淺談公司會(huì)議室管理制度

淺談公司會(huì)議室管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會(huì)議室，包括但不限于大會(huì)議室、中會(huì)議室、小會(huì)議室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理：會(huì)議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源合理利用。2.先申請(qǐng)先使用：遵循“先申請(qǐng)先使用”的原則，根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間和會(huì)議需求安排會(huì)議室。3.高效利用：鼓勵(lì)充分利用會(huì)議室資源，提高使用效率，避免資源浪費(fèi)。4.安全規(guī)范：使用會(huì)議室時(shí)應(yīng)遵守安全規(guī)定，保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生。二、會(huì)議室使用申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：需要使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等信息。2.提交申請(qǐng)：將填好的申請(qǐng)表提交至行政部門。提交方式可選擇紙質(zhì)版送至行政辦公室，或通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行線上申請(qǐng)。3.審批：行政部門收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行審批。審批通過后，申請(qǐng)人會(huì)收到通知。（二）申請(qǐng)時(shí)間1.常規(guī)會(huì)議應(yīng)提前[X]個(gè)工作日申請(qǐng)，緊急會(huì)議至少提前[X]小時(shí)申請(qǐng)。2.跨部門會(huì)議或涉及重要領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議，建議提前[X]個(gè)工作日申請(qǐng)，以便行政部門做好協(xié)調(diào)和準(zhǔn)備工作。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時(shí)使用會(huì)議室，申請(qǐng)人應(yīng)盡快與行政部門溝通說明情況，行政部門將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行安排，并做好記錄。三、會(huì)議室安排與調(diào)配（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)，包括設(shè)備檢查、清潔衛(wèi)生等。2.根據(jù)申請(qǐng)情況，合理安排會(huì)議室，確保各部門會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.定期對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為優(yōu)化會(huì)議室資源提供依據(jù)。（二）會(huì)議室安排原則1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求安排合適的會(huì)議室，避免大會(huì)議室閑置而小會(huì)議室不夠用的情況。2.優(yōu)先滿足重要會(huì)議和緊急會(huì)議的需求，同時(shí)兼顧其他部門的正常使用。3.對(duì)于時(shí)間沖突的申請(qǐng)，行政部門有權(quán)進(jìn)行協(xié)調(diào)和調(diào)整，申請(qǐng)人應(yīng)積極配合。（三）臨時(shí)變更如因特殊原因需要變更會(huì)議室或會(huì)議時(shí)間，申請(qǐng)人應(yīng)至少提前[X]小時(shí)通知行政部門，并重新提交《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審批。四、會(huì)議室使用規(guī)定（一）使用人員要求1.所有使用會(huì)議室的人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生。2.遵守會(huì)議室的使用秩序，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、亂扔垃圾等。3.按照申請(qǐng)的時(shí)間使用會(huì)議室，如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前通知行政部門并獲得批準(zhǔn)。（二）設(shè)備使用1.會(huì)議室內(nèi)配備的投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，使用人員應(yīng)在會(huì)前熟悉操作方法，如有問題及時(shí)聯(lián)系行政部門。2.使用設(shè)備時(shí)應(yīng)注意正確操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。如因使用人員原因?qū)е略O(shè)備損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。3.會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好會(huì)議資料，將會(huì)議室恢復(fù)原狀。（三）安全注意事項(xiàng)1.注意會(huì)議室的用電安全，不得私自亂拉電線、使用大功率電器等。2.保持會(huì)議室的消防通道暢通，不得在通道內(nèi)堆放雜物。3.如遇緊急情況，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，確保人員安全。五、會(huì)議室衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.行政部門負(fù)責(zé)安排專人定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。2.每次會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將會(huì)議室的垃圾帶走，并將桌椅擺放整齊。（二）定期消毒1.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面消毒，特別是在流感高發(fā)期等特殊時(shí)期，增加消毒頻次。2.消毒工作應(yīng)使用符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的消毒劑，確保會(huì)議室環(huán)境安全衛(wèi)生。六、會(huì)議室設(shè)備維護(hù)與管理（一）設(shè)備清單行政部門應(yīng)建立會(huì)議室設(shè)備清單，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、維修記錄等信息。（二）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、性能、連接等方面。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，并做好記錄。（三）維修與更換1.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門，行政部門根據(jù)故障情況安排維修人員進(jìn)行維修。2.對(duì)于無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更換，確保會(huì)議室設(shè)備的正常使用。七、會(huì)議室費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)議室的使用不收取費(fèi)用，但因使用會(huì)議室產(chǎn)生的水電費(fèi)等費(fèi)用由公司統(tǒng)一承擔(dān)。2.如因特殊情況需要使用會(huì)議室的設(shè)備或服務(wù)，如租用投影儀、音響等，費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.使用會(huì)議室產(chǎn)生的水電費(fèi)等費(fèi)用，由行政部門定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。2.因特殊情況產(chǎn)生的設(shè)備租用等費(fèi)用，使用人員應(yīng)按照公司報(bào)銷流程填寫報(bào)銷單，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)銷。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司員工有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可向行政部門舉報(bào)。（二）考核辦法1.對(duì)于違反會(huì)議室管理制度的部門或個(gè)人，行政部門將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告等處理。2.將會(huì)議室的使用情況納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)于會(huì)議室使用管理規(guī)范、效率高的部門