機要工作收文管理制度

機要工作收文管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要工作收文管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在機要工作中涉及的收文處理。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對收文內(nèi)容嚴格保密，防止文件信息泄露。2.及時高效原則：及時處理收文，確保文件不積壓，工作不延誤。3.準確規(guī)范原則：準確登記、傳遞文件，規(guī)范處理流程。二、收文渠道與登記（一）收文渠道1.公司設(shè)立專門的機要文件收發(fā)郵箱，用于接收外部來文。2.各部門指定專人負責(zé)接收通過傳真、郵寄等方式送達的機要文件。3.外部人員直接送達公司的機要文件，由公司前臺或相關(guān)接待人員及時通知機要工作負責(zé)人。（二）收文登記1.機要文件收發(fā)人員收到文件后，應(yīng)立即進行登記。登記內(nèi)容包括：來文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數(shù)、附件等。2.采用電子表格形式進行登記，確保登記信息準確、完整。登記表格應(yīng)定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。3.對于緊急文件，應(yīng)在登記時注明“緊急”字樣，并優(yōu)先處理。三、文件分類與傳閱（一）文件分類1.根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將收文分為以下幾類：上級文件：包括黨和國家各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、上級主管部門發(fā)來的文件。平行文件：與公司平級單位或相關(guān)部門之間往來的文件。下級文件：公司所屬各部門、分支機構(gòu)上報的文件。其他文件：不屬于以上三類的其他機要文件。2.按照文件的密級，分為絕密、機密、秘密三個等級。不同密級的文件應(yīng)分別處理，嚴格控制知悉范圍。（二）文件傳閱1.機要工作負責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免擴大知悉范圍。2.對于需多個部門或人員傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進行傳遞。一般按照先主要領(lǐng)導(dǎo)、后其他領(lǐng)導(dǎo)，先上級后下級，先主辦部門后協(xié)辦部門的順序傳閱。3.文件傳閱采用紙質(zhì)傳閱和電子傳閱相結(jié)合的方式。紙質(zhì)文件傳閱時，應(yīng)由傳閱人在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期；電子文件傳閱時，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行，并記錄傳閱軌跡。4.傳閱過程中，傳閱人應(yīng)及時閱讀文件，不得積壓。如有意見或建議，應(yīng)在文件傳閱單上注明，并及時反饋給機要工作負責(zé)人。5.機要工作負責(zé)人應(yīng)定期跟蹤文件傳閱情況，確保文件及時歸還。對于傳閱時間較長的文件，應(yīng)及時提醒傳閱人。四、文件辦理與審批（一）文件辦理1.根據(jù)文件內(nèi)容和要求，需要辦理的文件，由機要工作負責(zé)人及時分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成文件辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給機要工作負責(zé)人。辦理結(jié)果包括文件的執(zhí)行情況、處理意見、回復(fù)文件等。3.對于涉及多個部門的文件辦理事項，承辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進工作。機要工作負責(zé)人應(yīng)做好協(xié)調(diào)和督促工作。（二）文件審批1.需要審批的文件，承辦部門或人員應(yīng)按照公司審批流程，將文件提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審閱文件內(nèi)容，簽署審批意見。審批意見應(yīng)明確、具體，符合公司政策和規(guī)定。3.對于審批通過的文件，承辦部門或人員應(yīng)按照審批意見及時辦理；對于審批不通過的文件，應(yīng)根據(jù)審批意見進行修改或重新辦理。五、文件存檔與保管（一）文件存檔1.文件辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)將文件原件及相關(guān)辦理資料整理齊全，移交公司檔案室存檔。2.檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對文件進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄，便于查詢和利用。3.對于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理要求進行存儲和備份，確保文件的完整性和可讀性。（二）文件保管1.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保文件安全保管。2.嚴格控制檔案查閱權(quán)限，查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)。查閱人應(yīng)在檔案室指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。對于損壞、丟失的檔案，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施。六、文件保密與安全（一）文件保密1.所有參與機要工作的人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，對收文內(nèi)容予以保密。2.不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播機要文件。確因工作需要復(fù)制文件的，應(yīng)經(jīng)機要工作負責(zé)人批準，并嚴格控制復(fù)制份數(shù)。3.在文件處理過程中，應(yīng)妥善保管文件，防止文件丟失、被盜或泄露。對于廢棄文件，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。（二）文件安全1.加強對機要文件收發(fā)、傳閱、辦理、存檔等環(huán)節(jié)的安全管理，防止文件在傳遞過程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況。2.對于涉及重要機密的文件，應(yīng)采用加密存儲、傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保文件安全。3.定期對機要工作場所進行安全檢查，消除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)安全問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立機要工作監(jiān)督小組，定期對各部門收文管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括收文登記、傳閱、辦理、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文件保密和安全措施的落實情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.將機要工作收文管理納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員進行考核評價。2.考核指標包括文件處理及時率、準確率、傳閱率、歸檔率等，以及文件保密和安全工作的執(zhí)行情況。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對工作不力、造成不良影響的部門和個人進行批評教育，并視