通信系統(tǒng)應(yīng)用管理制度

通信系統(tǒng)應(yīng)用管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司通信系統(tǒng)的使用，確保通信系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，保障公司信息傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用公司通信系統(tǒng)過(guò)程中的行為規(guī)范和管理。（三）基本原則1.安全可靠原則：確保通信系統(tǒng)的安全性和可靠性，防止信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全事件的發(fā)生。2.高效便捷原則：優(yōu)化通信流程，提高通信效率，為公司業(yè)務(wù)開(kāi)展提供便捷的通信支持。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：對(duì)通信系統(tǒng)的使用進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，確保員工操作的一致性和規(guī)范性。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在通信系統(tǒng)使用中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、通信系統(tǒng)概述（一）系統(tǒng)組成公司通信系統(tǒng)主要包括固定電話系統(tǒng)、移動(dòng)電話系統(tǒng)、內(nèi)部即時(shí)通訊工具、電子郵件系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等。（二）系統(tǒng)功能1.語(yǔ)音通信功能：實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部及與外部的語(yǔ)音通話。2.即時(shí)通訊功能：方便員工之間進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通和信息交流。3.郵件收發(fā)功能：支持公司內(nèi)部及與外部的郵件往來(lái)。4.視頻會(huì)議功能：實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程視頻會(huì)議，提高溝通效率。三、使用規(guī)范（一）固定電話使用規(guī)范1.撥打與接聽(tīng)撥打固定電話時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)對(duì)方電話號(hào)碼的準(zhǔn)確性，避免誤撥。接聽(tīng)電話應(yīng)及時(shí)、禮貌，使用文明用語(yǔ)，如"您好，[公司名稱]"。如遇重要電話，應(yīng)做好記錄，并及時(shí)傳達(dá)相關(guān)信息。2.禁止行為禁止利用固定電話撥打私人長(zhǎng)途電話或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的通話。禁止在電話中談?wù)摍C(jī)密信息或敏感話題。（二）移動(dòng)電話使用規(guī)范1.使用場(chǎng)景在工作時(shí)間內(nèi)，員工應(yīng)保持移動(dòng)電話暢通，以便及時(shí)接收工作信息。因工作需要外出時(shí)，應(yīng)提前告知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)同事自己的聯(lián)系方式。2.費(fèi)用管理員工應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的移動(dòng)電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)使用，超出部分自理。如需報(bào)銷(xiāo)移動(dòng)電話費(fèi)用，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度提交相關(guān)票據(jù)和申請(qǐng)。3.禁止行為禁止在會(huì)議、培訓(xùn)等工作場(chǎng)合使用移動(dòng)電話，以免影響會(huì)議和培訓(xùn)的正常進(jìn)行。禁止利用移動(dòng)電話從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如玩游戲、看視頻等。（三）內(nèi)部即時(shí)通訊工具使用規(guī)范1.添加好友員工應(yīng)按照公司內(nèi)部組織架構(gòu)添加同事為即時(shí)通訊工具好友，便于工作溝通。禁止添加外部人員為好友，如有特殊情況需要添加，應(yīng)提前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)。2.溝通交流在即時(shí)通訊工具上進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)使用文明用語(yǔ)，不得發(fā)送侮辱、誹謗、惡意攻擊等不良信息。重要工作信息應(yīng)通過(guò)即時(shí)通訊工具及時(shí)傳達(dá)，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.群組管理如因工作需要?jiǎng)?chuàng)建群組，應(yīng)明確群組名稱和目的，并邀請(qǐng)相關(guān)人員加入。群組管理員應(yīng)負(fù)責(zé)群組的日常管理，確保群內(nèi)信息的正常交流和秩序。（四）電子郵件使用規(guī)范1.郵件發(fā)送發(fā)送郵件時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)收件人、抄送人和主題，確保郵件能夠準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)人員。郵件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，條理清晰，避免冗長(zhǎng)和復(fù)雜的表述。重要郵件應(yīng)進(jìn)行加密或設(shè)置閱讀權(quán)限，確保信息安全。2.郵件接收員工應(yīng)定期查看電子郵件，及時(shí)處理工作郵件。對(duì)于重要郵件，應(yīng)進(jìn)行備份或存檔，以便日后查閱。3.禁止行為禁止發(fā)送垃圾郵件、廣告郵件或與工作無(wú)關(guān)的郵件。禁止在郵件中泄露公司機(jī)密信息或敏感數(shù)據(jù)。（五）視頻會(huì)議系統(tǒng)使用規(guī)范1.會(huì)議預(yù)約如需召開(kāi)視頻會(huì)議，應(yīng)提前在視頻會(huì)議系統(tǒng)上進(jìn)行預(yù)約，填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員等信息。會(huì)議組織者應(yīng)提前測(cè)試視頻會(huì)議設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，確保會(huì)議的正常進(jìn)行。2.參會(huì)要求參會(huì)人員應(yīng)提前進(jìn)入視頻會(huì)議系統(tǒng)，做好會(huì)議準(zhǔn)備。在會(huì)議過(guò)程中，應(yīng)保持視頻開(kāi)啟，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意離開(kāi)座位或進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)。3.會(huì)議記錄會(huì)議組織者應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、決議等重要信息。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并發(fā)送給相關(guān)人員。四、賬號(hào)與權(quán)限管理（一）賬號(hào)申請(qǐng)與開(kāi)通1.新員工入職：人力資源部門(mén)在新員工入職時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知信息部門(mén)為其開(kāi)通通信系統(tǒng)相關(guān)賬號(hào)，包括固定電話、移動(dòng)電話、即時(shí)通訊工具、電子郵件等。2.賬號(hào)信息：?jiǎn)T工賬號(hào)信息應(yīng)包括用戶名、密碼、聯(lián)系方式等，員工應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)信息，不得隨意透露給他人。（二）賬號(hào)權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)工作職責(zé)：信息部門(mén)應(yīng)根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，合理設(shè)置其通信系統(tǒng)賬號(hào)的權(quán)限，確保員工能夠正常開(kāi)展工作，同時(shí)避免權(quán)限過(guò)大導(dǎo)致信息安全風(fēng)險(xiǎn)。2.權(quán)限調(diào)整：如員工崗位發(fā)生變動(dòng)，信息部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整其通信系統(tǒng)賬號(hào)的權(quán)限，確保權(quán)限與新崗位職責(zé)相匹配。（三）賬號(hào)停用與注銷(xiāo)1.離職員工：?jiǎn)T工離職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知信息部門(mén)停用其通信系統(tǒng)賬號(hào)，包括固定電話、移動(dòng)電話、即時(shí)通訊工具、電子郵件等。2.賬號(hào)注銷(xiāo)：信息部門(mén)在收到人力資源部門(mén)的通知后，應(yīng)及時(shí)對(duì)離職員工的通信系統(tǒng)賬號(hào)進(jìn)行注銷(xiāo)，確保賬號(hào)信息的安全。五、安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.防火墻設(shè)置：公司應(yīng)設(shè)置防火墻，對(duì)通信系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。2.入侵檢測(cè)：安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)流量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并防范網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.數(shù)據(jù)加密：對(duì)重要通信數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。（二）信息安全1.訪問(wèn)控制：建立嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，對(duì)通信系統(tǒng)的訪問(wèn)進(jìn)行權(quán)限管理，只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的信息。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)通信系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。3.安全審計(jì)：定期對(duì)通信系統(tǒng)的安全狀況進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患。（三）員工安全意識(shí)培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)：公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行通信系統(tǒng)安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力。2.安全提示：在通信系統(tǒng)登錄界面、操作界面等顯著位置發(fā)布安全提示信息，提醒員工注意信息安全。六、維護(hù)與故障處理（一）系統(tǒng)維護(hù)1.定期巡檢：信息部門(mén)應(yīng)定期對(duì)通信系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備運(yùn)行狀況、網(wǎng)絡(luò)連接情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。2.軟件升級(jí)：根據(jù)通信系統(tǒng)供應(yīng)商的要求和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，及時(shí)對(duì)通信系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級(jí)，確保系統(tǒng)的性能和功能。（二）故障處理1.故障報(bào)告：?jiǎn)T工在使用通信系統(tǒng)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向信息部門(mén)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響范圍等。2.故障排查：信息部門(mén)接到故障報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)組織技術(shù)人員進(jìn)行故障排查，確定故障原因。3.故障修復(fù)：根據(jù)故障排查結(jié)果，信息部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行故障修復(fù)，盡快恢復(fù)通信系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.故障記錄：對(duì)每次故障處理過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括故障原因、處理措施、處理時(shí)間等，以便日后進(jìn)行分析和總結(jié)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：公司將定期對(duì)通信系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行檢查，包括賬號(hào)使用、信息安全、故障處理等方面。2.實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)：利用通信系統(tǒng)管理工具對(duì)員工的通信行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.納入績(jī)效考核：將員工通信系統(tǒng)使用情況納入績(jī)效考核體系，對(duì)遵守制度、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2