設備備件采購流程的注意事項.docx

設備備件采購流程的注意事項設備是企業(yè)生產的工具，隨著企業(yè)生產規(guī)模的不斷擴大，設備的采購也就越來越多，企業(yè)總是在追求最小的投入帶來最大的產出。但是，采購人員不懂設備，設備人員不懂采購，生產、設備、采購脫節(jié)等問題的存在，導致了企業(yè)采購的設備問題不斷。新設備買回來用不起來，新設備達不到產能要求或合格率低，設備故障不斷等許多問題接踵而來，看似低價的設備卻帶來昂貴的運行成本，“低成本采購”成為空談!企業(yè)在采購設備時，首先要考慮是否真正需要?？磥砗唵蔚膯栴}，真要做好并不簡單。某企業(yè)09年6月份的一份采購申請，要求在已經(jīng)擁有8臺空調6臺除濕機的廠房內再增加2臺除濕機，理由是近期濕度不達標。審查這個需求時發(fā)現(xiàn)濕度計沒有檢定，集中所有濕度計在一個位置讀數(shù)竟相差6%。進一步檢查發(fā)現(xiàn)，已有的設備中有2臺根本就處于損壞狀態(tài)，一臺空調排水在室內，于是否決了采購申請，避免了額外的投資。還有一家企業(yè)，某產品使用進口四折機完成四道彎折彎工藝，由于開發(fā)了一款新品，使其中兩道彎尺寸發(fā)生變化，于是申請增加一臺同樣設備。審查發(fā)現(xiàn)通過原模具開槽的辦法也可以滿足新產品需求，于是否決了采購申請，避免了損失。類似這樣的問題在實際工作中大量存在，要求我們的申請部門、設備部門認真審查每一個需求，看是否真的沒有其他解決辦法，為企業(yè)節(jié)約每一份投資。其次要考慮設備的檔次定位，不同的背景，不同的用途要有不同的定位。參觀通道是企業(yè)的窗口，當然要選用高檔一些的設備，新產品開發(fā)使用的專用設備就要低檔，避免新產品下馬造成設備閑置;首次國產化的設備定位也要低檔，避免項目風險。關于自動化水平不是越高越好，而是根據(jù)需要，就像現(xiàn)在好多相機、手機的功能根本沒有有效利用一樣，設備盲目追求自動化也會造成浪費。產品的適應范圍也要根據(jù)實際確定，一概選擇大范圍適應勢必會造成資金的浪費，比如加工中心的加工精度提高一點可能會帶來價格上的大幅度增長;但預留過小又會造成不能適應生產規(guī)模擴大和新產品開發(fā)，所以，要請相關企劃部門、研發(fā)部門等多部門參與評審。需求提出階段還有一個工期問題，往往許多生產部門不到最后不提申請，一旦提出馬上就要求到位，這可能就是一個導致成本上升的隱患。任何項目都有成本、質量、工期三個相互制約的要素，被稱為鐵三角。除非是“政治項目”，比如大型工程典禮日期已定，工期就必須優(yōu)先，一般情況下工期要給其他兩個要素讓路。下面這則案例足以說明問題：某企業(yè)新研發(fā)的產品要馬上推出，需要一臺專用設備，招標采購時由于中意的供應商(也是最低價)工期比要求的多15天而被否決。結果，設備到位后卻由于工藝上的原因不能生產，設備閑置了20多天后才開始生產，為此企業(yè)白白多花了十幾萬元。所以，工期一定要綜合各方面因素敲定，這也要求各個部門的充分協(xié)同和具備大局意識。進入采購階段，各個企業(yè)對此都重視起來，但往往很多風險不被認識，看似采購很有競爭力，其實浪費早已隱藏其中。1.招標的風險一般企業(yè)都在搞貨比三家，需要注意的是盡可能避免某個領域長期使用固定的供應商，而且參與的廠家資質、能力要相當。有的業(yè)務經(jīng)理為了流程“湊”三家，不在一個檔次的東西本來就不能比價格。結果是，要么開標后明顯的低價根本不敢用，但不選他他還會投訴你;要么就是把實力強的廠家拉來作陪襯，時間一久誰還會繼續(xù)給你當“托”?所以，供應商網(wǎng)絡更新一定是動態(tài)的，適時的，參與的廠家基本要處于同一個水平而且都有能力承擔項目?，F(xiàn)在行業(yè)發(fā)展非常迅猛，有的甚至幾個月都有大的變化，及時掌握這些變化，就會使我們的網(wǎng)絡具有競爭力?，F(xiàn)在各個企業(yè)基本上都有了自己的招標管理流程，也都很注意檢查這些流程的遵守情況，甚至專門成立了內控部門。值得一提的是，監(jiān)控不能只停留在表面，不要使這些流程成為違規(guī)行為的保護傘。有這么一則案例：某機加工領域的一位供應商反映我們的一位項目經(jīng)理吃拿卡要問題，說他人為操作現(xiàn)象嚴重。調查時發(fā)現(xiàn)，用戶反映的領域很長一段時間大部分業(yè)務都給了甲供應商，查招標過程記錄并未發(fā)現(xiàn)違規(guī)，都是密封標書，都在紀委監(jiān)督下打開。進一步調查發(fā)現(xiàn)，他恰恰利用了這個程序保護，采取的辦法有兩個，一個是他多找廠家參與，開標后他偷偷篩掉一部分，另一個辦法是給其他廠家錯誤的誤導，如把精度、要求等過分夸大等，在他的誤導下，他希望的結果就產生了。這時，監(jiān)督流程反而成了他的保護傘。所以，對采購的控制不能僅僅采取表面的、流程的、特別是外行的“監(jiān)控”，關鍵還是要把項目經(jīng)理們培養(yǎng)成德才兼?zhèn)洳判?首先就要把好選人關)。2.選設備的風險：設備采購要遵循四個原則(1.)母本參照原則：所有的設備一定要有成熟的母本參照，特別要注意進口設備的國產化和新產品、新工藝方面。(2.)鎖定輸出原則：不要單純按供應商提供的專業(yè)數(shù)據(jù)簽約，要把使用的最終需求寫進去。(三)采購談判管理規(guī)范化的標準要求1、效益性要求。對貨源信息，要盡可能廣泛收集，至少要覆蓋有影響的主要廠商，以“貨比三家”來保障物料購配的效益。所需物料總量規(guī)模比較大，或者單項采購數(shù)量規(guī)模比較大時，必須通過招標形式來完成貨源信息的收集和采購談判等一系列的供貨商選擇工作。能集中采購的物料，必須集中采購，以保證規(guī)模采購所能獲得的折價效益。能穩(wěn)定供貨關系的，必須穩(wěn)定供貨關系，以保證連續(xù)采購的供貨折價效益。2、保障性要求。對供貨商實行分級管理，一般要求分為三個層次：能直接大量供貨的主供貨商，只是小批量供貨的輔助供貨商，以及作為下一步選擇的后備供貨商。當主供貨商的供貨發(fā)生問題時，由輔助供貨商和后備供貨商提供物料供給。一方面把供貨商之間的競爭引入到供貨履約的監(jiān)督中來，以保障供貨質量和效益;另一方面避免發(fā)生任何形式的因物料購配導致的企業(yè)組織運行中斷事件。3、穩(wěn)定性要求。對于主供貨商、輔助供貨商和后備供貨商的選擇，必須根據(jù)供貨質量、價格、信譽、供貨商的發(fā)展前景預測等四方面的內容，加權綜合評價后進行選擇。所選擇的后備供貨商必須在供貨能力上保持一定的倍數(shù)限制，以絕對保證物料供給的可靠性。4、嚴密性要求。與供貨商談判商定物料供貨協(xié)議草案，內容必須具體、嚴密，對物料的品類、型號、質量、數(shù)量、供貨時間、交貨地點、付款方式、驗貨程序等內容都必須明文界定，以為供貨履約提供.某廠在采購一臺檢漏設備時，希望節(jié)拍在5分鐘以內，但在廠家專業(yè)人員的信誓旦旦之下，就僅僅按廠家的技術參數(shù)簽了合同(過程指標很細，沒有涉及節(jié)拍)，結果，節(jié)拍到了15分鐘，雙方就此反反復復多次協(xié)商不通，設備至今閑置。(3.)事前論證原則：采購前要組織相關部門充分論證可能遇到的風險加以規(guī)避。第一要注意技術要求的正確轉化，實事求是，不夸大不縮小。要求提的過高會導致采購成本上升，過低不能滿足要求。第二要注意標準化問題，對新采購設備使用的部件品牌、規(guī)格要限制，要考慮與公司現(xiàn)有的部件品牌、規(guī)格的整合，可能的情況下，盡量減少公司使用備件的種類。一般來說要禁止供應商非標元器件的使用和程序的加密。(4.)事后檢驗原則：技術協(xié)議要逐條驗收，參加驗收人員實行追溯制。需要注意兩點：一個是隱蔽工程的驗收，一個是極限參數(shù)的驗收。如某總裝線規(guī)定了節(jié)拍要求，但由于人員技能、工藝等原因，設備運行幾個月了，這項指標還是不能檢驗，這種情況下可以以備忘錄的形式留存，其他驗收完成后通過。除此之外，招標時要注意遵循無傾向性原則(不能簡單的就某廠家的產品參數(shù)作為招標要求而限制了其他廠家)和無理解歧義原則，更重要是供應商的選擇原則。(1)對于簡單的設備采購可以使用“選低價原則”，就是誰的價格低選誰的，這是很多企業(yè)都在用的，這里的價格不僅僅是買設備的一次性投入，要看綜合運行成本(包括能耗、合格率等)，要看付款方式、保險、運費、服務、隨機備件、以后的備件供應等許多因素。(2)復雜程度高的設備不僅要比較價格，還要比較其方案、配置等技術要素，使用“評高分原則”。如價格占70%，最低價滿分，其他與之相比，每高出10%減10分