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辦公自動(dòng)化文件綜述畢業(yè)設(shè)計(jì),論文, 文 獻(xiàn) 綜 述 浙江工業(yè)大學(xué)之江學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文) 文獻(xiàn)綜述 企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì) 1 辦公自動(dòng)化 1.1辦公自動(dòng)化的概念 辦公自動(dòng)化(Office Automation)的概念最先是由美國(guó)提出來(lái)的。20世紀(jì)70年 代，麻省理工學(xué)院教授M(C(Zisman為它進(jìn)行了最初的定義:辦公自動(dòng)化就是將 計(jì)算機(jī)技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且 結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)字型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)111。 三十多年來(lái)，從世界范圍來(lái)看，辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了3個(gè)階段:1975 年以前為第一階段，采用單機(jī)設(shè)備(文字處理機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、交換機(jī)等)， 完成單項(xiàng)工作。20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，開(kāi)始采用一些 綜合設(shè)備(如專(zhuān)業(yè)交換機(jī)、局域網(wǎng)等)。在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享和設(shè)備的 世紀(jì)80年代之后為第三階段，數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖像等多媒體信息， 共享。20通過(guò)廣域網(wǎng)傳輸、處理和存儲(chǔ)，從而在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了資源共享。到了20世 紀(jì)90年代，辦公自動(dòng)化又被賦予了新的概念，這就是將現(xiàn)代辦公設(shè)備與國(guó)際互 聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，形成了一種全新的辦公方式。這正是今天我們所說(shuō)的辦公自動(dòng)化 系統(tǒng)。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)大致經(jīng)歷了以下三個(gè)階段: 第一代OA系統(tǒng)出現(xiàn)在80年代中期到90年代中期，是以個(gè)人電腦，辦公套件為 主要標(biāo)志的，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與文檔寫(xiě)作電子化，既將辦公信息載體從原始紙介 質(zhì)方式轉(zhuǎn)向了比特方式。 從90年代中期開(kāi)始的第二代OA系統(tǒng)則以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要 特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，既將收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)向工作流自動(dòng)化 方式。第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)不同部門(mén)之間的工作流程自動(dòng)化，不 同部門(mén)及其工作人員工作間的協(xié)作大大加強(qiáng)，從而使工作效率得到了較大的提 高。而且，以Intemet為基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公，企業(yè)的資源利 用不在受通訊技術(shù)的限制，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)辦公。 第三代OA系統(tǒng)是融信息處理，業(yè)務(wù)流程和知識(shí)管理于一體的新型應(yīng)用系 統(tǒng)。他以知識(shí)管理為核心，提供了豐富的學(xué)習(xí)功能與知識(shí)共享機(jī)制，確保使用者 能隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)，向企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系 統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變并因此提高企業(yè)運(yùn)作效率。 由此我們可以給出一個(gè)更科學(xué)的定義:辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)互 連基礎(chǔ)上的分布式軟件系統(tǒng)，通過(guò)有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達(dá)到提高 個(gè)人工作效率、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、減少重復(fù)勞動(dòng)的目的。它強(qiáng)調(diào)人與人之間、各部 門(mén)之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進(jìn)行有效的交流和溝通121。 1.2國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢(shì) 1.2.1國(guó)內(nèi)外辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀 自動(dòng)化在美國(guó)及日本等發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)得到了迅速的發(fā)展。世界辦公自動(dòng)化系 統(tǒng)的發(fā)展非常迅猛，世界各國(guó)政府極為重視本國(guó)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展，不惜 1 浙江工業(yè)大學(xué)之江學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文) 文獻(xiàn)綜述 花費(fèi)巨資。美國(guó)的辦公自動(dòng)化在公司和企業(yè)中發(fā)展得比政府部門(mén)要早，并且水平 也較高。各公司、企業(yè)不僅把辦公自動(dòng)化視為提高效率、節(jié)約成本的手段，更是 利用它來(lái)加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理，作為提高企業(yè)素質(zhì)和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要條件。 20世紀(jì)90年代以后，國(guó)外的辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)為如下四個(gè)方向: (辦公自動(dòng)化設(shè)備向著高性能、多功能、復(fù)合化和系統(tǒng)化發(fā)展。 12(辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向著數(shù)字化、智能化、無(wú)紙化和綜合化發(fā)展。 3(以計(jì)算機(jī)為核心的辦公工作站將向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形的多媒 體方向發(fā)展。 4(通信在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位將進(jìn)一步增強(qiáng)，可以充分利用現(xiàn)代化通信 技術(shù)，建立全球的網(wǎng)絡(luò)體系。 我國(guó)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，已經(jīng)取得了十分明顯的進(jìn)步，產(chǎn) 品種類(lèi)日趨豐富，技術(shù)日益成熟。從產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)來(lái)看，目前國(guó)內(nèi)很多辦公自動(dòng)化系 統(tǒng)是建立在Lotus Domino,Notes平臺(tái)上的，還有一大部分辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于 Microsoft平臺(tái)的。也有些軟件公司開(kāi)發(fā)了具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)， 這類(lèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所有底層的API(Application Programming Interface)及與網(wǎng) 絡(luò)的通信層均依靠標(biāo)準(zhǔn)通信協(xié)議自行開(kāi)發(fā)，對(duì)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和數(shù)據(jù)交流有非常 大的伸縮空間，不會(huì)造成因外部OA開(kāi)發(fā)平臺(tái)API的限制而無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)一些關(guān) 鍵性業(yè)務(wù)處理的問(wèn)題。但是由于有些開(kāi)發(fā)平臺(tái)目前還不夠成熟，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化 系統(tǒng)功能還不夠強(qiáng)大?。從應(yīng)用范圍來(lái)看，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要應(yīng)用在政府機(jī)構(gòu) 和企事業(yè)單位中。政府機(jī)構(gòu)用戶(hù)需求最為強(qiáng)烈，普及率也最高，幾乎所有的省、 市級(jí)政府都已經(jīng)配備了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。政府機(jī)構(gòu)往往是對(duì)公文的流轉(zhuǎn)處理比較 重視，其公文的傳送要涉及到很多相關(guān)部門(mén)，流程相當(dāng)復(fù)雜。企、事業(yè)單位同政 府用戶(hù)相比，公文量明顯要少得多，而以事務(wù)處理為主的工作流應(yīng)用比較廣泛。 從處理范圍來(lái)看，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是解決如何提高日常辦公效率問(wèn)題。因此 我們?nèi)粘９ぷ鞯拇蟛糠謨?nèi)容都可以歸入辦公自動(dòng)化處理的范疇，如文字處理、文 件撰寫(xiě)、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管 理、生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本計(jì)算、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資，人事管理等 等，其中核心是公文管理。 1.2.2辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì) 隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)進(jìn)步正在不斷加速，機(jī)構(gòu)迫切需要一個(gè)可以 實(shí)現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平b1。具體表現(xiàn)在: 1(需要一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái) 能夠?qū)C(jī)構(gòu)管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在機(jī)構(gòu)、部門(mén)、 個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理。 2(需要一個(gè)有效的知識(shí)資產(chǎn)管理平臺(tái) 過(guò)去在機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)過(guò)程往往重視人、財(cái)、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理， 忽視了知識(shí)資產(chǎn)的管理，需要借助知識(shí)管理工具對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)外的知識(shí)進(jìn)行有效的獲 取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力。 3(需要一個(gè)個(gè)性化的系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)門(mén)戶(hù) 傳統(tǒng)的OA功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴(kuò)展，員工對(duì)功 能的需求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)不同員工的 需要進(jìn)行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪(fǎng)問(wèn)，實(shí)現(xiàn)真正 2 浙江工業(yè)大學(xué)之江學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文) 文獻(xiàn)綜述 的人本管理。 4(需要一個(gè)良好的機(jī)構(gòu)文化管理平臺(tái) 開(kāi)放的社會(huì)造就了開(kāi)放的社會(huì)人，機(jī)構(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)與員工、 員工與員工間的直接溝通機(jī)會(huì)越來(lái)越少，機(jī)構(gòu)需要構(gòu)建新的文化環(huán)境，便于員工 相互溝通、增進(jìn)了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時(shí)加以引導(dǎo)。 5(需要一個(gè)集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái) 辦公系統(tǒng)是機(jī)構(gòu)內(nèi)使用面最廣泛、頻率最高的信息系統(tǒng)，希望能夠通過(guò)辦公 系統(tǒng)實(shí)時(shí)、直觀(guān)地了解到機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)狀況(如生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù))，同時(shí)有 效地解決組織內(nèi)“信息孤島”問(wèn)題。 6(需要一個(gè)靈活的業(yè)務(wù)流程整合平臺(tái) 當(dāng)機(jī)構(gòu)面臨客戶(hù)不斷提出端到端(Eno to End)的服務(wù)時(shí)，員工辦公環(huán)境將會(huì) 越來(lái)越復(fù)雜，因此需要將日常工作活動(dòng)、管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)的結(jié)合，以快 速響應(yīng)客戶(hù)需求，同時(shí)減少不必要的重復(fù)工作，將管理流程與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效 的整合。 1.3結(jié)束語(yǔ) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)是將現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與互 聯(lián)網(wǎng)方輕松的銜接。例如，GOOGLE 推出了網(wǎng)上在線(xiàn)的文檔處理軟 件和電子表格軟件，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公的無(wú)縫銜接;微軟Office用戶(hù)可直接在Office 軟件中搜索到與其工作相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)上的資 源、用戶(hù)也可以通過(guò)利用Office 軟件直接撰寫(xiě)自己的BLOG，并 發(fā)送到網(wǎng)上的BLOG 空間，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的 發(fā)展還有很長(zhǎng)的路要走，需要我們繼續(xù)努力。 參考文獻(xiàn) 1李光文.學(xué)校辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)J.辦公自動(dòng) 化,2007,12 2王利.企業(yè)OA 系統(tǒng)的研究與開(kāi)發(fā)J.辦公自動(dòng)化,2008,08 3王留洋,寇海洲.基于工作流的自來(lái)水公司OA 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn) J.辦公自動(dòng)化,2008,12 4段立，劉藝，尹迪等(R6 Lotus Domino,Notes中文版辦公自動(dòng)化解決方案及 應(yīng)用剖析J(機(jī)械工業(yè)出版社，2003( 5洪勇，盧正鼎(一種基于Lotus Domino與RDBMS的異構(gòu)系統(tǒng)集成的實(shí)現(xiàn)J( 電腦開(kāi)發(fā)與應(yīng)用2001(14(10):19(20( 6陳曉東，周強(qiáng)(Lotus Notes,Domino對(duì)RDBMS的訪(fǎng)問(wèn)技術(shù)J(電腦與信息技術(shù)， 2000，l(1):24(28( 7Agarwal，V(ODBC driver developmentJ(Windows Developer Magazine， 2002，13(5):1328( 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