廣告類合同管理制度

廣告類合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告類合同管理，規(guī)范廣告業(yè)務(wù)流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與廣告供應(yīng)商、廣告發(fā)布平臺(tái)等簽訂的各類廣告類合同，包括但不限于廣告制作合同、廣告投放合同、廣告代理合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：充分評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)。3.權(quán)責(zé)明確原則：明確合同各方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同順利履行。4.統(tǒng)一管理原則：廣告類合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。二、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)廣告業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《廣告類合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廣告項(xiàng)目的背景、目標(biāo)、內(nèi)容、預(yù)算、時(shí)間要求等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。（二）法務(wù)審核1.法務(wù)部門(mén)對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)表進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.法務(wù)部門(mén)根據(jù)審查結(jié)果出具法律意見(jiàn)，對(duì)于存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款提出修改建議。（三）合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)意見(jiàn)，負(fù)責(zé)起草廣告類合同文本。合同文本應(yīng)明確合同雙方的基本信息、廣告內(nèi)容、廣告投放時(shí)間、費(fèi)用及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。（四）合同審核會(huì)簽1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同文本提交至相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)包括但不限于市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部、行政部等。2.各會(huì)簽部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，并提出意見(jiàn)和建議。審核重點(diǎn)包括廣告內(nèi)容是否符合公司品牌形象和宣傳策略、費(fèi)用預(yù)算是否合理、支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定等。3.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)各會(huì)簽部門(mén)意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同條款符合各方要求。（五）合同審批1.經(jīng)會(huì)簽后的合同文本提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)合同的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行全面審查，并作出審批決定。2.對(duì)于重大廣告類合同，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)進(jìn)行審議批準(zhǔn)。（六）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同對(duì)方當(dāng)事人具備相應(yīng)的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門(mén)留存一份。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)廣告類合同的具體執(zhí)行，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、內(nèi)容、質(zhì)量要求等組織實(shí)施廣告項(xiàng)目。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中涉及的重大事項(xiàng)或變更，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。（二）廣告內(nèi)容審核1.廣告制作完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提交廣告內(nèi)容至市場(chǎng)部進(jìn)行審核。市場(chǎng)部應(yīng)從品牌形象、宣傳效果、法律法規(guī)等方面對(duì)廣告內(nèi)容進(jìn)行審核，確保廣告內(nèi)容符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.對(duì)于涉及公司重大決策、重要產(chǎn)品或服務(wù)宣傳的廣告，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行終審。（三）廣告投放監(jiān)控1.廣告投放期間，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注廣告投放效果，及時(shí)收集反饋信息。如發(fā)現(xiàn)廣告投放出現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)整，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)對(duì)廣告投放數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估廣告投放效果，為后續(xù)廣告投放策略調(diào)整提供依據(jù)。（四）費(fèi)用支付管理1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)廣告類合同費(fèi)用支付的審核與管理。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交費(fèi)用支付申請(qǐng)，并附相關(guān)證明材料。2.財(cái)務(wù)部審核費(fèi)用支付申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款、支付金額、支付方式、發(fā)票等是否符合合同約定和公司財(cái)務(wù)規(guī)定。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)流程辦理費(fèi)用支付手續(xù)。3.對(duì)于合同變更涉及費(fèi)用調(diào)整的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提交變更申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，經(jīng)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部按照調(diào)整后的金額進(jìn)行支付。四、合同變更與解除（一）變更條件1.在合同履行過(guò)程中，因不可抗力、政策法規(guī)變化、市場(chǎng)環(huán)境變化等原因，需要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更涉及費(fèi)用調(diào)整、廣告內(nèi)容修改、投放時(shí)間變更等重要事項(xiàng)的，應(yīng)按照合同簽訂流程重新進(jìn)行審批。（二）變更程序1.業(yè)務(wù)部門(mén)提出合同變更申請(qǐng)，填寫(xiě)《廣告類合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。3.法務(wù)部門(mén)出具法律意見(jiàn)后，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)意見(jiàn)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更事項(xiàng)、雙方權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用調(diào)整等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。4.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將變更情況及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，并按照變更后的合同內(nèi)容組織實(shí)施廣告項(xiàng)目。（三）解除條件1.合同履行過(guò)程中，出現(xiàn)下列情形之一的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以解除合同：因不可抗力致使合同無(wú)法繼續(xù)履行的；一方嚴(yán)重違反合同約定，致使合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)的；經(jīng)雙方協(xié)商同意解除合同的其他情形。2.合同解除涉及費(fèi)用結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)等問(wèn)題的，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）解除程序1.業(yè)務(wù)部門(mén)提出合同解除申請(qǐng)，填寫(xiě)《廣告類合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解除原因、解除時(shí)間、對(duì)合同履行的影響等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。3.法務(wù)部門(mén)出具法律意見(jiàn)后，業(yè)務(wù)部門(mén)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除事項(xiàng)、雙方權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用結(jié)算、違約責(zé)任等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。4.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將解除情況及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，并按照解除后的合同狀態(tài)進(jìn)行后續(xù)處理。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、審批文件、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料整理歸檔，并移交至公司檔案室。2.檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收和保管合同檔案，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案室對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)和登記。2.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件、審批文件、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要等資料，并按照順序裝訂成冊(cè)。（三）檔案保管1.檔案室應(yīng)建立健全合同檔案保管制度，確保合同檔案的安全存放。合同檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和借閱。2.檔案室應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于重要合同檔案，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)等措施，防止檔案丟失或損壞。（四）檔案借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案室進(jìn)行審批。檔案室根據(jù)審批結(jié)果辦理借閱手續(xù)，并限定借閱期限。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。六、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)廣告類合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作規(guī)范有序。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同審批流程執(zhí)行情況、合同條款履行情況、費(fèi)用支付情況、檔案管理情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立廣告類合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)責(zé)任人在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合法