公司手賬本管理制度

公司手賬本管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司手賬本的規(guī)范管理，提高工作效率，確保公司信息的準(zhǔn)確記錄與傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.統(tǒng)一規(guī)范原則：手賬本的格式、使用方法等應(yīng)保持統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和查閱。2.實(shí)用高效原則：手賬本的設(shè)計(jì)應(yīng)滿足工作實(shí)際需求，有助于提高工作效率和質(zhì)量。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)手賬本中記錄的公司信息，防止信息泄露。二、手賬本的種類與用途（一）工作筆記本1.用途：員工用于日常工作記錄，如會(huì)議紀(jì)要、工作任務(wù)安排、客戶溝通記錄等。2.記錄要求：應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確記錄工作相關(guān)內(nèi)容，字跡清晰，確保后續(xù)能夠準(zhǔn)確查閱。（二）財(cái)務(wù)賬本1.用途：財(cái)務(wù)人員用于記錄公司財(cái)務(wù)收支、賬目明細(xì)等財(cái)務(wù)信息。2.記錄要求：嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行記錄，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，賬目清晰。（三）項(xiàng)目管理手賬本1.用途：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人用于記錄項(xiàng)目進(jìn)度、任務(wù)分配、資源需求等項(xiàng)目相關(guān)信息。2.記錄要求：及時(shí)更新項(xiàng)目進(jìn)展情況，對項(xiàng)目中的問題和解決方案進(jìn)行詳細(xì)記錄。三、手賬本的采購與發(fā)放（一）采購1.采購部門根據(jù)公司需求制定手賬本采購計(jì)劃，選擇質(zhì)量可靠、符合公司要求的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購的手賬本應(yīng)具備良好的裝訂、紙張質(zhì)量等，確保能夠滿足長時(shí)間使用。（二）發(fā)放1.人力資源部門負(fù)責(zé)將采購的手賬本發(fā)放給相關(guān)員工。2.發(fā)放時(shí)應(yīng)做好登記，記錄員工姓名、部門、手賬本類型等信息。四、手賬本的使用規(guī)范（一）記錄內(nèi)容要求1.工作筆記本：記錄工作事項(xiàng)應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。對重要的會(huì)議決議、工作安排等應(yīng)詳細(xì)記錄決議內(nèi)容、責(zé)任人、完成時(shí)間等關(guān)鍵信息。與客戶溝通的內(nèi)容應(yīng)記錄溝通時(shí)間、溝通方式、溝通要點(diǎn)等。2.財(cái)務(wù)賬本：按照財(cái)務(wù)科目分類進(jìn)行記錄，每一筆收支都應(yīng)有詳細(xì)的日期、摘要、金額等信息。定期進(jìn)行賬目核對，確保賬實(shí)相符。3.項(xiàng)目管理手賬本：項(xiàng)目啟動(dòng)階段應(yīng)記錄項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目計(jì)劃等。項(xiàng)目執(zhí)行過程中，每周至少更新一次項(xiàng)目進(jìn)度，記錄已完成任務(wù)、未完成任務(wù)及原因、遇到的問題及解決方案等。項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)對項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，記錄項(xiàng)目成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。（二）書寫規(guī)范1.使用黑色或藍(lán)色中性筆書寫，確保字跡清晰、工整。2.不得使用鉛筆、圓珠筆等容易褪色或涂改的筆進(jìn)行記錄。3.如需修改記錄內(nèi)容，應(yīng)采用劃雙線的方式，在旁邊注明修改日期和修改人，并保持原記錄內(nèi)容可清晰辨認(rèn)。（三）使用頻率1.工作筆記本：員工應(yīng)每天使用，及時(shí)記錄工作中的各類信息。2.財(cái)務(wù)賬本：財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照財(cái)務(wù)工作流程和規(guī)定，隨時(shí)記錄財(cái)務(wù)信息，確保賬目實(shí)時(shí)更新。3.項(xiàng)目管理手賬本：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄項(xiàng)目相關(guān)信息，每周至少記錄3次。五、手賬本的保管與存儲(chǔ)（一）個(gè)人保管1.員工負(fù)責(zé)各自手賬本的日常保管，應(yīng)妥善存放，避免損壞、丟失。2.工作筆記本應(yīng)放在辦公桌上易于取用的位置，財(cái)務(wù)賬本和項(xiàng)目管理手賬本應(yīng)放在專門的文件柜中妥善保管。（二）存儲(chǔ)要求1.手賬本應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的環(huán)境中，防止受潮、發(fā)霉或被盜。2.對于電子版本的手賬本記錄（如有），應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備或云盤上，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。六、手賬本的查閱與借閱（一）查閱1.員工因工作需要查閱自己的手賬本，可隨時(shí)自行查閱。2.其他人員如需查閱特定員工的手賬本，應(yīng)經(jīng)過該員工同意，并在相關(guān)記錄上進(jìn)行登記，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。（二）借閱1.員工因特殊原因需要借閱他人手賬本，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，經(jīng)手賬本所有者和部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人應(yīng)妥善保管所借手賬本，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在上面隨意涂改、標(biāo)記。3.借閱人應(yīng)按照申請的歸還時(shí)間及時(shí)歸還手賬本，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、手賬本的歸檔與銷毀（一）歸檔1.工作筆記本：員工離職或工作結(jié)束后，應(yīng)將工作筆記本整理歸檔，交所在部門統(tǒng)一保管。部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管工作筆記本，保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.財(cái)務(wù)賬本：財(cái)務(wù)賬本應(yīng)按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，保存期限較長，一般為數(shù)年至數(shù)十年不等，具體按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)要求執(zhí)行。3.項(xiàng)目管理手賬本：項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目管理手賬本整理歸檔，交項(xiàng)目管理部門或相關(guān)檔案管理部門保管，保存期限根據(jù)項(xiàng)目重要性和公司規(guī)定確定。（二）銷毀1.對于超過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的手賬本，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明手賬本名稱、所屬部門、保存期限、銷毀原因等信息。2.銷毀申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，記錄應(yīng)妥善保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對手賬本的使用、保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、書寫規(guī)范、保管情況等。2.人力資源部門或相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)組織監(jiān)督檢查工作，可采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。（二）考核1.將手賬本的管理情況納入員工績效考核體系。對于能夠認(rèn)真按照本制度使用、保管手賬本，記錄準(zhǔn)確、完整，為工作提供有效支持的員工，給予適當(dāng)?shù)目冃Ъ臃帧?.對于違反本制度，如記錄不規(guī)范、丟失手賬本、未按時(shí)歸檔等情況的員工