公司內(nèi)行文管理制度

公司內(nèi)行文管理制度?總則目的為了規(guī)范公司內(nèi)部行文，確保公司各類文件的格式統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確、傳遞及時(shí)、存檔規(guī)范，提高公司工作效率和管理水平，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、各部門與下屬單位之間的行文往來，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等各類公文形式。行文原則1.準(zhǔn)確性原則：行文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映公司意圖，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊不清、歧義或錯(cuò)誤信息。2.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)行文，確保信息傳遞的時(shí)效性，避免因行文延誤影響工作進(jìn)展。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家公文管理規(guī)定和公司既定的行文格式、流程及規(guī)范要求，保證公文的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.精簡(jiǎn)性原則：行文應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)繁瑣，突出重點(diǎn)，做到言簡(jiǎn)意賅，提高工作效率。行文格式紙張與頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距各為2.5cm，左、右頁邊距各為2.2cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱，字體為宋體，字號(hào)小五，居中顯示；頁腳一般為頁碼，宋體小五，居右顯示。排版要求1.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文一般用仿宋_GB2312三號(hào)字，一級(jí)標(biāo)題用黑體小三號(hào)加粗，二級(jí)標(biāo)題用楷體_GB2312三號(hào)加粗，三級(jí)標(biāo)題用仿宋_GB2312三號(hào)加粗。2.段落格式：段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符，行距一般為固定值28磅，段前段后間距0.5行。3.頁碼設(shè)置：從正文開始，用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編排頁碼，頁碼位于頁面底端右側(cè)。公文構(gòu)成要素及格式1.版頭份號(hào)：如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。密級(jí)和保密期限：如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加"文件"二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有"文件"二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。發(fā)文字號(hào)：編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)"〔〕"括入；發(fā)文順序號(hào)不加"第"字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加"號(hào)"字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人：由"簽發(fā)人"三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。"簽發(fā)人"三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。2.主體一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。正文：編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如"附件：1.×××××"）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名；聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），編排在發(fā)文機(jī)關(guān)署名之下，以成文日期為準(zhǔn)居中編排。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。3.版記抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。"抄送"二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將"抄送"二字改為"主送"外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加"印發(fā)"二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。行文流程擬稿1.內(nèi)容要求擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確把握行文目的、意圖和重點(diǎn)，確保行文內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、合法。對(duì)涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，擬稿人應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成共識(shí)后再行擬稿。2.格式規(guī)范擬稿應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的行文格式進(jìn)行排版，確保頁面整潔、字體規(guī)范、段落清晰。擬稿人應(yīng)在文稿首頁注明擬稿部門、擬稿人姓名、擬稿日期。審核1.部門初審擬稿完成后，擬稿部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文稿內(nèi)容，檢查是否符合公司政策、法規(guī)要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，文字表達(dá)是否清晰流暢，格式是否規(guī)范等。對(duì)初審中發(fā)現(xiàn)的問題，擬稿部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與擬稿人溝通修改，確保文稿質(zhì)量。2.會(huì)簽審核涉及多個(gè)部門的文稿，需進(jìn)行會(huì)簽審核。主辦部門應(yīng)將文稿送相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見并簽字確認(rèn)。會(huì)簽過程中，各部門應(yīng)從本部門職責(zé)出發(fā)，對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，提出建設(shè)性意見和建議，確保文稿的可行性和有效性。3.法務(wù)審核重要文稿或涉及法律事務(wù)的文稿，應(yīng)送法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)文稿的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保文稿不違反法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，擬稿部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審核文稿經(jīng)部門初審、會(huì)簽審核和法務(wù)審核后，應(yīng)送分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文稿的內(nèi)容、格式、行文必要性等進(jìn)行全面審核，提出審核意見。分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，在文稿上簽署意見并簽字。如分管領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見，擬稿部門應(yīng)根據(jù)意見進(jìn)行修改，修改后再次送分管領(lǐng)導(dǎo)審核，直至通過。簽發(fā)1.主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過的文稿，根據(jù)公司規(guī)定，如需主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，應(yīng)送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿進(jìn)行最終審核，對(duì)文稿內(nèi)容、格式、行文目的等進(jìn)行全面把關(guān)，確認(rèn)無誤后在文稿上簽署簽發(fā)意見并簽字。2.授權(quán)簽發(fā)在主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下，可由授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和要求進(jìn)行簽發(fā)，確保簽發(fā)的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。編號(hào)與印發(fā)1.編號(hào)文稿簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照公司公文編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編排，確保公文編號(hào)的唯一性和規(guī)范性。2.印發(fā)辦公室根據(jù)文稿編號(hào)和排版要求進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)時(shí)，應(yīng)確保公文格式準(zhǔn)確無誤，印刷清晰，裝訂整齊。辦公室應(yīng)按照規(guī)定的范圍和份數(shù)進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括公文編號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文部門、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放份數(shù)、發(fā)放時(shí)間等信息。存檔1.電子存檔公文印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時(shí)將公文電子文檔進(jìn)行存檔。電子文檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保文檔的安全性和可查性。2.紙質(zhì)存檔同時(shí)，辦公室應(yīng)將公文紙質(zhì)文檔進(jìn)行存檔。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照公文編號(hào)順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，放入專門的檔案柜中妥善保管。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和檢查，確保檔案的完整性和規(guī)范性。行文分類及要求通知1.適用范圍：用于發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)章制度、傳達(dá)工作任務(wù)、告知事項(xiàng)等。2.要求標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括通知內(nèi)容，一般采用"關(guān)于×××的通知"格式。正文應(yīng)清晰明了，準(zhǔn)確說明通知事項(xiàng)、要求、執(zhí)行時(shí)間等。如有附件，應(yīng)在正文中注明附件名稱，并隨通知一并印發(fā)。報(bào)告1.適用范圍：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作進(jìn)展、反映情況、提出建議等。2.要求標(biāo)題一般為"關(guān)于×××的報(bào)告"。正文應(yīng)詳細(xì)闡述報(bào)告事項(xiàng)的內(nèi)容、過程、結(jié)果等，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分析客觀。報(bào)告應(yīng)一事一報(bào)，避免內(nèi)容繁雜。請(qǐng)示1.適用范圍：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)等。2.要求標(biāo)題通常為"關(guān)于×××的請(qǐng)示"。正文應(yīng)明確請(qǐng)示事項(xiàng)的背景、原因、具體要求等，理由充分，語言得體。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，不得在同一請(qǐng)示中夾帶其他事項(xiàng)。批復(fù)1.適用范圍：用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)。2.要求標(biāo)題一般為"關(guān)于×××請(qǐng)示的批復(fù)"。正文應(yīng)針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)明確答復(fù)意見，態(tài)度鮮明，語言簡(jiǎn)潔。函1.適用范圍：用于公司與外部單位或內(nèi)部部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。2.要求標(biāo)題一般為"關(guān)于×××的函"。正文應(yīng)根據(jù)函的性質(zhì)和目的，準(zhǔn)確表達(dá)內(nèi)容，語言禮貌、得體。行文語言規(guī)范1.準(zhǔn)確性：使用準(zhǔn)確的詞匯和語句，避免模糊、歧義或容易引起誤解的表述。2.簡(jiǎn)潔性：行文簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)繁瑣，突出重點(diǎn)，提高信息傳遞效率。3.規(guī)范性：遵循國(guó)家語言文字規(guī)范和公司內(nèi)部語言使用習(xí)慣，使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字。4.禮貌性：語言表達(dá)應(yīng)禮貌得體，尊重對(duì)方，避免使用生硬、命令式或不恰當(dāng)?shù)恼Z言。行文保密規(guī)定1.密級(jí)劃分：根據(jù)公文內(nèi)容涉及的公司機(jī)密程度，將公文分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。2.保密措施嚴(yán)格控制知悉范圍，按照密級(jí)規(guī)定確定公文的發(fā)放對(duì)象和閱讀范圍。對(duì)涉密公文應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保信息安全。涉密公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、存檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止泄密事件發(fā)生。涉密人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)保密意識(shí)教育，嚴(yán)格遵守保密制度