酒店咨詢采購管理制度

酒店咨詢采購管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范酒店咨詢采購管理工作，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性和高效性，保障酒店運營的物資供應質量，降低采購成本，提高酒店經(jīng)濟效益。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及的所有咨詢采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。合規(guī)性原則：嚴格按照酒店內部規(guī)定的流程和標準進行采購操作。效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。公開透明原則：采購過程應保持公開、公正、透明，接受酒店內部監(jiān)督。誠實守信原則：與供應商建立誠信合作關系，確保交易的真實性和可靠性。二、采購組織與職責1.采購決策機構成立酒店采購委員會，由酒店總經(jīng)理擔任主任，財務總監(jiān)、運營總監(jiān)、行政總廚等相關部門負責人為成員。采購委員會負責審議和決策重大采購事項，包括采購預算、采購策略、供應商選擇等。2.采購執(zhí)行部門設立采購部，負責具體的采購業(yè)務操作。采購部應配備專業(yè)的采購人員，明確其崗位職責，確保采購工作的順利開展。采購人員的主要職責包括：收集市場信息，尋找合適的供應商，建立供應商檔案。根據(jù)各部門需求，編制采購計劃，下達采購訂單。跟進采購訂單執(zhí)行情況，確保物資按時、按質、按量供應。與供應商進行商務談判，爭取有利的采購價格和條款。負責采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。3.需求部門職責各部門應根據(jù)本部門業(yè)務需求，提前向采購部提交采購申請，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計到貨時間等詳細信息。參與采購過程中的技術交流、樣品確認、驗收等環(huán)節(jié)，確保采購的物資或服務符合本部門實際需求。對采購物資或服務的使用情況進行跟蹤和反饋，協(xié)助采購部處理采購過程中的問題。三、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部。緊急采購需求應在申請表上注明"緊急"字樣，并說明原因?！恫少徤暾埍怼窇敿毩谐霾少徫镔Y或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、用途、預計到貨時間等信息。對于價值較高或技術復雜的采購項目，還應提供技術規(guī)格書、性能要求等相關資料。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，進行初步審核，檢查申請內容是否完整、準確，采購需求是否合理。對于不符合要求的申請表，采購部應退回需求部門重新填寫。根據(jù)采購金額大小，按照酒店內部審批權限進行審批。一般采購項目由采購部經(jīng)理審批；金額較大的采購項目需經(jīng)采購委員會審議通過，由酒店總經(jīng)理批準。審批通過后，采購部方可開展采購工作。3.供應商選擇與評估采購人員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出符合要求的供應商名單。對入圍供應商進行實地考察或資質審核，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等內容。定期對供應商進行績效評估，根據(jù)評估結果調整供應商合作策略，淘汰不合格供應商，引入優(yōu)質供應商。4.采購談判與合同簽訂采購人員與選定的供應商進行商務談判，就采購物資或服務的價格、數(shù)量、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取有利的采購條件。根據(jù)談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規(guī)、合理、明確。采購合同需經(jīng)酒店法務部門審核后，由采購部與供應商簽訂。5.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購人員根據(jù)合同條款，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點、驗收標準等內容。將采購訂單副本分發(fā)給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應準備工作。6.采購跟蹤與催貨采購人員定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問題或可能影響交貨期的情況，及時與供應商協(xié)商解決，并向相關部門反饋。根據(jù)合同約定的交貨期，提前提醒供應商按時交貨。對于逾期未交貨的供應商，按照合同約定追究其違約責任。7.到貨驗收物資到貨前，倉庫管理部門應根據(jù)采購訂單和相關資料，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。物資到貨時，驗收人員按照合同約定的質量標準和驗收程序進行驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量、外觀等方面。對于重要物資或技術復雜的物資，可邀請相關技術人員或專業(yè)機構參與驗收。驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》。驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其換貨、補貨或退貨等處理措施。8.付款結算采購物資或服務驗收合格后，采購部根據(jù)合同約定的付款方式和期限，填寫《付款申請單》，附上相關發(fā)票、驗收報告、采購合同等資料，提交至財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，核實發(fā)票真實性、金額準確性、合同執(zhí)行情況等。審核通過后，按照酒店財務制度辦理付款手續(xù)。四、采購預算管理1.預算編制采購部會同各部門，根據(jù)酒店年度經(jīng)營計劃和業(yè)務需求預測，編制年度采購預算。采購預算應涵蓋酒店運營所需的各類物資采購、服務采購、工程采購等項目。在編制采購預算時，應充分考慮市場價格波動、業(yè)務發(fā)展變化等因素，確保預算的合理性和準確性。采購預算需經(jīng)采購委員會審議通過后，報酒店總經(jīng)理批準。2.預算執(zhí)行與監(jiān)控采購部應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，控制采購成本，確保各項采購支出在預算范圍內。對于超出預算的采購項目，應按照酒店內部審批程序進行追加預算申請。財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的問題，并向采購部反饋。采購部應根據(jù)財務部門反饋的信息，采取有效措施進行調整和改進，確保采購預算的順利執(zhí)行。3.預算調整在采購預算執(zhí)行過程中，如因市場價格大幅波動、業(yè)務需求變化等原因導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部應及時提出預算調整申請。預算調整申請應詳細說明調整原因、調整金額、調整后的預算安排等內容，并經(jīng)采購委員會審議通過，報酒店總經(jīng)理批準后實施。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估和排序，確定重點關注的風險領域。2.風險應對措施針對不同類型的采購風險，制定相應的風險應對措施。例如，對于市場風險，可通過市場調研、價格分析、簽訂套期保值合同等方式進行應對；對于質量風險，加強供應商管理、嚴格驗收程序、建立質量追溯機制等；對于供應商風險，多元化選擇供應商、建立供應商信用評估體系、加強供應商合作與溝通等；對于合同風險，完善合同條款、加強合同審核與管理、定期對合同執(zhí)行情況進行檢查等；對于付款風險，合理安排付款期限、加強財務審核與監(jiān)督、建立供應商信用檔案等。3.風險監(jiān)控與預警建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。設置風險預警指標，當風險指標達到或超過預警值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取措施進行應對，防范風險擴大。六、采購信息管理1.采購信息收集采購人員應廣泛收集各類采購信息，包括市場價格信息、供應商信息、新產(chǎn)品信息、行業(yè)動態(tài)信息等。收集渠道可包括網(wǎng)絡平臺、行業(yè)展會、供應商推薦、專業(yè)媒體等。對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，以便查詢和使用。2.采購信息分析與利用定期對采購信息進行分析，總結市場價格變化趨勢、供應商特點和優(yōu)勢、新產(chǎn)品發(fā)展方向等，為采購決策提供參考依據(jù)。根據(jù)采購信息分析結果，調整采購策略和方法，優(yōu)化采購成本，提高采購效益。3.采購信息保密采購人員應對涉及酒店商業(yè)機密的采購信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。加強對采購信息數(shù)據(jù)庫的安全管理，設置訪問權限，防止信息被非法獲取或篡改。七、供應商管理1.供應商準入制定供應商準入標準，明確供應商應具備的資質條件、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面的要求。供應商申請準入時，應提交相關證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證證書、業(yè)績證明等。采購部對供應商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察。經(jīng)審核合格的供應商，納入酒店供應商名錄，并簽訂供應商合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。2.供應商培訓與溝通定期組織供應商培訓，向其傳達酒店的采購政策、質量標準、服務要求等信息，提高供應商對酒店需求的理解和響應能力。加強與供應商的日常溝通，及時反饋酒店的意見和建議，協(xié)調解決合作過程中出現(xiàn)的問題。建立供應商溝通機制，定期召開供應商會議，共同探討合作事宜，促進雙方合作關系的良好發(fā)展。3.供應商績效評估建立供應商績效評估體系，從交貨期、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務、合作配合等方面對供應商進行定期評估。制定詳細的績效評估指標和評分標準，通過量化考核的方式對供應商績效進行評價?？冃гu估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。根據(jù)供應商績效評估結果，采取相應的激勵和懲罰措施。對于優(yōu)秀供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，減少或停止合作，并要求其限期整改。4.供應商淘汰與更新對于績效評估連續(xù)不合格或出現(xiàn)嚴重違反合同約定等情況的供應商，及時予以淘汰，并從供應商名錄中刪除。定期對供應商名錄進行更新，引入優(yōu)質供應商，優(yōu)化供應商結構，提高采購質量和效益。八、采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購申請文件、采購審批文件、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證、供應商資料、市場調研資料等與采購活動相關的各類文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購人員應及時對采購過程中產(chǎn)生的各類文件和資料進行整理，按照文件類型和時間順序進行分類歸檔。確保采購檔案的完整性和準確性，對于重要文件和資料應進行備份保存。3.檔案保管與查閱設立專門