時(shí)間管理金蝶PPT課件.ppt

2006年3月19日 高效的時(shí)間管理 1 關(guān)于時(shí)間管理的思考時(shí)間管理是什么時(shí)間管理三步曲明確人生追求設(shè)定目標(biāo)制定計(jì)劃并實(shí)施時(shí)間矩陣圖時(shí)間管理四象限高效利用時(shí)間的方法 目錄 Content 2 時(shí)間是什么 有什么特點(diǎn) 時(shí)間是一種特殊的稀缺資源它是不能再生的它不能被節(jié)省或儲(chǔ)存下來它對(duì)每一個(gè)人都是均等的 但又是有限的 3 時(shí)間管理就是個(gè)人管理 把握自己才能把握時(shí)間 如果你不能管理時(shí)間 那么你什么也不能管理 彼得 杜拉克 4 時(shí)間管理三步曲 明確人生追求設(shè)定目標(biāo)擬定計(jì)劃并實(shí)施 5 一 明確人生追求 假如沒有明天 你今天想做什么 6 一 明確人生追求 人生的意義是什么 7 一 明確人生追求 進(jìn)取型 使其達(dá)到集團(tuán)和系統(tǒng)的最高地位 安全型 追求認(rèn)可 工作安全 尊敬和成為 圈內(nèi)人 自由型 在工作過程中得到最大的控制而不是被控制 攀登型 得到刺激 挑戰(zhàn) 冒險(xiǎn)和 擦邊 的機(jī)會(huì) 平衡型 視成功為家庭 工作 自我事務(wù)等均衡協(xié)調(diào)發(fā)展 不同類型的人對(duì)成功的需求不同 德爾 C BrooklynDerr 1988 總結(jié)出公司員工有五種不同的成功方向 8 一 明確人生追求 鼓勵(lì)更深入地思考你的人生澄清什么對(duì)你是真正重要的將自我抉擇的價(jià)值觀及目的牢記心中提供方向及價(jià)值協(xié)助你向長(zhǎng)期目標(biāo)進(jìn)展 為什么要明確人生追求 9 一 明確人生追求 我究竟是什么樣的人 我最強(qiáng)的才能及天賦是什么 當(dāng) 我感到真正的快樂 我想成為什么樣的人 有哪些品格是我想擁有的 有哪些東西是我覺得重要并想擁有的 個(gè)人使命宣言 10 起草個(gè)人使命宣言 假如船不知道該駛向哪個(gè)港口 那么吹什么風(fēng)都沒有用處 起草自己的使命宣言 我們要將一個(gè)人成功地送上月球 并能使他安全地返回地球 讓每一個(gè)辦公桌和每一個(gè)家庭都有一臺(tái)計(jì)算機(jī) 為人民服務(wù) VS 為人民幣服務(wù) 提供優(yōu)質(zhì)培訓(xùn)課程VS成為 五星講師 一 明確人生追求 11 要事第一 個(gè)人的使命宣言是衡量事情是否重要的標(biāo)準(zhǔn) 我們真的花了時(shí)間去做這些對(duì)我們一生都很重要的事情了嗎 一 明確人生追求 12 二 設(shè)定目標(biāo) 更有效地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)改善績(jī)效提高你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的動(dòng)機(jī)提高對(duì)你成就的自豪和滿足提高你的自信心有計(jì)劃地消除你止步不前和不高興的想法 設(shè)定目標(biāo)的好處 13 增加銷量發(fā)展員工提高員工的生產(chǎn)力開發(fā)新客戶 拓展全系列改進(jìn)管理層和員工的溝通實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)成果 利潤(rùn) 市場(chǎng)占有率 股票價(jià)值 你的目標(biāo)是什么 二 設(shè)定目標(biāo) 14 目標(biāo)的SMART原則 S specific 明確的 M measurable 可衡量的 A attainable 可達(dá)成的 R relevant 合乎實(shí)際的 T time based 時(shí)效性的 我覺得 我感覺 我認(rèn)為 這是管理的藝術(shù) 而不是管理的科學(xué) 管理的 藝術(shù) 船到橋頭自然直 車到山前必有路 二 設(shè)定目標(biāo) 15 充分利用企業(yè)的有限資源 發(fā)揮最大的效能 預(yù)測(cè)問題 防范于未然 事情推展前 做有效溝通 讓其他部門了解我們需要的協(xié)助 也同時(shí)了解我們能為他們做些什么 協(xié)助評(píng)估目標(biāo)的可行性 避免不必要的重復(fù) 減少無謂的浪費(fèi) 建立優(yōu)先順序 按部就班 不趕工 不加班 良好計(jì)劃的好處 三 設(shè)定計(jì)劃并實(shí)施 16 通過計(jì)劃幫您有效地利用時(shí)間 把每天要做的事情列一份清單確定優(yōu)先次序 從最重要的事情開始做起每天都這么做 三 設(shè)定計(jì)劃并實(shí)施 17 關(guān)于時(shí)間管理的思考時(shí)間管理是什么時(shí)間管理三步曲明確人生追求設(shè)定目標(biāo)制定計(jì)劃并實(shí)施時(shí)間矩陣圖時(shí)間管理四象限高效利用時(shí)間的方法 目錄 Content 18 重要性 緊急性 我們可以用這兩個(gè)要素及其對(duì)立面所形成的四象限來描述我們所從事的活動(dòng) 這四象限構(gòu)成 時(shí)間管理矩陣圖 影響我們選擇花費(fèi)時(shí)間的要素 19 重要 不重要 不緊急 緊急 第一象限 第三象限 第二象限 第四象限 20 重要性和緊急性釋意 重要性 與目標(biāo)有關(guān)的活動(dòng) 凡是有價(jià)值的有利于組織和個(gè)人目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的就是重要的事緊急性 是指必須立即處理的事 急迫之事通常都顯而易見 拖延不得 也可能較討好 有趣卻不一定很重要 21 活動(dòng)的重要性和緊急性分析 重要性A非常重要 必須做B重要 應(yīng)當(dāng)做C不太重要 可能有用 但不是非做不可D不重要 沒有任何效果緊急性A非常緊急 必須馬上做B緊急 應(yīng)當(dāng)趕緊做C不太緊急 推遲一段時(shí)間再做也行D時(shí)間不作為考慮的因素 22 時(shí)間矩陣圖 討論 可以舉例說明哪些事情各屬于哪個(gè)象限嗎 23 2020 2 8 24 25 時(shí)間管理的策略 第一象限的事情應(yīng)該首先做應(yīng)該把工作的大多數(shù)時(shí)間放在第二象限的事情上 這樣就可以從容地處理各種問題了第三象限的事盡量少做第四象限的事最好別做 26 時(shí)間矩陣圖 虛假的 必要的 危機(jī) 有限期的任務(wù) 項(xiàng)目 計(jì)劃 準(zhǔn)備 建立關(guān)系 真正的創(chuàng)新 領(lǐng)導(dǎo)的 干擾 一些會(huì)議 一些報(bào)告 浪費(fèi)的 逃避的活動(dòng) 27 4D原則 DOITNOW DOITLATER DELEGATE DON TDOIT 稍后做 授權(quán) 不做 立即做 28 4D原則 Doitnow 要自己做的 不能丟掉不管 不能拖一拖再辦 不能授權(quán)的事 按照優(yōu)先順序自己親自去完成 Doitlater 稍后再辦 把重要但不緊急的工作 暫時(shí)掛在一邊 待有空時(shí)再去處理 Delegateit 可授權(quán)的 學(xué)會(huì)授權(quán) 將能派出去的事盡量派給他人干 這樣可以節(jié)約時(shí)間干最重要的工作 Don tdoit 丟掉不管 把一些與目標(biāo)無關(guān)的事 無效益的事 應(yīng)差的事丟掉不管 29 時(shí)間管理要?jiǎng)?wù) 焦點(diǎn)放在真正重要的事上 對(duì)不重要的事說 不 參照你的使命宣言 目標(biāo)規(guī)劃時(shí)間 重要的事絕不應(yīng)被極不重要的事情所牽絆 歌德人在各種領(lǐng)域中努力經(jīng)營(yíng) 百分之八十的結(jié)果是來自百分之二十的活動(dòng) 20 80法則 30 普通人的時(shí)間安排 25 30 15 50 60 2 3 2 3 25 30 31 成功人士的時(shí)間安排 20 25 65 80 15 1 20 25 65 80 15 1 32 80 20原則 來自 花去 80 最佳效果的工作 20 較為次要的工作 20 的時(shí)間 80 的時(shí)間 33 80 20原則 去尋找用20 的努力就可得到80 的效果的領(lǐng)域集中精力解決少數(shù)重要問題 而不是解決所有問題在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作 34 更有效地利用時(shí)間 創(chuàng)造 更多的時(shí)間減少會(huì)議對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)有效地利用等待時(shí)間很好地利用旅行時(shí)間與上司溝通時(shí)如何更有效利用時(shí)間對(duì)付電話所引起的時(shí)間的浪費(fèi)避免不速之客帶來的時(shí)間的浪費(fèi) 35 創(chuàng)造更多的時(shí)間 有兩種方法可以創(chuàng)造工作時(shí)間 早起晚睡通過授權(quán)的技能 36 減少會(huì)議對(duì)時(shí)間的浪費(fèi) 會(huì)議前 發(fā)問有必要以會(huì)議形式進(jìn)行商討嗎 盡量減少與會(huì)人數(shù) 當(dāng)關(guān)鍵人物無法與會(huì)時(shí) 原則上不應(yīng)開會(huì) 為避免會(huì)議冗長(zhǎng) 可將會(huì)議安排在午餐前或下班前 要有明確的會(huì)議議程 計(jì)算會(huì)議成本 會(huì)議中 會(huì)議中等候遲到者 則等于懲罰準(zhǔn)時(shí)者不要令與會(huì)者太舒服 避免受電話或訪客之干擾視實(shí)際需要 可讓部分與會(huì)者參加會(huì)議的一部分會(huì)議后 整理會(huì)議記錄發(fā)給有關(guān)人士跟進(jìn)會(huì)議中決定的事項(xiàng) 37 與上司溝通時(shí)如何更有效利用時(shí)間 聽而不聞 的上司應(yīng)開門見山 單刀直入 技巧性地指明你與他談?wù)摰氖露藢?duì)他所可能產(chǎn)生的利害關(guān)系 見異思遷的上司當(dāng)他指派工作時(shí) 多作詢問的工夫如你的工作繁多 請(qǐng)他為你決定完成工作的優(yōu)先次序 詢問他完成工作的限時(shí) 以你為聽眾的上司盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評(píng)論 38 如何避免電話引起的時(shí)間的浪費(fèi) 事后回復(fù)電話的辦法值得采用 盡量將須打出去的電話集中在一起 避免電話捉迷藏的兩個(gè)原則 如果是對(duì)方的助理 秘書接的電話 務(wù)必打聽何時(shí)可以聯(lián)絡(luò)到此人留話時(shí)別忘了請(qǐng)對(duì)方在某個(gè)時(shí)刻或期間回話 39 如何避免不速之客的時(shí)間的浪費(fèi) 你并不一定總是熱情好客讓別人知道別打攪你在辦公室外接見不速之客定期安排和下屬或同一階層的同事見面 40 時(shí)間管理理論的發(fā)展 第一代 利用便條和備