壽險公司合同管理辦法

壽險公司合同管理辦法一、引言親愛的同事們，在壽險公司的運營中，合同管理至關重要。壽險合同不僅是我們與客戶建立保障關系的法律依據(jù)，更是公司穩(wěn)健發(fā)展的基石。一份完善的合同，能清晰界定雙方權利義務，有效規(guī)避風險，保障公司和客戶的合法權益。隨著公司業(yè)務的不斷拓展，合同數(shù)量日益增多，類型也越發(fā)復雜，為了確保合同管理工作的規(guī)范化、科學化、高效化，特制定本合同管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司合同管理的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司所有與壽險業(yè)務相關的合同，包括但不限于人身保險合同、再保險合同、代理合同、合作協(xié)議等各類涉及公司權利義務的書面文件。無論是公司與客戶、合作伙伴，還是內(nèi)部部門之間簽訂的合同，均應按照本辦法進行管理。三、合同管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等活動必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。我們鼓勵大家在合同起草、審核過程中，時刻保持對法律的敬畏之心，確保每一份合同都經(jīng)得起法律的檢驗。任何與法律法規(guī)相悖的條款，不僅可能導致合同無效，還會給公司帶來嚴重的法律風險。2.公平性原則：合同條款應公平合理地確定雙方的權利和義務，不得利用公司優(yōu)勢地位損害對方合法權益。我們希望大家在與合作伙伴或客戶協(xié)商合同條款時，秉持公平公正的態(tài)度，以建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關系。只有讓對方感受到公平，才能贏得信任，為公司的長遠發(fā)展奠定基礎。3.完整性原則：合同內(nèi)容應完整、明確，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。合同條款應涵蓋交易的各個關鍵環(huán)節(jié)，包括但不限于標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等。在起草合同過程中，大家要仔細斟酌每一個條款，確保合同內(nèi)容無懈可擊，不給后續(xù)履行留下隱患。4.及時性原則：合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等事宜應在規(guī)定的時間內(nèi)完成。對于業(yè)務開展過程中需要簽訂合同的情況，相關部門應及時啟動合同流程，避免因拖延導致業(yè)務延誤或產(chǎn)生其他不利影響。同時，在合同履行過程中，如出現(xiàn)需要變更或終止合同的情形，也應及時按照規(guī)定程序辦理。四、合同管理職責分工1.業(yè)務部門負責合同項目的前期洽談、調(diào)研，收集對方主體資格、信用狀況等相關資料，對合同項目的可行性、必要性進行論證，并形成書面報告。在洽談過程中，要充分了解對方需求和關注點，為后續(xù)合同條款的協(xié)商做好準備。希望大家重視前期調(diào)研工作，這是確保合同順利履行的重要前提。根據(jù)業(yè)務實際情況起草合同初稿，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務需求，并對合同條款的真實性、準確性負責。在起草合同初稿時，要參考以往類似合同的條款，結合本次業(yè)務的特點進行調(diào)整和完善。同時，要與法務部門保持溝通，及時獲取專業(yè)指導。負責合同的履行跟蹤，及時向相關部門反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并提出解決方案。在合同履行過程中，要密切關注對方的履行情況，如發(fā)現(xiàn)對方有違約跡象或可能影響合同履行的重大事項，應及時采取措施，避免損失擴大。協(xié)助法務部門處理合同糾紛，提供相關證據(jù)和資料。當合同糾紛發(fā)生時，業(yè)務部門作為直接參與方，要積極配合法務部門，提供詳細準確的信息，共同維護公司的合法權益。2.法務部門負責對合同進行法律審核，審查合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款的法律風險進行評估，并提出修改意見。法務部門在審核合同時，要嚴格依據(jù)法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，對合同條款進行細致審查，確保合同不存在法律漏洞和風險。希望法務同事們充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為公司合同管理把好法律關。參與重大合同項目的談判，從法律角度提供專業(yè)意見和建議，協(xié)助業(yè)務部門制定談判策略。在重大合同談判過程中，法務部門要提前介入，了解業(yè)務背景和談判要點，為業(yè)務部門提供有力的法律支持，確保談判結果符合公司利益。負責處理合同糾紛案件，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序，維護公司的合法權益。在處理合同糾紛時，法務部門要制定合理的應對方案，積極收集證據(jù)，爭取以最有利的方式解決糾紛，降低公司損失。定期對公司合同管理情況進行檢查和評估，針對存在的問題提出改進建議，并跟蹤整改落實情況。法務部門要通過定期檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，推動公司合同管理水平不斷提升。3.財務部門負責對合同涉及的財務條款進行審核，包括但不限于價款、結算方式、付款期限等，確保合同財務條款符合公司財務管理制度和相關法律法規(guī)的要求。財務部門在審核合同時，要重點關注財務風險，對可能影響公司資金流動和財務狀況的條款進行嚴格把關。希望財務同事們從專業(yè)角度出發(fā)，為公司合同管理提供有力的財務支持。負責按照合同約定辦理款項收付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。在款項收付過程中，要嚴格按照合同約定的金額、時間和方式進行操作，同時加強對合同執(zhí)行情況的財務分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在問題并反饋給相關部門。4.綜合管理部門負責合同的編號、登記、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺賬，確保合同資料的完整性和可追溯性。綜合管理部門要制定科學合理的合同檔案管理制度，規(guī)范合同的歸檔流程，為合同的查詢和利用提供便利。希望綜合管理部門的同事們認真細致地做好合同檔案管理工作，這是公司合同管理的重要基礎工作。負責對合同印章的使用進行管理，嚴格按照規(guī)定的程序和權限審批用印申請，確保合同印章使用的安全性和規(guī)范性。在印章管理過程中，要建立嚴格的用印審批流程，加強對印章使用的監(jiān)督，防止印章濫用給公司帶來風險。五、合同簽訂流程1.合同起草業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求和前期洽談情況，起草合同初稿。在起草合同初稿時，應優(yōu)先使用公司制定的合同示范文本。如無合適的示范文本，可參考類似業(yè)務合同或行業(yè)通行做法進行起草，但必須確保合同條款符合法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。合同初稿應包含合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。業(yè)務部門在起草過程中，要充分考慮業(yè)務實際情況，確保合同條款明確、具體、可操作性強。2.部門內(nèi)部審核合同起草完成后，業(yè)務部門應組織內(nèi)部相關人員對合同初稿進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款是否符合業(yè)務需求、是否存在潛在風險、文字表述是否準確等。審核人員應認真細致地對合同進行審查，提出具體的修改意見，并簽字確認。業(yè)務部門負責人對合同初稿及內(nèi)部審核意見進行綜合審查，確保合同內(nèi)容準確無誤，符合業(yè)務部門整體利益。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時組織修改完善。只有經(jīng)過業(yè)務部門負責人審核通過的合同，才能進入下一流程。3.法律審核業(yè)務部門將經(jīng)過內(nèi)部審核的合同初稿提交法務部門進行法律審核。提交時應同時提供合同項目背景資料、前期洽談記錄等相關文件，以便法務部門全面了解合同情況。法務部門在收到合同初稿后，應在規(guī)定時間內(nèi)完成法律審核工作。審核重點包括合同的合法性、合規(guī)性、條款的完整性、法律風險的評估等。對于存在法律問題的合同，法務部門應提出明確的修改意見，并與業(yè)務部門進行溝通。業(yè)務部門根據(jù)法務部門的修改意見對合同進行修改完善。如對法務部門的意見有不同看法，應及時與法務部門進行協(xié)商，達成一致意見后再對合同進行修改。只有經(jīng)過法務部門審核通過的合同，才能繼續(xù)推進簽訂流程。4.財務審核經(jīng)過法律審核的合同，由業(yè)務部門提交財務部門進行財務審核。財務部門主要審核合同涉及的財務條款，如價款、結算方式、付款期限等是否符合公司財務管理制度和相關法律法規(guī)的要求。財務部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)財務條款存在問題，應及時提出修改意見，并與業(yè)務部門進行溝通。業(yè)務部門根據(jù)財務部門的意見對合同進行相應修改。只有財務審核通過的合同，才能進入合同簽訂環(huán)節(jié)。5.領導審批經(jīng)過法律審核和財務審核的合同，由業(yè)務部門提交公司領導進行審批。領導審批主要從公司整體戰(zhàn)略、業(yè)務發(fā)展、風險控制等方面對合同進行綜合考量。公司領導在審批過程中，如對合同有意見或建議，應及時反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門根據(jù)領導意見對合同進行修改完善，再次提交領導審批，直至領導審批通過。6.合同簽訂合同經(jīng)領導審批通過后，由業(yè)務部門負責與對方簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務部門應再次核對合同內(nèi)容，確保與審批通過的版本一致。合同簽訂應采用書面形式，并由雙方法定代表人或授權代表簽字（或蓋章），同時加蓋公司合同專用章。授權代表簽訂合同的，應出具法定代表人授權委托書。在簽訂合同過程中，要嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，確保合同簽訂的有效性。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件及相關資料提交綜合管理部門進行編號、登記、歸檔。綜合管理部門要在合同管理臺賬中詳細記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等內(nèi)容，以便后續(xù)查詢和管理。六、合同履行管理1.履行跟蹤業(yè)務部門作為合同履行的主要責任部門，應建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析。在合同履行過程中，要密切關注對方的履行情況，如發(fā)現(xiàn)對方有違約跡象或可能影響合同履行的重大事項，應及時采取措施，并向相關部門報告。業(yè)務部門應按照合同約定，及時履行己方義務，確保合同順利履行。在履行過程中，如因客觀原因需要變更履行方式或時間等，應及時與對方協(xié)商，并按照規(guī)定程序辦理合同變更手續(xù)。2.款項收付財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項收付手續(xù)。在付款前，要嚴格審核相關憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。對于收款情況，要及時進行確認和入賬，確保公司資金及時回籠。業(yè)務部門應協(xié)助財務部門做好款項收付工作，及時提供與款項收付相關的資料和信息。如對方未按照合同約定支付款項，業(yè)務部門應及時與對方溝通協(xié)調(diào)，必要時采取法律手段維護公司合法權益。3.合同變更與轉(zhuǎn)讓合同履行過程中，如因業(yè)務需要或其他原因需對合同進行變更，由業(yè)務部門提出變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容等，并附上相關證明材料。變更申請應按照合同簽訂流程進行審批，經(jīng)法務部門、財務部門、公司領導等審核通過后，方可與對方簽訂合同變更協(xié)議。合同轉(zhuǎn)讓應嚴格按照法律法規(guī)和合同約定進行。業(yè)務部門如需轉(zhuǎn)讓合同權利或義務，應提出轉(zhuǎn)讓申請，說明轉(zhuǎn)讓原因、受讓方基本情況等，并附上相關證明材料。轉(zhuǎn)讓申請同樣需按照合同簽訂流程進行審批，經(jīng)審核通過后，方可辦理合同轉(zhuǎn)讓手續(xù)。4.合同終止合同履行完畢或出現(xiàn)合同約定的終止情形，業(yè)務部門應及時辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，業(yè)務部門應與對方進行結算，清理雙方的債權債務關系。綜合管理部門應在合同管理臺賬中注明合同終止情況，并將合同相關資料整理歸檔。對于因合同終止可能產(chǎn)生的后續(xù)事項，如保密義務、售后服務等，業(yè)務部門應按照合同約定繼續(xù)履行。七、合同糾紛處理1.糾紛預防各部門應加強合同管理，嚴格按照本辦法的規(guī)定簽訂、履行合同，從源頭上預防合同糾紛的發(fā)生。在合同簽訂前，要充分做好前期調(diào)研和風險評估工作；在合同履行過程中，要密切關注對方履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。法務部門應定期組織合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范能力。通過培訓，使大家熟悉合同簽訂、履行過程中的法律風險點，掌握防范和應對措施，避免因自身原因?qū)е潞贤m紛。2.糾紛處理程序合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時向法務部門報告，并提供相關證據(jù)和資料。法務部門應立即對糾紛情況進行分析評估，制定應對方案。對于能夠通過協(xié)商解決的糾紛，法務部門應會同業(yè)務部門與對方進行協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。在協(xié)商過程中，要保持冷靜、理性，以維護公司合法權益為出發(fā)點，尋求雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商不成，法務部門應根據(jù)糾紛的具體情況，決定是否通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。在仲裁或訴訟過程中，法務部門應代表公司積極參與，提供充分的證據(jù)和法律依據(jù)，維護公司的合法權益。糾紛處理結束后，法務部門應及時將處理結果反饋給相關部門，并對糾紛產(chǎn)生的原因進行分析總結，提出改進措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。八、合同檔案管理1.檔案收集綜合管理部門負責合同檔案的收集工作。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件及相關資料（包括但不限于合同起草稿、審核意見、談判記錄、授權委托書等）提交綜合管理部門。綜合管理部門應定期對合同檔案進行整理，確保檔案資料的完整性和準確性。對于缺失的資料，應及時通知業(yè)務部門補充完善。2.檔案編號與登記綜合管理部門應對收集的合同檔案進行編號，并在合同管理臺賬中進行詳細登記。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。登記內(nèi)容包括合同編號、合同名稱、簽訂時間、合同雙方、履行情況等。3.檔案保管綜合管理部門應設立專門的合同檔案保管場所，配備必要的設施設備，確保合同檔案的安全存放。合同檔案應按照一定的分類方法進行存放，便于查找和利用。合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。對于超過保管期限的合同檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀處理。在銷毀前，應進行詳細登記，并經(jīng)公司領導批準。4.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱合同檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管合同檔案，不得涂改、損壞、丟失。歸還時，綜合管理部門應進行檢查核對。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查法務部門會同綜合管理部門定期對公司合同管理情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等各個環(huán)節(jié)，以及合同檔案管理情況。在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)合同管