ipms文件管理制度

ipms文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司IPMS（IntegratedProjectManagementSystem，集成項目管理系統(tǒng)）文件的有效管理，確保文件的完整性、準確性和可追溯性，提高公司項目管理效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與IPMS文件管理相關的部門和人員，包括但不限于項目管理部門、研發(fā)部門、質量部門、市場部門等。（三）定義1.IPMS文件：指在公司項目管理過程中產(chǎn)生的各類文件，包括項目計劃、需求文檔、設計文檔、測試文檔、項目報告等，以及與項目管理相關的流程文件、規(guī)范文件、模板文件等。2.文件編號：為便于文件的識別、存儲和檢索，對每一份IPMS文件賦予唯一的編號。編號規(guī)則按照公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。3.版本控制：對文件的不同版本進行標識和管理，以確保使用的是最新有效的文件版本。（四）職責1.文件管理部門負責制定和完善IPMS文件管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負責IPMS文件的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的收集、整理、歸檔、存儲、檢索和借閱等工作。定期對IPMS文件進行清理和審查，確保文件的有效性和適用性。2.文件產(chǎn)生部門負責本部門所產(chǎn)生的IPMS文件的起草、審核、批準和提交工作。確保所提交的文件符合公司文件管理要求和項目實際情況，對文件的準確性和完整性負責。配合文件管理部門做好文件的管理工作，按照要求提供相關文件資料。3.文件使用部門按照規(guī)定的權限和程序使用IPMS文件，確保文件的安全和保密。在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要修改，及時反饋給文件管理部門或文件產(chǎn)生部門。負責本部門所使用文件的保管和維護，防止文件丟失、損壞或泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.項目文件項目計劃類：包括項目總體計劃、階段計劃、專項計劃等。需求文檔類：如項目需求規(guī)格說明書、用戶需求報告等。設計文檔類：涵蓋系統(tǒng)設計文檔、數(shù)據(jù)庫設計文檔、界面設計文檔等。測試文檔類：包含測試計劃、測試用例、測試報告等。項目報告類：如項目進度報告、項目總結報告、項目績效報告等。2.流程文件項目管理流程：規(guī)定項目從啟動到結束的各個階段的工作流程和要求。業(yè)務流程：涉及公司各項業(yè)務活動的操作流程，如研發(fā)流程、采購流程、銷售流程等。3.規(guī)范文件項目文檔規(guī)范：明確項目文檔的格式、內(nèi)容要求、編寫規(guī)范等。項目管理規(guī)范：對項目管理過程中的各項活動、方法、工具等進行規(guī)范。4.模板文件項目文檔模板：為項目文檔的編寫提供統(tǒng)一的格式和框架，如項目計劃模板、需求規(guī)格說明書模板等。工作記錄模板：用于記錄項目工作過程中的各類信息，如會議記錄模板、任務跟蹤表模板等。（二）文件編號1.編號規(guī)則文件編號由字母和數(shù)字組成，共[X]位。第一位為文件類別代碼，如“P”代表項目文件，“F”代表流程文件，“G”代表規(guī)范文件，“T”代表模板文件。第二位至第四位為文件產(chǎn)生部門代碼，按照公司部門代碼表確定。第五位至第八位為文件順序號，按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編號。第九位至第十位為文件版本號，初始版本為“01”，每次修訂后依次遞增。2.示例“P001000101”表示項目文件類別下，由編號為“001”的部門產(chǎn)生的第1份文件，當前版本為01版。三、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件起草應遵循公司文件管理規(guī)范和相關業(yè)務流程，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰、易懂。2.對于項目文件，應結合項目實際情況，詳細描述項目目標、范圍、任務、進度、質量、風險等要素。3.起草人應在文件首頁注明文件名稱、編號、起草部門、起草人、日期等信息。（二）審核流程1.部門內(nèi)部審核文件起草完成后，由起草部門負責人進行審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合部門業(yè)務要求、格式是否規(guī)范、與其他相關文件是否一致等。審核通過后，起草部門負責人在文件審核欄簽字確認。2.跨部門審核（如有需要）對于涉及多個部門的文件，需進行跨部門審核。由文件管理部門組織相關部門進行會審，各部門根據(jù)職責對文件涉及本部門的內(nèi)容進行審核。會審過程中，如有意見分歧，由文件管理部門協(xié)調溝通，達成一致意見后形成審核記錄。3.最終審核與批準經(jīng)過部門內(nèi)部審核和跨部門審核（如有）的文件，提交給公司分管領導進行最終審核與批準。分管領導審核通過后，在文件批準欄簽字批準。文件一經(jīng)批準，即成為正式文件，具有效力。四、文件的發(fā)布與歸檔（一）文件發(fā)布1.文件管理部門根據(jù)文件批準結果，對文件進行編號、排版、打?。ㄈ缧瑁⑽募l(fā)布到公司IPMS系統(tǒng)或指定的共享文件夾中。2.發(fā)布后的文件應及時通知相關部門和人員查閱，確保文件能夠及時傳達和使用。3.在文件發(fā)布時，應同時更新文件的版本信息，注明最新版本號和發(fā)布日期。（二）文件歸檔1.文件管理部門負責對已發(fā)布的文件進行歸檔，按照文件分類和編號順序進行整理存放。2.歸檔文件應包括紙質文件（如有）和電子文件，電子文件應存儲在公司指定的存儲介質上，并建立相應的索引目錄，便于檢索。3.定期對歸檔文件進行盤點和清查，確保文件的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)文件缺失或損壞，應及時查找原因并進行補充或修復。五、文件的使用與借閱（一）文件使用1.公司員工可通過公司IPMS系統(tǒng)或共享文件夾查閱和使用與其工作相關的IPMS文件。2.在使用文件過程中，應嚴格遵守文件的保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播、修改文件內(nèi)容。如需引用文件內(nèi)容，應注明文件出處。3.如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在疑問或錯誤，應及時向文件管理部門或文件產(chǎn)生部門反饋，不得自行隨意處理。（二）文件借閱1.因工作需要借閱IPMS文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給文件管理部門審批。文件管理部門根據(jù)申請情況，決定是否批準借閱，并在申請表上簽署意見。3.借閱人憑批準后的《文件借閱申請表》到文件管理部門領取文件，文件管理部門應登記借閱文件的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長借閱期限，應提前向文件管理部門提出申請。逾期未還的，文件管理部門應及時催還。5.借閱人在借閱期間應妥善保管文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、污損、丟失。如發(fā)生文件損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司業(yè)務發(fā)展、項目推進或外部環(huán)境變化，如發(fā)現(xiàn)IPMS文件存在內(nèi)容過時、條款不完善、與實際情況不符等問題，需要對文件進行修訂。2.文件修訂申請由文件產(chǎn)生部門或使用部門提出，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。3.《文件修訂申請表》經(jīng)部門負責人簽字后，提交給文件管理部門。文件管理部門對修訂申請進行審核，如認為確有必要修訂，組織相關人員進行修訂工作。4.文件修訂完成后，按照文件起草與審核流程進行審核和批準，批準后的修訂文件按照文件發(fā)布與歸檔的要求進行發(fā)布和歸檔。同時，應及時更新文件的版本信息，并通知相關部門和人員。（二）文件廢止1.當文件不再適用或已被新的文件替代時，由文件管理部門提出文件廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因。2.《文件廢止申請表》經(jīng)公司分管領導批準后，文件管理部門對廢止文件進行標識和清理，從IPMS系統(tǒng)和共享文件夾中刪除，并在歸檔文件中注明廢止情況。3.對于涉及重要業(yè)務或具有歷史參考價值的廢止文件，應進行備份保存，以備后續(xù)查閱。七、文件的保密與安全（一）保密措施1.公司員工應嚴格遵守公司文件保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、項目信息等敏感內(nèi)容的IPMS文件予以保密。2.未經(jīng)公司書面授權，不得將文件內(nèi)容泄露給公司外部人員。在公司內(nèi)部，也應按照規(guī)定的權限和范圍進行傳播和使用。3.對于涉及保密內(nèi)容的文件，應在文件上加蓋“保密”標識，并采取加密存儲、限制訪問等措施。（二）安全管理1.文件管理部門應采取有效的安全措施，確保IPMS文件的存儲安全。定期對存儲設備進行備份，防止文件因自然災害、硬件故障等原因丟失。2.加強對IPMS系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和操作。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全漏洞。3.對涉及文件管理的計算機設備和存儲介質，應按照公司相關規(guī)定進行管理和維護，防止病毒感染、數(shù)據(jù)丟失等情況發(fā)生。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門定期對公司各部門的IPMS文件管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔、使用、借閱、修訂、廢止等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查過程中，應做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機制1.將IPMS文件管理工作納入公司績效考核體系，對文件管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個