《項目部印章管理辦法》

《項目部印章管理辦法》?一、總則（一）目的為加強公司項目部印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管和銷毀等行為，防范印章使用風險，維護公司的合法權(quán)益和正常經(jīng)營秩序，根據(jù)國家相關法律法規(guī)以及公司的實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司下屬各項目部印章的管理工作。本辦法所指的項目部印章包括項目部公章、項目部財務專用章、項目部合同專用章等具有特定用途的印章。（三）管理原則1.歸口管理原則：項目部印章的管理工作由公司綜合管理部門歸口負責，各項目部應在公司的統(tǒng)一指導下進行印章的使用和管理。2.風險防控原則：建立健全印章管理制度，加強對印章使用過程的監(jiān)督和控制，有效防范印章使用風險。3.規(guī)范操作原則：嚴格按照本辦法規(guī)定的程序和要求刻制、使用、保管和銷毀印章，確保印章管理工作的規(guī)范化、標準化。二、印章的刻制（一）刻制申請1.項目部成立后，如需刻制印章，應向公司綜合管理部門提出書面申請。申請內(nèi)容應包括項目部名稱、印章種類、用途、數(shù)量等信息，并附項目部成立的相關文件。2.申請刻制項目部財務專用章和合同專用章的，還需分別經(jīng)公司財務部門和法務部門審核同意。（二）刻制審批1.公司綜合管理部門收到項目部的刻制申請后，應進行審核。審核內(nèi)容包括申請的合理性、合規(guī)性以及是否符合公司的相關規(guī)定。2.對于符合要求的申請，公司綜合管理部門應報公司領導審批。經(jīng)公司領導批準后，方可進行印章的刻制。（三）刻制實施1.印章刻制工作由公司綜合管理部門統(tǒng)一負責組織實施。公司綜合管理部門應選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。2.印章刻制完成后，公司綜合管理部門應及時對印章進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、樣式、字體等是否符合要求。驗收合格后，應辦理印章交接手續(xù)，將印章交付項目部使用。（四）印章備案1.項目部收到印章后，應及時將印章的印模報公司綜合管理部門備案。備案內(nèi)容包括印章的種類、樣式、啟用日期等信息。2.公司綜合管理部門應建立印章管理檔案，對印章的刻制、使用、保管和銷毀等情況進行記錄和管理。三、印章的使用（一）使用范圍1.項目部公章主要用于項目部對外聯(lián)系工作、報送文件、出具證明等一般性事務。2.項目部財務專用章主要用于項目部的財務收支、資金結(jié)算等財務活動。3.項目部合同專用章主要用于項目部簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟文件。（二）使用流程1.申請：需要使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.審批：《印章使用申請表》應按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。一般事項由項目部負責人審批；重要事項需報公司領導審批。3.用?。航?jīng)審批同意后，印章保管人員應按照《印章使用申請表》的內(nèi)容進行用印。用印時應確保印章清晰、端正，與用印文件內(nèi)容相符。4.登記：印章保管人員應在用印后及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印時間、用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。（三）使用限制1.嚴禁在空白文件、空白介紹信、空白合同等上用印。確因工作需要，需在空白文件上用印的，應經(jīng)公司領導特別批準，并嚴格控制空白文件的發(fā)放數(shù)量和用途。2.印章原則上不得帶出項目部使用。確因工作需要，需將印章帶出項目部使用的，應填寫《印章外借申請表》，經(jīng)公司領導批準后，由兩人以上共同攜帶使用，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.不得擅自將印章交他人使用。如因工作需要，需臨時委托他人保管印章的，應辦理委托手續(xù)，并報項目部負責人備案。（四）合同用印的特殊規(guī)定1.簽訂合同前，合同承辦部門應嚴格按照公司的合同管理規(guī)定對合同進行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、條款的完整性等。2.合同用印時，應確保合同內(nèi)容與審批通過的合同文本一致。如有變更，應重新履行審批手續(xù)。3.對于重大合同、涉及金額較大的合同，應經(jīng)公司法務部門審核，并報公司領導審批后，方可加蓋合同專用章。四、印章的保管（一）保管人員1.項目部應指定專人負責印章的保管工作。印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印章管理的相關規(guī)定。2.印章保管人員應保持相對穩(wěn)定，如有變動，應及時辦理印章交接手續(xù)。（二）保管要求1.印章應存放在專門的保險柜或文件柜中，確保印章的安全。保險柜或文件柜的鑰匙由印章保管人員專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應及時報告項目部負責人和公司綜合管理部門。3.印章保管場所應保持整潔、干燥，防止印章受潮、生銹。（三）交接管理1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應填寫《印章交接登記表》，辦理印章交接手續(xù)。2.交接時，應在項目部負責人的監(jiān)督下進行，確保印章交接清楚、準確。交接內(nèi)容包括印章的實物、印模、《印章使用登記簿》等相關資料。3.交接完成后，交接雙方和監(jiān)交人應在《印章交接登記表》上簽字確認。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.項目部撤銷、合并或名稱變更時，原項目部印章應停止使用。2.印章磨損、損壞或樣式變更時，應停止使用原印章，并及時申請刻制新印章。（二）停用處理1.印章停用后，印章保管人員應及時將印章交回公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門應在印章管理檔案中注明印章停用日期和原因，并對停用的印章進行封存保管。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，公司綜合管理部門應填寫《印章銷毀申請表》，報公司領導審批。2.經(jīng)公司領導批準后，公司綜合管理部門應組織專人對印章進行銷毀。銷毀時應采用粉碎、熔化等方式，確保印章無法恢復使用。3.銷毀完成后，銷毀人員應在《印章銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司領導。六、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司綜合管理部門應定期對項目部印章的管理情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括印章的刻制、使用、保管、銷毀等是否符合本辦法的規(guī)定。2.項目部應定期對本項目部印章的使用情況進行自查，并將自查情況報公司綜合管理部門。（二）責任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管、銷毀印章的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予