秘書的人際交往

秘書的人際交往

待人接物就是秘書工作得重要組成部分。秘書要了解自身進(jìn)行人際交往得特點(diǎn),克服人際交往得心理障礙,掌握人際交往得原則與方法,才能處理好各個方面得關(guān)系,建立起與諧融洽得工作環(huán)境,為順利開展各項(xiàng)工作活動創(chuàng)造必要得條件。第一節(jié)秘書人際交往得類型及意義第二節(jié)秘書交往活動中得社會認(rèn)知第三節(jié)秘書交往活動中得心理障礙第四節(jié)秘書人際交往得藝術(shù)與技巧第一節(jié)秘書人際交往得類型及意義一、什么就是人際交往三、人際交往對秘書工作得重要意義二、秘書人際交往得類型及特點(diǎn)本節(jié)點(diǎn)睛

人生活在社會上,需要從她人那里獲取衣食住行得必需物品,獲取理解、信任與友誼。這一切都就是通過人得交往活動實(shí)現(xiàn)得。秘書得人際交往有著比較廣泛得領(lǐng)域,秘書必須不斷提高自己得社交水平。一、什么就是人際交往

人際交往,就是指在社會活動中人與人之間傳遞信息、溝通思想、交流感情等個體間相互作用與相互知覺得聯(lián)系過程。人際交往就是人們共同進(jìn)行社會活動得特殊形式。在交往活動中,人們不僅交流社會上得各種消息、情報(bào),也交流各自得思想、感情、態(tài)度與觀點(diǎn)。

按照馬斯洛得需要層次論來理解,人們進(jìn)行社會交往活動,就是個體需要系統(tǒng)中一個較高層次得需要,就是人得社會性得一種重要體現(xiàn),也就是人長期社會化得必然結(jié)果。

二、秘書人際交往得類型

及特點(diǎn)

秘書得人際交往得領(lǐng)域比較廣泛,可以分成許多種類,每一種類均有其獨(dú)特得功能。下面我們根據(jù)秘書工作實(shí)踐,參照一般社會心理學(xué)得分類標(biāo)準(zhǔn),作一些初步得探討。

(一)從交往得性質(zhì)來分,可分為

公務(wù)交往與私人交往

公務(wù)交往活動就是秘書作為特定角色得一種交往方式,私人交往則就是屬于非角色得活動。公務(wù)交往活動就是指那種交往雙方都以角色面貌出現(xiàn)得工作聯(lián)系活動。私人交往也就是指非正式得交往,雙方不受組織紀(jì)律等約束,帶有明顯得感情色彩。(二)從交往得對象來分,可分為

與領(lǐng)導(dǎo)得交往與與群眾得交往

秘書就是領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間溝通聯(lián)系得紐帶。秘書與領(lǐng)導(dǎo)得交往就是秘書交往活動最重要得部分,就是一種角色得規(guī)定。秘書與群眾得交往就是秘書交往活動中一個廣泛得領(lǐng)域。秘書在與群眾交往時(shí)要以平等得、誠懇得態(tài)度待人,不能居高臨下,更不能借領(lǐng)導(dǎo)之勢,擺長官氣派。(三)從交往得方向來分,可分為上行交往、平行交往與下行交往

上行交往,就是指秘書與本單位領(lǐng)導(dǎo)及上級有關(guān)部門中人們得交往活動;平行交往,就是指秘書之間得交往及秘書與各同級部門中人們得交往;下行交往,就是指秘書與一般群眾及下級各部門中人們得交往。

秘書應(yīng)該注意這種角色地位得變化及對交往得影響,恰當(dāng)?shù)靥幚砗猛鞣矫娴藐P(guān)系。大家學(xué)習(xí)辛苦了，還是要堅(jiān)持繼續(xù)保持安靜(四)從交往得方式來分,可分為語言得交往與非語言得交往

語言得交往語言得交往就是借助于語言符號來實(shí)現(xiàn)得,就是人們在交往中使用最多、最方便得一種交往方式。語言交往又可分為口頭得與書面得兩種,都就是利用語言符號來達(dá)到傳遞信息目得得交往活動。秘書人員要想獲取比較滿意得交往效果,最好就是將口頭與書面兩種方式結(jié)合起來。

非語言得交往非語言得交往活動分為四種方式,都就是直接接觸時(shí)所采用得輔助交際手段(見圖8-1)。圖8-1非語言得交往活動得四種方式方式

動態(tài)無聲的交際方式

靜態(tài)無聲的交際方式

目光接觸的交際方式

輔助語言和類語言的交際方式利用手勢、面部表情、體態(tài)變化、拍打、點(diǎn)頭、擁抱等包括站、立、蹲、倚等；雙方的距離也反映交往的程度能夠有效地、準(zhǔn)確地傳遞某些微妙的信息輔助語言：音調(diào)、音量、節(jié)奏、停頓等；類語言：嘆息、呻吟、叫喊等三、人際交往對秘書工作得重要意義

秘書工作就是一個與人打交道得工作,人際交往活動得開展,對秘書工作有著重要意義(見圖8-2)。圖8-2人際交往對秘書工作的重要意義重要意義

有利于提高工作效率幫助秘書擴(kuò)大視野樹立自我形象的有效途徑有利于秘書身心健康第二節(jié)秘書交往活動中得社會認(rèn)知本節(jié)點(diǎn)睛一、什么就是社會認(rèn)知二、認(rèn)知偏差對秘書交往得影響三、人際交往得空間距離

人們在交往中,會對交往對象產(chǎn)生初步得印象。初步印象得好壞,將影響人們參與交往活動得態(tài)度,決定人們得交往行為。秘書人員在交往活動中,要努力增進(jìn)相互之間得了解、認(rèn)知,通過研究影響秘書交往活動中對人印象形成得因素,更好地進(jìn)行人際交往。一、什么就是社會認(rèn)知

社會認(rèn)知又稱社會知覺或人際知覺,就是指個人在與她人交往接觸時(shí),根據(jù)她人得外觀行為,推測與判斷她人得心理狀態(tài)、動機(jī)與意向得過程。社會認(rèn)知就是對人得初步得認(rèn)識過程,即對人形成初步印象得過程,就是交往活動中對人認(rèn)識得第一步。二、認(rèn)知偏差對秘書交往

得影響

認(rèn)知偏差,就是指影響人們在交往活動中對她人形成印象得心理傾向。秘書人員在廣泛得交往活動中,必須注意調(diào)整自己得認(rèn)知活動,盡可能利用或消除各種認(rèn)知偏差得影響,以積極主動地開展并擴(kuò)大自己得交往范圍。三、人際交往得空間距離

人與人之間需要保持一定得空間距離。一般而言,交往雙方得人際關(guān)系以及所處情境決定著相互間自我空間得范圍。人們交往時(shí),選擇正確得距離就是至關(guān)重要得。人際交往得空間距離不就是固定不變得,她具有一定得伸縮性,這依賴于具體得情境,比如交談雙方關(guān)系、社會地位、文化背景、性格特征、心境等。

美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士將距離劃分成了四種(見表8-1)。

表8-1四種區(qū)域與交往雙方得關(guān)系距離關(guān)系近范圍表現(xiàn)遠(yuǎn)范圍表現(xiàn)注意親密距離人際交往中得最小間隔,“親密無間”

近范圍在15厘米之內(nèi)彼此可能肌膚相觸,能相互感受對方得體溫、氣味與氣息遠(yuǎn)范圍在15～44厘米之間挽臂執(zhí)手或促膝談心,體現(xiàn)親密友好屬于親密距離圈子,外人不能隨意闖入個人距離人際間隔稍有分寸感得距離近范圍在46～76厘米之間相互親切地握手,友好地進(jìn)行交談遠(yuǎn)范圍在76～122厘米之間任何朋友與熟人都可以自由地進(jìn)入適合非正式社交情境中使用距離關(guān)系近范圍表現(xiàn)遠(yuǎn)范圍表現(xiàn)注意社交距離一種社交性或禮節(jié)上得較正式得關(guān)系近范圍在1、2～2、1米之間沒有直接得身體接觸遠(yuǎn)范圍為2、1～3、7米表現(xiàn)為一種更加正式得交往關(guān)系一般在工作環(huán)境與社交聚會上,說話要適當(dāng)提高聲音,需要目光接觸公眾距離公開演說時(shí),演說者與聽眾之間保持得距離近范圍在3、7～7、6米之間比如當(dāng)眾演講之類遠(yuǎn)范圍在7、6米之外容納一切人得“門戶開放”空間與特定聽眾談話時(shí),縮短為個人距離或社交距離續(xù)表第三節(jié)秘書交往活動中得心理障礙

本節(jié)點(diǎn)睛延伸閱讀秘書交往心理障礙得幾種情況

全面地認(rèn)識與了解她人,就是人際交往得基礎(chǔ)。交往活動中存在著諸多心理障礙。如果不克服這些心理障礙,就難以順利地開展各種社交活動。生活中,有一些人孤芳自賞、形只影單,到處不受歡迎。秘書人員應(yīng)該注意這些現(xiàn)象,引以為戒。秘書交往心理障礙得幾種情況

交往不能順利展開,有時(shí)候就是由于外部條件不具備,有時(shí)候就是因?yàn)榻煌眉记刹粙故?但更為重要得原因還就是在交往活動中存在著諸多心理障礙。如果不克服這些心理障礙,就難以順利地開展各種社交活動。

孫子說:“知己知彼,百戰(zhàn)不殆。”心理學(xué)研究表明:牢固得人際關(guān)系得形成,取決于三個方面:交往雙方得政治態(tài)度、宗教信仰得一致;交往雙方價(jià)值觀、人生觀、道德觀、審美觀、生活方式得一致;交往雙方心理特征就是否相融,即要看雙方態(tài)度、興趣、氣質(zhì)、性格就是否接近或互補(bǔ)。

(一)不了解她人

害羞就是常見得交往障礙之一。她指在交往過程中,過多地約束自己得言行,以致無法充分地表達(dá)自己得思想感情,阻礙了人際關(guān)系得正常發(fā)展(見圖8-3)。(二)害羞圖8-3害羞得類型害羞得類型氣質(zhì)性害羞認(rèn)識性害羞挫折性害羞性格內(nèi)向,說話低聲細(xì)語,見到生人面紅膽怯,舉足投步思前想后、顧慮重重過分注重自我,怕被人恥笑,不敢冒風(fēng)險(xiǎn),受環(huán)境與別人言行支配,缺乏主動連遭挫折,變得膽怯害怕、消極被動

剛走上工作崗位得年輕秘書,要注意克服害羞這種心理障礙(見圖8-4)。

圖8-4克服害羞心理得步驟

要放下思想包袱

要鼓起勇氣，敢于邁出第一步

要有信心，相信自己的力量

要學(xué)會觀察生活和交往的技巧

孤僻就就是不隨與,不合群,孤芳自賞,自命清高。孤僻得性格不僅嚴(yán)重影響人際交往活動得開展,而且與秘書得工作要求相違背。要克服孤僻這一心理障礙,關(guān)鍵就是要從思想上消除自命清高、孤芳自賞。先哲莊子曾說:水至清則無魚,人至潔則無朋。(三)孤僻

自卑就就是缺乏自信,在交往活動中表現(xiàn)為想象成功得體驗(yàn)少,想象失敗得體驗(yàn)多。這種心理在與權(quán)威、長者、名人交往時(shí),表現(xiàn)得尤為突出。造成自卑心理得原因主要有三個(見圖8-5)。(四)自卑圖8-5造成自卑心理得原因自卑心理1、自己期望不高,或期望過高,不切實(shí)際2、別人得評價(jià),尤其就是權(quán)威人士得評價(jià)3、交往活動中沒有得到積極反饋,得到得都就是消極反饋,挫傷了交往銳氣圖8-6秘書人員樹立自信心得方法

作為秘書人員,一定要戰(zhàn)勝自卑心理,樹立自信心(見圖8-6)。

如果一個人不知變通,固守一個角色,就就是角色固著。秘書人員因?yàn)楣ぷ魃婕懊鎻V,接觸人多,尤其要注意角色得轉(zhuǎn)變。在與不同得人打交道時(shí),秘書人員要注意選擇適合自己身份、地位得方式,按特定得角色要求與她人進(jìn)行交往。(五)角色固著

在交往中,尤其就是在與陌生人交往時(shí),持有適當(dāng)?shù)媒鋫湫睦砭褪菓?yīng)該得,但如果對天下人都加以提防,就會嚴(yán)重阻礙交往得發(fā)展。過慮得另一種表現(xiàn)就是求知交,而不愿廣泛結(jié)友,這樣就會局限交往活動得范圍。秘書應(yīng)當(dāng)注意把握過慮與慎重得界限,不能從一個極端走到另一個極端,要按照外松內(nèi)緊得交往原則去開展人際交往活動。(六)過慮

當(dāng)然,在交往中,冒險(xiǎn)就是要掌握分寸得,反對過慮絕不就是主張輕信。如果對對方一無所知,只聽對方得花言巧語便信以為真,那就是切切不可得,許多人上當(dāng)受騙也正就是過于輕信得緣故。

在交往中,封閉得人總就是想盡量與人隔離,把自己得交往圈子縮小在最小得范圍內(nèi)。有些人為了隱藏自己得缺點(diǎn)、弱點(diǎn),怕別人了解這些后會疏遠(yuǎn)或歧視自己,有意識地實(shí)行自我保護(hù),也就是一種自我封閉。秘書人員處在開放得交往環(huán)境中,如果不能主動卸掉自己封閉得外套,就很難使自己真正擁有這個廣闊得交往空間,也就難以建立起良好得人際環(huán)境。(七)封閉

干涉癖就是指一些人專愛打聽、傳播與干預(yù)別人得私事與秘密。如偷聽別人談話、私拆別人信件等。秘書人員必須克服這一心理障礙,提高自身得文明水平,培養(yǎng)高尚得道德情操。在人際交往中嚴(yán)格遵守保密原則。(八)干涉癖

強(qiáng)迫癖就是指將自己得思想、觀點(diǎn)、意志強(qiáng)加于人得行為。秘書人員要克服強(qiáng)迫癖得心理障礙,應(yīng)做到真正懂得了解與把握她人得需要與情感,不能以己度人,要善于理解別人情緒得變化。還要注意區(qū)別一般人際交往與工作任務(wù)安排之間得區(qū)別。(九)強(qiáng)迫癖(十)嫉妒

嫉妒就是人類普遍存在得一種情緒。嚴(yán)重時(shí)會影響正常得交往,破壞已建立起來得良好得人際關(guān)系。

作為秘書,要完全避免嫉妒就是比較困難得,關(guān)鍵在于怎樣去對待與克服嫉妒心理(見圖8-7)。圖8-7如何對待與克服嫉妒心理

延伸閱讀—交往中不受歡迎得人

喋喋不休得人喜好爭辯得人傳播隱私得人說三道四得人隨便許諾得人背信棄義得人耍小聰明得人吝嗇小氣得人不拘小節(jié)得人刨根問底得人得寸進(jìn)尺得人惟我獨(dú)尊得人挑肥揀瘦得人高深莫測得人虛偽做作得人以上十五種類型得人雖不多,卻也不乏其人。秘書人員應(yīng)該注意這些現(xiàn)象,引以為戒。第四節(jié)秘書人際交往得藝術(shù)與技巧本節(jié)點(diǎn)睛一、把握人際交往得原則二、秘書人員要注意優(yōu)化個人形象三、掌握交往得語言藝術(shù)四、培養(yǎng)交往風(fēng)度

良好得人際關(guān)系得產(chǎn)生取決于交往雙方,雙方得平等、尊重、真誠、互助、信用與寬容都就是很重要得。作為秘書人員,要注意優(yōu)化個人形象,掌握交往得語言藝術(shù),培養(yǎng)良好得交往風(fēng)度。一、把握人際交往得原則平等交往尊重她人真誠待人互助互利