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文檔簡介

監(jiān)理機構(gòu)資料管理辦法一、前言親愛的同事們,在我們監(jiān)理工作的長期實踐中,資料管理一直是一項至關(guān)重要的工作。它猶如我們工作的“記憶庫”,記錄著項目從起始到結(jié)束的點點滴滴,對項目的順利推進、質(zhì)量把控以及后期的追溯和總結(jié)都起著不可或缺的作用。隨著行業(yè)的發(fā)展和法律法規(guī)的日益完善,為了更好地規(guī)范我們的資料管理工作,確保各項工作有據(jù)可依、有章可循,特制定本《監(jiān)理機構(gòu)資料管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守,讓我們共同把資料管理工作做得更加科學、高效。二、資料管理的目標與原則1.目標我們資料管理的主要目標,是確保監(jiān)理工作中產(chǎn)生的各類資料能夠及時、準確、完整地收集、整理、存儲和利用。這些資料不僅要滿足項目建設(shè)過程中的監(jiān)管需求,還要為項目竣工后的驗收、維護以及可能出現(xiàn)的各類審查提供有力支持。通過良好的資料管理,提升我們監(jiān)理機構(gòu)的工作效率和服務質(zhì)量,樹立專業(yè)、可靠的企業(yè)形象。2.原則真實性原則:資料應如實反映監(jiān)理工作的實際情況和項目建設(shè)的真實過程。每一份資料都應當是現(xiàn)場實際操作和決策的真實記錄,堅決杜絕虛假資料的產(chǎn)生。希望大家在日常工作中,秉持實事求是的態(tài)度,認真填寫和記錄各類資料。完整性原則:要保證資料的全面性,涵蓋監(jiān)理工作的各個環(huán)節(jié)和項目建設(shè)的各個階段。從項目的前期規(guī)劃、施工過程到竣工驗收,每一個關(guān)鍵節(jié)點的資料都不能遺漏。我們鼓勵大家在工作中養(yǎng)成隨時整理資料的習慣,確保資料的完整性。準確性原則:資料中的數(shù)據(jù)、文字表述等必須準確無誤。這就要求我們在填寫資料時要認真仔細,對數(shù)據(jù)進行反復核對,避免因粗心大意導致的錯誤。只有準確的資料,才能為我們的決策和工作提供可靠的依據(jù)。及時性原則:資料的收集、整理和歸檔要及時進行。在每一項監(jiān)理工作完成后,應盡快將相關(guān)資料整理好,按照規(guī)定的流程進行歸檔。拖延資料整理工作,不僅容易導致資料的丟失或遺忘,還可能影響到后續(xù)工作的開展。希望大家能夠重視資料整理的時效性,做到日清月結(jié)。三、資料的分類與范圍1.監(jiān)理規(guī)劃與細則類監(jiān)理規(guī)劃:它是我們對整個監(jiān)理項目的總體策劃和安排,包括項目概況、監(jiān)理工作范圍、目標、依據(jù)、程序、方法和措施等內(nèi)容。在項目開始初期,由總監(jiān)理工程師組織編寫,經(jīng)監(jiān)理單位技術(shù)負責人審核批準后實施。監(jiān)理實施細則:針對工程項目中某一專業(yè)或某一方面的監(jiān)理工作而制定的操作性文件。它是在監(jiān)理規(guī)劃的基礎(chǔ)上,結(jié)合具體工程特點和施工工藝,對監(jiān)理工作的流程、控制要點、目標值等進行詳細的規(guī)定。各專業(yè)監(jiān)理工程師應根據(jù)所負責的工作內(nèi)容,在相應工程施工前編制完成。2.監(jiān)理指令與文件類監(jiān)理通知單:當發(fā)現(xiàn)施工過程中存在質(zhì)量、安全等問題時,我們以監(jiān)理通知單的形式要求施工單位進行整改。通知單應明確指出問題所在、整改要求和整改期限,并要求施工單位在規(guī)定時間內(nèi)回復整改情況。工程暫停令:在施工過程中出現(xiàn)嚴重質(zhì)量、安全事故或其他緊急情況,需要暫時停止施工時,由總監(jiān)理工程師簽發(fā)工程暫停令。同時,要明確暫停施工的范圍、原因和復工條件等。監(jiān)理工作聯(lián)系單:用于與建設(shè)單位、施工單位等各方之間就工程有關(guān)事項進行溝通和協(xié)調(diào)。聯(lián)系單的內(nèi)容可以包括工作安排、技術(shù)問題探討、會議通知等。3.工程質(zhì)量控制資料類施工圖紙及設(shè)計文件:包括施工圖紙、設(shè)計變更通知、圖紙會審記錄等。這些資料是我們進行工程質(zhì)量控制的重要依據(jù),應妥善保管,并確保其有效性和完整性。施工單位資質(zhì)及人員資格報審資料:施工單位在進場前,需向我們報送企業(yè)資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、項目經(jīng)理及主要管理人員的資格證書等資料。我們要對這些資料進行嚴格審核,確保施工單位具備相應的施工能力和人員配備。工程材料、構(gòu)配件和設(shè)備報審資料:施工單位采購的工程材料、構(gòu)配件和設(shè)備進場時,應向我們報送質(zhì)量證明文件、檢驗報告等資料,并申請進行檢驗和驗收。我們要按照相關(guān)標準和規(guī)范,對進場的材料、構(gòu)配件和設(shè)備進行嚴格檢驗,合格后方可用于工程建設(shè)。檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收資料:在施工過程中,我們要按照驗收規(guī)范的要求,對各檢驗批、分項、分部工程進行質(zhì)量驗收,并填寫相應的驗收記錄。這些驗收資料是工程質(zhì)量的重要證明文件,必須認真填寫和保存。4.工程進度控制資料類總進度計劃及月、周進度計劃:施工單位應在項目開工前向我們報送總進度計劃,明確項目的總體進度安排。同時,每月、每周還應報送月、周進度計劃,以便我們對工程進度進行跟蹤和控制。工程進度報表:施工單位應定期向我們報送工程進度報表,反映工程實際進展情況。我們要對進度報表進行認真審核,并與計劃進度進行對比分析,及時發(fā)現(xiàn)進度偏差,采取相應的措施進行調(diào)整。工程延期申請及審批資料:如果由于非施工單位原因?qū)е鹿こ萄悠?,施工單位應向我們提出工程延期申請,并提供相關(guān)證明材料。我們要對延期申請進行認真審查,根據(jù)實際情況作出是否批準的決定,并做好相應的記錄。5.工程投資控制資料類工程計量與支付資料:我們要按照施工合同的約定,對施工單位完成的工程量進行計量,并審核工程進度款支付申請。相關(guān)的計量記錄和支付憑證等資料應妥善保存,作為工程投資控制的重要依據(jù)。工程變更費用報審資料:當發(fā)生工程變更時,施工單位應及時報送工程變更費用報審資料,包括變更工程量清單、費用計算書等。我們要對變更費用進行嚴格審核,確保變更費用的合理性和準確性。索賠與反索賠資料:如果施工單位提出索賠要求,我們要對索賠事項進行認真調(diào)查和核實,根據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)作出處理決定。同時,如果建設(shè)單位提出反索賠,我們也要協(xié)助建設(shè)單位做好相關(guān)工作,并保存好索賠與反索賠的相關(guān)資料。6.合同管理資料類監(jiān)理合同:我們與建設(shè)單位簽訂的監(jiān)理合同,明確了雙方的權(quán)利和義務、監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容、監(jiān)理費用等重要事項。合同是我們開展監(jiān)理工作的重要依據(jù),應妥善保管。施工合同及其他相關(guān)合同:我們要對建設(shè)單位與施工單位簽訂的施工合同以及其他與工程建設(shè)有關(guān)的合同進行備案管理。了解合同的主要條款和內(nèi)容,以便在監(jiān)理工作中對合同的履行情況進行監(jiān)督和管理。合同變更及補充協(xié)議:在合同履行過程中,如果發(fā)生合同變更或簽訂補充協(xié)議,我們要及時收集相關(guān)資料,并對變更和補充的內(nèi)容進行跟蹤和落實。7.安全管理資料類施工單位安全資質(zhì)及人員資格報審資料:與質(zhì)量控制資料中的施工單位資質(zhì)及人員資格報審類似,但這里主要側(cè)重于安全方面的資質(zhì)和資格,如安全生產(chǎn)許可證、安全管理人員資格證書等。安全專項施工方案報審資料:對于危險性較大的分部分項工程,施工單位應編制安全專項施工方案,并向我們報審。我們要組織專家對方案進行論證和審核,確保方案的可行性和安全性。安全檢查記錄及整改通知:我們要定期對施工現(xiàn)場進行安全檢查,并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)安全隱患時,及時向施工單位發(fā)出整改通知,要求其限期整改。同時,要跟蹤整改情況,確保安全隱患得到徹底消除。8.會議紀要類第一次工地會議紀要:在項目開工前,由建設(shè)單位主持召開第一次工地會議,我們要做好會議記錄,并整理形成會議紀要。會議紀要應明確各方的責任和義務、項目的總體安排以及相關(guān)的工作要求等。監(jiān)理例會會議紀要:監(jiān)理例會是我們在項目建設(shè)過程中定期召開的會議,主要對工程質(zhì)量、進度、安全等方面的工作進行總結(jié)和分析,協(xié)調(diào)解決存在的問題。每次例會后,我們要及時整理會議紀要,發(fā)送給參會各方,并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。專題會議紀要:針對工程建設(shè)中的某一專項問題,如技術(shù)難題、質(zhì)量事故處理等,我們會組織召開專題會議。同樣,要做好專題會議的記錄和紀要整理工作,確保問題得到妥善解決。9.監(jiān)理日志與月報類監(jiān)理日志:由監(jiān)理人員每天填寫,記錄當天施工現(xiàn)場的天氣情況、施工進展、質(zhì)量安全狀況、監(jiān)理工作內(nèi)容等。監(jiān)理日志是監(jiān)理工作的日常記錄,反映了監(jiān)理人員的工作軌跡和項目的實際情況,應認真填寫,做到內(nèi)容詳實、字跡清晰。監(jiān)理月報:每月由總監(jiān)理工程師組織編寫,向建設(shè)單位匯報本月工程建設(shè)的綜合情況,包括工程質(zhì)量、進度、投資、安全等方面的進展,存在的問題及解決措施,下月工作計劃等。監(jiān)理月報是我們與建設(shè)單位溝通的重要文件,應做到數(shù)據(jù)準確、分析客觀、建議合理。10.竣工驗收資料類工程竣工報告:施工單位在工程完工后,向我們提交工程竣工報告,申請竣工驗收。我們要對竣工報告進行審核,確認工程是否具備竣工驗收條件。工程質(zhì)量評估報告:由總監(jiān)理工程師組織編寫,對工程質(zhì)量進行全面評估,包括工程質(zhì)量驗收情況、質(zhì)量事故處理情況、工程質(zhì)量等級評定等內(nèi)容。工程質(zhì)量評估報告是工程竣工驗收的重要依據(jù)之一??⒐を炇沼涗浖跋嚓P(guān)文件:包括竣工驗收會議紀要、竣工驗收證書等資料。這些資料標志著項目建設(shè)的正式結(jié)束,應妥善保存,作為項目檔案的重要組成部分。四、資料管理的職責分工1.總監(jiān)理工程師全面負責監(jiān)理機構(gòu)資料管理工作的領(lǐng)導和協(xié)調(diào)。確保資料管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及本辦法的要求。審核監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等重要資料,對資料的準確性和完整性負責。組織對重大問題的討論和決策,并督促相關(guān)資料的整理和歸檔。2.專業(yè)監(jiān)理工程師負責本專業(yè)相關(guān)資料的收集、整理和初步審核工作。確保本專業(yè)的施工圖紙、技術(shù)文件、質(zhì)量驗收資料等準確、完整。編寫本專業(yè)的監(jiān)理實施細則、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告中本專業(yè)部分的內(nèi)容等資料。對施工單位報送的本專業(yè)的工程材料、構(gòu)配件和設(shè)備報審資料、施工方案等進行審核,并簽署意見。3.監(jiān)理員在專業(yè)監(jiān)理工程師的指導下,負責現(xiàn)場監(jiān)理資料的收集工作,如監(jiān)理日志的填寫、旁站記錄、見證取樣記錄等。協(xié)助專業(yè)監(jiān)理工程師對施工單位報送的資料進行整理和歸檔,確保資料的有序存放。4.資料管理員負責監(jiān)理機構(gòu)資料的統(tǒng)一管理,包括資料的分類、編號、登記、存儲、借閱和銷毀等工作。對收到的各類資料進行形式審查,檢查資料的完整性和規(guī)范性,對不符合要求的資料及時退回相關(guān)責任人進行補充或修正。建立資料管理臺賬,定期對資料進行盤點和清理,確保資料的安全和可追溯性。五、資料的收集與整理1.收集要求資料收集應遵循及時性原則,各項監(jiān)理工作完成后,相關(guān)責任人應在規(guī)定時間內(nèi)將資料提交給資料管理員。一般情況下,監(jiān)理日志應每天填寫并提交,監(jiān)理通知單、工程變更通知等文件應在發(fā)出后24小時內(nèi)提交,其他資料根據(jù)實際工作進展情況及時提交。收集的資料應確保真實性和完整性,嚴禁偽造或篡改資料。資料內(nèi)容應清晰、準確,簽字蓋章齊全。對于復印件,應注明原件存放處,并由提供單位加蓋公章。2.整理要求資料整理應按照分類標準進行,同一類資料應按照時間順序或項目進展順序進行排列。例如,工程質(zhì)量驗收資料應按照檢驗批、分項、分部工程的順序整理,每一個檢驗批資料應按照施工時間先后排列。資料應進行編號管理,編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則由資料管理員統(tǒng)一制定,一般應包含項目名稱、資料類別、年份、順序號等信息。例如,某項目2024年的第一份監(jiān)理通知單編號可以為“[項目名稱]監(jiān)通2024001”。整理好的資料應進行裝訂,裝訂應牢固、整齊,便于保管和查閱。裝訂材料應選用符合檔案管理要求的紙張和裝訂用品,避免使用易生銹的金屬裝訂物。六、資料的存儲與保管1.存儲環(huán)境我們應設(shè)立專門的資料室或資料柜,用于存放監(jiān)理資料。資料室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件。室內(nèi)溫度應控制在14℃24℃之間,相對濕度應控制在45%60%之間。資料柜應選用質(zhì)量可靠、便于分類存放的產(chǎn)品,資料應按照類別和編號有序擺放。2.存儲期限監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理合同、施工合同等重要資料應長期保存。工程質(zhì)量控制資料、工程進度控制資料、工程投資控制資料、安全管理資料等應保存至工程竣工驗收合格后至少5年。監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、會議紀要等資料應保存至工程竣工驗收合格后至少3年。其他一般性資料的保存期限,可根據(jù)實際情況由總監(jiān)理工程師確定,但一般不應少于1年。3.保管要求資料管理員應定期對資料進行檢查和維護,如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、霉變、蟲蛀等情況,應及時采取措施進行修復或處理。對電子資料,應定期進行備份,備份介質(zhì)應選用質(zhì)量可靠、存儲容量大的產(chǎn)品,并分別存儲在不同的地點,防止因存儲介質(zhì)損壞或丟失導致資料丟失。同時,要確保電子資料的安全性,設(shè)置訪問權(quán)限,防止資料被非法篡改或泄露。七、資料的借閱與銷毀1.借閱管理因工作需要借閱資料時,借閱人應填寫《資料借閱申請表》,注明借閱資料的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息,經(jīng)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)人批準后,到資料管理員處辦理借閱手續(xù)。資料管理員應建立《資料借閱臺賬》,記錄借閱人的姓名、部門、借閱資料的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料,如需延期,應提前辦理延期手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的資料,不得轉(zhuǎn)借他人,不得在資料上涂改、標記、損壞。歸還資料時,資料管理員應認真檢查資料的完整性和完好性,如有問題,應及時查明原因并追究相關(guān)責任。2.銷毀管理對于超過保存期限且無繼續(xù)保存價值的資料,由資料管理員提出銷毀申請,填寫《資料

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