食品公司檔案管理制度

食品公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)本食品公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動的實(shí)際情況。3.完整性原則：凡屬于公司工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔保存，不得遺漏。4.及時性原則：各部門應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，防止文件材料的散失和積壓。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂和上架等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和安全保密工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等，并向上級主管部門報(bào)送有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.負(fù)責(zé)為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.協(xié)助公司檔案管理部門開展檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。3.負(fù)責(zé)本部門員工查閱、借閱檔案的登記和催還工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等方面的文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。4.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件材料，如采購合同、銷售合同、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品研發(fā)資料等。5.公司財(cái)務(wù)活動中形成的文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。6.公司人事管理活動中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.公司行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀(jì)要、文件收發(fā)記錄、辦公用品采購記錄等。8.公司對外宣傳、廣告、公關(guān)等活動中形成的文件材料，如宣傳資料、廣告文案、活動策劃方案等。9.公司與上級主管部門、政府部門、行業(yè)協(xié)會等往來的文件材料。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份保存。（三）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，然后裝訂成冊或裝入檔案盒。4.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)裝入檔案盒或檔案袋，在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，并上架存放。3.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份保存。備份介質(zhì)應(yīng)與電子檔案存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案保管中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境、安全狀況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，提出整改意見和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的類別、年度、保管期限、檔案編號、題名、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱申請表進(jìn)行審核，對符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案借閱申請表進(jìn)行審批，對符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，并將檔案借給借閱人員。3.借閱檔案時，應(yīng)向檔案管理部門出具借條，注明借閱檔案的類別、年度、保管期限、檔案編號、題名、數(shù)量等信息，并約定歸還時間。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在約定的時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（三）檔案信息開發(fā)利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供支持。2.檔案管理部門可根據(jù)公司工作需要，編制檔案資料匯編、專題文件匯集、大事記等，為公司員工提供參考。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與公司各部門的溝通與協(xié)作，及時了解公司的工作動態(tài)和信息需求，有針對性地開發(fā)利用檔案信息資源。七、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為公司各部門及員工提供便捷的檔案查閱服務(wù)。3.對檔案信息進(jìn)行安全備份，防止檔案信息的丟失和損壞。（二）檔案信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，制定檔案信息化管理制度和操作規(guī)程，確保檔案信息化管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、整理、存儲、檢索等工作。3.對歸檔的電子文件，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、分類、編號、