某集團會計電算化管理辦法(doc 9頁)

新奧集團會計電算化管理制度1總則 1.1為了規(guī)范企業(yè)會計電算化管理，加強會計基礎工作，提高會計工作質(zhì)量，確保計算機軟件和硬件設備以及會計數(shù)據(jù)的安全可靠，根據(jù)中華人民共和國會計法和會計電算化管理辦法的規(guī)定制定本制度。1.2本制度適用于集團公司及各成員企業(yè)。2 釋義2.1會計電算化：把電子計算機技術與會計理論、方法結合在一起，運用電子計算機及會計應用軟件進行會計數(shù)據(jù)、信息處理，完成會計核算、會計分析與預測、會計管理等工作，反映經(jīng)濟活動，提供即期和跨期會計數(shù)據(jù)和信息，參與經(jīng)濟預測、決策管理的現(xiàn)代化會計工作總稱。主要分為會計電算化管理和電算化會計管理。2.2會計電算化管理主要是指電算化硬件管理、軟件管理及數(shù)據(jù)安全管理。2.3電算化會計管理主要是電算會計業(yè)務操作與實施、崗位責任等管理。3職責3.1集團公司財務部負責集團公司及成員企業(yè)會計電算化的整體規(guī)劃，計算機及電算化軟件的選擇和申購，人員培訓，會計核算模式的確定等項工作。各企業(yè)財務部門具體負責本企業(yè)會計電算化工作的具體實施。3.2 集團公司經(jīng)濟發(fā)展部信息中心負責會計電算化所需硬件設備的選型和購買，電算化所需計算機網(wǎng)絡的建設和維護，會計電算化相關軟件的開發(fā)。3.3集團公司財務部設專職會計電算化系統(tǒng)管理員負責擬訂會計電算化發(fā)展規(guī)劃，負責會計電算化培訓，組織實施會計電算化工作，擬訂內(nèi)部權限設置方案和相關制約措施。3.4各成員企業(yè)財務部門設兼職系統(tǒng)管理員，負責建立本系統(tǒng)的基本運行環(huán)境，系統(tǒng)帳套和用戶管理工作，上機日志的查看和打印工作，系統(tǒng)的安全保密工作，系統(tǒng)軟、硬件的一般維護工作，數(shù)據(jù)的備份工作。4會計電算化管理4.1 計算機運行環(huán)境管理4.1.1 計算機房必須具備防火、防盜、防靜電、防雷、防電磁波等條件，配備必要的器具，如滅火器，報警器、接地線等。且需遠離強磁場、超聲波等輻射源。4.1.2 放置電算化專用服務器的房間必須安裝空調(diào)，保持適宜的溫度和濕度。4.1.3計算機及其配套設備需在額定的電壓和電力負荷下運轉(zhuǎn)，機房內(nèi)每增加一臺（套）用電設備，都必須經(jīng)過合規(guī)性檢查，符合有關電壓、電源的規(guī)定后，方可投入使用，并建立相應的設備運行臺帳。4.2 會計電算化硬件管理4.2.1 集團公司及各成員企業(yè)實施會計電算化必須配備專用服務器、必要的備份設備及合適的UPS電源。4.2.2非本單位財務人員未經(jīng)財務部門主管和系統(tǒng)管理員批準，不得擅自使用會計電算化網(wǎng)絡中的計算機。經(jīng)批準允許使用計算機時，應遵守機房和計算機管理的有關規(guī)定。4.2.3未經(jīng)系統(tǒng)管理員的批準，任何人不得打開機箱蓋，嚴禁對機箱內(nèi)的硬件進行帶電插拔；擦試設備要用軟絲綢、棉布等蘸中性清潔劑，不得用濃重的清潔劑或用水擦試設備。4.2.4系統(tǒng)管理員對計算機、網(wǎng)線、集線器、路由器、調(diào)制解調(diào)器等設備每周進行保養(yǎng)和檢查，保證計算機及整個網(wǎng)絡的運行暢通和安全。4.2.5出現(xiàn)硬件故障時，系統(tǒng)管理員提請集團公司經(jīng)濟發(fā)展部信息中心硬件專業(yè)技術人員及時解決，并做好故障分析和檢修記錄，其他人員不得私自進行處理。4.3軟件管理4.3.1系統(tǒng)軟件、應用軟件、自行開發(fā)的文檔資料由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一保管，使用時要按規(guī)定手續(xù)辦理，不得私自復制、修改和轉(zhuǎn)借。4.3.2財務部門在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份，并存放在不同地點。4.3.3不得非法刪除和修改系統(tǒng)文件，保證系統(tǒng)軟件正常運行4.3.4未經(jīng)財務部門主管批準，嚴禁在財務專用服務器上安裝與會計電算化工作無關的軟件。4.3.5系統(tǒng)管理員負責會計軟件的升級工作，以不斷完善會計軟件的功能，提高實效，并隨時掌握會計軟件的發(fā)展方向，逐步完成會計管理的電算化，會計分析、預測、決策的電算化。4.3.6電算化軟件的修改、升級和計算機等硬件設備的更換工作，由系統(tǒng)管理員提出申請，經(jīng)企業(yè)財務部門主管和集團公司總會計師同意后，按計算機管理辦法報批。4.3.7任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作，不允許隨意增刪數(shù)據(jù)，非系統(tǒng)管理員不允許打開原程序和數(shù)據(jù)文件結構。4.4數(shù)據(jù)安全管理4.4.1 數(shù)據(jù)備份4.4.1.1系統(tǒng)管理員于每天上午和下午下班前分別做兩次數(shù)據(jù)備份，每天的備份數(shù)據(jù)應在與財務服務器不同房間的計算機中保存一份，企業(yè)至少應保留最近10天的備份資料。4.4.1.2系統(tǒng)管理員在每月結賬后，分別在計算機硬盤和備份設備上做數(shù)據(jù)備份，并報集團財務部一份。4.4.1.3數(shù)據(jù)備份盤（帶）由集團公司財務部指定的專人保管，不得外借。4.4.1.4數(shù)據(jù)備份盤需要備份的內(nèi)容主要包括能夠完全恢復會計系統(tǒng)正常運行的最小的數(shù)據(jù)，包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、核算項目文件、期初余額文件、記帳憑證、報表、上機操作記錄等數(shù)據(jù)文件。4.4.1.5使用數(shù)據(jù)備份盤（帶）時，必須經(jīng)財務部門主管批準，由系統(tǒng)管理員進行操作，操作時必須保護好數(shù)據(jù)備份盤（帶），操作完成后，必須對數(shù)據(jù)備份盤（帶）進行數(shù)據(jù)完整性檢查，并作好操作記錄。4.4.2病毒防治4.4.2.1財務部門須備有正版殺毒軟件，并及時進行殺毒軟件升級，系統(tǒng)管理員至少每周對財務專用服務器和專用計算機進行一次查毒、殺毒工作。并對查毒、殺毒情況作好記錄。4.4.2.2財務專用服務器必須作成單獨的域進行管理，并設置開機和屏?？诹?，對財務專用服務器必須安裝防火墻。4.4.2.3財務部門的軟盤以及外部門的軟盤、光盤一律需經(jīng)系統(tǒng)管理員檢測合格后方能在財務專用計算機上使用，財務機房磁盤未經(jīng)系統(tǒng)管理同意，不得擅自拿到另外的計算機中使用。4.4.3電算化系統(tǒng)運行異常，系統(tǒng)管理員要及時進行檢查和維護，對整個檢查過程以及發(fā)現(xiàn)的問題都要作好記錄，如遇不能解決的問題請及時與會計軟件供應商聯(lián)系，并爭取最短的時間里解決問題，以確保會計數(shù)據(jù)安全。5電算化會計管理5.1電算化會計崗位設置5.1.1財務部門設出納員、憑證錄入會計、復核會計、記賬會計、系統(tǒng)管理員等電算化會計崗位，企業(yè)財務部門主管根據(jù)工作性質(zhì)具體確定各崗位工作人員后報集團公司財務部備案。5.1.2 出納員使用電算化軟件中的出納模塊登記現(xiàn)金日記賬，辦理現(xiàn)金收付業(yè)務。出納人員不得擔任記帳憑證的錄入工作。5.1.3 憑證錄入會計按照操作規(guī)程錄入憑證數(shù)據(jù)，并負責錄入數(shù)據(jù)的正確性校驗，對操作中出現(xiàn)的問題作詳細記錄并及時報告系統(tǒng)管理員。5.1.4復核會計負責記賬憑證會計處理合規(guī)性、原始憑證與記賬憑證一致性復核，復核會計不得修改記賬憑證。5.1.5 記賬會計負責已復核數(shù)據(jù)的入帳和入帳后憑證、帳頁的打印輸出與整理裝訂工作，負責程序盤、存檔數(shù)據(jù)盤與已打印憑證、帳頁及其他資料的保管工作，協(xié)助系統(tǒng)管理員定期做好數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)資料的安全與保密工作。5.1.6系統(tǒng)管理員負責所有會計核算軟件數(shù)據(jù)的初始化、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)運行錯誤的登記與排除工作；負責系統(tǒng)使用的組織管理，分配操作人員的工作權限，設置操作使用人員的保密字。系統(tǒng)管理員不得修改已錄入憑證。5.1.7操作人員應嚴格在規(guī)定的權限范圍內(nèi)進行軟件操作，不得越權操作。5.2電算化會計口令管理5.2.1集團公司財務部系統(tǒng)管理員負責建立財務用戶密碼臺帳，對集團公司財務部及各成員企業(yè)財務部門的用戶密碼及其變動情況實行登記管理。各成員企業(yè)財務部門工作人員應建立本人的密碼臺帳。5.2.2集團公司財務部系統(tǒng)管理員必須對用戶密碼，電算化會計人員必須對本人密碼的安全性、保密性負責，不得泄露。5.2.3密碼的字符不能少于6位，必須是數(shù)字與字母相結合。各用戶密碼必須每月更換一次，操作人員如有變動，必須隨時更換密碼。5.2.4 集團公司財務部定期對用戶密碼更改、使用情況進行檢查。5.2.5 財務人員臨時外出，可以將本人密碼轉(zhuǎn)告工作交接者，但必須辦理臨時委托手續(xù)。當本人正常工作時必須更改密碼。5.2.6系統(tǒng)運行過程中，操作人員因事離開現(xiàn)場，必須在離開前退出會計軟件系統(tǒng)，以防止其他人越權操作。5.3電算化會計基礎工作要求5.3.1集團公司及成員企業(yè)實行電算化會計采取統(tǒng)一的電算化軟件，同行業(yè)內(nèi)采用統(tǒng)一的賬務設置模式、統(tǒng)一的會計核算方法。5.3.2登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務必須填制記帳憑證，摘要須規(guī)范填入，同類經(jīng)濟業(yè)務的摘要應有規(guī)律性，應盡量增大其信息容量。記帳憑證編號應當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。5.3.3電算化會計核算應盡量細化明細科目和核算項目。5.3.4由憑證錄入會計輸入計算機內(nèi)的會計憑證，必須經(jīng)復核會計審核無誤后，方可由記賬會計進行記帳操作。5.3.5打印輸出的記帳憑證，各會計崗位必須簽名或蓋章，附必要的原始憑證。5.3.6一般帳簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發(fā)生業(yè)務少的帳簿，可滿頁打印。5.3.7 轉(zhuǎn)換會計年度時，須在新會計年度開始后的天內(nèi)，完成結轉(zhuǎn)各帳戶的年初余額手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，上年記帳以后如有調(diào)整，只能通過填制記帳憑證進行。5.3.8帳務系統(tǒng)未經(jīng)財務部門主管批準，不得向外單位人員演示，機房內(nèi)所有作廢文件、報表、紙張應集中存放，統(tǒng)一銷毀。 5.3.9電算化會計人員的任何操作必須做相應操作記錄，每月裝訂成冊，由檔案管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 5.3.10系統(tǒng)管理員在維護過程中，發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法及處理結果須完整記錄，不得進行任何未作登記記錄的軟、硬件維護工作。5.3.11 各成員企業(yè)財務部門配備打印機一臺，并安放于財務主管辦公室。5.4 電算化會計的實施5.4.1成員企業(yè)在實施會計電算化過程中，由集團公司財務部提供人員及技術支持。計算機核算與手工核算須保持一段期間的并行，在此期間，可采用計算機打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑證，審核后，據(jù)以登記手工帳簿。5.4.2應用財務軟件3個月以后，可申請集團公司財務部組織驗收，驗收內(nèi)容包括崗位分工及權限設置、員工技能、內(nèi)部控制程序、賬務核算方法等。5.4.3集團公司財務部驗收合格后，報當?shù)刎斦块T批準。6會計電算化檔案管理6.1 會計電算化檔案的種類按照會計電算化的特點，會計電算化檔案可分為：（1） 存儲會計數(shù)據(jù)的磁帶、磁盤、光盤等各種磁介質(zhì)載體；（2） 打印輸出的記帳憑證、會計帳簿、會計報表等書面材料；（3） 通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。（4） 其他會計資料。 6.2 會計電算化檔案的保管6.2.1保管方式6.2.1.1存儲于磁帶、磁盤、光盤等各種磁介質(zhì)載體上的會計數(shù)據(jù)必須打印輸出一份書面材料保存。6.2.1.2電算化會計檔案要存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。6.2.1.3存儲于磁帶、磁盤、光盤等各種磁介質(zhì)載體上的會計數(shù)據(jù)及電算化軟件應備份兩份，存放于兩個不同建筑物的專用保險柜內(nèi)并定期檢查、轉(zhuǎn)儲。6.2.2保管期限。存儲于磁帶、磁盤、光盤等其他物質(zhì)載體的會計數(shù)據(jù)保管期限為會計年度結束后5年，電算化軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。 6.3會計電算化檔案的使用。會計電算化檔案的使用須遵守公司相關規(guī)定，存儲會計資料的磁帶、磁盤、光盤等，未經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理同意，不得外借或提供其他人員使用。7罰則7.1有下列違反規(guī)定行為的，將給予責任人行政、經(jīng)濟處罰，構成犯罪的，依法追究