信息時代的人力資源管理-.doc

信息時代的人力資源管理- eHR摘要伴隨著互聯網和信息技術的日益成熟, 人力資源管理信息系統已由一種簡單的薪資計算工具逐漸演變?yōu)槿肆Y源管理信息化的全面解決方案。本文著重介紹了人力資源管理的e 化歷程、e 化的含義、eHR 的典型模型, 并就我國企業(yè)人力資源管理信息化的發(fā)展現狀及其問題進行分析。關鍵詞信息化人力資源管理人力資源管理信息系統隨著經濟全球化的浪潮乘信息技術尤其是Internet 之勢洶涌而來, 企業(yè)的經營環(huán)境在知識經濟時代正迅速發(fā)生著變化, 這種變化已經推動了眾多企業(yè)進行以信息技術為支撐的業(yè)務流程改進、業(yè)務流程再造甚至業(yè)務模式再造, 其中又以借助信息技術提升人力資源管理的eHR 項目尤為引人關注。一、人力資源管理的e 化歷程在國際上, 人力資源管理的e 化歷程可以追溯到20 世紀60年代末期。第一代的人力資源管理信息系統支持的用戶非常少,只是一種自動計算薪酬的工具, 既不包含非財務的信息, 也不包含薪資的歷史信息, 幾乎沒有報表生成功能和薪資數據分析功能。第二代的人力資源管理信息系統出現于20 世紀70 年代末, 對非財務的人力資源信息和薪資的歷史信息都給予了考慮,其報表生成和薪資數據分析功能也都有了較大的改善。但未能系統地考慮人力資源的需求和理念, 而且其非財務的人力資源信息也不夠系統和全面。人力資源管理信息系統的革命性變革出現在20 世紀80 年代末。最初的人力資源信息系統HR IS (human resource info r2mat ion system ) , 著重于對人力資源信息的采集、維護等功能,主要表現在系統中的模塊大多是人事信息管理模塊、考勤模塊、薪資計算模塊、福利管理模塊。隨著人力資源管理的逐漸深入,企業(yè)對系統的要求不僅局限于信息的采集、更新和維護, 而是要進一步對相關數據進行挖掘, 依靠各類模型和工具, 提供優(yōu)化的管理流程、智能的分析、戰(zhàn)略的決策參考等, 于是真正意義上的人力資源管理信息系統HRM S (Human ResourceM anagementSystem ) 應運而生, 與此同時, 系統中還增加了許多全新的模塊,如培訓模塊、績效管理模塊、招聘模塊等。隨著互聯網和信息技術的日益成熟, 人力資源管理信息系統隨著信息流的延伸或改變而突破了封閉的模式延伸到企業(yè)內外的各個角落, 使得企業(yè)各級管理者及普通員工也能參與到人力資源管理活動中, 并與企業(yè)外部建立起各種聯系(網絡招聘) ,即eHR (e- Human Resource) , 作為人力資源管理信息化的全面解決方案, 基本上是由人力資源部的人力資源管理信息系統HRM S 和面向企業(yè)不同角色(高層管理者、直線經理、普通員工、人力資源管理者) 的網絡自助服務系統( self- service) 兩大部分組成, 是對HRM S 在技術上(基于internet int ranet 技術)與理念上(建立在全面人力資源管理, 強調全員共同參與) 的延伸。1 互聯網技術的運用, 可有效幫助組織降低人事成本、提高其人力資源管理的效率。據一些研究統計, 人事部大約有70%的時間是花在行政職能上, 而花費在每個員工身上的行政費用每年大約是1700 美元。在這其中, 人力資源工作主要通過紙面工作方式進行大約要耗費20- 30 美元, 若采用電話方式大約是2- 4 美元, 但如果通過互聯網進行的話, 企業(yè)大約只需要5- 10美分。2 二、何謂eHR所謂eHR, 即電子化人力資源管理, 是基于先進的軟件和高速、大容量的硬件基礎上的新的人力資源管理模式, 通過集中式的信息庫、自動處理信息、員工自助服務、外協以及服務共享,達到降低成本、提高效率、改進員工服務模式的目的。3 通俗地說, 就是人力資源管理信息化或自動化。隨著互聯網、電子商務理念與實踐的發(fā)展, 目前所說的“eHR”包含了“電子商務”、“互聯網”、“人力資源業(yè)務流程優(yōu)化”、“以客戶為導向”、“全面人力資源管理”等核心思想在內的新型人力資源管理模式: 它利用各種IT 手段和技術, 比如互聯網、呼叫中心、考勤機、多媒體、各種終端設備等, 包括了一些核心的人力資源管理業(yè)務功能, 比如招聘、薪酬管理、培訓、績效管理等。其使用者除了一般的人力資源管理者, 普通員工、直線經理及高層管理者都將與eHR 的基礎平臺發(fā)生相應權限的互動關系。eHR 的“e”體現以下三個方面的含義:首先,“e”把有關人力資源的分散信息集中并進行分析, 優(yōu)化人力資源管理的流程, 實現人力資源管理全面自動化, 與企業(yè)內部其他系統, 如財務等進行匹配。由此, 企業(yè)管理者可以迅速、準確地獲得有關人員的信息, 可以使高層管理者和部門經理明了企業(yè)人員狀況、人才需求標準, 這對于企業(yè)經營決策和人才招募具有重要意義, 與此同時, 增強各部門之間的交流, 使企業(yè)的業(yè)務流程銜接自然而又清晰, 提高工作效率, 節(jié)省費用。其次, 企業(yè)的人力管理者能夠有效利用外界的資源, 并與之進行交易, 比如獲得人才網站、高級人才調查公司、薪酬咨詢公司、福利設計公司、勞動事務代理公司、人才評價公司、培訓公司等人力資源服務提供商的電子商務服務。第三, 實現企業(yè)內部自助服務, 讓各層人員參與企業(yè)的人力資源管理, 充分達到互動和人文管理。員工通過自助服務, 可以很方便地獲得有關自己的考勤、薪資、培訓記錄等信息, 并可以自己來維護這些信息, 還可以實現在線報銷、在線申請休假、在線查詢等工作。這種透明、簡便易查的信息獲取方式將贏得員工對人力資源服務和企業(yè)管理的滿意度的提升。據調查, 2000 年初, 美國愛立信公司實施了員工自助服務系統, 第一年就節(jié)省了超過100 萬美元的開支。克里斯岡瑟爾(Ch ris Gonser) , 愛立信人力資源和員工福利主管表示:“我們并非僅僅在削減成本,我們已較以往更有效率、更快捷、更具組織性; 我們的優(yōu)異服務有助于吸引和招募人才; 我們提供的信息更加精確, 各方的贊譽不絕于耳。”4 總之, eHR 將先進的技術力量運用于人力資源管理, 為企業(yè)建立人力資源服務的網絡系統。一方面, eHR 可以“Do th ingsbet ter”, 它可以縮短管理周期, 減少HR 工作流程的重復操作,使工作流程自動化, 使最終用戶(員工) 自主選擇HR 信息和服務, 加速實現事務性工作和日常服務的外包。另一方面, eHR 可以“Do bet ter th ings”, 它可以使HR 部門從提供簡單的HR 信息轉變?yōu)樘峁〩R 知識和解決方案, 可以隨時隨地向管理層提供決策支持, 可以向HR 專家提供分析工具和建議, 可以建立支持HR 部門積累知識和管理經驗的體系。正如Peop lesoft 公司亞太區(qū)的HRM S 策略經理布萊恩特所言, eHR 中的e 實際上意味著更強功能(enabling)、更有能力(empow ering) 和HR 功能的擴展(extending)。5 因此, eHR 不僅只是技術以及工作方式的改進, 更是人力資源管理理念的革新。它代表著一種全新的工作方法和思維模式, 是促進變革的工具。三、eHR 的典型模型人力資源管理的業(yè)務范圍非常廣泛, 涉及招聘、培訓、績效考核、薪資福利、員工管理、企業(yè)文化建設以及員工職業(yè)生涯計劃等等, 而eHR 利用人力資源管理軟件和網絡( Internet In2t ranet) 則可以對人力資源管理進行改進和革新。作為一個系統的工程, 為保證eHR 的順利實施, 需要整合企業(yè)內部、外部的各種資源。一個典型的eHR 模型一般包括以下組成部分:(一) 對企業(yè)內部資源的要求1、eHR 準備(1) eHR 實施規(guī)劃企業(yè)須首先確定自身實施eHR 的規(guī)劃, 它決定著eHR 能否適合企業(yè)的實際需要, 并對下一步工作的開展起指導作用。在進行規(guī)劃時, 要根據企業(yè)的情況決定企業(yè)通過實施eHR 要達到的目標, 是僅僅為了減少HR 部門的日常行政事務工作, 還是要建立系統的HR 服務模型; 確定實施的廣度和深度; 擬定eHR實施的步驟; 分析企業(yè)現有的硬件和軟件是否符合需要, 如何改進等。(2) 硬件支持要保證eHR 項目的順利實施并發(fā)揮其功能, 企業(yè)必須具備完整的系統運行環(huán)境, 比如服務器、硬件設備、IT 支持、數據庫管理等等。企業(yè)要根據現有硬件條件與實施eHR 所需硬件的差距, 調整硬件的配置。(3) 網絡支持eHR 通過網絡使企業(yè)內部各個部門的管理者、經理、員工能夠及時充分地進行信息溝通和交流, 提高企業(yè)內部信息的利用效率和反應速度。因此, 理想的情況是員工都擁有實現聯網支持的電腦和相應的軟件。如果不是每一位員工都具備這種條件,則要考慮如何創(chuàng)造條件使員工享受到該服務, 如在企業(yè)的公共場所設置多媒體終端。2、按需選擇HR 功能服務企業(yè)實施eHR 的目的就是為了處理人力資源管理的業(yè)務,因此, 企業(yè)應根據自身實際選擇eHR 需要實現的HR 功能服務, 比如薪酬福利管理、績效管理、招聘管理、培訓管理和相關自助服務。如員工通過eHR 系統的自助服務, 可以自己完成一系列的HR 業(yè)務, 比如員工個人資料修改、申請培訓、評估打分、請假及主管的批準等等。3、不同員工的服務界面eHR 系統為企業(yè)內部不同性質的員工提供不同的服務界面和工具, 直線經理的界面一般包含本部門員工的信息, 而基層員工則只能在自己的界面上了解有關個人的信息, 人力資源管理者的界面顯示的則是企業(yè)全體員工的信息, 并可以進行大量的HR 業(yè)務操作。同時, 員工、直線經理和人力資源管理者分別擁有各自需要使用的各種工具, 用以進行相應的業(yè)務操作。(二) 外部服務機構的支持優(yōu)化人力資源管理信息系統不僅要考慮企業(yè)內部的資源,同時還必須充分利用、整合企業(yè)外部的各種資源?，F代社會的一個明顯的特征就是專業(yè)化的分工合作, 一個企業(yè)不可能也沒有必要具備所有的資源, 尤其是對于眾多規(guī)模不是很大的企業(yè)來講, 更是如此。因此, 實施eHR 必定獲得外部機構的支持, 比如從事HR 咨詢(組織結構設計、HR 業(yè)務流程設計等) 的人力資源顧問公司、為企業(yè)提供各種外包服務(如薪酬福利外包服務)的社會機構、企業(yè)實施eHR 的核心軟件的供應商(信息技術供應商) 等等。以招聘管理為例, eHR 系統將會實現與主流招聘網站的鏈接(如51job, ch inaHR 等等) , 通過在招聘網站發(fā)布招聘信息, 應聘者投遞簡歷, 這些簡歷就會自動發(fā)送到企業(yè)的eHR系統, 然后通過過濾、選擇找出企業(yè)需要的候選人進行面試, 大大提高招聘的效率。候選人成為正式員工后, 簡歷中相關的數據就會自動進入eHR 系統中的相關模塊。四、eHR 在我國企業(yè)中的應用(一)HR 的e 化浪潮管理大師杜拉克在新時代、新組織中指出:“未來的企業(yè)將是一個大部分由專業(yè)人員組成的知識型組織, 必然會走向以信息為導向的組織結構?！? 促成這種趨勢的主要力量, 除了勞動人口結構的改變以及經濟需求導致的變革外, 信息技術的快速發(fā)展是最大的推動力之一。信息技術的日新月異, 使得知識的范圍、形式、規(guī)模、獲取、存儲以及傳送都發(fā)生了巨大變化。知識正日益取代物質資源, 成為決定企業(yè)命運的關鍵性資源。因而, 市場競爭的焦點必然從資金、產品等物化資源的競爭轉為智力資源, 即人才的競爭, 對人的管理, 尤其是知識型人才的管理將成為企業(yè)生存與永續(xù)發(fā)展的關鍵。如何建立有效、健康的機制去保證、支持對人才的管理和發(fā)展。這不僅是現代企業(yè)所面臨的棘手問題, 更是企業(yè)持續(xù)發(fā)展必須從根本上解決的問題。因而, 我們必須借助一定的力量幫助組織順利渡過這個關卡。而這股力量的來源正是無所不在的信息技術, 在人力資源管理領域, 我們稱之為eHR 浪潮。1、目前人力資源管理信息系統的使用據華信惠悅的該調查報告顯示, 受訪的大中國區(qū)289 家企業(yè)中, 有42% 的受訪企業(yè)已經采用了人力資源管理信息系統(包括獨立或整合的人力資源管理信息系統) , 32%的受訪企業(yè)正在著手該系統的規(guī)劃開發(fā), 只有約四分之一的受訪企業(yè)沒有應用任何人力資源軟件系統。與2002 年相比, 2003 年應用最多的人力資源技術仍是薪資發(fā)放流程處理工資單信息(78% )、人事行政管理(76% ) 及出勤管理(66% ) , 這些均屬于員工基本信息資料維護或交易性行政業(yè)務操作處理的功能。誠然, 建立一個準確的員工信息數據庫, 是大部分企業(yè)發(fā)展較高層次人力資源管理職能的先決條件,但是, 企業(yè)亦應開始計劃, 將人力資源技術由一般交易性業(yè)務操作處理轉向策略性功能。2、未來人力資源管理信息系統發(fā)展趨勢絕大多數受訪企業(yè)認為科技對于未來人力資源管理是非常重要的(79% 完全贊同, 20%基本贊同) , 人力資源管理科技變革的浪潮, 將向著更高層次的策略性領域推進。預計隨著企業(yè)對員工及管理層的人力資源信息的實時性和準確性需求的增加, 那些現在還未得到廣泛應用的職能, 如人力資源規(guī)劃、繼任計劃、個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及績效管理與核心能力管理, 將成為下一波人力資源管理科技變革浪潮推進的重點。在該次調查中, 受訪企業(yè)主要應用以下幾種方式來擴展其人力資源管理信息系統功能。(1) 員工自助服務(2) 工作流程自動化(3) 管理人員自助服務(二) eHR 的艱難跨越在目前這股eHR 浪潮席卷下, 并非所有企業(yè)都能如愿借勢以此推動企業(yè)加速成長。事實上, 不少國內企業(yè)eHR 項目的進程并不盡如人意, 經常碰到這樣或是那樣的障礙, 企業(yè)“肌體”總是對項目產生“排斥反應”。甚至曾有業(yè)內知名人士放言, 當前eHR 實施失敗率高達80%。從表面看來, 產生障礙的原因是由于相關人員對項目難點認識和準備不足造成的, 但這只是表象, 更深刻的原因在于國內企業(yè)人力資源管理水平的先天缺陷。對中國企業(yè)而言, 人力資源管理的概念無疑是一種舶來品。一直以來, 人們的注意力都放在了人力資源管理的具體操作層面上, 而為什么要做、怎樣正確的做、誰應該做以及什么人適合做等比較根本的