊協(xié)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告本伊協(xié)領(lǐng)導(dǎo)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍本伊協(xié)工作人員因工作需要，可查閱、借閱本伊協(xié)的檔案。外單位因工作需要查閱本伊協(xié)檔案的，須經(jīng)本伊協(xié)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱本伊協(xié)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱。2.借閱借閱檔案須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫檔案借閱申請(qǐng)表。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.查閱、借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立本伊協(xié)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和掛接，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本伊協(xié)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理采取安全防護(hù)措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和殺毒軟件，防止病毒入侵。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本素質(zhì)要求1.具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛(ài)檔案工作。2.掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。3.具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和信息化管理能力。4.工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，具有較強(qiáng)的保密意識(shí)。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等日常管理工作。2.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全。3.按照檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立健全檔案檢索工具。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案數(shù)據(jù)。5.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，辦理檔案查閱、借