天津護照報備與管理辦法

天津護照報備與管理辦法一、總則（一）目的為加強天津地區(qū)護照報備與管理工作，規(guī)范護照使用行為，保障公司/組織正常運營秩序，維護國家利益和安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于天津地區(qū)所有涉及護照使用的公司/組織及其員工，包括但不限于因公出國（境）人員、因私出國（境）需報備的人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關外事管理規(guī)定，確保護照報備與管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強護照信息安全保護，防止護照遺失、被盜用等情況發(fā)生，確保國家秘密和公司/組織商業(yè)機密不泄露。3.分級管理原則：根據護照使用人員的職務、業(yè)務范圍等因素，實行分級分類管理，明確各級管理職責和權限。4.動態(tài)跟蹤原則：對護照的申請、審批、使用、歸還等全過程進行動態(tài)跟蹤，及時掌握護照狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。二、報備主體與范圍（一）報備主體1.公司/組織內所有需使用護照出國（境）的員工，包括但不限于因公出國（境）執(zhí)行公務、參加培訓、商務洽談、學術交流等活動的人員。2.因私出國（境）但根據公司/組織規(guī)定需要進行報備的人員，如涉及重要崗位、掌握關鍵信息等情況。（二）報備范圍1.因公護照：包括外交護照、公務護照、公務普通護照等，適用于執(zhí)行國家公務、從事外交活動、商務合作等因公出國（境）任務。2.因私護照：員工因個人事務出國（境）所使用的普通護照。三、報備流程（一）因公護照報備流程1.申請：員工根據出國（境）任務需求，填寫《天津地區(qū)因公護照申請表》，詳細說明出國（境）事由、行程安排、在外停留時間等信息，并提交相關證明材料，如邀請函、任務批件等。2.審批：所在部門負責人對申請進行初審，審核通過后報公司/組織外事管理部門。外事管理部門對申請材料進行全面審查，重點審核出國（境）任務的必要性、合規(guī)性以及申請人的資格條件等。審核通過后，報公司/組織主管領導審批。3.備案：經主管領導審批同意后，外事管理部門將申請信息錄入護照報備管理系統(tǒng)，并向天津市外事辦公室提交備案申請，領取因公護照。4.領取：員工憑有效身份證件到外事管理部門領取因公護照，并簽署《天津地區(qū)因公護照領取登記表》。（二）因私護照報備流程1.告知：員工應在計劃因私出國（境）前[X]個工作日，向所在部門負責人提交《天津地區(qū)因私護照報備告知書》，說明出國（境）時間、地點、事由等信息。2.審批：所在部門負責人根據員工崗位性質、工作安排等情況進行審批。對于涉及重要崗位、掌握關鍵信息的員工，需報公司/組織主管領導審批。3.備案：經審批同意后，員工所在部門將報備信息匯總報送公司/組織人事部門備案。人事部門將相關信息錄入員工個人檔案，并在護照報備管理系統(tǒng)中進行登記。四、護照管理（一）護照保管1.因公護照由公司/組織外事管理部門指定專人負責保管，并建立護照保管臺賬，詳細記錄護照的領取、使用、歸還等情況。2.因私護照由員工本人妥善保管，不得轉借他人。如因特殊原因需要委托他人保管，必須經所在部門負責人批準，并辦理書面委托手續(xù)。3.護照應存放在安全可靠的地方，避免遺失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)護照遺失或被盜，應立即向所在部門負責人報告，并及時向公安機關報案。同時，外事管理部門應按照規(guī)定程序向天津市外事辦公室申請補發(fā)護照。（二）護照使用1.因公護照只能用于批準的出國（境）任務，不得擅自更改行程或從事與任務無關的活動。如需變更行程，必須提前報經原審批部門批準，并辦理相關手續(xù)。2.因私護照使用應遵守國家法律法規(guī)和公司/組織相關規(guī)定，不得利用因私出國（境）從事?lián)p害國家利益、公司/組織利益或違反社會公德的活動。3.員工在出國（境）期間，應妥善保管護照，不得隨意交由他人使用。如因工作需要確需他人代持護照，必須經所在部門負責人批準，并辦理書面委托手續(xù)。同時，代持人應嚴格按照委托事項使用護照，不得擅自更改用途。（三）護照歸還1.因公護照使用完畢后，員工應在回國（境）后[X]個工作日內，將護照交回公司/組織外事管理部門。外事管理部門核對護照信息無誤后，在護照保管臺賬上進行登記，并將護照交天津市外事辦公室注銷。2.因私護照使用完畢后，員工應在回國（境）后[X]個工作日內，將護照交所在部門負責人查驗。如無問題，由所在部門負責人將護照信息反饋給人事部門備案。五、監(jiān)督檢查（一）定期檢查公司/組織外事管理部門會同人事部門定期對護照報備與管理情況進行檢查，重點檢查護照的申請、審批、使用、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，護照保管是否安全等。檢查結果應形成書面報告，報公司/組織主管領導審閱。（二）不定期抽查公司/組織主管領導或紀檢監(jiān)察部門可根據工作需要，對護照報備與管理情況進行不定期抽查。抽查內容包括護照使用人員的實際行程與報備信息是否一致、護照保管是否符合要求等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時責令整改，并追究相關人員責任。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分；情節(jié)嚴重的，依法依規(guī)追究法律責任。2.如因護照管理不善導致國家利益、公司/組織利益受損或造成不良影響的，公司/組織將對相關責任人進行嚴肅問責，并要求其承擔相應的經濟賠償責任。六、信息管理（一）護照報備管理系統(tǒng)公司/組織應建立完善的護照報備管理系統(tǒng)，實現(xiàn)護照申請、審批、備案、保管、使用、歸還等全過程信息化管理。護照報備管理系統(tǒng)應與天津市外事辦公室護照管理系統(tǒng)進行對接，確保信息實時共享和動態(tài)更新。（二）信息安全1.加強護照報備管理系統(tǒng)的安全防護，設置嚴格的用戶權限和密碼管理制度，防止信息泄露和非法訪問。2.對涉及護照報備的各類文件、資料等進行分類管理，嚴格控制知悉范圍，確保信息安全保密。七、培訓與宣傳（一）培訓公司/組織應定期組織護照報備與管理相關知識培訓，提高員工對護照管理重要性的認識，熟悉護照報備流程和管理規(guī)定。培訓內容包括國家法律法規(guī)、外事政策、護照使用注意事項等。（二）宣傳通過內部網站、宣傳欄、宣傳手冊等多種形式，廣泛宣傳護照報備與管理辦法，使員工了解護照管理的各項規(guī)定和要求，增強員工的法律意識和責任意識。八、附則（一）解釋權本辦法由公司