行政前臺面試技巧、問題和注意事項.doc

資料收集于網(wǎng)絡 如有侵權請聯(lián)系網(wǎng)站 刪除 謝謝 前臺文員職責 :1. 負責前臺服務熱線的接聽和電話轉接做好來電咨詢工作重要事項認真記錄并傳達給相關人員不遺漏、延誤 2. 負責來訪客戶的接待、基本咨詢和引見嚴格執(zhí)行公司的接待服務規(guī)范保持良好的禮節(jié)禮貌 3. 對客戶的投訴電話及時填寫登記表并于第一時間傳達到客戶服務團隊定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理 4. 負責公司前臺或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放并保持整潔干凈 5. 接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作 認真執(zhí)行目標卡的管理規(guī)定完成本部門分配的工作和任務.1、 請寫出企業(yè)常用的公文文種5分 2、 就你的理解行政工作應包括哪些內容如何才能做好這項工作15分 三、公司將于下個月十五日召開半年總結會由你來 承辦請制作一份行事歷即需要做什么由誰來做何時完成。公司組織機構如下市場營銷部、產品研發(fā)部、行政人事部、財務部。15分 四、請擬一份關于國慶節(jié)放假的通知。5分 5、 你認為IT行業(yè)的行政工作與其他行業(yè)有何區(qū)別5分 六、公司老總在例會說“上個月公司的電費開支很大有一些浪費大家要注意一下?！蹦銓Υ朔N情形如何辦理10分 七、公司擬辦一份公司的內刊以調動大家工作熱情你將如何辦理10分 八、從行政方面控制公司日常的成本你覺得從哪幾個方面入手10分 九、就一般的企業(yè)而言如何進行檔案的分類10分 十、公司的上級主管于明天到公司考察參觀你覺得需要做哪些方面的準備工作。15分第一個：說，下午18：00有20個人要開會，因些需要訂餐，送餐需要在19：00前送到，結果送餐人員卻只送來了18份，少了兩份，這就代表少了兩個人的餐，時間還不能完，這時該怎么辦？第二個：行政主管要你訂10種辦公用品，但公司常光顧的那家目前只有7種，問你該怎么辦，是先訂下來那7種回來先用著，還是重新?lián)Q 一家一次性采購齊全呢？考察實際能力。問題一：1、并沒有事實證明要訂餐多少份（需要確認）。因為她只說“因些需要訂餐”所以這是考你做事夠不夠細心。2、（有條理分析事情）如果真是要訂20份，那你從一開始就打電話跟餐廳訂好了，最后卻只送來18份，那么責任在餐廳，你需要馬上打電話到餐廳確認，如果是餐廳搞錯的話，他們?yōu)榱说曜u一定會在第一時間給你送過來。反過來，你最后急忙到別的店訂餐，卻只會拖慢你的時間。（因為，他們沒有失責，所以他們會按正常下單的先后順序給你送餐）。3、（應變能力）得到餐廳在最快的時間送到的承諾后，先前訂好的餐不能拿進去，等餐廳把另外兩份送來后再一起送進去。這樣就不會造成有些人吃完了，有些人還在等的情況出現(xiàn)。如果時間到了，餐點還沒有送來，那么在公司的財力允許下，先送一些飯前茶點進去。這樣不但延遲了時間，也不會因遲一點送進去而誤了大家吃飯的時間。問題二：1、你沒有問清楚那年那月那日要用（急不急）。2、不急的話我會先買那七樣回來用著先，再問清楚店家什么時候可以把貨補上，如果在規(guī)定時間內貨能到齊，我會要求店家貨到后第一時間送到公司。（既然是老客戶，那么他們就有一定的信用度，才值得我們長期與他們合作）。3、很急的話，我會先買回那七樣應急。比較后找出最好的店家再買回其他的辦公用品，這樣不會誤事，也能把潛在好客戶發(fā)掘出來。（也許他們將來是我們的下一個合作對象）。如果在情況不明時重新?lián)Q一家，不夠明智。 文員面試技巧一：文職崗位需要很強的語言表達能力，所以在面試時要注意特別說話內容，說話語氣以及所表達出的誠意。如果求職者說話顛三倒四，語意不清，容易讓人覺得無法擔當大任或是語言雖然動聽，但華而不實，缺乏誠意，都不是成功的表達。在回答問題時要辯證分析，多維答題?；卮饐栴}不要陷入絕對的肯定與否定，應多正反兩面考慮。從很多面試中所出的一些題目來看，測評的重點往往不在于面試者答案的是與非，或是觀點的贊同與反對，而在于分析說理讓人信服的程度。所以要辯證地分析問題，理由充分地說理論證，而不要簡單地下結論，有時還要從多個角度思考，具體情況具體分析。文員面試技巧二：面試者要注意自己在面試中的禮儀問題。因為文職人員的形象和禮儀往往代表公司的形象，所以這一點必須要在面試中予以充分注重，應注意辦公室面試禮儀。要做到儀表大方，舉止得體。穿著前衛(wèi)、濃妝艷抹，尤其男生戴戒指、留長頭發(fā)等標新立異的穿著與裝飾不太合適，與文職人員的身份不符，給招聘人員的印象也不太好。面試者入座以后，盡量不要出現(xiàn)晃腿、玩筆、摸頭、伸舌頭等小動作，容易給招聘人員一種不成熟、不莊重的感覺。一般說來，著裝打扮應求端莊大方，可以稍事修飾，男生可以把頭發(fā)吹得整齊一點，皮鞋擦干凈一些，女生可以化個淡雅的職業(yè)裝，總之，應給招聘人員、大方、干練感。文員面試技巧三：文職崗位要求面試者有很好的親和力，能與其他人進行充分的溝通，這就要求面試者必須要保持良好的心態(tài)來面對招聘人員。關鍵要做到八個字-順其自然，不卑不亢。只有這樣才能給招聘人員留下好印象，使其相信你有能力在將來進入公司后與同事和諧的相處。應樹立兩種心態(tài)：一.面試的目的是合作而不是競爭。招聘人員對考生的態(tài)度一般是比較友好的，他目的是把優(yōu)秀的人才遴選進自己的公司增強公司的競爭力，而不是為與考生一比高低而來，所以考生在心理上不要定位誰強誰弱的問題，那不是面試的目的。二.面試中兩者的地位是平等的，面試者是求職不是乞職。面試者是在通過競爭，謀求職業(yè)，而不是向招聘人員乞求工作，成功的關鍵在于自己的才能以及臨場發(fā)揮情況。1、著裝得體。盡量著正裝，夏天/技術類公司要求可能不嚴格，但是規(guī)范整齊的著裝都是討喜的加分項。2、化淡妝。濃妝艷抹和素面朝天都不是合格的行政人員表現(xiàn)。3、清楚自己簡歷的內容，并提供準確的簡歷。如果讓考官面對一份錯別字連篇，和你自身風馬牛不相及的簡歷，你試想他（她）是什么心情？這份工作你還會有機會嗎？4、提前考察好路線并預計乘車時間，保證準時到達。守時是個好品質。5、提前了解應聘公司背景和職位要求，做到心中有數(shù)。我曾經(jīng)遇到過一個我問她對我們公司了解多少，張口就把公司名說錯了的。6、重視形象，遵守職業(yè)禮儀。如果長得不漂亮，那么請說的漂亮；如果說得不漂亮，那么請表現(xiàn)的漂亮。你的一舉一動都是考察的范圍，請拿出實力來說明。7、準備恰當合宜的問題應付考官的詢問。不要張口閉口問工資問休假，這樣給人感覺很庸俗。這些事情是會讓你知道的，但是要在公司錄取你之后，你才有資格知道。8、如果已經(jīng)找到工作或確有其它事情，可以拒絕公司的面試約請；但是如果已經(jīng)答應了，應盡量按時參加，如臨時不能參加，可以電話道歉表明情況。因為即使你不參加這個公司的面試，沒有成為這個公司的員工，這一樣是你職業(yè)生涯中敬業(yè)與成熟的一種舉動，會對你未來的事業(yè)有所幫助，也會使你的人格更加完美。1、你了解我們單位嗎 只要畢業(yè)生提前做些準備，從多種途徑收集用人單位的信息，這樣的問題就比較容易回答，如果答非所問或張口結舌，場面可能會很尷尬。2、前臺文員的基本素質是什么？ 答：我認為前臺文員的基本素質是踏實肯干，靈活機動，細致周全，積極上進。3、前臺文員的具體工作是什么？ 答：具體工作包括接待工作、檔案工作、文書擬寫與處理、會議組織、信息工作、辦公室日常事務、協(xié)調工作等幾個方面。4、如何對檔案進行分類？標準是什么？ 檔案分類常用的有以下三種，在現(xiàn)實中可根據(jù)實際情況結合運用。 年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度進行分類； 組織機構分類法：根據(jù)內部組織機構進行分類； 問題分類法：按照文件所反映的問題進行分類。5、你找工作最重要的考慮因素是什么？ 可以結合你正在應聘的工作，側重談你的興趣、你對于取得事業(yè)上的成就的渴望、施展你的才能的可能性、未來的發(fā)展前景等方面來談。6、你如何規(guī)劃你個人的職業(yè)生涯 畢業(yè)生在求職前一定要對這樣的問題有所考慮，并不僅僅是因為面試時可能被問到，對這個問題的思考有助于為個人樹立目標。7、在工作中如何處理與上下級的關系？ 這屬于前臺工作中的協(xié)調部分的內容。 對上級：文員在工作中要維護領導成員的威信和形象，尊敬領導，積極配合領導工作；維護領導層內部的團結，請示或匯報工作，應嚴格按領導成員職責分工進行，不越級請示，不利于團結的話、閑話、氣話不說。 對下級：可個人之間談心交流；以平等身份、商量的態(tài)度、探討的口氣發(fā)表自己的意見，征求對方的看法，共同尋求解決問題的最佳辦法；以建議的態(tài)度、謙遜的語言將自己的意見轉告給對方，以達到協(xié)調的目的。8：“談一談你的一次失敗經(jīng)歷” 思路： 1、 不是圣人，孰能無錯？最好不要說自己沒有失敗的經(jīng)歷,應說明失敗之前自己曾信心白倍、盡心盡力； 失敗后自己很快振作起來，以更加飽滿的熱情面對以后的工作。9：“對這項工作，你有哪些可預見的困難？” 思路： 不要直接說出具體的困難，否則可能令對方懷疑應聘者不行。 可以這么回答：“工作中出現(xiàn)一些困難是正常的，也是難免的，但是只要有堅忍不拔的毅力、良好的合作精神以及事前周密而充分的準備，任何困難都是可以克服的?！?0：“你是應屆畢業(yè)生，缺乏經(jīng)驗，如何能勝任這項工作？”。 對這個問題的回答最好要體現(xiàn)出應聘者的誠懇、機智、果敢及敬業(yè)。如“作為應屆畢業(yè)生，在工作經(jīng)驗方面的確會有所欠缺，因此在讀書期間我一直利用各種機會在這個行業(yè)里做兼職。我也發(fā)現(xiàn)，實際工作遠比書本知識豐富、復雜。但我有較強的責任心、適應能力和學習能力，而且比較勤奮，所以在兼職中均能圓滿完成各項工作，從中獲取的經(jīng)驗也令我受益非淺。請貴公司放心，學校所學及兼職的工作經(jīng)驗使我一定能勝任這個職位。” 前臺文員注意事項包括接電電話注意事項，服務注意事項，儀容注意事項等。一、接聽電話注意事項1、話鈴響后，應盡快接聽，而不要故意延誤。提起聽筒以后，不要和周圍人閑扯，把發(fā)話擱在一邊。接聽者可以先報一下自己的電話號碼或單位名稱，然后再問對方找誰。切忌自己什么都不說，只是一味地詢問對方：“你叫什么名字？”“你是哪個單位的？”“你找他是公事還是私事？”這種做法極不禮貌的。2、如果接聽以后，自己不是受話人，應負起代為傳呼的責任。萬一要找的人正忙著，你應該重新拿起電話告訴對方：“請你等一下，他馬上就來?！币钦业娜瞬辉冢荒馨央娫捯粧炝耸?，而是耐心詢問對方姓名和電話號碼，是否需要轉告，并在征得同意后詳細記錄下來。如果電話來得不是時候，自己手里正有事忙著，而對方談興甚濃，一時還不想掛斷電話，可以委婉地告訴對主：“真想和你多談談，可現(xiàn)在有件急事要處理，明天我打電話給你好嗎？”電話通訊，一般由發(fā)話人先結束談話。如果對方話還沒講完，自己便掛斷電話是很不文明的。3、接到找錯電話的注意事項.有時，當你接電話時，卻聽到對方要其他單位或其他人。這是由于電話跳號、串線、撥錯號碼或電話號碼變動等原因造成的。所以，打錯電話并不是罕見的現(xiàn)象。當接到打錯的電話時，不能沖話筒嚷嚷：“干什么？你找錯了?！比缓蟀央娫捖犕惨凰?。接到打錯的電話，首先應該仔細聽清對方要找什么單位和什么人。如果確實打錯了，你應該詢問對方要打的是什么號碼，然后你就把你的電話號碼告訴對方。在接到找錯的電話時，最重要的是耐心和仔細。即使對方再三詢問，也不要顯得不耐煩。對方的心情是可以理解的，希望弄錯的是別人而不是他自己。何況有時候，我們也有這種情況。1、前臺文員面試一般會考以下內容：1）語言能力，如標準的普通話，有些需要英語，廣東話，日語，等等，所以發(fā)音要標準，吐字要清晰，2）應變能力，現(xiàn)在很多廣告電話打進公司，又不能轉進去，要學會客氣的拒絕絕對不能發(fā)脾氣或輕易隨便掛電話這是一個職業(yè)素養(yǎng)，要有耐心3）當然還有個人形象，穿衣打扮要得體，舉止要得體2、如果前臺接待兼文員的話，那就需要不僅有前臺具備的條件，還要會操作相關的軟件以及一定的工作經(jīng)驗，尤其是讓招聘方（也許就是你直接上司）覺得你能完全勝任未來的工作而不需要再培訓。要給招聘方一個穩(wěn)重大方機智靈活的印象。第一:你不要用方言,必須用標準的變通話。第二：如果你去應聘的公司是一個比較大的、正規(guī)的公司，你千萬不要穿得太時髦，衣服要選擇大方一點的、可以提升你職業(yè)形象的，這樣有利于你的應聘。第三：你與人說話時千萬不能板著個臉，一定要顯得非常容易讓人親近。1。內線電話進來了，領導又來找你，這時又有訪客來了 應該怎么處理？2。銷售電話跟業(yè)務電話如何區(qū)分？電話進來說有業(yè)務要跟公司某個領導洽談如何分辨他是銷售電話還是業(yè)務電話呢？電話進來要找某部門領導或者大老板 說是跟公司有業(yè)務上關聯(lián)的 有急事找領導 要領導手機或者座機 這時候如何分辨呢？如何應答呢？3。你是負責員工考勤的，這時有個跟你關系狠好的同事過來跟你說有次他請的病假希望你改成外出公干 （考勤的東西都是由你來負責的）然后說不會有人知道的 就你跟我兩個人知道 要請你吃飯等等的。說我們關系這么好就幫點小忙。這時如何應對1.先處理訪客,安排訪客到位,再去找領導,但是得注意時間的安排.2.這種情況是最需要要注意的,前臺文員的意義跟這個原因有著莫大的關系,在不能夠判定來電的情況下,要隨機應變,這是就看你反應的靈敏度了.3.既然是做考勤的,就得為自己的工作負責,不說是同事,就是領導,只要是你負責做考勤,就得實事求是.這樣才是把行政前臺的工作做好.前臺面試問題列表前臺面試問題列表前臺面試問題列表前臺面試問題列表 1. 請進行一個簡單的自我介紹。2. 上一份工作的主要內容包括哪些？ 在回答基礎上抓住一些關鍵點繼續(xù)深入提問，比如： 電話接聽要注意哪些事